KPIs sind unverzichtbar für alle Unternehmen, die ihre Fortschritte tracken, Bereiche mit Verbesserungsbedarf ermitteln und datengestützte Entscheidungen treffen möchten. Gerade interne Teams müssen ihren Beitrag zum Geschäftserfolg belegen können und dafür die passenden KPIs auswählen, die ihre tatsächliche Bedeutung sichtbar machen. Die frühzeitige Auswahl der richtigen KPIs ermöglicht es euch, euren Erfolg zu messen, den Wert eurer Arbeit zu belegen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, während ihr auf eure Ziele hinarbeitet.

Inhalt:

• Was sind KPIs?
• Metriken und KPIs im Vergleich
• Warum sind KPIs wichtig?
• KPI-Typen
• Beispiele für KPIs
• Was ist bei KPI-Messungen zu berücksichtigen?

Was sind KPIs?

Ein KPI ist ein Wert, der angibt, wie effektiv ein Unternehmen bei der Umsetzung wichtiger Geschäftsziele ist. Unternehmen verwenden KPIs, um ihre Fortschritte bei der Erreichung von Zielen zu überwachen. Die Spanne reicht dabei von übergeordneten strategischen KPIs bis zu kurzfristigen operativen KPIs.

KPIs tragen dazu bei, die Fortschritte eines Unternehmens beim Erreichen wichtiger Geschäftsziele zu bewerten. Sie erleichtern es Führungskräften, Management und Mitarbeitenden, gezielt Handlungsfelder für Verbesserungen zu identifizieren. Klar definierte KPIs können zu einer effektiveren Umsetzung von Zielen führen und sich positiv auf ein Unternehmen auswirken. Zu den wichtigsten KPIs zählt der Umsatz – abhängig von den jeweiligen Unternehmenszielen können jedoch auch viele weitere herangezogen werden.

KPIs müssen so ausgewählt werden, dass sie an der Strategie und den Zielen eines Unternehmens ausgerichtet sind. Sie müssen außerdem für die Branche, die Abteilung, das Team und die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeitenden relevant sein.

KPIs sind großartige Instrumente, allerdings funktionieren sie nur, wenn vorab quantifizierbare Ziele festgelegt wurden. Dabei ist Anwendung von OKRs (Objectives and Key Results) von Nutzen. OKRs sind unverzichtbar für die Festlegung von Zielen. Je nach Unternehmen und Abteilung werden unterschiedliche OKRs und KPIs zur Erfolgsmessung verwendet.

Metriken und KPIs im Vergleich – wo liegen die Unterschiede?

KPIs sind leicht mit Metriken zu verwechseln; es gibt aber einen feinen Unterschied. Alle KPIs sind Metriken, aber nicht alle Metriken sind KPIs. KPIs sind eine Untergruppe von Metriken, die als maßgeblich für die Erreichung strategischer Ziele angesehen werden. So wird beispielsweise Website-Traffic in der Regel als Metrik und nicht als KPI getrackt. Ein Unternehmen, das seinen Online-Umsatz steigern möchte, könnte die Conversion Rate der Website-Besuchenden als zielgerichteten KPI wählen.

KPIs haben eine strategische Bedeutung und messen die Performance auf Basis konkreter Geschäftsziele und -vorgaben. Mit Metriken wird der Erfolg der täglichen Geschäftsaktivitäten gemessen, die zur Unterstützung eurer KPIs dienen.

Warum sind KPIs wichtig?

KPIs unterstützen Unternehmen in folgenden Bereichen maßgeblich dabei, ihre Ziele zu erreichen:

• Abstimmung interner Teams. Beispiel: KPIs können sowohl den Projekterfolg als auch die Performance einzelner Mitarbeitender messen.
• Überprüfung der Unternehmenszustands. KPIs vermitteln einen realistischen Einblick in den Zustand eines Unternehmens.
• Gewährleistung von Rechenschaftspflicht für alle Teams. Mit KPIs, die Mitarbeitende dabei unterstützen, herauszufinden, welche Taktiken zum Erreichen der übergeordneten Geschäftsziele beitragen, könnt ihr sicherstellen, dass alle Beteiligten Mehrwert erzeugen.

KPI-Typen.

Es gibt verschiedene Arten von KPIs, die je nach Branche und internen Abteilungen eines Unternehmens variieren. Gängige KPI-Typen:

Strategische KPIs.

Strategische KPIs liefern einen umfassenden Überblick über den Zustand eines Unternehmens. Strategische KPIs dienen der Entscheidungsfindung auf Führungsebene und setzen alle Geschäftstätigkeiten mit dem angestrebten künftigen Zustand eines Unternehmens in Beziehung. Sie gewichten die langfristigen Auswirkungen und die Effektivität von Strategien stärker als kurzfristige operative Ergebnisse. Üblicherweise verwenden Führungskräfte strategische KPIs, die den Zustand ihres Unternehmens bewerten, wie etwa den ROI und die Gewinnmarge.

Operative KPIs.

Operative KPIs messen die Effektivität der Abläufe der monatlichen oder sogar täglichen Geschäftsprozesse in Echtzeit. Diese KPIs werden von Team-Mitgliedern in einem Unternehmen häufig abteilungsübergreifend verwendet, um zu analysieren, wie individuelle Team-KPIs zu strategischen KPIs beitragen. Beispiele für operative KPIs: Umsatz nach Region, Produktionsleistung/-volumen, Lagerumschlag und Bearbeitungszeit im Kunden-Service.

Funktionale KPIs.

Funktionale KPIs sind spezifisch für verschiedene Abteilungen oder Funktionen innerhalb eines Unternehmens. Sie können herangezogen werden, um den Erfolg einer Marketing-Kampagne, die Effizienz eines Vertriebs-Teams oder die Effektivität des Kunden-Service zu messen. Zu beachten ist dabei, dass es sich bei KPIs um eine Untergruppe von Metriken handelt, genauer gesagt um die Metriken, die für Unternehmensziele relevant sind. In bestimmten Fällen können funktionale KPIs in die Kategorie der strategischen oder operativen KPIs fallen. Beispielsweise können zu den Marketing-KPIs Website-Traffic, Lead-Generierung und Markenwahrnehmung gehören, während Conversion Rates, durchschnittliches Auftragsvolumen und Kundenlebenszeitwert in die Kategorie der Vertriebs-KPIs fallen können.

Leading-KPIs und Lagging-KPIs.

Leading-KPIs prognostizieren die künftige Performance und tragen dazu bei, potenzielle Probleme oder Chancen zu erkennen. Beispiele hierfür wären Kundenzufriedenheit und Belegschaftsengagement. Lagging-KPIs messen die zurückliegende Performance und geben Aufschluss darüber, was in der Vergangenheit geschehen ist. Ein Beispiel hierfür wäre die Gewinnmarge für ein Produkt.

Input-KPIs und Output-KPIs.

Input-KPIs messen die Ressourcen, die zur Erzielung gewünschter Ergebnisse erforderlich sind. Output-KPIs tracken die gewünschten Ergebnisse, die durch Input also Aufwand bzw. eingesetzte Ressourcen erzielt wurden. Output-KPIs unterstützen Unternehmen dabei, die Effektivität ihrer Maßnahmen zu bewerten, indem sie die erzielten Ergebnisse oder Resultate messen. Ein Output-KPI für ein Vertriebs-Team könnte beispielsweise die Anzahl der Geschäftsabschlüsse oder der Gesamtumsatz sein, der durch den Vertrieb erzielt wurde.

Beispiele für KPIs.

Im Folgenden findet ihr Beispiele für KPIs, die vor allem für höhere Positionen relevant sind. Sie vermitteln eine Vorstellung davon, wie KPIs für verschiedene Abteilungen oder Teams aussehen können.

Marketing.

• Steigerung der qualifizierten Leads um 10 % im nächsten Quartal
• Verbesserung der Conversion Rate um 5 % im nächsten Jahr
• Steigerung der geteilten Social-Media-Beiträge um 20 % in den nächsten sechs Monaten
• Senkung der Kundenakquisekosten um 15 % im nächsten Jahr
• Erhöhung des Kundenlebenszeitwerts um 10 % in den nächsten zwei Jahren
• Verbesserung der Markenwahrnehmung um 25 % im nächsten Jahr
• Erhöhung des Website-Traffics um 15 % im nächsten Quartal

Online-Marketing.

• Verringerung der durchschnittlichen Kosten pro Lead um 10 % im nächsten Quartal
• Steigerung der Anzahl an Conversions um 15 % im nächsten Monat
• Verbesserung der Pay-per-Click- oder Google Ads-Klickrate um 5 % in den nächsten zwei Monaten
• Steigerung der Website- oder Landingpage-Conversion-Rate um 10 % im nächsten Quartal
• Steigerung des Share of Voice um 20 % im nächsten Jahr

Content-Marketing.

• Steigerung der Zahl der wiederkehrenden Besucherinnen und Besucher um 25 % in den nächsten sechs Monaten
• Steigerung der Website-Einträge von Blog-Beiträgen um 15 % im nächsten Quartal
• Steigerung der geteilten Blog-Beiträge um 30 % in den nächsten zwei Monaten

Partner-Marketing.

• Steigerung des über Partner generierten Umsatzes um 20 % im nächsten Jahr
• Verbesserung des ROI pro Partner um 10 % in den nächsten zwei Jahren
• Steigerung der Partner-Marktanteile um 15 % im nächsten Jahr

Vertrieb.

• Steigerung des Umsatzes oder der Zahl der Abonnements um 25% im nächsten Quartal
• Verbesserung der Abschlussquote oder Conversion Rate um 10 % im nächsten Jahr
• Erhöhung des Kundenlebenszeitwerts um 15 % in den nächsten zwei Jahren
• Senkung der Kundenakquisekosten um 20 % im nächsten Jahr
• Verbesserung der Kundenbindungsrate um 5 % im nächsten Jahr
• Erhöhung des durchschnittlichen Auftragsvolumens um 10 % im nächsten Quartal

Personalwesen.

• Verbesserung des Mitarbeiterzufriedenheitsindex um 10 % im nächsten Jahr
• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Gehälter um 5 % in den nächsten sechs Monaten
• Verbesserung der Kundenbindungsrate um 8% in den nächsten zwei Jahren
• Verringerung der Mitarbeiter-Fluktuationsrate um 10 % im nächsten Jahr
• Verringerung der Kosten pro Einstellung um 15 % im nächsten Jahr

Entwicklung.

• Steigerung der abgeschlossenen Story Points je Sprint um 15 % im nächsten Quartal
• Verbesserung des Fortschritts gemessen am Zeitplan (eingehaltene Zeitvorgaben) um 10 % im nächsten Jahr
• Verringerung der aktiven P0- oder P1-Fehler in der Produktion um 20 % im nächsten Monat
• Verringerung der Nacharbeiten um 15 % im nächsten Quartal
• Implementierung von drei Architekturverbesserungen im nächsten Jahr

Qualitätssicherung.

• Verringerung der Anzahl von P0- oder P1-Fehler im Produkt um 25 % im nächsten Monat
• Sicherstellung einer hundertprozentigen Erfüllung der Projektanforderungen im nächsten Quartal
• Erzielung einer Erfolgsquote von 98 % bei allen Tests im nächsten Monat

Produkt-Management.

• Steigerung der Produktinteraktionsrate um 20 % in den nächsten sechs Monaten
• Verbesserung des Net Promoter Score (NPS) auf Basis von Produkt-Feedback um 10 Punkte im nächsten Jahr
• Verbesserung der Kundenbindung um 5 % im nächsten Jahr
• Verringerung der Kundenbeschwerden um 15 % im nächsten Quartal

Customer Success.

• Verbesserung des NPS um 15 Punkte im nächsten Jahr
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit um 10 % im nächsten Jahr
• Steigerung der Kundenbindungsrate um 8 % in den nächsten zwei Jahren
• Verringerung der Kundenabwanderung um 10 % im nächsten Jahr

Kunden-Support.

• Verringerung der durchschnittlichen Antwortzeiten um 20 % im nächsten Quartal
• Verkürzung der Bearbeitungszeit von Kundenanfragen um 10 % im nächsten Jahr
• Verringerung der Vorfallquote um 15 % in den nächsten sechs Monaten

Kundenbindung.

• Verbesserung der Kundenzufriedenheit um 10 % im nächsten Jahr
• Verbesserung des NPS um 12 Punkte im nächsten Jahr
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit um 8 % im nächsten Jahr

Finanzen.

• Erhöhung des Betriebskapitals um 15 % im nächsten Jahr
• Steigerung des operativen Cashflows um 20 % im nächsten Quartal
• Verringerung der Personalaufwandsquote um 5 % im nächsten Jahr
• Steigerung des Umsatzes um 10 % im nächsten Quartal
• Verbesserung der Nettogewinnmarge um 5% im nächsten Jahr

Betrieb.

• Verbesserung der Personalauslastung (Mitarbeiter-ROI) um 10 % im nächsten Quartal
• Verringerung der Projektplanabweichungen (überschrittene Fristen) um 15 % im nächsten Jahr
• Verringerung der Nacharbeiten um 20 % in den nächsten sechs Monaten
• Verbesserung der Bestellabwicklungszeit um 10 % im nächsten Quartal
• Verringerung der Anzahl der Fehler bei Kundenbestellungen um 5 % im nächsten Monat

Was ist bei KPI-Messungen zu berücksichtigen?

Die effektive Messung von KPIs erfordert einen systematischen Ansatz, der folgende Schritte umfasst:

1. Legt klare Ziele fest: Definiert Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind. Von diesen Zielen hängt es ab, ob die KPIs effektiv gemessen werden.
2. Identifiziert relevante KPIs: Wählt KPIs, die direkt mit euren Zielen verknüpft sind und aussagekräftige Erkenntnisse über eure Performance liefern.
3. Erfasst und analysiert zuverlässige Daten: Nutzt präzise und verlässliche Daten aus Stammdatenquellen wie Website-Tracking und -Analysen, Finanz-Reports und CRM-Dashboards.
4. Visualisiert Daten: Präsentiert die Daten mithilfe von Dashboards, Diagrammen und Reports, um eine überzeugende Darstellung zu liefern, die die Abstimmung zwischen Führungskräften und Marketing-Fachleuten unterstützt.
5. Setzt Erkenntnisse in Aktionen um: Nutzt die aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu ergreifen. So könnt ihr die Performance steigern und die Stabilität eures Unternehmens verbessern.

So wählt ihr die richtigen KPIs aus.

Die Messung von KPIs kann eurem Team wertvolle Hinweise geben, wie es seine Taktik anpassen muss, um die Geschäftsziele zu erreichen. Allerdings ist die Messung von KPIs wenig sinnvoll, wenn interne Teams am Ende viel Zeit mit der Datenbeschaffung verbringen. Unternehmen und interne Teams können dies vermeiden, indem sie KPIs messen, die mit übergeordneten Zielen verknüpft sind. Wenn ihr Daten erhebt, ohne dabei einen konkreten KPI im Blick zu haben, solltet ihr die Auswahl eurer KPIs überdenken – und sicherstellen, dass diese tatsächlich bewerten, ob euer Team seine Ziele erreichen kann, z. B. eine höhere Kosteneffizienz oder eine bessere Qualität eurerArbeitsergebnisse.

KPIs klar zu definieren und diese Definitionen von den Führungskräften bis zum Datenanalyse-Team abzustimmen, trägt dazu bei, dass keine unnötigen Daten abgefragt werden. Wenn ihr außerdem die richtigen Datenquellen auswählt, die korrekte Attribution des Trackings sicherstellt und zudem Möglichkeiten zur Automatisierung der Datenerfassung findet, könnt ihr den Zeitaufwand für die Nutzung von Daten zur Darstellung von Performance-Daten für interne Teams verringern. Teams sollten darüber hinaus ihre Stammdatenquellen überprüfen und alle Daten bereinigen, die zu einer fehlerhaften Attribution von Performance-KPIs führen könnten.

Messung von KPIs.

Legt los und messt die richtigen KPIs in Adobe Workfront, um eurem Unternehmen zu zeigen, dass ihr mit eurem Team einen unschätzbaren und maßgeblichen Beitrag zum Erfolg eures Unternehmens leistet. Adobe Workfront bietet Funktionen wie Status-Reports und Data Connect, um bei der Nachverfolgung und Messung der KPI-Performance zu unterstützen, damit interne Teams ihren Wert für ihr Unternehmen belegen können.