Vendor Managed Inventory (VMI) – Vorteile, Risiken und Best Practices.

Eine gute Bestandsverwaltung hängt häufig davon ab, wie genau ein Einzelhändler die Nachfrage antizipieren kann. Wenn dies nicht gelingt, kann das zu kostspieligen Ineffizienzen führen. Bestandsüberschüsse binden den Cashflow und erhöhen die Lagerhaltungskosten, während zu geringe Bestände zu verpassten Verkäufen und unzufriedener Kundschaft führen können. Vendor Managed Inventory (VMI) bietet eine Lösung, bei der der Anbieter die Bestandsverwaltung kontrolliert, selbst innerhalb des Lagers des Einzelhändlers.

Die Prioritäten von Anbieter und Einzelhändler werden aufeinander abgestimmt, sodass VMI die Effizienz der Lieferkette erhöht, die Zusammenarbeit fördert und beiden Seiten Planungssicherheit gibt.

Inhalt:

• Definition von Vendor Managed Inventory
• Funktionsweise von VMI-Systemen
• Vorteile von Vendor Managed Inventory
• Nachteile von Vendor Managed Inventory
• Best Practices für Vendor Managed Inventory
• Erste Schritte mit Vendor Managed Inventory

Definition von Vendor Managed Inventory.

Vendor Managed Inventory (VMI) ist ein kollaboratives Bestandsverwaltungssystem, bei dem Anbieter am Standort des Einzelhändlers die Warenbestände überwachen, auffüllen und verwalten. Von dieser Partnerschaft profitieren beide Parteien, da die Kosten und Risiken der Bestandsverwaltung reduziert werden und die permanente Verfügbarkeit der Produkte für die Kundschaft garantiert ist.

Mit VMI können Anbieter die Nachfrage antizipieren und Workflows optimieren, während Einzelhändler den Vorteil eines besser auf die Nachfrage abgestimmten Warenbestands haben und die betrieblichen Abläufe vereinfachen können.

Funktionsweise von VMI-Systemen.

Ein erfolgreiches VMI-System hängt von gemeinsam verwendeten Daten, klaren Vereinbarungen und kontinuierlicher Kommunikation ab. Typischerweise funktioniert es wie folgt:

1. Anbieter und Einzelhändler legen Erfolgsmetriken fest.

Beide Parteien formulieren Ziele, KPIs und Bedingungen für die Partnerschaft. Häufige KPIs sind zum Beispiel:

• Bestands-Performance: Misst, wie effektiv der Bestand die Nachfrage deckt.
• Lagerumschlagsgeschwindigkeit: Gibt an, wie schnell der Bestand verkauft wird. Zur Berechnung werden die Kosten der verkauften Waren durch den durchschnittlichen Bestandswert dividiert.
• Transaktionskosten: Verfolgt die Transaktionskosten nach, um Disruptionen in der Lieferkette zu identifizieren.

2. Anbieter versendet den Ausgangsbestand.

Anbieter liefern den Bestand basierend auf vordefinierten Metriken und übermitteln eine Versandvorabmitteilung (ASN, Advance Ship Notice). Anhand dieses Versanddokuments können Bestände nachverfolgt, Transaktionsaufzeichnungen automatisiert und Buchungsfehler reduziert werden.

3. Anbieter überwacht Absatz und Bestand.

Einzelhändler übermitteln Bestands- und Vertriebsdaten in Echtzeit an den Anbieter. Durch diesen kontinuierlichen Datenaustausch wird sichergestellt, dass der Anbieter die Warenbestände entsprechend den Verkaufs-Trends, Lieferzeiten und Nachfrageschwankungen anpassen kann.

4. Anbieter füllt Bestände auf.

Anbieter füllen auf Basis von Vertriebsdaten und vereinbarten Metriken nach Bedarf die Bestände auf. Einzelhändler bezahlen zum vereinbarten Zeitpunkt, entweder bei Erhalt oder bei Verkauf der Ware.

Vorteile von Vendor Managed Inventory.

1. Geringere Kosten.

Die Bestandsplanung für Einzelhändler wird optimiert, Überkapazitäten und Verwaltungskosten werden reduziert. Anbieter können Produktions- und Liefertermine optimieren und ihre Betriebsausgaben senken.

2. Bessere Prognosen.

Dank der Datenfreigabe in Echtzeit können Anbieter genaue Prognosen zum Bestand erstellen und angemessen auf Nachfrage-Trends reagieren. Einzelhändler sind besser auf Marktfluktuationen vorbereitet.

3. Engere Beziehungen.

Vertrauen und Zusammenarbeit zwischen Anbietern und Einzelhändlern werden verbessert, woraus stabilere, langfristige Partnerschaften entstehen.

4. Bessere Warenverfügbarkeit.

Fehlbestände werden reduziert und Kundinnen und Kunden finden immer die gewünschten Produkte, wodurch Zufriedenheit und Loyalität verbessert werden.

5. Minimierte Risiken.

Bestandsrisiken werden auf den Anbieter verschoben und Einzelhändler tragen eine geringere Last.

Nachteile von Vendor Managed Inventory.

Bei allen Vorteilen erfordert VMI sorgfältige Planung, um potenzielle Probleme zu vermeiden:

1. Datenkompetenz.

Anbieter benötigen die Tools und das Know-how zur effektiven Verarbeitung der gemeinsam verwendeten Daten. Einzelhändler sollten die technischen Möglichkeiten der Anbieter bewerten, bevor sie eine Partnerschaft eingehen.

2. Kommunikationslücken.

Kommunikationsprobleme können zu Über- oder Fehlbeständen führen. Regelmäßige Updates und klare Protokolle sind unabdingbar.

3. Nachfragespitzen.

Unerwartete Spitzen in der Nachfrage können die Prognosen des Anbieters beeinträchtigen und zu vorübergehender Warenknappheit führen.

4. Sicherheitsrisiken.

Wenn sensible Daten ausgetauscht werden, werden diese anfälliger für Datenschutzverletzungen. Daher sind sichere Plattformen und Vertraulichkeitsvereinbarungen obligatorisch.

5. Abhängigkeit von Anbietern.

Eine enge Integration mit einem Anbieter kann den Wechsel zu einem anderen Partner erschweren, besonders wenn die Beziehung sich verschlechtert.

Best Practices für Vendor Managed Inventory.

Damit VMI erfolgreich ist, sollten Unternehmen diesen Best Practices folgen:

1. Legt Rahmenbedingungen und Gebühren fest.

• Definiert Lagerkapazität, akzeptable Bestandsmengen und Zahlungsbedingungen im Voraus.
• Legt klare Rückgabebedingungen für nicht verkaufte Waren fest.

2. Erstellt Ziele und Metriken.

• Vereinbart langfristige Ziele und die Metriken zur Messung des Erfolgs (zum Beispiel Umschlagsgeschwindigkeit und Transaktionskosten).
• Nutzt Daten, um die Abstimmung zu gewährleisten und für beide Seiten die Transparenz zu erhöhen.

3. Tauscht Daten häufig und in ausreichendem Umfang aus.

• Teilt regelmäßig Vertriebs-, Bestands- und Marktdaten, damit der Anbieter fundierte Entscheidungen treffen kann.
• Setzt automatische Systeme für Datenaustausch in Echtzeit ein, um Verzögerungen und Unstimmigkeiten zu vermeiden.

4. Kommuniziert Änderungen.

• Benachrichtigt Anbieter so früh wie möglich über saisonal bedingte Änderungen der Nachfrage oder Änderungen bei den benötigten Produkten.
• Automatisiert die Benachrichtigungen über routinemäßige Updates, um den Prozess zu vereinfachen.

5. Sichert eure Daten.

• Schützt sensible Daten mit robuster Verschlüsselung und schließt Vertraulichkeitsvereinbarungen mit den Anbietern ab.

Erste Schritte mit Vendor Managed Inventory.

Vendor Managed Inventory kann Kosten erheblich reduzieren, die Effizienz verbessern und die Beziehungen zwischen Anbietern und Einzelhändlern stärken. Geht zum Einstieg wie folgt vor:

1. Wählt den richtigen Anbieter.

• Bewertet Datenkompetenz, Analysemöglichkeiten und Zuverlässigkeit der potenziellen Anbieter.
• Sucht nach Anbietern, die Erfahrung bei der Verwaltung ähnlicher Produkte haben oder in eurer Branche arbeiten.

2. Investiert in Technologie.

Die Implementierung der richtigen Technologie ist entscheidend für den Erfolg eines Systems für Vendor Managed Inventory. Moderne E-Commerce-Plattformen wie Adobe Commerce gehen über die einfache Bestandsverwaltung hinaus und bieten Tools für integrierte Echtzeit-Erkenntnisse, fortschrittliche Analysen und Customer-Journey-Optimierung.

• E-Commerce-spezifische Analysen mit Adobe Product Analytics.
  Analysiert die E-Commerce-Performance mit detaillierten Erkenntnissen auf Produktebene noch exakter. Verfolgt nach, welche Produkte hohe Umsätze generieren, analysiert Kaufmuster und identifiziert weniger erfolgreiche Artikel, damit ihr intelligentere Entscheidungen über die Größe des Lagerbestands und den Zeitpunkt der Auffüllung treffen könnt.
• Customer Journey Maps mit Adobe Journey Optimizer.
  Gewinnt Erkenntnisse darüber, wie Kundschaft an allen Touchpoints mit eurer Marke interagiert. Bildet die Customer Journey ab, um Problembereiche zu identifizieren und Interaktionen zu optimieren. So stellt ihr sicher, dass der Bestand in jeder Phase auf die Kundenerwartungen abgestimmt ist.

3. Überwacht und optimiert.

• Trackt Performance-Metriken regelmäßig und passt Strategien basierend auf Analyseerkenntnissen an.

Vendor Managed Inventory transformiert die traditionelle Bestandsverwaltung durch Erstellung eines kollaborativen Frameworks, das sowohl für Anbieter als auch Einzelhändler von Vorteil ist. VMI sorgt für abgestimmte Prioritäten, verbessert die Prognosen und minimiert Risiken, damit Unternehmen effizienter und effektiver operieren können.

Mit fortschrittlichen Tools wie Adobe Commerce könnt ihr das ganze Potenzial von VMI nutzen, indem ihr KI-gestützte Erkenntnisse und nahtlose Workflows integriert, um alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Warenbestand zu optimieren.

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