Was ist ein kumulatives Flussdiagramm (CFD)?

Ein kumulatives Flussdiagramm (Cumulative Flow Diagram bzw. CFD) ist ein Analysetool, das in der Kanban-Methode, einem agilen Projekt-Management-System, verwendet wird. Es bietet Teams eine Visualisierung des Workflows und des gesamten Projektfortschritts. CFDs helfen Teams, die Stabilität des Workflows zu überwachen und Engpässe besser vorherzusehen.

Die Flussgrafik zeigt an, wie Arbeit durch euren Prozess fließt. Die horizontale Achse (X-Achse) zeigt die Zeit an, während die vertikale Achse (Y-Achse) die Anzahl der Arbeitselemente anzeigt. Jedes farbige Band im Diagramm entspricht einem bestimmten Schritt im Workflow. Zu diesen Schritten gehören unter anderem:

• Zu erledigen
• In Bearbeitung
• Fertig

Kumulative Flussdiagramme sind in der Softwareentwicklung weit verbreitet. Sie werden auch in anderen Branchen eingesetzt, z. B. im Transportwesen, um Zykluszeiten zu analysieren, Work-in-Progess-(WIP)-Grenzwerte zu verwalten und den Durchsatz eines Teams zu steigern.

Was zeigt ein kumulatives Flussdiagramm?

Kumulative Flussdiagramme veranschaulichen drei Schlüsselmetriken. Das sind:

• Durchlaufzeit: Dies ist die Gesamtzeit des Teams, um jede Aufgabe von Anfang bis Ende zu erledigen. Einer der Vorteile von kumulativen Flussdiagrammen ist, dass sie zeigen, wo ihr euren Workflow optimieren könnt, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen.
• In Bearbeitung: Dies ist die Anzahl der Aufgaben, die euer Team zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv bearbeitet. Kumulative Flussdiagramme visualisieren Ineffizienzen in eurem Projektzeitplan, wenn euer Team an einem bestimmten Punkt zu viel oder zu wenig Arbeit in Bearbeitung hat.
• Durchsatz: Dies ist die Anzahl der Aufgaben, die euer Team in einem bestimmten Zeitraum abschließen kann. Da dies der ultimative Maßstab für die Produktivität eures Teams ist, sollten kumulative Flussdiagramme aufzeigen, wo ihr eure Maßnahmen und Ressourcen so koordinieren könnt, dass der Durchsatz im Laufe der Zeit steigt.

Inhalt:

• Vorteile der Verwendung kumulativer Flussdiagramme.
• Wichtige Komponenten eines kumulativen Flussdiagramms.
• Lesen eines kumulativen Flussdiagramms.
• Erstellen eines kumulativen Flussdiagramms.
• Kumulative Flussdiagramme in Agile-Methoden.
• Fortgeschrittene CFD-Analyse.
• Erste Schritte mit Tools für kumulative Flussdiagramme.

CFDs ermöglichen eine bessere Visualisierung eures Workflows, wodurch sich die Workflow-Effizienz steigern und Engpässe verringern lassen. Hier sind einige der Hauptvorteile von CFDs:

• Workflow-Visualisierung: Eine klare und präzise Ansicht eures Workflows kann euch helfen, Trends in den Daten zu erkennen und potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren, sodass ihr euren Workflow entsprechend anpassen und die Probleme vermeiden könnt.
• Ideen kommunizieren: CFDs können genutzt werden, um Ideen und Workflows Verantwortlichen zu vermitteln und ihnen zu helfen, zu verstehen, wie ein Prozess funktioniert.
• Messung der Vorlaufzeit und Zykluszeit von Prozessen: CFDs können messen, wie lange Aufgaben benötigen, um von einem Schritt zum nächsten zu gelangen, und erkennen, wo der Prozess zu langsam ist.
• Engpässe identifizieren: Da man deutlich die Breite der Bänder in einem CFD sieht, können Teams erkennen, wann sich ein Schritt verlangsamt und Arbeitselemente sich ansammeln. Dies hilft Teams, die Grundursache von Engpässen zu erkennen und anzugehen.
• Genaue Fertigstellungstermine: Die Analyse der Durchsatzlinie und die Beobachtung des allgemeinen Trends des CFD können eurem Team dabei helfen, die Timelines für den Abschluss des Projekts präzise abzuschätzen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Die Visualisierung unterstützt eine bessere Zusammenarbeit, da alle Team-Mitglieder ein gemeinsames Verständnis der Arbeit und möglicher Stolpersteine haben.
• Datengestützte Entscheidungen: Mit CFDs könnt ihr zielgerichtete Diskussionen führen, bei denen ihr eure Entscheidungen auf Daten stützen könnt.
• Probleme identifizieren: CFDs können Unregelmäßigkeiten oder Ineffizienzen bei der Bearbeitung von Aufgaben aufzeigen. Ein Flussdiagramm kann z. B. dabei helfen, genau zu bestimmen, wo eine Verzögerung entsteht, wenn eine Aufgabe regelmäßig länger als erwartet dauert.
• Prozesse standardisieren: CFDs können verwendet werden, um Prozesse zu standardisieren und die Effizienz des Teams sowie eine gleichbleibend hohe Qualität des Outputs sicherzustellen.
• Sicherstellen, dass WIP-Level innerhalb der Kapazitätsgrenzen liegen: CFDs können verwendet werden, um den Stand der laufenden Arbeiten zu überwachen und sicherzustellen, dass sie die Kapazitätsgrenzen nicht überschreiten.

Ein kumulatives Flussdiagramm besteht aus vier Hauptkomponenten. Dies sind die Zeit (X-Achse), Arbeitselemente (Y-Achse), Workflow-Zustände und die Durchsatzlinie. Hier erfahrt ihr mehr über die einzelnen Komponenten und ihre Rolle im Flussdiagramm:

• Zeit (X-Achse): Die X-Achse zeigt die Zeit in Tagen, Wochen oder Sprints an. Dies ermöglicht es euch, den Verlauf der Arbeit zu verfolgen, Trends und Muster zu erkennen und potenzielle Verzögerungen zu identifizieren.
• Arbeitselemente (Y-Achse): Die Y-Achse erfasst die kumulierte Anzahl der Arbeitselemente, etwa Aufgaben. Wenn ein neues Element zum Workflow hinzugefügt wird, steigt die Kurve im Diagramm an und veranschaulicht so deutlich, wie sich die Arbeit ansammelt.
• Workflow-Schritte: Jeder Schritt im Workflow wird durch ein farbkodiertes Band dargestellt. Die Breite jedes farbkodierten Bands repräsentiert die Anzahl der Arbeitselemente oder Aufgaben in diesem Schritt. Breitere Bänder können auf potenzielle Engpässe und Verzögerungen hindeuten.
• Durchsatzlinie: Die manchmal durch das „Fertig“-Band hervorgehobene Durchsatzlinie zeigt an, wie schnell Aufgaben beendet werden. Eine konstant ansteigende Linie zeigt stetigen Fortschritt und einen gesunden Workflow an.

Kumulative Flussdiagramme zeigen die Anzahl der Aufgaben in den einzelnen Schritten eures Workflows zu jedem Zeitraum entlang der Fortschrittszeitleiste. Die Aufgaben werden entlang der vertikalen Achse dargestellt, während die horizontale Achse die Fortschrittszeitleiste zeigt.

Die unterschiedlich farbigen Bänder repräsentieren die jeweiligen Schritte eures Workflows, so wie sie auf dem Kanban-Board erscheinen. Die unterschiedlich farbigen Bänder sollten euch einen Überblick darüber geben, wie viele Aufgaben sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in den einzelnen Schritten des Prozesses befinden.

Die obere Linie jedes Bandes zeigt den Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe die jeweiligen Schritte eures Kanban-Boards erreicht, während die untere Linie angibt, wann sie diese verlässt. Der Abstand zwischen den beiden sollte einen gleichmäßigen Workflow abbilden.

Worauf im kumulativen Flussdiagramm zu achten ist.

• Parallele Bänder zeigen einen gleichmäßigen Workflow an.
• Breiter werdende Bänder deuten auf Engpässe hin.
• Schmaler werdende Bänder weisen auf eine potenzielle Unterauslastung von Ressourcen hin.
• Abfallende Bänder sollten nicht erscheinen — das bedeutet, dass ein Fehler vorliegt.

Die Spalte „Fertig“ befindet sich am unteren Rand des Diagramms und visualisiert die Arbeit, die euer Team in jedem Zeitraum erledigt. Die Steigung des Bands zwischen zwei Punkten zeigt den durchschnittlichen Durchsatz eures Teams an.

Die Erstellung eines kumulativen Flussdiagramms muss nicht kompliziert sein. Befolgt diese Schritte, um loszulegen:

1. Definiert den Zweck des Flussdiagramms. Bestimmt, welchen Prozess ihr im CFD analysiert. Was möchtet ihr erreichen?
2. Identifiziert eure Aufgaben. Ihr müsst eure Aufgaben in chronologischer Reihenfolge identifizieren. Möglicherweise müsst ihr den Prozess beobachten und die Dokumentation prüfen, um alle beteiligten Schritte zu überblicken.
3. Organisiert die Aufgaben. Verwendet Flussdiagrammsymbole, um Funktionen in der richtigen Form zu kennzeichnen – zum Beispiel Diamanten für Entscheidungen und Pfeile, um den Arbeitsfluss anzuzeigen.
4. Erstellt euer Diagramm. Dies könnt ihr per Hand erledigen oder ein digitales Tool wie Adobe Workfront verwenden.
5. Überprüft das Flussdiagramm. Geht Schritte gemeinsam mit Personen durch, die regelmäßig am Prozess teilnehmen, um die Genauigkeit sicherzustellen.
6. Arbeit nachverfolgen: Verwendet ein Projekt-Management-Tool, um alle Arbeitselemente wie Aufgaben, Benutzer-Storys oder Bugs nachzuverfolgen.
7. Definiert die Workflow-Schritte: Definiert klar die Schritte, die Arbeitselemente in eurem Workflow durchlaufen, wie „Offen“, „In Bearbeitung“, „In Prüfung“ und „Fertig“.
8. Sammelt und visualisiert Daten: Erfasst regelmäßig Daten, um den kumulativen Fluss der Arbeitselemente in jedem Schritt im Zeitverlauf zu visualisieren.

CFDs werden zunehmend eingesetzt, um Workflows über mehrere Teams und Projekte in agilen Frameworks — wie Kanban, SAFe und LeSS — zu visualisieren und zu verwalten. Kumulative Flussdiagramme und Burndown-Charts werden beide in der agilen Entwicklung eingesetzt, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. CFDs verfolgen den Fortschritt von Aufgaben durch verschiedene Phasen, während Burndown-Charts den Abschluss von Aufgaben über die Zeit hinweg verfolgen.

Neben seinem grundlegenden Zweck kann ein CFD auch für detailliertere Analysen genutzt werden. Hier sind einige der fortgeschritteneren Anwendungen:

• Messung der Zykluszeit-Effizienz: Indem ihr die horizontale Distanz zwischen dem Start- und Endpunkt eines Arbeitselements auf dem CFD analysiert, könnt ihr dessen Zykluszeit ermitteln. Wenn die Zykluszeit für einen bestimmten Aufgabentyp immer wieder lang ist, könnt ihr die Gründe dafür und den Nutzen der Aufgabe analysieren und daran arbeiten, den Prozess zu optimieren.
• Prognostizieren der zukünftigen Performance: Durch die Analyse von Daten und Trends in der Flussgrafik könnt ihr die zukünftige Performance vorhersagen. Dies ermöglicht es Teams, fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuordnung, Risikominderung und Projektplanung zu treffen.

Arten von kumulativen Flussdiagrammen.

CFDs lassen sich auch in verschiedene Arten von Flussdiagrammen mit jeweils spezifischem Fokus unterteilen. Beispiele:

• Dokumenten-Flussdiagramme: Diese veranschaulichen den Fluss von Dokumenten durch ein System.
• Daten-Flussdiagramme: Diese zeigen den Datenfluss in einem System.
• System-Flussdiagramme: Diese zeigen den Datenfluss durch die wichtigsten Komponenten eines Systems.
• Programm-Flussdiagramme: Diese stellen den Kontrollfluss innerhalb eines Programms dar.

Andere verwandte Diagramme, die mitunter als Arten von Flussdiagrammen angesehen werden, sind:

• Datenflussdiagramm (DFD): Dieses zeigt den Informationsfluss für jedes beliebige System oder jeden beliebigen Prozess an.
• Prozessflussdiagramm (PFD): Dies zeigt die Beziehungen zwischen Hauptkomponenten einer Industrieanlage.
• Geschäftsprozessmodell und -notation (BPMN 2.0): Dies wird verwendet, um die Schritte eines geplanten Geschäftsprozesses zu modellieren.

Wenn CFDs korrekt eingesetzt werden, solltet ihr erkennen, wie stabile eure Workflows sind und wo etwaige Problembereiche liegen. Die korrekte Analyse und das Monitoring eures kumulativen Flussdiagramms zeigen euch, welche Bereiche eure Aufmerksamkeit benötigen, um die kontinuierliche Prozessverbesserung aufrechtzuerhalten. Kumulative Flussdiagramme stellen euch die Tools zur Verfügung, um die Produktivität und Effizienz eures Teams und eurer Projekte insgesamt zu verbessern.

Es gibt mehrere Tools, mit denen ihr kumulative Flussdiagramme erstellen und verwalten könnt. Dazu zählen Projekt-Management-Software mit nativen CFD-Funktionen, wie Workfront. Spezialisierte CFD-Tools legen den Fokus speziell auf die Erstellung und Analyse von CFDs.

Bei der Entscheidung für ein Tool solltet ihr folgende Faktoren berücksichtigen:

• Teamgröße
• Integrationsmöglichkeiten
• Benutzerfreundlichkeit

Adobe Workfront ist eine cloudbasierte Arbeitsmanagement-Lösung, die eurem Team hilft, Ressourcen zu planen, zu verfolgen und zu verwalten. Es unterstützt verschiedene Ansätze, einschließlich Agile. Workfront zentralisiert das Projekt-Management und strafft Aufgaben abteilungsübergreifend.