Vendor Managed Inventory – Vorteile, Risiken und Best Practices.

Vendor managed inventory

Bestandsverwaltung stützt sich häufig auf die Bedarfsprognosen von Einzelhändlern, die mehr oder weniger zutreffend sein können. Wird zu viel eingekauft, kann dies zu Mehrausgaben führend. Wird zu wenig bestellt, können verpasste Absatzchancen die Folge sein. „Vendor Managed Inventory“ (VMI), also ein lieferantengesteuerter Bestand, löst diese Probleme, indem dem Lieferanten bzw. Verkäufer die Verantwortung für den Bestand übertragen wird – selbst wenn sich dieser bereits im Lager des jeweiligen Einzelhändlers befindet.

In diesem Beitrag erörtern wir die Vorteile von Vendor Managed Inventory und klären, wie ihr VMI erfolgreich implementieren könnt. Themen:

Definition von Vendor Managed Inventory.

Vendor Managed Inventory (VMI) beschreibt eine Partnerschaft zwischen einem Lieferanten und einem Einzelhändler, bei der der Lieferant die Kontrolle über den Warenbestand des Einzelhändlers übernimmt. Es handelt sich um ein Bestandsverwaltungssystem, bei dem der Verkäufer (der Lieferant) für den Warenbestand zuständig ist und nicht der Käufer (der Einzelhändler).

Das bedeutet, dass der Einzelhändler nicht aktiv Waren nachbestellen muss, um seine Lager aufzufüllen, da der Lieferant Einblick in den Lagerbestand hat und feststellen kann, wann der Händler Nachschub benötigt.

Ziel von VMI ist es, die bestandsbezogenen Kosten für beide Seiten zu senken. Wenn der Lieferant den Bestand verwaltet, werden die Lager nur dann aufgefüllt, wenn es nötig ist. So werden Überbestände vermieden und die Kosten für den Einzelhändler reduziert. Außerdem werden die Abläufe für den Lieferanten gestrafft, indem ein planbareres Geschäftsmuster entsteht.

Funktionsweise von VMI-Systemen.

Es gibt drei Faktoren, die VMI von anderen Bestandsverwaltungssystemen unterscheiden.

Vendor Managed Inventory funktioniert durch den Aufbau eines effektiven Kommunikationssystems zwischen Verkäufer und Käufer. Der erste Schritt besteht darin, dass beide Parteien Erfolgsmetriken festlegen und sich auf die Bedingungen für die Partnerschaft einigen.

Dann beginnt der Lieferant mit der Auslieferung der Produkte an den Einzelhändler. Während des gesamten Prozesses stellt der Einzelhändler dem Lieferanten aktuelle Bestandsdaten zur Verfügung, damit dieser Lagerbestände und Kauf-Trends überwachen kann. Ohne diese Daten kann VMI nicht funktionieren.

Anhand der vom Einzelhändler übermittelten Daten versorgt der Lieferant den Händler bei Bedarf mit neuen Waren und entlastet ihn so. Der Lieferant verfügt außerdem über die besten Kenntnisse zu Produktionszeiten, Versandverzögerungen und geschätzten Vorlaufzeiten. Damit die potenziellen Kosteneinsparungen durch VMI tatsächlich erreicht werden können, ist es wichtig, zu wissen, wann und wie viel Ware geliefert werden muss.

Irgendwann im Verlauf des Prozesses bezahlt der Einzelhändler für den neuen Bestand. Die Frist für die Zahlung richtet sich nach den mit dem Lieferanten getroffenen Vereinbarungen. Diese können variieren. Einige Einzelhändler zahlen bei Eintreffen der Ware, andere erst beim Verkauf der Ware.

Angenommen, eine Unternehmenskette für Heimtierbedarf nutzt VMI zur Verwaltung ihres Hundefutterbestands. Die Unternehmenskette führt eine bestimmte Hundefuttermarke und ein Bestandsverwalter des Hundefutterherstellers erhält regelmäßig Verkaufsdaten von der Unternehmenskette. Der Bestandsverwalter entscheidet auf Basis der von beiden Parteien festgelegten Parameter und Ziele, wann und wie viel Hundefutter zu diesem Standort nachgeliefert werden soll.

VMI bietet sich insbesondere für Händler an, die eine breite Palette von Produkten verschiedener Lieferanten verkaufen. Die Verwaltung eines großen Warensortiments kann für den Einzelhändler zur Herausforderung werden, sodass die Übertragung der Verantwortung auf den Lieferanten für beide Unternehmen von Nutzen ist.

Vorteile von VMI.

Vendor Managed Inventory bietet Lieferanten und Einzelhändlern zahlreiche Vorteile. Zu den unmittelbarsten Vorteilen zählen geringere Overhead-Kosten, bessere Prognosen und ein geringeres Risiko für den Einzelhändler.

Geringere Kosten.

Der Hauptvorteil von VMI besteht darin, dass Unternehmen in allen Bereichen der Lieferkette Einsparungen erzielen können. Es verringert den Zeitaufwand für die Bestandsplanung auf Seiten des Einzelhändlers, da der Bestand vom Lieferanten verwaltet wird. Außerdem werden unnötige Bestellungen und der Bedarf an übermäßigem Lagerkapazitäten vermieden. Geringere Lagerbestände führen zu geringeren Lagerhaltungskosten. In vielen Fällen zahlen die Einzelhändler nicht einmal für den Bestand, bevor sie ihn verkaufen. Dadurch stehen dem Unternehmen mehr Barmittel für andere Geschäftsanforderungen zur Verfügung.

Die Verwaltung von Beständen für mehrere Einzelhändler hilft auch den Lieferanten, ihre Kosten zu senken. Wenn Lieferanten die Kontrolle über die Warenlieferungen haben, wird ihre Zeitplanung zuverlässiger und effizienter.

Weniger Risiko.

Die direkte Zusammenarbeit mit den Lieferanten verringert das Risiko, zu viel oder zu wenig zu bestellen. Und da die Lieferanten die Kontrolle über den Bestand haben, tragen sie das Risiko, wenn sich Produkte nicht schnell genug verkaufen.

Bessere Prognosen.

Der ständige Datenfluss zwischen Einzelhändler und Lieferant ermöglicht eine konsistentere und zeitnahe Aktualisierung der Bestände und Bestellungen. Andere Supply-Chain-Management-Systeme stützen sich auf ungefähre Schätzungen, während VMI die aktuellen Verkäufe als Anhaltspunkt für eine strategischere Bestandsbestellung nutzt.

Außerdem können die Lieferanten die Daten von mehreren Einzelhändlern gemeinsam analysieren, um lokale Trends zu erkennen und zu berücksichtigen.

Verbesserte Beziehungen zu Lieferanten.

VMI beruht auf einer symbiotischen Beziehung zwischen Einzelhändler und Lieferant. Wenn alles reibungslos läuft, sollte dies die Beziehung zwischen den beiden verbessern und vertiefen. Dies stärkt das Vertrauen des Einzelhändlers in die Produktversorgung und die langfristigen Geschäftsaussichten des Lieferanten.

Der Einstieg in VMI erfordert eine sorgfältig ausgearbeitete Strategie. Viele Einzelhändler sind VMI-Lieferanten gegenüber loyaler, um langwierige Einarbeitungsprozesse zu vermeiden.

Verwaltete Lagerbestände.

Die Verwaltung der Lagerbestände ist eine Aufgabe, mit der Einzelhändler und andere Händler sich ständig beschäftigen müssen . Je mehr Produkte ein Unternehmen verkauft, desto komplizierter wird es.

Mit VMI müssen sich Einzelhändler nicht mehr um diese Aufgabe kümmern. Das bedeutet, dass ihnen die Zeit, die sie sonst für die Überwachung der Lagerbestände und das Übermitteln von Bestellungen aufwenden, nun für andere Aufgaben zur Verfügung steht. Verwaltete Lagerbestände steigern die Team-Effizienz.

Vendor Managed Inventory hilft auch den Lieferanten bei den Lagerbeständen. Wenn Lieferanten langfristige, datengestützte Pläne machen und Lieferungen zwischen verschiedenen Einzelhändlern verwalten können, lassen sich Produkte effizienter transportieren.

Weniger menschliche Fehler.

Menschliche Fehler können die Bestandsverwaltung in vielerlei Hinsicht erschweren. So könnte es passieren, dass eine Abteilung ein bestimmtes Produkt vergisst oder sich eine Führungskraft in der Einarbeitungsphase verrechnet. Schätzungen, die zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind, können teuer werden, und manchmal geben Einzelhändler einfach eine Null zu viel ein.

Da der Lieferant die Verantwortung für die Bestellung übernimmt, müsst ihr euch keine Gedanken mehr über eventuelle Falschbestellungen machen. Menschliche Fehler, die der Lieferant begeht, müssen von ihm selbst behoben werden.

Potenzielle Probleme bei Nutzung von VMI.

Bei der Einführung eines neuen Systems kann es immer wieder zu Problemen kommen. Wenn ihr mögliche Probleme frühzeitig erkennt, könnt ihr euch auf Komplikationen vorbereiten.

Mangelnde Datenkompetenz.

Ein Lieferant muss eure Bestandsdaten verstehen, sonst kann der gesamte Ablauf schnell zum Erliegen kommen. Die Fähigkeit eines Lieferanten, die Daten eines Einzelhändlers zu analysieren und zu wissen, wann er neue Bestände bestellen muss, ist für erfolgreiches VMI unerlässlich. Diese Verantwortung liegt beim Lieferanten. Dennoch sollte der Einzelhändler bei der Auswahl eines VMI-Partners die Datenkompetenz des Lieferanten berücksichtigen.

Bestandsänderungen.

Wann immer ein Einzelhändler beschließt, neue Produkte einzuführen oder alte Produkte aus dem Sortiment zu nehmen, ist eine klare Kommunikation mit dem Lieferanten unabdingbar.

Die Einführung neuer Produkte ist insofern nicht einfach, als der Lieferant keine Daten über diese Artikel hat, um Prognosen zu erstellen. Das bedeutet, dass der Einzelhändler in ständigem Kontakt mit dem Lieferanten stehen muss, um ihm mitzuteilen, wie gut sich das neue Produkt verkauft.

Auch wenn ein Produkt vom Markt genommen wird, muss der Lieferant darüber informiert werden, da keine weiteren Nachbestellungen erforderlich sind. Die Lagerung von Alt- oder Überbeständen ist kostspielig und nimmt wertvollen Lagerraum in Anspruch.

Langsamdreher.

Wenn sich Bestände nicht schnell genug verkaufen, um wieder aufgefüllt werden zu müssen, könntet ihr durch die Aufnahme dieser Bestände in eure VMI-Daten gezwungen sein, für Überbestände zu bezahlen, was ihr durch die Nutzung von VMI eigentlich vermeiden wolltet. Geht bei der Auswahl von Produkten strategisch vor, indem ihr euren Zielmarkt und eure Umsatzhistorie genau im Auge behaltet.

Nachfragespitzen.

Unerwartete Nachfragespitzen können die Prognosen hinfällig werden lassen, mit denen Lieferanten die Wiederauffüllung von Beständen planen. In diesem Fall kann der Bestand eine Zeitlang knapp sein und es hängt von der Flexibilität des Lieferanten ab, wie schnell er dem Einzelhändler neue Ware liefern kann.

Gelegentliche Spitzen sollten sich nicht allzu drastisch auf eure allgemeinen Vertriebsziele auswirken. Aber es ist wichtig, bei der Sondierung geeigneter Lieferanten auf deren Flexibilität einzugehen.

Schlechte Kommunikation.

Wenn Lieferant und Einzelhändler nicht richtig miteinander kommunizieren, bringt das ihr VMI-System leicht zum Scheitern. Fast alle potenziellen Probleme lassen sich lösen, wenn Lieferant und Einzelhändler offen miteinander kommunizieren und sich gegenseitig unterstützen.

Der Lieferant übernimmt bei VMI einen großen Teil der Verantwortung. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Einzelhändler in dieser Beziehung gar keine Verantwortung trägt. Kommuniziert häufig und stellt sicher, dass euer Unternehmen genaue und aktuelle Daten bereitstellt.

VMI software dashboard

Best Practices für VMI.

Kommunikation ist die wichtigste Best Practice für erfolgreiches VMI, aber es gibt noch weitere Erfolgsfaktoren. Legt im Vorfeld Rahmenbedingungen und Gebühren fest, definiert Ziele und klare Erfolgsmetriken, stellt dem Lieferanten häufig und umfassend Daten zur Verfügung und haltet ihn über alle Änderungen auf dem Laufenden.

1. Legt Rahmenbedingungen und Gebühren fest.

Der erste Schritt, den jedes Unternehmen vollziehen sollte, besteht darin, angemessene Rahmenbedingungen festzulegen bzw. Grenzen abzustecken und diese schriftlich festzuhalten. Es ist wichtig, dass ihr festlegt, wie viel Bestand euer Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhalten möchte und wie viel Platz ihr für die Lagerung zur Verfügung habt. Als Einzelhändler solltet ihr auch festlegen, ob ihr für den Bestand bei Eingang oder bei Verkauf bezahlt und wie Retouren von unverkaufter Ware geregelt sind.

Der Lieferant muss wissen, welche Bestände er verwalten soll. Sämtliche Kosten sollten vor Vertragsabschluss ermittelt werden, da sonst für beide Parteien unvorhergesehene Gebühren anfallen können.

2. Legt Ziele und Erfolgsmetriken fest.

Setzt euch langfristige Ziele und legt Metriken fest, mit denen ihr diese messen wollt. Beide Parteien brauchen ein Ziel, auf das sie hinarbeiten können. Dies trägt auch dazu bei, dass sowohl der Lieferant als auch der Einzelhändler bei Auftreten kurzfristiger Probleme fokussiert bleiben.

Beide Seiten sollten sich darüber im Klaren sein, inwiefern die Vereinbarung für sie von Vorteil ist, und wenn die entsprechenden Angaben vorliegen, ist das im Sinne aller Beteiligten.

3. Stellt häufig und umfassend Daten zur Verfügung.

Ohne einen Datenaustausch zwischen beiden Parteien kann VMI nicht funktionieren. Dazu zählen Daten über Lagerbestände, Verkaufszahlen sowie alle weiteren Informationen, die dem Lieferanten helfen, den Lagerbestand des Unternehmens zu sichern.

Je mehr Daten ihr austauschen könnt, desto besser. Stellt jedoch sicher, dass eure Daten im Falle von Datenlecks oder Fehlverhalten seitens des Lieferanten geschützt sind. Durch die Aufnahme einer Geheimhaltungsvereinbarung in den Vertrag mit dem Lieferanten lassen sich solche Probleme vermeiden. Wenn ihr über proprietäre Daten verfügt, steht es euch frei, diese nicht an den Lieferanten weiterzugeben, solange ihn dies nicht an der Erfüllung seiner Verpflichtungen hindert.

4. Haltet den Lieferanten umfassend auf dem Laufenden.

Automatisierte Echtzeitdaten eignen sich am besten, um einen Lieferanten auf dem Laufenden zu halten. Wenn euer System keine Echtzeitdaten liefern kann und euer Budget derzeit kein Upgrade zulässt, sollten eure Informationen Echtzeitdaten zumindest möglichst nahe kommen. Plant häufige Datenübermittlungen ein.

Stellt nicht nur aktualisierte Daten bereit, sondern informiert den Lieferanten auch über jegliche Änderungen, die den Umsatz oder den Lagerbestand eures Unternehmens beeinflussen könnten. Saisonale Schwankungen, Nachfragespitzen, Langsamdreher, neue Wettbewerber oder zusätzliche Vertriebskanäle können sich auf euren Bedarf auswirken. Je früher ihr den Lieferanten auf etwaige Änderungen hinweist, desto besser.

Erste Schritte mit VMI.

Vendor Managed Inventory verringert Kosten und Risiken, ermöglicht bessere Prognosen und eine bessere Verwaltung der Lagerbestände, stärkt die Beziehungen zwischen Lieferanten und Einzelhändlern und trägt zur Verringerung menschlicher Fehler bei.

Der erste Schritt zu erfolgreichem Vendor Managed Inventory ist eine E-Commerce-Lösung, die sich nahtlos an die Systeme eines externen Logistikanbieters anbinden lässt. Darüber hinaus ist die vollständige Kontrolle über alle ein- und ausgehenden Daten entscheidend für eine reibungslose Bestandsverwaltung.

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