Erstellung eines Projektstrukturplans.

Ein Projektstrukturplan ermöglicht es Teams, die einzelnen Phasen eines Projekts visuell darzustellen. Dadurch wird das Projekt übersichtlicher und kann leichter abgewickelt werden. In diesem Beitrag erfahrt ihr mehr über Projektstrukturpläne und wie man sie erstellt. Zusätzlich liefern wir hilfreiche Beispiele für Projektstrukturpläne, die sich am Arbeitsplatz bewährt haben.

In diesem Artikel erläutern wir Folgendes:

• Was ist ein Projektstrukturplan?
• Vorteile eines Projektstrukturplans
• Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplans
• Regeln, die bei der Erstellung eines Projektstrukturplans zu beachten sind
• Beispiele für Projektstrukturpläne
• Vorlagen für Projektstrukturpläne

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan bietet die Möglichkeit, ein großes Projekt in kleinere, leichter handhabbare Arbeitsschritte zu unterteilen und diese zu visualisieren. Ein Projektstrukturplan besteht im Prinzip aus allen größeren und kleineren Arbeitsschritten sowie dem Zeitplan und der Aufstellung der Ressourcen.

Ein Projektstrukturplan setzt sich aus Teilleistungen oder Meilensteinen zusammen, die aneinandergereiht den fertigen Auftrag ergeben. Diese kleineren Teile können als Aufgabenpakete, Teilaufgaben oder Elemente bezeichnet werden. Für jeden dieser Teile werden die Arbeit, die Dauer und die Kosten festgelegt.

Vorteile eines Projektstrukturplans.

Die Verwendung eines Projektstrukturplans im Arbeitsprozess hat viele Vorteile. Damit habt ihr folgende Möglichkeiten:

1. Schätzung von Dauer und Kosten eines Projekts und Zuweisung von Ressourcen. Wenn ihr eine klare Vorstellung davon habt, welche Ressourcen für eine Aufgabe erforderlich sind, könnt ihr euer Projekt unter Berücksichtigung dieser beschränkten Produktionsmittel optimal planen.
2. Visualisierung von Abhängigkeiten, vorrangigen Zielen und Risikobereichen. In einem Projektstrukturplan kann alles einbezogen werden, was zusätzliche Arbeitszeit oder Aufwand erfordert oder erkennbare Risiken oder klare Ziele aufweist.
3. Visualisierung des Projektumfangs zur Vereinfachung von Planung und Zeiteinteilung. Im Projektumfang werden die einzelnen Leistungen festgelegt, aus denen das endgültige Projekt besteht. Die visuelle Darstellung verschafft Teams einen besseren Überblick über das gesamte Projekt.
4. Einfachere und genauere Zuweisung von Zuständigkeiten und Rollen. Ein außerordentlich wichtiger Schritt zu Beginn eines Projekts ist die Zuweisung von Rollen an Team-Mitglieder. Dies ist einfach, wenn jede Arbeitsaufgabe in einem Projektstrukturplan übersichtlich aufgeführt ist.
5. Verfolgung des Projektfortschritts und Ermittlung von Meilensteinen und Kontrollpunkten. Sobald ein Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, wird dies an alle Beteiligten kommuniziert, damit sich das Team auf den nächsten Schritt vorbereiten kann.
6. Festlegen klarer Zeitvorgaben und Sicherstellung, dass keine Aufgabe doppelt ausgeführt oder übersehen wird. Ohne die Zuweisung von Aufgaben und die Kommunikation der Fortschritte kann es leicht passieren, dass etwas übersehen wird oder mehrere Personen an derselben Aufgabe arbeiten. Dagegen sind bei der Verwendung eines Projektstrukturplans alle Beteiligten immer auf dem gleichen Informationsstand.

Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplans.

Die für einen Projektstrukturplan benötigten Schritte richten sich nach der Größe und dem Umfang eures Projekts. So können nur fünf oder vielleicht auch 15 Schritte erforderlich sein. Hierzu gibt es keine goldene Regel. Zerlegt euer Projekt einfach in seine kleinsten Komponenten. Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans gibt es allerdings einige wichtige Punkte zu beachten.

1. Identifizieren der hauptverantwortlichen Team-Mitglieder.

Ihr solltet möglichst früh in einem Projekt hauptverantwortliche Team-Mitglieder bestimmen und in die Planung und Zeiteinteilung des Projekts einbeziehen. Diese Team-Mitglieder können auch mithelfen, alle zu erbringenden Leistungen zu identifizieren, und prüfen, ob alle relevanten Informationen im Projekt enthalten sind. Wenn die hauptverantwortlichen Team-Mitglieder bestimmt wurden, ist es einfacher, Informationen zu verwalten und Zuständigkeiten zu übertragen.

2. Definieren von Projektumfang und Projektziel.

Hierbei helfen die hauptverantwortlichen Team-Mitglieder. Um den Projektumfang festzulegen, müssen zunächst seine Ziele und Vorgaben sowie seine Bedingungen und Limits identifiziert werden. Wird das Ziel frühzeitig festgelegt, wissen alle am Projekt Beteiligten genau, worauf sie hinarbeiten und was von ihnen erwartet wird.

3. Zusammenstellen wichtiger Dokumente.

Damit die Übersicht bewahrt und die Team-Arbeit vereinfacht wird, müssen alle relevanten Dokumente und Informationen, die während des Projekts benötigt werden, zusammengetragen werden. Wenn sichergestellt ist, dass alle Team-Mitglieder Zugang zu den entsprechenden Ressourcen haben, können sie effizienter arbeiten. Zu diesen Dokumenten zählen beispielsweise frühere Projektpläne, Budgetinformationen oder technische Spezifikationen.

4. Definieren der wichtigsten Phasen und Leistungen.

In diesem Schritt unterteilen die hauptverantwortlichen Team-Mitglieder das Projekt auf der Basis der vorhandenen Informationen in kleinere Phasen, wie etwa Planung, Design, Feedback und Entwicklung. Danach kann jede dieser Phasen noch einmal in spezifischere Leistungen untergliedert werden. Achtet dabei darauf, welche Rollen die einzelnen Team-Mitglieder haben und wie diese Leistungen möglichst optimal unter ihnen aufgeteilt werden könnten.

5. Erstellen von Arbeitspaketen (Aufgaben und Teilaufgaben).

Nachdem das Projekt unterteilt wurde, können die zu erbringenden Leistungen in einzelne Aufgaben aufgeteilt und an die entsprechenden Team-Mitglieder delegiert werden. Wie diese Aufgaben tatsächlich genannt werden, kann variieren. Oft werden sie als „Elemente“, „Ebenen“, „Leistungen“, „Teilaufgaben“ oder „Arbeitspakete“ bezeichnet. Die Aufgliederung der zu erbringenden Leistungen funktioniert ähnlich wie die Erstellung eines Zeitplans. Die Teilaufgaben sollten chronologisch aufgeführt werden und schließlich die fertige Leistung ergeben, und die Leistungen sollten in Summe die fertigen Aufgaben und am Schluss das fertige Projekt ergeben.

6. Erstellen eines Projektstrukturplan-Wörterbuchs.

Manchen Team-Mitgliedern könnte es Schwierigkeiten bereiten, mit einer Aufgabe zu beginnen, an deren Erstellung sie nicht beteiligt waren. Wenn ihr aber ein Dokument anlegt, in dem jede Aufgabe und Leistung sowie die damit verbundenen Schritte genau definiert sind, kann der Workflow wesentlich verbessert werden. Ein Projektstrukturplan-Wörterbuch bietet Team-Mitgliedern die Möglichkeit, sich Klarheit zu verschaffen, und sorgt dafür, dass die Arbeit zügig vorangeht. Das Wörterbuch sollte Informationen zu jeder Aufgabe oder Leistung enthalten, einschließlich der erforderlichen Arbeiten, der Dauer und der Kosten.

7. Erstellen eines Zeitplans im Format eurer Wahl.

Nachdem alle Aufgabe aufgeteilt und zugewiesen wurden, müsst ihr einen für euch und euer Team geeigneten Zeitplan erstellen. Dieser sollte Informationen zu jeder Aufgabe bzw. Leistung sowie einen Fertigstellungstermin beinhalten. Das Format des Zeitplans kann je nach den Umständen des Projekts und den Präferenzen des Teams gewählt werden.

Regeln, die bei der Erstellung eines Projektstrukturplans zu beachten sind.

Wenn ihr den oben beschriebenen Schritten folgt, erhaltet ihr einen gut strukturierten, effizienten Projektstrukturplan. Ihr könnt zwar einen einzigen Projektstrukturplan für alle Projekte in eurem Unternehmen verwenden, doch ein wirklich effizienter Projektstrukturplan durchläuft normalerweise einen iterativen Prozess.

Das bedeutet, dass ein Projektstrukturplan nach seinem ersten Einsatz entsprechend den Anforderungen eures Teams angepasst werden sollte, sodass er in Zukunft besser funktioniert. Diese Anpassung sollte nach jedem Projekt vorgenommen werden, damit euer Projektstrukturplan immer optimal zum jeweiligen Projekt passt. Wenn ihr euch an den folgenden Regeln orientiert, könnt ihr sicherstellen, dass euer Projektstrukturplan optimal funktioniert und stets auf dem neuesten Stand ist:

• Verwendet die 100 %-Regel. Die zu Beginn im Projektstrukturplan aufgeführten Arbeitsaufgaben müssen in Summe 100 % der für die Projektfertigstellung erforderlichen Aufgaben ergeben. Das bedeutet, dass im Projektstrukturplan keine Arbeitsaufgaben enthalten sein dürfen, die nicht mit dem Projekt im Zusammenhang stehen. Wenn von Anfang an die gesamte Arbeit enthalten ist, kennen alle Team-Mitglieder den vollen Umfang des Prozesses, der erforderlich ist, um das Projekt fertigzustellen.
• Schließt Aufgaben gegenseitig aus. Vermeidet jede Form der doppelten Arbeit. Wenn eine Aufgabe doppelt zugewiesen wird oder mehreren Personen dieselbe Zuständigkeit übertragen wird, wird gegen die 100 %-Regel verstoßen. Außerdem würde dies unter den Team-Mitgliedern für Verwirrung sorgen. Darüber hinaus könnte es schwierig werden, den Bedarf an Ressourcen für das Projekt festzustellen.
• Konzentriert euch auf Ergebnisse, nicht auf die einzelnen Handlungen. Achtet darauf, dass sich die Leistungen am Ergebnis orientieren und nicht an den einzelnen Handlungen. Im Fall eines Kuchens, den ihr backt, könnte eine Leistung „Zuckerguss“ lauten, während die Handlung „Zuckerguss herstellen“ wäre.
• Verwendet die 8/80-Regel. Diese Regel ist nur eine Möglichkeit von vielen, um festzustellen, ob eine zu erbringende Leistung genau den richtigen Umfang hat. Die 8/80-Regel besagt, dass eine Leistung nicht weniger als 8 Stunden und nicht mehr als 80 Stunden dauern sollte – was bei einer Vollzeitbeschäftigung zehn Tage ergeben würde. Es gibt auch andere Möglichkeiten, das richtige Arbeitspensum zu bestimmen. Wenn ihr euch unsicher seid, entscheidet nach Gefühl, was das Richtige für euer Team ist, oder wendet an, was sich in der Vergangenheit bewährt hat.
• Unterteilt den Projektstrukturplan in drei Ebenen. Versucht, in den Projektstrukturplan drei Detailebenen einzuziehen. Im Fall der Texterstellung könnte dies etwa der erste Entwurf eines Dokuments, der zweite Entwurf und der endgültige Text sein. Jede dieser Ebenen enthält eine einzelne Leistung. Die Anzahl der Ebenen kann zwar je nach Komplexität des Projekts variieren, doch wenn der Großteil eures Projektstrukturplans drei Detailebenen enthält, seid ihr auf dem richtigen Weg.
• Erteilt Arbeitsaufträge. Jede Aufgabe sollte einem Team oder einer Einzelperson zugewiesen werden. Bei der Zuweisung sollte es zu keinen Überschneidungen kommen, sodass die Zuständigkeiten klar geregelt sind.

Beispiele für Projektstrukturpläne.

Projektstrukturpläne sehen oft folgendermaßen aus.

Beachtet dabei, wie jede Angabe in diesem Projektstrukturplan eine klare Vorstellung davon vermittelt, wie das Projekt – in diesem Fall ein Kuchen – fertiggestellt werden soll. In der Tabelle sind die Aufgaben ohne Überschneidungen aufgeführt, sodass sie problemlos Einzelpersonen oder Gruppen zugewiesen werden können.

Alle Aufgaben werden zunächst in drei Bereiche und dann in Teilaufgaben unterteilt, die leicht zu bewältigen sind. Die Anzahl der Teilaufgaben ist dabei beliebig. In diesem Beispiel gibt es vier für jede Leistung. Auf diese Weise werden 100 % der Arbeit auf ein einziges Teams aufgeteilt, das für das Projekt zuständig ist. In diesem Beispiel könnte auch für jede Aufgabe und Unteraufgabe ein Budget angegeben werden.

Vorlagen für Projektstrukturpläne.

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Erstellung einer interaktiven Vorlage für einen Projektstrukturplan.

Einfaches Planen, Priorisieren und Iterieren.

Ein Projektstrukturplan kann ausschlaggebend dafür sein, ob ein Projekt stressig ist oder aber mühelos abgewickelt werden kann. Eine strukturierte Vorgehensweise ist der Schlüssel zu einem effektiven Projektstrukturplan, der effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.

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