Bestandsverwaltung – was darunter zu verstehen ist und warum sie wichtig ist.

Für Unternehmen, die Produkte verkaufen, ist die Bestandsverwaltung für den täglichen Betrieb unerlässlich. Sie unterstützt wichtige Einkaufs-, Lager- und Versandprozesse, die dafür sorgen, dass das Geschäft läuft. Mit dem richtigen Bestandsverwaltungssystem kann ein Unternehmen Zeit und Geld sparen und gleichzeitig sein Kundenerlebnis verbessern.

Wenn ihr im Bereich der Bestandsverwaltung arbeitet, wisst ihr, was sich damit erreichen lässt. Auch Führungskräfte und Unternehmensleitende im E-Commerce-Bereich sollten den Nutzen der Bestandsverwaltung verstehen und wissen, welche Tools eingesetzt werden können, um den Bestand effektiver zu verwalten.

In diesem Artikel erfahrt ihr, was Bestandsverwaltung ist, warum sie wichtig für euer Unternehmen ist und welche verschiedenen Formen es gibt. Außerdem stellen wir einige Lösungen vor, die euch die Bestandsverwaltung erleichtern.

In diesem Beitrag werden die folgenden Themen behandelt:

• Was ist Bestandsverwaltung?
• Warum ist Bestandsverwaltung wichtig?
• Vorteile der Bestandsverwaltung
• Methoden zur Bestandsverwaltung
• Bestandsverwaltungssysteme
• Wie ihr eure Bestandsverwaltung mit der richtigen Plattform vereinfachen könnt

Was ist Bestandsverwaltung?

Der Begriff Bestandsverwaltung beschreibt die Prozesse, mit denen ein Unternehmen die von ihm verkauften Artikel erwirbt, lagert, trackt und versendet. Dies umfasst die Verwaltung eines physischen Raums (in der Regel ein Lager), in dem der Bestand untergebracht ist, sowie die Verwaltung der Personen und Prozesse, die die Artikel durch diesen Raum bewegen.

Bestandsverwaltung ist mit Supply Chain Management verwandt, unterscheidet sich aber von diesem. Eine Supply Chain bzw. Lieferkette ist das Netz von Lieferanten, das ein Einzelhändler nutzt, um die von ihm verkauften Produkte zu erwerben. Der Begriff Bestand bezieht sich auf die Produkte und ihre Lagerung nach ihrem Erwerb.

Die Ansätze für die Bestandsverwaltung variieren je nach Art des jeweiligen Unternehmens und der vertriebenen Artikel. Doch unabhängig davon, ob ihr ein B2B- oder B2C-Unternehmen führt, und egal, was oder wie viel ihr verkauft, müsst ihr euren Bestand effizient und genau verwalten.

Warum ist Bestandsverwaltung wichtig?

Entscheidend bei der Bestandsverwaltung ist, dass das betreffende Unternehmen weiß, wie umfangreich die Bestände sind, die es auf Lager hat. Mit den richtigen Lagerbeständen verhindert ihr, dass Artikel nicht verfügbar sind und Kundinnen und Kunden verärgert werden, oder dass zu viele Artikel bestellt werden und ein Überbestand entsteht, der Geld kostet.

Unternehmen, die ihre Bestände nicht effizient verwalten, sind verschiedenen Risiken ausgesetzt, dazu zählt vor allem die unzulängliche Verwendung finanzieller Mittel. Der Warenbestand ist das Herzstück eines Unternehmens und stellt eine große Investition dar. Den Unternehmen entstehen Kosten für den Erwerb von Beständen. Außerdem fallen ggf. Steuern für die gelagerten Artikel an. Darüber hinaus laufen Kosten für Energieversorgung, Versicherungen und sonstige Ausgaben für die Sicherheit von Lagerhäusern und den dazugehörigen Lagerräumen auf.

Bestände verursachen außerdem einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Mitarbeitende müssen regelmäßig Inventuren durchführen, was bei saisonalen Artikeln möglicherweise nur einmal im Jahr erforderlich ist. Bei anderen Arten von Beständen kann dies auch alle paar Wochen erforderlich sein.

Eine unzureichende oder mangelnde Bestandsverwaltung birgt das Risiko, dass ein Unternehmen von der Zeit und den finanziellen Mitteln, die es in seine Waren investiert hat, nicht profitieren kann. Aber bei richtiger Durchführung kann die Bestandsverwaltung Unternehmen enorme Vorteile eröffnen.

Vorteile der Bestandsverwaltung.

Die Vorteile der Bestandsverwaltung reichen von größerer finanzieller Effizienz bis zu höherer Kundenzufriedenheit. Insgesamt tragen diese Vorteile zu einem größeren Geschäftserfolg bei. Ein gut verwalteter Bestand bietet zahlreiche wichtige Vorteile, beispielsweise:

Kosten- und Zeitersparnisse.

Bestandsverwaltung trägt dazu bei, die mit dieser Tätigkeit verbundenen finanziellen und zeitlichen Investitionen zu optimieren. Wenn ihr jederzeit eine genaue Übersicht über euren Lagerbestand habt, könnt ihr auf häufige, zeitaufwendige Nachkontrollen verzichten. Ihr müsst außerdem kein Geld für die Nachbestellung von Artikeln ausgeben, wenn der vorhandene Bestand ausreicht, um die Nachfrage der Verbraucherinnen und Verbraucher zu decken.

Bessere Organisation.

Die Art und Weise, wie euer Bestand physisch organisiert ist, wirkt sich darauf aus, wie viel Zeit eure Mitarbeitenden benötigen, um Artikel zu finden und zu versenden. Dies wiederum beeinflusst, wie schnell ihr Aufträge erfüllen und die Kundenzufriedenheit steigern könnt. Durch Bestandsverwaltung wisst ihr, welche Artikel am beliebtesten sind, welche häufig in denselben Aufträgen kombiniert werden und welche am längsten brauchen, um ein- und ausgelagert zu werden. Ihr könnt diese Daten heranziehen, um euren Bestand effizient anzuordnen.

Kundenzufriedenheit.

Wenn sich Artikel im Bestand schlecht auffinden oder entnehmen lassen, führt dies zu Verzögerungen sowie Unzufriedenheit seitens der Kundschaft. Bestandsverwaltung ermöglicht schnellere Lieferungen, da Unternehmen ihre Lager und die Bewegung von Artikeln besser verwalten können. Darüber hinaus müssen damit seltener Bestellungen aufgrund unzureichender Bestände storniert oder Artikel als vergriffen aufgeführt werden, was auf Kundenseite für Frust sorgen könnte.

Automatisierung und Analysen.

Tools zur Automatisierung bieten Möglichkeiten für systematisches Tracking und die Analyse von Bestandsdaten. Durch die Verwendung von Software für die Bestandsverwaltung können Unternehmen automatisch Daten zum vorhandenen Bestand erfassen, um im Blick zu behalten, wie häufig und wie schnell Artikel die Bestände durchlaufen. Diese Informationen können Erkenntnisse zu Verkaufsmustern liefern, Möglichkeiten zur Verbesserung der Bestandsverwaltung aufzeigen und zur Automatisierung von Prozessen wie geschätzten Versandzeiten beitragen.

Umgang mit Rückrufen.

In den Vereinigten Staaten werden jedes Jahr mehrere Tausend Artikel zurückgerufen. Wenn ein verkaufter Artikel von einem Rückruf betroffen ist, muss der Verkäufer Rücksendungen von Kundinnen und Kunden annehmen, die den Artikel gekauft haben, und gleichzeitig alle entsprechenden nicht verkauften Produkte identifizieren und entfernen. In diesen schwierigen Situationen sind Tools für die Bestandsverwaltung unverzichtbar, mit denen sich schnell feststellen lässt, wo und wann der Verkäufer ein betreffendes Produkt erworben hat, um effektiv auf den Rückruf reagieren zu können.

Methoden zur Bestandsverwaltung.

Die Bestandsverwaltung lässt sich in verschiedene Prozesse und Strategien unterteilen. Die folgenden Methoden können euch den Einstieg erleichtern.

JIT-Bestandsverwaltung.

Mit JIT-Bestandsverwaltung (Just-in-Time) können Händler termingerecht genau die Bestandsmengen erhalten, die sie benötigen. Ziel von JIT ist es, dass Unternehmen nur noch geringe oder gar keine überschüssigen Bestände mehr vorhalten, um überhöhte Ausgaben für Materialien zu vermeiden, die noch nicht benötigt werden. Diese Strategie setzt auf einen ständigen Austausch zwischen Händlern und Herstellern und wird durch spezielle, optimierte Software ermöglicht, die einen reibungslosen Ablauf gewährleistet.

Optimale Bestellmenge.

Bei Berücksichtigung der optimalen Bestellmenge (EOQ) bestellen Unternehmen ihre Bestände so, dass sie weder zu viel noch zu wenig vorrätig haben. Mit der optimalen Bestellmenge wird die Anzahl der Artikel berechnet, die ein Unternehmen bei jedem Auftrag seinem Bestand hinzufügen muss, um die Gesamtkosten des Bestands zu senken, wobei von einer konstanten Kundennachfrage ausgegangen wird. Diese Methode trägt dazu bei, die Kosten für die Bestellung von Beständen und die Kosten für die Lagerung von Beständen gegeneinander abzuwägen.

Sicherheitsbestände.

Der Sicherheitsbestand ist ein konservativerer Ansatz für die Bestandsverwaltung, bei dem es darum geht, mehr Bestände als nötig vorzuhalten. Dieser Ansatz empfiehlt sich, wenn eure Lieferketten uneinheitlich sind und die Bestände nicht immer pünktlich eintreffen, da er sicherstellt, dass immer ein zusätzlicher Vorrat vorhanden ist, falls euer Unternehmen bestimmte Artikel nicht nachbestellen kann.

Prognosen.

Mithilfe von Prognosen lässt sich bestimmen, in welchem Umfang Bestände für einen bestimmten Zeitraum vorrätig sein sollen. Hierbei handelt es sich um einen proaktiven Ansatz, der es euch ermöglicht, die richtigen Artikel vorrätig zu halten, bevor ihr sie braucht, anstatt erst aktiv zu werden, wenn euer Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt. Bei der Bedarfsprognose für den Lagerbestand sind die grundlegendsten Daten, die ihr berücksichtigen müsst, die zurückliegenden Verkaufs-Trends und ihre Korrelation mit den Erwartungen für die Zukunft – dies schließt die Berücksichtigung saisonaler Nachfrageschwankungen ein.

Mindestbestand.

Der Begriff Mindestbestand bezeichnet die kleinste Menge eines Artikels, die ihr immer auf Lager haben solltet. Diese Grundlage kann dabei helfen, Produktbestellungen bei euren Lieferanten auf Basis einer einfachen Metrik zu systematisieren. Wenn sich der Lagerbestand dem von euch festgelegten Mindestbestand nähert, wisst ihr, dass eine Nachbestellung ansteht. Denkt daran, dass der Mindestbestand nicht unbedingt die ideale Menge ist, die ihr vorhalten solltet. Es kann sein, dass ihr mehr Artikel benötigt, um eine kontinuierliche Auftragsabwicklung zu gewährleisten.

FIFO-Prinzip.

Beim FIFO-Prinzip (First in, first out) ist der älteste Bestand in eurem Lager der erste, den ihr verkauft, wenn ein neuer Auftrag erteilt wird. Um diese Technik anzuwenden, sollte euer Lager so eingerichtet sein, dass euer Kommissionierungssystem die ältesten Artikel zuerst versendet. FIFO wird häufig angewendet, um die Auswirkungen der Inflation zu verringern. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Einkaufspreis der im Einzelhandel verkauften Vorräte unter dem Einkaufspreis der zuletzt erworbenen Bestände liegt. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Fehlbeständen zu minimieren, und ist bei Artikeln mit kurzen Verfallsdaten üblich.

LIFO-Prinzip.

Anders als beim FIFO-Prinzip werden beim LIFO-Prinzip (Last in, first out) die neuesten Artikel zuerst verkauft. Der Hauptvorteil besteht in den steuerlichen Vorteilen. Dieser Ansatz führt zu höheren Umsatzkosten und einem geringeren Restbestand an Vorräten, was zu einem kleineren Nettogewinn und damit zu einer geringeren Steuerschuld führt. Der Hauptnachteil von LIFO besteht in dem Risiko, dass Produkte verfallen. Daher wird LIFO in der Regel nur bei Artikeln mit unbegrenzter Haltbarkeit verwendet, beispielsweise bei Elektronik oder Baumaterialien.

System-Audits.

Es ist ratsam, den Bestand laufend zu überprüfen, indem ihr sicherstellt, dass eure Datensätze mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmen. Die beiden wichtigsten Arten von Audits sind Stichprobenkontrollen und Zykluszählungen. Bei einer stichprobenartigen Überprüfung wird nur ein bestimmter Teils eures Bestands kontrolliert. Eine häufige Durchführung kann dazu beitragen, Ungenauigkeiten zu erkennen. Eine Zykluszählung ist eine gründlichere Überprüfung – eine systematische Analyse eures gesamten Bestands, die üblicherweise regelmäßig in größeren Abständen durchgeführt wird.

ABC-Analysen.

Bei einer ABC-Analyse werden alle Artikel eures Bestands in drei Kategorien unterteilt. In Kategorie A fallen wichtige Artikel, die häufig gekauft werden und leicht verfügbar sein sollten. Kategorie B ist für Artikel von mittlerer Priorität vorgesehen. Kategorie C werden selten gekaufte Artikel zugeordnet oder Artikel, die nur einen geringen geschäftlichen Wert haben. Mithilfe von ABC-Analysen könnt ihr feststellen, welche Artikel bei der Wiederaufstockung Vorrang haben und wie ihr die Artikel in eurem Lager organisieren müsst.

Bestandsverwaltungssysteme.

Ein Bestandsverwaltungssystem besteht aus verschiedenen Tools, die über das bloße Tracking eures Bestands hinausgehen. In einem System lässt sich die Bestandsverwaltung mit eurem Buchhaltungs- oder Verkaufsprogramm, eurer Versand-Software und euren ERP-Tools (Enterprise Resource Planning) integrieren, wobei ihr auch sehen könnt, in welchem Umfang Bestände an verschiedenen Standorten vorrätig sind.

So vereinfacht ihr mit der richtigen Plattform die Bestandsverwaltung.

Bestandsverwaltung ist unerlässlich, da sie es Unternehmen ermöglicht, ihren Lagerbestand zu ermitteln, Bestellungen korrekt zu platzieren und die Bedürfnisse ihrer Kundschaft zu erfüllen.

Wenn ihr bereit seid loszulegen, solltet ihr eine Liste mit den Vor- und Nachteilen eures derzeitigen Bestandsverwaltungssystems erstellen, falls ihr eines habt. Überlegt euch, wo die größten Probleme in eurem Bestandsverwaltungsprozess liegen und welche der oben genannten Methoden für euer Unternehmen am besten geeignet erscheint.

Adobe Commerce unterstützt euer Unternehmen nicht nur dabei, die vorrätige Menge an Produkten zu tracken, sondern kann auch Reports über Verkaufs-Trends abrufen, die eurem Team helfen, Prognosen zu erstellen und präzisere Bestellungen aufzugeben.

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