Die Sprint-Planung – alles, was ihr dazu wissen müsst.

Leitet ihr die nächste Sprint-Planungssitzung eurer Abteilung? Oder nehmt ihr vielleicht erstmals an einer teil? Wie bei jeder neuen, unbekannten Herausforderung kann es auch in diesem Bereich mühsam sein, sich optimal einzuarbeiten und vorzubereiten. Um euch dabei zu unterstützen, haben wir umfassende Informationen zu den Grundlagen der Sprint-Planung zusammentragen.

Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Aspekte der Sprint-Planung und unterstützt euch bei der Durchführung von Sprint-Planungs-Meetings.

In diesem Leitfaden erfahrt ihr Folgendes:

• Was ist eine Sprint-Planung?
• Wer ist für die Sprint-Planung zuständig?
• Vorteile der Sprint-Planung
• Vorbereitung auf das Sprint-Planungs-Meeting
• Die Dauer eines Sprint-Planungs-Meetings
• Der Aufbau eines Sprint-Planungs-Meetings
• Best Practices für die Sprint-Planung

Was ist eine Sprint-Planung?

Bei der Sprint-Planung handelt es sich um ein Meeting, das vor jedem Sprint stattfindet und in dem das Ziel des Sprints definiert und die Vorgehensweise besprochen wird.

Sehen wir uns diese Erklärung einmal etwas genauer an.

• Worum geht es? Bei der Sprint-Planung werden jedem Team-Mitglied spezielle Aufgaben und Fristen zugeteilt. Am Ende des Meetings sollte jede Person genau wissen, was von ihr für die Dauer des Sprints erwartet wird. Zusätzlich sollten alle wissen, was das Ziel des Sprints ist, und eine schriftliche Definition davon besitzen.
• Wie wird dabei vorgegangen? Ein Team ermittelt sein nächstes Projekt und unterteilt es in mehrere Zeitblöcke, auch „Sprints“ genannt. Diese haben normalerweise eine Dauer von zwei bis vier Wochen. An diesem Prozess sind alle beteiligt. Sie können mitbestimmen, welche Aufgaben und Projekte für das Team Priorität haben und wie lange sie jeweils dauern sollen. Alle Team-Mitglieder müssen wissen, wie sie das Sprint-Ziel erreichen können. Dazu wird ein Sprint-Backlog erstellt, das alle zur Erreichung des Sprint-Ziels erforderlichen Aufgaben enthält. Das Sprint-Ziel sollte auch schriftlich festgehalten werden.

Wer ist für die Sprint-Planung zuständig?

Die Sprint-Planung ist ein gemeinschaftlicher Prozess, der das gesamte Scrum-Team einbezieht und bei dem jedes Team-Mitglied bestimmte Zuständigkeiten hat. Als Nächstes sehen wir uns die wichtigsten Mitglieder eines Sprint-Planungs-Meetings an, einschließlich ihrer Rollen und Zuständigkeiten.

• Product Owner: Diese Person leitet die Vorbereitung der Sprint-Planung und ist für die Backlog-Optimierung und die Priorisierung der Aufgaben verantwortlich. Während des Sprint-Planungs-Meetings definiert diese Person das Sprint-Ziel – warum das Team den Sprint durchführt – und finalisiert den Sprint-Backlog bzw. den Sprint-Plan.
• Scrum Master: Diese Rolle legt den Zeitplan für das Sprint-Planungs-Meeting fest und moderiert es. Während des Sprint-Planungs-Meetings weist diese Person den Team-Mitgliedern Aufgaben zu und stellt sicher, dass niemand vom Arbeitsvolumen überfordert ist, überwacht die Erstellung des Sprint-Backlogs und fasst das Sprint-Planungs-Meeting zusammen.
• Entwicklungs-Team : Dieses Team besteht aus den übrigen Personen im Sprint-Planungs-Meeting. Sie sind diejenigen, die das Ziel umsetzen. Sie haben die Aufgabe, das Sprint-Ziel zu erfassen, an der Backlog-Optimierung zu arbeiten und eine Einschätzung bezüglich der User Stories (die kleinste Arbeitseinheit in einem agilen Framework) vorzunehmen. Darüber hinaus geben sie ihre individuelle Kapazität bekannt und übernehmen ihre User Stories und Aufgaben.

Vorteile der Sprint-Planung.

Die Sprint-Planung sorgt dafür, dass die Team-Mitglieder engagiert und motiviert bleiben, da mit ihr auch extrem komplexe Projekte in überschaubare, umsetzbare Aufgaben unterteilt werden können.

Team-Arbeit ist bei der Sprint-Planung besonders wichtig. Sie ist das Rückgrat jedes gut funktionierenden Teams und wird durch geeignete Kommunikationsprozesse und -methoden unterstützt. Im Folgenden erfahrt ihr, was ihr mit der Sprint-Planung erreichen könnt:

• Im Team ein klares Sprint-Ziel definieren. Wenn im Raum beispielsweise ein Whiteboard verfügbar ist, haltet das Hauptziel dort fest, wo alle es sehen können, und verweist immer wieder darauf.
• Den Sprint mit einem vereinbarten Plan beginnen. Die Rollen und Zuständigkeiten werden immer wieder aufs Neue geklärt, ebenso der Projektumfang und die Ziele. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Zeit aller Beteiligten möglichst effektiv genutzt wird.
• Realistische Erwartungen festlegen. Achtet beim Festlegen von Fristen möglichst auf etwas Spielraum, falls Probleme auftreten sollten.
• Mögliche Hindernisse identifizieren. Die Sprint-Planung ist ein iterativer und agiler Prozess, der im Falle eines Problems Flexibilität bietet.

Vorbereitung auf das Sprint-Planungs-Meeting.

Eine gute Vorbereitung hilft, beim Sprint-Planungs-Meeting Zeit zu sparen, und verringert die Gefahr, dass etwas schiefgeht. Vor Beginn des Meetings muss die oder der Product Owner das restliche Team auf das Meeting vorbereiten.

So bereitet ihr euch auf ein Sprint-Planungs-Meeting vor:

1. Analysiert den letzten Sprint. Ein Rückblick auf den letzten Sprint – oder die letzte Sprint-Retrospektive – zeigt, welche Aufgaben vom letzten Sprint übrig sind, und hilft euch einzuschätzen, wie lange der nächste Sprint dauern sollte.
2. Analysiert das gesamte Projekt. Überlegt, welchen Wert ihr für eure Kundschaft schaffen möchtet. Bittet zu diesem Zweck Stakeholder um Feedback und zusätzliche Informationen. Berücksichtigt auch die aktuelle Marktlage.
3. Optimiert das Produkt-Backlog. In diesem Schritt könnt ihr euer Produkt-Backlog und die User Stories überarbeiten. Entscheidet, welche Aufgaben im nächsten Sprint erledigt werden sollen. Fügt neue Elemente hinzu, wenn neue Ideen oder Anfragen eingehen, und entfernt oder modifiziert auch Elemente je nach Bedarf. Durch das Verschieben von Aufgaben aus dem Produkt-Backlog in das Sprint-Backlog spart ihr beim Optimieren des Produkt-Backlogs Zeit und vermeidet unnötige Frustration. Bittet alle Mitglieder des Entwicklungs-Teams und die oder den Scrum Master, an der Optimierung des Produkt-Backlogs mitzuarbeiten, damit ihr beim Meeting Zeit spart und einfacher Aufgaben für den nächsten Sprint ermitteln könnt.

Die Dauer eines Sprint-Planungs-Meetings.

Die Dauer eines Sprint-Planungs-Meetings richtet sich nach der Größe des Entwicklungs-Teams, der Komplexität des Projekts und der Länge des Sprints. Als Faustregel gilt, dass ihr für die Sprint-Planung doppelt so viele Stunden benötigt wie der Sprint in Wochen gemessen lang ist.

Wenn ihr diese Regel anwendet, bleibt ausreichend Zeit für eine umfassende Diskussion, bei der jedes Team-Mitglied zu Wort kommt und am Ende weiß, was das Sprint-Ziel ist und welche Aufgaben zu erledigen sind. Dauert ein Sprint-Planungs-Meeting jedoch zu lange, kann es passieren, dass euer Team das Interesse verliert und in Gespräche abschweift, die nicht für alle relevant sind, oder Themen anschneidet, die nicht mehr den bevorstehenden Sprint betreffen.

Der Aufbau eines Sprint-Planungs-Meetings.

Ein gut strukturiertes Sprint-Planungs-Meeting ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Sprint-Planung. Ein erfolgreiches Meeting erkennt ihr daran, dass alle Team-Mitglieder vor, während und nach dem Meeting über die zu bewältigenden Aufgaben Bescheid wissen und dadurch im Sprint gut zusammenarbeiten können.

1. Definiert das Ziel. Ein Sprint-Ziel besteht aus ein bis zwei Sätzen, die den allgemeinen Zweck des Sprints beschreiben. Die oder der Product Owner sollte bei der Sprint-Planung ein allgemeines Ziel nennen und offene Fragen in die Runde stellen.
2. Besprecht etwaige Änderungen. Besprecht im Team, was zwischen der letzten Sprint-Retrospektive und diesem Sprint passiert ist und sich auf diesen Sprint auswirken könnte. Für diesen Schritt ist eine gründliche Besprechung und Transparenz besonders wichtig.
3. Bestimmt die Geschwindigkeit des Sprints. In diesem Schritt legt ihr fest, wie lange der Sprint dauern soll – auch Sprint Velocity genannt. Das ist der Zeitrahmen, der für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist. Die Geschwindigkeit lässt sich am besten anhand der Dauer vorheriger Sprints bestimmen. Üblicherweise dauern Sprints ein bis zwei Wochen.
4. Besprecht die Kapazität des Teams. Alle Team-Mitglieder haben die Möglichkeit zu sagen, wie viele Aufgaben sie in diesem Sprint auf der Basis ihrer Verfügbarkeit und ihres Arbeitsvolumens übernehmen können.
5. Wählt Sprint-Backlog-Elemente aus. Überprüft zunächst den Produkt-Backlog. Evaluiert dann die User Stories, um sicherzugehen, dass sie machbar sind. Wenn sie zu groß sind, teilt sie in kleinere User Stories auf. Die entsprechenden Aufgaben sollten tatsächlich nötig und innerhalb des kurzen Sprint-Zeitrahmens realisierbar sein. Nachdem ihr Elemente ermittelt habt, an denen gearbeitet werden soll, verschiebt sie vom Produkt-Backlog in den Sprint-Backlog.
6. Weist den Team-Mitgliedern Aufgaben zu. Nachdem die zu erledigenden Elemente bestimmt wurden, sollte jedes Team-Mitglied entscheiden, was es im aktuellen Sprint übernehmen kann. Die oder der Scrum Master hält fest, zu welchen Aufgaben sich jedes Mitglied verpflichtet.
7. Haltet Bedenken und Abhängigkeiten fest. Nach der Zuteilung der Aufgaben sollte das Team etwaige Abhängigkeiten und Bedenken überprüfen. Unter einer Abhängigkeit wird ein potenzielles Hindernis verstanden, beispielsweise wenn eine andere Abteilung nicht rechtzeitig Feedback liefert. Mögliche Bedenken könnten etwa aufgrund des allgemeinen Zeit-Managements geäußert werden.
8. Erzielt eine Einigung. Zum Schluss des Meetings sollte das Team gemeinsam vereinbaren, dass es die beiden Punkte – das Sprint-Ziel und den Backlog – in den Sprint integrieren wird.

Best Practices für die Sprint-Planung.

Die Einführung eines neuen Prozesses kann allerlei Rückschläge und Herausforderungen mit sich bringen. Unterstützt euer Team, indem ihr die folgenden praxiserprobten Strategien anwendet, um eine angenehme Zusammenarbeit für alle Beteiligten zu ermöglichen.

• Beginnt mit der Überarbeitung des Backlogs. Ein optimal ausgearbeitetes Backlog stellt sicher, dass alle Team-Mitgliedern die Stories verstehen und an den wichtigsten Aufgaben arbeiten.
• Definiert klare Ziele. Macht erst dann den nächsten Schritt, wenn ihr das Ziel einer User Story klar definiert habt.
• Plant nur das Notwendigste. Setzt keine Erwartungen. Hört euch vielmehr an, was sich die Team-Mitglieder in den kommenden Wochen selbst zutrauen, und überlegt, was sie tatsächlich zu leisten imstande sind.
• Entscheidet, was „Fertig“ bedeutet. Achtet darauf, dass aus der Befähigung eurer Team-Mitglieder zur Selbstbestimmung nicht ungewolltes Mikro-Management wird. Legt bei der Sprint-Planung deshalb möglichst ein klares Ende fest.

Erste Schritte bei der Sprint-Planung.

Die Sprint-Planung hilft euren Teams, ihre Projekte mithilfe ihrer individuellen Ressourcen – also ihrer Zeit und ihren Kompetenzen – effizient fertigzustellen. Wenn ihr bereit seid, mit der Sprint-Planung zu beginnen, seht euch euren Backlog an und wählt relevante Aufgaben aus, die innerhalb einer kurzen Zeitspanne umsetzbar sind.

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