Plan – Do – Check – Act: Der PDCA-Zyklus und die Entwicklung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Manager plans a PDCA cycle

Die erfolgreichsten Unternehmen sind diejenigen, die sich schnell an Veränderungen anpassen können. Um wachsende Anforderungen des Markts erfüllen zu können, müssen sich Unternehmen auf neue Herausforderungen einstellen und die Nachfrage bedienen können. Aber die Leitung des Veränderungsprozesses kann schwierig sein und die Frage, wo man beginnen soll, wirkt möglicherweise beängstigend.

Der PDCA-Zyklus ist eine Lean-Management-Strategie, mit der Führungskräfte kontinuierliche Verbesserung erfolgreich umsetzen können. Er stellt eine Anleitung zur Realisierung von Veränderungen in Geschäftsprozessen dar.

Dieser Post macht euch fit für die Leitung des Veränderungsprozesses mit euren Teams und behandelt Folgendes:

Was ist PDCA?

PDCA steht für „Plan, Do, Check, Act“, also Planen, Durchführen, Prüfen, Handeln. Es handelt sich um ein Management-Framework, mit dem kontinuierliche Verbesserung und dauerhaftes Wachstum erzielt werden können. Der PDCA-Zyklus ist auch als Deming-Kreis (nach dem Begründer William Deming in den 1950er-Jahren) und Shewhart-Zyklus (nach Demings Mentor, dem Physiker Walter A. Shewhart) bekannt.

Der PDCA-Zyklus umfasst die Planung von Zielen, die Implementierung (Durchführung) neuer Strategien, die Prüfung der Ergebnisse und die Entscheidung, wie Verbesserungen basierend auf diesen Ergebnissen umgesetzt werden sollen. Er ist eine fortlaufende Strategie, die sich kontinuierlich wiederholt, wie im Kreisdiagramm zu sehen. Das PDCA-Framework ist eine wissenschaftliche Methode, die auf das Unternehmens-Management angewendet wird.

The PDCA cycle

Die 4 Phasen im PDCA-Zyklus.

Sehen wir uns die vier Phasen im PDCA-Zyklus an: wie sie heißen, was dazugehört und was in jeder Phase nötig ist. Achtet darauf, wie jede Phase jeweils in die nächste übergeht, bis der Zyklus wieder in der ersten Phase mündet. Bei PDCA geht es um Wachstum durch kontinuierliche Veränderung.

1. Planen.

In der ersten Phase im PDCA-Zyklus definiert ihr das Ziel, das ihr erreichen möchtet, und legt die dafür benötigten Prozesse fest.

Hier legt ihr das Fundament eures PDCA-Zyklus. Stellt euch vor, ihr würdet ein Experiment durchführen. Die Definition eines klaren Ziels und der Prozesse ist unbedingt erforderlich, bevor ihr in die nächste Phase eintretet. Außerdem solltet ihr planen, wie ihr den Erfolg des Experiments messen werdet. Wenn ihr zu Beginn KPIs ermittelt, könnt ihr den Erfolg später objektiv bewerten.

Angenommen, ihr seid Führungskräfte, die nach Wegen suchen, euer Team auf einen hybriden Arbeitsplan abzustimmen. Euer erster Schritt wäre es, das Ziel und den Prozess zu definieren. In diesem Fall könnte das Ziel sein, in einem hybrid arbeitenden Team die Produktivität aufrechtzuerhalten. Ihr könntet beispielsweise ein Projekt-Management-Board einrichten, in dem die Team-Mitglieder sich während der flexiblen Arbeitszeiten organisieren sollen. Den Erfolg des Experiments könntet ihr beispielsweise mit KPIs wie der Anzahl der abgeschlossenen Projekte in zwei Wochen messen.

2. Durchführen.

Als Nächstes setzt ihr euren Plan in die Tat um und testet eure Theorien zu den Prozessen oder Strategien. Wenn dieser Schritt Team-Arbeit erfordert, müsst ihr die Ressourcen organisieren und zusammenbringen, damit alle wissen, wofür sie zuständig sind.

Folgt dabei exakt dem in der vorherigen Phase erarbeiteten Plan. So könnt ihr jederzeit nachvollziehen, welche Tests oder Strategien funktioniert haben und welche nicht.

In unserem Beispiel des Teams mit hybridem Arbeitsplan wäre dies die Phase, in der das Team den Prozess der Nutzung eines Projekt-Management-Boards zwei Wochen lang in der Praxis anwendet und diese Strategie über den gesamten Zeitraum hinweg strikt befolgt. Ihr als Führungsperson müsstet sicherstellen, dass den Team-Mitgliedern alle Arbeiten ausschließlich über das Board zugeteilt werden, da jede Abweichung vom Plan die späteren Ergebnisse verfälschen kann.

3. Prüfen.

Analysiert die Ergebnisse des implementierten Plans. Sucht nach Faktoren, durch die der Plan beim Erreichen der Ziele hilfreich war, oder nach solchen, wo dies nicht der Fall war. Hier sind die im ersten Schritt definierten KPIs sehr nützlich.

Lasst euch von weniger erfolgreichen Aspekten im Zyklus nicht entmutigen. Macht euch und eurem Team klar, dass PDCA eine Art wissenschaftliche Methode ist und negative Ergebnisse kein Scheitern bedeuten, sondern aufschlussreiche Erkenntnisse eures Tests sind.

In dieser Phase würden die Führungskräfte aus dem Beispiel mit dem hybriden Team die Anzahl der abgeschlossenen Projekte analysieren und sie mit der Anzahl der abgeschlossen Projekte im Zeitraum zuvor vergleichen. Außerdem könnten sie die Team-Mitglieder fragen, ob es von ihrer Seite Anpassungsvorschläge für den Prozess gibt, die sie ausprobieren möchten.

Team checks PDCA results

4. Handeln.

Schließlich entscheidet ihr anhand der Ergebnisse aus der „Prüfen“-Phase, welche Verbesserungen ihr dauerhaft implementieren möchtet und welche Änderungen ihr im nächsten PDCA-Zyklus vornehmen möchtet. Diese letzte Phase geht dann wieder direkt in die Planungsphase des nächsten Zyklus über. Nachdem der erste Zyklus jetzt abgeschlossen ist, könnt ihr anhand der neuen Erkenntnisse einen neuen Zyklus planen.

Betrachten wir ein letztes Mal unser Beispiel: Die Führungskraft für das hybride Team würde nun entscheiden, ob das Projekt-Board eine dauerhafte Einrichtung werden soll und welche Verbesserungen für den nächsten Zyklus vorgenommen werden sollen. Beispielsweise könntet ihr für die nachfolgenden zwei Wochen jedem Projekt einen Fälligkeitstermin zuweisen, damit alle Arbeiten termingerecht erledigt werden.

Beispiel: So konnte Sony mit PDCA um 800 % schneller werden.

Als die Evolution des Gamings Fahrt aufnahm, brauchte Sony Interactive Entertainment (SIE) eine Lösung, um Schritt zu halten und sicherzustellen, dass die User Experience dem Ruf von SIE weiterhin gerecht bleiben konnte.

SIE entschied, das Website-Content-Management zu vereinfachen und künftig intern zu realisieren, wodurch gleichzeitig die Anzahl der Content-Updates erhöht werden konnte. Außerdem wollte das Unternehmen seinen Kundinnen und Kunden besseren Support für die wachsende Anzahl von Geräten bereitstellen.

Mit einem PDCA-Framework gelang SIE eine Beschleunigung der Website-Produktion um 800 %. Hierzu testete das Unternehmen verschiedene Methoden, um Content zu verwalten und die Verfahren zur Bereitstellung von Nachrichten auf allen Geräten zu vereinfachen.

PDCA example \

Einsatzfelder für PDCA.


PDCA ist immer dann hilfreich, wenn es um die Verbesserung von Prozessen oder das Management von Veränderung geht. PDCA bietet ein strategisches Framework für Veränderungen, sei es eine Strategie für ein brandneues Produkt oder die Anpassung bestehender Methoden.

Für Führungskräfte bieten sich folgende Anwendungen von PDCA an:

Erstellung eines Prozesses für ein neues Tool oder Produkt.

Implementierung von Änderungen an einem bestehenden Prozess.

Aufbau einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Anpassung an neue Standards oder Vorschriften.

Tests potenzieller Lösungen vor der Implementierung.

Optimierung zeitaufwendiger Aufgaben.

Wechsel zu einem Remote-Arbeitsmodell.

Erste Schritte mit PDCA.

PDCA unterstützt Unternehmen dabei, mit Veränderungen Schritt zu halten. Wenn ihr Geschäftsinitiativen nicht als linearen Vorgang, sondern als Zyklus betrachtet, könnt ihr euch mit den PDCA-Ergebnissen kontinuierlich weiterentwickeln.

Um kontinuierliche Verbesserung zu erreichen, definiert zunächst euer Geschäftsziel und die hierfür erforderlichen Prozesse. Formuliert das Ziel detailliert und beschreibt die Prozesse klar und deutlich. Denkt daran, dass sich euer Team strikt an den Plan halten soll, also darf es keine Missverständnisse geben.

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