Bei der Sprint-Planung handelt es sich um ein Meeting, das vor jedem Sprint stattfindet und in dem das Ziel des Sprints definiert und die Vorgehensweise besprochen wird. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Aspekte der Sprint-Planung und unterstützt euch bei der Durchführung von Sprint-Planungs-Meetings für das gesamte Team.

Inhalt:

• Was ist Sprint-Planung?
• Warum ist Sprint-Planung wichtig?
• Die Agenda eines Sprint-Planungs-Meetings
• Vorbereitung auf ein Sprint-Planungs-Meeting
• Sprint-Backlog
• User Storys
• Ermittlung der Kapazitäten
• Festlegung der Geschwindigkeit
• Der Aufbau eines Sprint-Planungs-Meetings
• Best Practices für die Sprint-Planung
• Erste Schritte bei der Sprint-Planung

Was ist Sprint-Planung?

Bei der Sprint-Planung wird jedes Projekt in Zeitblöcke bzw. Sprints unterteilt, die sich in der Regel über zwei bis vier Wochen erstrecken (obwohl manche Teams kürzere Sprints bevorzugen). Bei der Sprint-Planung werden jedem Team-Mitglied Aufgaben und Fristen zugeteilt, die bis zum Ende des jeweiligen Sprints erledigt werden müssen.

Das Team (bestehend aus Scrum Master, Scrum-Produkt-Managerin oder -Manager sowie dem Scrum-Team) trifft sich in Sprint-Planungs-Meetings und legt fest, welche Backlog-Elemente der nächste Sprint umfassen soll.

An diesem Prozess sind alle beteiligt. Sie können mitbestimmen, welche Aufgaben und Projekte für das Team Priorität haben und wie lange sie jeweils dauern sollen. Am Ende des Meetings sollte jede Person genau wissen, was von ihr für die Dauer des Sprints erwartet wird. Zusätzlich sollten alle wissen, was das Ziel des Sprints ist, und eine schriftliche Definition davon besitzen.

Sprint-Planung ist ein kollaborativer Prozess, bei dem alle Team-Mitglieder Einfluss auf den Arbeitsablauf haben.

Wer ist für die Sprint-Planung zuständig?

• Product Owner: Diese Person leitet die Vorbereitung der Sprint-Planung und ist für die Backlog-Optimierung und die Priorisierung der Aufgaben verantwortlich. Während des Sprint-Planungs-Meetings definiert diese Person das Sprint-Ziel – warum das Team den Sprint durchführt – und finalisiert den Sprint-Backlog bzw. den Sprint-Plan.
• Scrum Master: Diese Rolle legt den Zeitplan für das Sprint-Planungs-Meeting fest und moderiert es. Während des Sprint-Planungs-Meetings weist diese Person den Team-Mitgliedern Aufgaben zu und stellt sicher, dass niemand überlastet ist, überwacht die Erstellung des Sprint-Backlogs und fasst das Sprint-Planungs-Meeting zusammen.
• Scrum-Team: Dieses Team besteht aus den übrigen Personen im Sprint-Planungs-Meeting. Sie sind diejenigen, die das Ziel umsetzen. Ihre Aufgabe ist dabei, das Sprint-Ziel zu erfassen, an der Backlog-Optimierung mitzuarbeiten und eine Einschätzung bezüglich der User Storys (die kleinste Arbeitseinheit in einem agilen Framework) vorzunehmen. Darüber hinaus geben sie ihre individuelle Kapazität bekannt und übernehmen ihre User Storys und Aufgaben.

Warum ist Sprint-Planung wichtig?

Sprint-Planung ist eine produktive Arbeitsmethode, da hier alle Team-Mitglieder involviert sind. Anstatt in isolierten Silos zu arbeiten, sind die Team-Mitglieder am Rollout von Projekten oder Kampagnen beteiligt, kennen ihre jeweiligen Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten und können auf veränderte Elemente reagieren.

Vorteile der Sprint-Planung.

• Im Team ein klares Sprint-Ziel definieren. Wenn im Raum beispielsweise ein Whiteboard verfügbar ist, haltet das Hauptziel dort fest, wo alle es sehen können, und verweist immer wieder darauf.
• Den Sprint mit einem vereinbarten Plan beginnen. Die Rollen und Zuständigkeiten werden immer wieder geklärt, ebenso der Projektumfang und die Ziele. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Zeit aller Beteiligten möglichst effektiv eingesetzt wird.
• Realistische Erwartungen festlegen. Achtet beim Festlegen von Fristen möglichst auf etwas Spielraum, falls Probleme auftreten sollten.
• Mögliche Hindernisse identifizieren. Sprint-Planung ist ein iterativer und agiler Prozess, der im Falle eines Problems Flexibilität bietet.

Wenn ihr die Arbeiten in Sprints unterteilt, wirkt sich das positiv auf Fokus und Produktivität aus. Ein gemeinsames Verständnis der Workflows kann das Teamwork erheblich verbessern.

Die Agenda eines Sprint-Planungs-Meetings.

Wie jedes andere Meeting auch benötigt euer Sprint-Planungs-Meeting eine Agenda, damit das Team auf seine Arbeit konzentriert bleibt. Auf der Tagesordnung eines Sprint-Planungs-Meetings sollten Diskussionen über das letztliche Ziel des Sprints und die Kapazitäten des Teams stehen, gefolgt von einer eingehenden Betrachtung des Sprint-Backlogs, ehe ihr mit der Einteilung der Aufgaben für den Sprint beginnt.

Vorbereitung auf das Sprint-Planungs-Meeting.

Eine gute Vorbereitung trägt dazu bei, beim Sprint-Planungs-Meeting Zeit zu sparen, und verringert das Risiko, dass etwas schiefgeht. Vor Beginn des Meetings muss die oder der Product Owner das restliche Team auf das Meeting vorbereiten.

So bereitet ihr euch auf ein Sprint-Planungs-Meeting vor:

1. Optimiert den Produkt-Backlog. Beim Produkt-Backlog handelt es sich um eine priorisierte Liste aller möglichen Aufgaben, die für die Fertigstellung eines Produkts notwendig sind. Ein Sprint-Backlog ist eine Liste mit Elementen aus dem Produkt-Backlog, die im nächsten Sprint erledigt werden sollen. Fügt neue Elemente hinzu, wenn neue Ideen oder Anfragen eingehen, und entfernt oder modifiziert Elemente je nach Bedarf.

   Durch das Verschieben von Aufgaben aus dem Produkt-Backlog in den nächsten Sprint spart ihr beim Optimieren des Produkt-Backlogs Zeit und vermeidet unnötige Frustration. Bittet alle Mitglieder des Entwicklungs-Teams und die oder den Scrum Master, an der Optimierung des Produkt-Backlogs mitzuarbeiten, damit ihr beim Meeting Zeit spart und einfacher Aufgaben für den nächsten Sprint ermitteln könnt.

2. Analysiert den vorhergehenden Sprint. Ein Rückblick auf den vorhergehenden Sprint – oder die letzte Sprint-Retrospektive – zeigt, welche Aufgaben noch übrig sind, und unterstützt euch bei der Einschätzung, wie lange der nächste Sprint dauern sollte.

3. Analysiert das gesamte Projekt. Überlegt, welchen Wert ihr eurer Kundschaft bieten möchtet. Bittet zu diesem Zweck Stakeholder um Feedback und zusätzliche Informationen. Berücksichtigt auch die aktuelle Marktlage.

Sprint-Backlog.

Der Sprint-Backlog ist eine Liste aller Aufgaben, die ihr während eines Sprints erledigen müsst. Während des Sprint-Planungs-Meetings überprüft euer Team diesen Backlog, um festzustellen, was noch ansteht, und um zu entscheiden, was als Nächstes getan werden sollte, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Alle Punkte, die in früheren Sprints nicht abgeschlossen wurden, können in den Sprint-Backlog aufgenommen werden. Auch neue Punkte, die möglicherweise in früheren Sprints aufgekommen sind, finden sich hier.

User Storys.

Sobald ihr euren Backlog mit abzuarbeitenden Elementen habt, ist es wichtig, die Zeit oder den Aufwand abzuschätzen, der für die Erledigung der einzelnen Aufgaben erforderlich ist. Diese Informationen helfen der oder dem Scrum Master oder der Scrum-Produkt-Managerin bzw. dem Scrum-Produkt-Manager, das Budget und den Zeitplan des Projekts effektiver zu kontrollieren.

Um diese Daten genau zu erfassen, erörtert und schätzt das Scrum-Team gemeinsam den Umfang der einzelnen Aufgaben, die auch als User Storys bezeichnet werden. Dies erfolgt anhand von numerischen Punktwerten, Stunden, Größenvergleichen (XS, S, M, L, XL, XXL usw.) oder anderen Methoden zur Erfassung des erforderlichen Aufwands.

Es ist wichtig, die Bewertung des Aufwands jedes einzelnen Team-Mitglieds zu berücksichtigen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn diese Bewertung deutlich höher oder geringer ausfällt als die der übrigen Gruppe, falls dieser Person Erkenntnisse über die Komplexität der Aufgabe vorliegen, die der Rest des Teams nicht berücksichtigt hat. Diese Diskussionen können zu einer effektiveren Zeiteinschätzung beitragen.

Sobald ihr die Einschätzung dieser Punkte vorgenommen habt, könnt ihr bestimmen, wie viele dieser User Storys (und welche Kombinationen) in euren kommenden Sprint passen – basierend auf den verfügbaren Kapazitäten eures Teams.

Ermittlung der Kapazitäten.

Die Kapazität eures Teams ist ein Gradmesser dafür, wie viele Story-Punkte oder Backlog-Elemente es unter normalen Umständen während eines Sprints abschließen kann. So ermittelt ihr die Kapazität eures Teams:

• Multipliziert die Anzahl der Team-Mitglieder mit der Anzahl der Stunden, die sie an einem Tag produktiv arbeiten können.
• Zieht davon die Zeit ab, die sie in Team-Meetings verbringen oder sich anderen Aufgaben oder Projekten widmen.

Sehen wir uns ein vereinfachtes Beispiel an:

• Wenn euer Team aus 7 Personen besteht, die jeweils 8 Stunden pro Tag produktiv arbeiten, könnt ihr die Kapazität berechnen, indem ihr 7 Team-Mitglieder mit 8 Stunden multipliziert. Dies ergibt einen Wert von 56 Punkten pro Tag bzw. 280 Punkten pro 5-Tage-Arbeitswoche.
• Dann müsst ihr die nicht verfügbare Zeit abziehen, zu der Meetings, arbeitsfreie Zeit und andere Unterbrechungen gehören. Wenn ihr jeden Mittwoch ein zweistündiges Team-Meeting habt, zieht ihr 14 Stunden von der Gesamtzahl ab (7 Mitarbeitende x 2 Stunden). Wenn 2 Team-Mitglieder jeweils 2 Tage Urlaub nehmen, zieht ihr 32 Stunden von der Gesamtzahl ab (2 Mitarbeitende x 8 Stunden x 2 Tage). Damit hättet ihr insgesamt 234 Punkte.
• Es kann außerdem nicht davon ausgegangen werden, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Stunde des Tages zu 100 % produktiv sind. Persönliche Gespräche und Kaffeepausen sind Teil des Bürolebens, sodass ihr die zeitliche Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeitenden einplanen solltet. Wenn ihr davon ausgeht, dass jede Personenstunde zu 75 % produktiv ist, multipliziert ihr eure 234 Punkte mit 0,75 und kommt auf 175,5 Punkte für die Gesamtkapazität pro Arbeitswoche. Wenn ihr in zweiwöchigen Sprints arbeitet, verdoppelt sich diese Zahl auf 351.

Festlegung der Geschwindigkeit.

Als Nächstes solltet ihr gemeinsam die Geschwindigkeit und Kapazität eures Teams betrachten. Bei der Bestimmung der Geschwindigkeit des Teams sollte die oder der Scrum Master oder die Scrum-Produkt-Managerin bzw. der Scrum-Produkt-Manager in der Lage sein, anhand von Beispielen aus den letzten Sprints oder früheren Projekten anzugeben, wie schnell das Team normalerweise ähnliche Arbeiten abschließt.

Der Aufbau eines Sprint-Planungs-Meetings.

Ein gut strukturiertes Sprint-Planungs-Meeting ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Sprint-Planung. Ein erfolgreiches Meeting erkennt ihr daran, dass alle Team-Mitglieder vor, während und nach dem Meeting über die zu bewältigenden Aufgaben Bescheid wissen und dadurch im Sprint gut zusammenarbeiten können.

1. Definiert das Ziel. Ein Sprint-Ziel besteht aus ein bis zwei Sätzen, die den allgemeinen Zweck des Sprints beschreiben. Die oder der Product Owner sollte beim Sprint-Planungs-Meeting ein allgemeines Ziel nennen und offene Fragen in die Runde stellen.
2. Besprecht etwaige Änderungen. Besprecht im Team, was seit der letzten Sprint-Retrospektive passiert ist und sich auf diesen Sprint auswirken könnte. Für diesen Schritt ist eine gründliche Besprechung und Transparenz besonders wichtig.
3. Bestimmt die Geschwindigkeit des Sprints. In diesem Schritt legt ihr fest, wie lange der Sprint dauern soll – auch „Sprint Velocity“ genannt. Das ist der Zeitrahmen, der für die Erledigung der Aufgaben erforderlich ist. Die Geschwindigkeit lässt sich am besten anhand der Dauer vorheriger Sprints bestimmen. Üblicherweise dauern Sprints ein bis zwei Wochen.
4. Besprecht die Kapazität des Teams. Alle Team-Mitglieder haben die Möglichkeit, zu sagen, wie viele Aufgaben sie in diesem Sprint auf der Basis ihrer Verfügbarkeit und ihres Arbeitsvolumens übernehmen können.
5. Wählt Sprint-Backlog-Elemente aus. Überprüft zunächst den Produkt-Backlog. Evaluiert dann die User Storys, um sicherzugehen, dass sie machbar sind. Wenn sie zu groß sind, teilt sie in kleinere User Storys auf. Die entsprechenden Aufgaben sollten tatsächlich nötig und innerhalb des kurzen Sprint-Zeitrahmens realisierbar sein. Nachdem ihr Elemente ermittelt habt, an denen gearbeitet werden soll, verschiebt sie vom Produkt-Backlog in den Sprint-Backlog.
6. Weist den Team-Mitgliedern Aufgaben zu. Nachdem die zu erledigenden Elemente bestimmt wurden, sollte jedes Team-Mitglied entscheiden, welche Aufgaben es im aktuellen Sprint übernehmen kann. Die oder der Scrum Master hält fest, zu welchen Aufgaben sich jedes Mitglied verpflichtet.
7. Haltet Bedenken und Abhängigkeiten fest. Nach der Zuteilung der Aufgaben sollte das Team etwaige Abhängigkeiten überprüfen. Unter einer Abhängigkeit wird ein potenzielles Hindernis verstanden, beispielsweise wenn eine andere Abteilung nicht rechtzeitig Feedback liefert. Das Team sollte auch mögliche Bedenken äußern, etwa aufgrund des allgemeinen Zeit-Managements.
8. Erzielt eine Einigung. Zum Schluss des Meetings sollte das Team gemeinsam vereinbaren, dass es die beiden Punkte – das Sprint-Ziel und den Backlog – in den Sprint integrieren wird.

Wie lange sollte ein Sprint-Planungs-Meeting dauern?

Die Dauer eines Sprint-Planungs-Meetings richtet sich nach der Größe des Entwicklungs-Teams, der Komplexität des Projekts und der Länge des Sprints. Als Faustregel gilt, dass ihr für die Sprint-Planung doppelt so viele Stunden benötigt wie der Sprint in Wochen gemessen lang ist. Möglicherweise stellt ihr im Laufe der Zeit jedoch fest, dass kürzere Meetings für euch günstiger sind.

Wenn ihr diese Regel anwendet, bleibt ausreichend Zeit für eine umfassende Diskussion, bei der jedes Team-Mitglied zu Wort kommt und am Ende weiß, was das Sprint-Ziel ist und welche Aufgaben zu erledigen sind. Dauert ein Sprint-Planungs-Meeting jedoch zu lange, kann es passieren, dass euer Team das Interesse verliert und in Gespräche abschweift, die nicht für alle relevant sind, oder Themen anschneidet, die nicht mehr den bevorstehenden Sprint betreffen.

Best Practices für die Sprint-Planung.

Unterstützt euer Team, indem ihr die folgenden praxiserprobten Strategien anwendet, um eine angenehme Zusammenarbeit für alle Beteiligten zu ermöglichen:

• Beginnt mit der Überarbeitung des Backlogs. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Team-Mitglieder die Storys verstehen und an den wichtigsten Aufgaben arbeiten.
• Definiert klare Ziele. Macht erst dann den nächsten Schritt, wenn ihr das Ziel einer User Story klar definiert habt.
• Nutzt tägliche Scrums. Scrum Master halten meist am Morgen Meetings ab, die als Scrums bezeichnet werden und nicht länger als 15 Minuten dauern sollten. Bei einem Scrum sollen die täglichen Aufgaben jeder Person kurz vorgestellt und potenzielle Komplikationen bereits im Vorfeld identifiziert werden.
• Plant nur das Notwendigste. Vermeidet es, Erwartungen vozudiktieren. Hört euch vielmehr an, was sich die Team-Mitglieder in den kommenden Wochen selbst zutrauen, und überlegt, was sie tatsächlich zu leisten imstande sind.
• Entscheidet, was „Erledigt“ bedeutet. Es ist ein schmaler Grat zwischen der Unterstützung von Team-Mitgliedern mit notwendigen Details und Mikro-Management. Legt bei der Sprint-Planung deshalb möglichst ein klares Ende fest.

Erste Schritte bei der Sprint-Planung.

Die Sprint-Planung unterstützt eure Teams dabei, ihre Projekte mithilfe ihrer individuellen Ressourcen – also ihrer Zeit und ihren Kompetenzen – effizient fertigzustellen. Wenn ihr bereit seid, mit der Sprint-Planung zu beginnen, seht euch euren Backlog an und wählt relevante Aufgaben aus, die innerhalb einer kurzen Zeitspanne umsetzbar sind.

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