Wie euch Sprint-Planung zu agileren Teams verhilft.

Was ist agile Sprint-Planung? Das Sprint-Planungs-Meeting ist nicht nur eine der vier Scrum-Hauptzeremonien, sondern auch ein entscheidender Schritt, um den Erfolg eines jeden Scrum-Projekts sicherzustellen. Dieser Leitfaden führt euch durch die wichtigsten Aspekte der Sprint-Planung und hilft euch, Kontrolle über Sprint-Planungs-Meetings zu erlangen.

In diesem Leitfaden für Sprint-Planung erfahrt ihr Folgendes:

• Was ist Sprint-Planung?
• Vorteile der Sprint-Planung.
• Die „5 W“ eines Sprint-Planungs-Meetings.
• Sprint-Planungsvorbereitung.
• Best Practices für die Sprint-Planung.
• Erste Schritte mit agiler Sprint-Planung.
• Weitere Ressourcen.

Was ist Sprint-Planung?

Die Sprint-Planung ist ein Ereignis, bei dem ein Team sein nächstes Projekt identifiziert und es in Zeitblöcke – sogenannte Sprints – einteilt, die sich in der Regel über zwei bis vier Wochen erstrecken. Es handelt sich um einen auf Zusammenarbeit ausgerichteten Prozess, bei dem alle Beteiligten mitbestimmen können, welche Aufgaben und Projekte für das Team Priorität haben und wie lange sie jeweils dauern sollen.

Ziel der Sprint-Planung ist es, jedem Team-Mitglied konkrete, umsetzbare Aufgaben und Fristen zuzuweisen. Am Ende des Meetings sollten alle Beteiligten genau wissen, was von ihnen für die Dauer des Sprints erwartet wird.

Vorteile der Sprint-Planung.

Die Sprint-Planung sorgt dafür, dass die Team-Mitglieder sich engagieren und motiviert bleiben, da sie selbst komplexeste Projekte in überschaubare, umsetzbare Aufgaben unterteilen können.

Die Rollen und Zuständigkeiten werden immer wieder geklärt, ebenso der Projektumfang und die Ziele. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Zeit aller Beteiligten möglichst effektiv eingesetzt wird. Die iterative und flexible Sprint-Planung ist auch ideal strukturiert, um während eines laufenden Projekts neue Erkenntnisse zu gewinnen und nicht zu warten, bis die letzte Leistung erbracht wurde, um Probleme mit dem Prozess oder Möglichkeiten zur Verbesserung der Ergebnisse anzugehen.

Die „5 W“ eines Sprint-Planungs-Meetings.

Sitzungen zur Sprint-Planung sind nützlich. Allerdings besteht auch die Gefahr, dass ihr euch verzettelt und in Diskussionen abschweift, bei denen nicht alle Beteiligten anwesend sein müssten, oder versucht wird, mehr als nur den nächsten Sprint zu besprechen. Für den Erfolg einer Sitzung ist es unerlässlich, den Zweck und die Teilnehmenden im Voraus festzulegen und zu benennen. Hier kommen die „5 W“ ins Spiel:

1. Wer: der Scrum-Master, die/der Scrum-Produkt-Managerin/-Manager und das Scrum-Team
2. Was: Festlegung der nächsten Schritte für das Team und die einzelnen Beteiligten, dann Zuweisung von Fristen für jede Aufgabe
3. Wann: am ersten Tag eines neuen Sprints, in der Regel ein- oder zweimal im Monat
4. Wo: ein ungestörter und idealerweise physischer Ort
5. Warum: effizientere, produktivere Sprints, bei denen alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird

Sprint-Planungsvorbereitung.

Wie bei jeder Besprechung ist auch bei einem Sprint-Planungs-Meeting eine Tagesordnung erforderlich, um die Erwartungen festzulegen, die notwendige Vorbereitung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte ausgelassen werden. Auf der Tagesordnung eines jeden Sprint-Planungs-Meetings sollten Diskussionen über das letztliche Ziel des Sprints und die Kapazitäten des Teams stehen, gefolgt von einer eingehenden Betrachtung des Sprint-Backlogs, ehe ihr mit der Einteilung der Aufgaben für den Sprint beginnt.

Vor Beginn dieses Meetings sollten der Scrum-Master und die Scrum-Produkt-Managerin bzw. der Scrum-Produkt-Manager die Kapazität des Teams einschätzen, sich den Gesamtzeitplan des Projekts ansehen (falls eine Frist einzuhalten ist) und Erkenntnisse aus vorherigen Sprints berücksichtigen.

Sprint-Backlog.

Das Sprint-Backlog ist eine Liste aller Aufgaben, die ihr erledigen müsst, um euer Projekt abzuschließen. Während des Sprint-Planungs-Meetings überprüft euer Team dieses Backlog, um festzustellen, was noch ansteht, und um zu entscheiden, was als Nächstes getan werden sollte, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Alle Punkte, die in früheren Sprints nicht abgeschlossen wurden, können in das Backlog aufgenommen werden. Auch neue Punkte, die möglicherweise in früheren Sprints aufgekommen sind, finden sich hier.

User Storys.

Sobald ihr euer Backlog habt, ist es wichtig, die Zeit oder den Aufwand abzuschätzen, der für die Erledigung der einzelnen Aufgaben erforderlich ist. Diese Informationen helfen dem Scrum-Master oder der Scrum-Produkt-Managerin bzw. dem Scrum-Produkt-Manager, das Budget und den Zeitplan des Projekts effektiver zu kontrollieren.

Um diese Daten genau zu erfassen, erörtert und schätzt das Scrum-Team gemeinsam den Umfang der einzelnen Aufgaben, auch User Storys genannt, anhand von numerischen Punktwerten, Stunden, Größenvergleichen (XS, S, M, L, XL, XXL usw.) oder anderen Methoden zur Einschätzung des erforderlichen Aufwands.

Es ist wichtig, die Bewertung des Aufwands jedes einzelnen Team-Mitglieds zu berücksichtigen, vor allem, wenn diese Bewertung deutlich höher oder geringer ausfällt als die der übrigen Gruppe, falls jemandem Erkenntnisse über die Komplexität der Aufgabe vorliegen, die der Rest des Teams nicht berücksichtigt hat. Diese Diskussionen können zu einer effektiveren Zeiteinschätzung beitragen.

Sobald ihr die Einschätzung dieser Punkte vorgenommen habt, könnt ihr bestimmen, wie viele dieser User Storys (und welche Kombinationen) in euren kommenden Sprint passen – basierend auf den verfügbaren Kapazitäten eures Teams.

Ermittlung der Kapazitäten.

Die Kapazität eures Teams ist ein Gradmesser dafür, wie viele Story Points oder Punkte aus dem Backlog es unter normalen Umständen während eines Sprints abschließen kann. Um die Kapazität eures Teams zu ermitteln, multipliziert ihr die Anzahl der Team-Mitglieder mit der Anzahl der Stunden, die sie an einem Tag produktiv arbeiten können, abzüglich der Zeit, die sie in Team-Meetings verbringen oder sich anderen Aufgaben oder Projekten widmen.

Ein vereinfachtes Beispiel: Wenn euer Team aus sieben Personen besteht, die acht produktive Stunden pro Tag arbeiten, könnt ihr die Kapazität ermitteln, indem ihr sieben Team-Mitglieder mit acht Stunden multipliziert. Dies ergibt einen Wert von 56 Punkten pro Tag bzw. 280 Punkten pro 5-Tage-Arbeitswoche. Dann müsst ihr die nicht verfügbare Zeit abziehen, zu der Meetings, arbeitsfreie Zeit und andere Unterbrechungen gehören. Wenn ihr beispielsweise jeden Mittwoch ein zweistündiges Team-Meeting habt, zieht ihr 14 Stunden von der Gesamtzahl ab (7 Mitarbeitende x 2 Stunden), und wenn zwei Team-Mitglieder jeweils zwei Tage Urlaub nehmen, zieht ihr 32 Stunden von der Gesamtzahl ab (2 Mitarbeitende x 8 Stunden x 2 Tage). Damit hättet ihr insgesamt 234 Punkte.

Allerdings kann nicht davon ausgegangen werden, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Stunde des Tages zu 100 % ausgelastet sind. Schließlich sind persönliche Gespräche, Kaffeepausen, Termine und Ähnliches Teil des hybriden Arbeitsumfelds, sodass ihr die zeitliche Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeitenden einplanen solltet. Wenn ihr davon ausgeht, dass jede Personenstunde zu 75 % produktiv ist, multipliziert ihr eure 234 Punkte mit 0,75, und ihr kommt auf 175,5 Punkte für die Gesamtkapazität pro Arbeitswoche. Wenn ihr in zweiwöchigen Sprints arbeitet, verdoppelt sich diese Zahl auf 351.

Festlegung der Velocity.

Als Nächstes solltet ihr gemeinsam die Velocity und Kapazität eures Teams betrachten. Bei der Bestimmung der Velocity des Teams sollte der Scrum-Master oder die Scrum-Produkt-Managerin bzw. der Scrum-Produkt-Manager in der Lage sein, anhand von Beispielen aus den letzten Sprints oder früheren Projekten anzugeben, wie schnell das Team normalerweise ähnliche Arbeiten abschließt.

Best Practices für die Sprint-Planung.

Der Beginn eines neuen Prozesses ist immer mit Rückschlägen und Herausforderungen verbunden. Verringert den Lernaufwand eures Teams, indem ihr die folgenden praxiserprobten Strategien anwendet, um eine angenehme Zusammenarbeit für alle Beteiligten zu gewährleisten.

1. Konzentriert euch, ausgehend von den Team-Zielen, auf das gewünschte Ergebnis des Sprints.

Wenn ihr euch beispielsweise in einem Raum mit einem Whiteboard befindet, dann haltet das Hauptziel dort fest, wo alle es sehen können, und verweist immer wieder darauf.

2. Gleicht Schätzungen und Kapazitäten mit eurem Team ab.

Vermeidet es, bestimmte Erwartungen zu formulieren. Hört euch vielmehr an, was sich die Team-Mitglieder in den kommenden Wochen zutrauen, und wägt ab, was sie zu leisten imstande sind.

3. Legt ein Zeit-Limit fest und haltet es ein.

Plant maximal zwei Stunden für einen zweiwöchigen Sprint ein.

4. Beendet das Meeting mit einer Frage- und Antwortrunde, um sicherzustellen, dass alle Team-Mitglieder auf demselben Stand sind.

Achtet jedoch darauf, dass einzelne Mitglieder nicht die Zeit des gesamten Teams für Gespräche in Anspruch nehmen, die eigentlich unter vier Augen geführt werden könnten.

5. Haltet die Dinge so einfach wie möglich.

Es ist ein schmaler Grat zwischen der Unterstützung von Team-Mitgliedern mit notwendigen Details und Mikro-Management. Vermeidet übertriebene Planung, indem ihr allen die Flexibilität einräumt, ihre Aufgaben so zu erledigen, wie sie am besten arbeiten.

Zu viele Details können demotivierend wirken. Es genügt, ein Team-Ziel und spezifische Rollen für jedes Team-Mitglied zu definieren.

Erste Schritte mit agiler Sprint-Planung.

Wenn es euch nicht gelingt, eine intelligente Sprint-Planung umzusetzen, verfolgen euch die Konsequenzen von Sprint zu Sprint. Außerdem werden Fehler und Fehleinschätzungen verschärft.

Umgekehrt findet ihr und euer Team euch bei guter Planung in einem positiven Kreislauf wieder, der von effizienteren Prozessen bis zu innovativeren Resultaten reicht.

Sorgt mit Tools, die eine reibungslose, agile Sprint-Planung ermöglichen, für bestmögliche Ergebnisse. Mit Adobe Workfront kann euer Team durch die Kombination von Ressourcen-Management und konfigurierbaren Dashboards sowie nativen Integrationen schnell auf sich ändernde Prioritäten und Termine reagieren.

Workfront wurde entwickelt, um Mitarbeitende, Teams und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Inzwischen wird die Lösung tagtäglich von mehr als 3.000 Organisationen und den zehn weltweit größten Marken eingesetzt.

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Verschafft euch für euer nächstes Sprint-Planungs-Meeting einen Vorsprung. Bevor der aktuelle Sprint endet, solltet ihr euch das aktuelle Backlog eures Teams ansehen und die Punkte herausgreifen, die eurer Meinung nach im nächsten Sprint priorisiert werden sollten.

Weitere Informationen über den gesamten Funktionsumfang von Adobe Campaign findet ihr hier.

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