Projekt-Timelines – ein umfassender Leitfaden.

Organisationen bearbeiten viele komplexe Projekte, bei denen alle Aufgaben pünktlich und in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen. Zu den wichtigsten Verantwortlichkeiten von Projekt-Managerinnen und -Managern sowie Führungskräften zählt die Analyse und Entwicklung eines Zeitplans und einer Timeline, damit diese Aufgaben systematisch und effizient durchgeführt werden können.

Vor dem Hintergrund dieser Ziele sehen wir uns nun an, wie ihr mit Projekt-Timelines eure Arbeit visualisieren könnt, um den Managerinnen und Managern Transparenz zu bieten und sie bei der Antizipation möglicher Probleme zu unterstützen.

In diesem Leitfaden lernt ihr die wichtigsten Elemente von Projekt-Timelines kennen und erfahrt, wie ihr eurem Unternehmen mit Software, die eine Projekt-Timeline bereitstellt, helfen könnt. Im Einzelnen behandeln wir folgende Themen:

• Was ist eine Projekt-Timeline?
• Elemente einer Projekt-Timeline
• Beispiele für Projekt-Timelines
• Erstellung einer Projekt-Timeline
• Software für Projekt-Timelines
• Bewertung von Projekt-Management-Software zur Erstellung von Projekt-Timelines

Was ist eine Projekt-Timeline?

Eine Projekt-Timeline ist ein Projekt-Management-Tool zur Visualisierung von Aufgaben in chronologischer Reihenfolge. Meistens wird sie in Form eines horizontalen Balkendiagramms dargestellt. Mit Timelines können Projekt-Managerinnen und -Manager jede für ein bestimmtes Projekt notwendige Aufgabe an einem zentralen Ort anzeigen, damit sie jederzeit die Zeiten und Termine für alle Arbeiten im Blick behalten können.

In einer Projekt-Timeline sind alle mit einem Projekt verknüpften relevanten Aufgaben basierend auf deren Start- und Endterminen enthalten. Diese Projekt-Management-Tools geben an, welche Aufgaben erledigt wurden, welche derzeit im Gange sind und was bis zum Endtermin des Projekts noch zu erledigen ist.

Indem sie alle zu einem Projekt gehörenden Aufgaben visualisieren, stellen Timelines sicher, dass Managerinnen und Manager wichtige Aufgaben oder deren Start- und Endtermine nicht aus den Augen verlieren.

Für die Darstellung von Projekt-Timelines werden meist zwei bestimmte Arten von Diagrammen eingesetzt: PERT-Diagramme (Program Evaluation and Review Technique) und Gantt-Diagramme.

Ein Gantt-Diagramm besteht aus mehreren horizontalen Linien, die jeweils eine bestimmte Aufgabe repräsentieren. Diese Linien geben an, wie viel Arbeit euer Team abgeschlossen hat und wie viel Zeit benötigt wurde, jedes Aufgabenereignis abzuschließen. Sobald diese Aufgabe abgeschlossen ist, wird eine neue Linie angelegt, die unterhalb und rechts an der vorherigen Aufgabe anschließt. Oben im Gantt-Diagramm sind normalerweise die Datumsangaben und Wochentage enthalten.

PERT-Diagramme ähneln Gantt-Diagrammen, folgen aber nicht zwingend einem linearen Layout und können stattdessen als frei fließendes Diagramm dargestellt werden. Jede Aufgabe, oder jeder „Knoten“, ist mithilfe von Pfeilen mit vergangenen und zukünftigen Meilensteinen verbunden.

Der wichtigste Unterschied zwischen diesen beiden visuellen Hilfestellungen besteht darin, dass PERT-Diagramme auch Abhängigkeiten aufzeigen können, also Aufgaben, die erst erledigt werden können, wenn ein bestimmter anderer Arbeitsschritt angeschlossen ist.

Elemente einer Projekt-Timeline.

Bei der Erstellung und Verwaltung effektiver Projekt-Timelines müsst ihr einige unabdingbare Features in euer visuelles Tool einbeziehen. Je nach Anforderungen eures Projekts könnt ihr weitere Elemente hinzufügen, aber die folgenden Komponenten sind in jeder Projekt-Timeline vorhanden:

• Zu erledigende Aufgaben. Wenn ihr die Aufgaben segmentiert, definiert sie spezifisch und fokussiert. Sobald ihr alle Aufgaben für euer Projekt identifiziert habt, fügt sie eurer Timeline hinzu. Achtet darauf, jeder Aufgabe einen prägnanten Titel zu geben. Ihr müsst keine ausführliche Erklärung für den Umfang einer Aufgabe in der Timeline angeben – dies würde nur Zeit kosten und das Diagramm unnötig kompliziert machen.
• Start- und Enddatum jeder Aufgabe. Geht nicht zu sehr ins Detail und gebt keine Uhrzeiten an. Haltet die Dinge lieber einfach, indem ihr ein eindeutiges Start- und Enddatum benennt. Auch wenn es wichtig ist, dass ihr beim Start- und Enddatum keine allzu ehrgeizigen Ziele festlegt, sollten die Zeitfenster dennoch ambitioniert genug sein, um eurem Team eine gewisse Dringlichkeit zu vermitteln.
• Dauer jeder Aufgabe. Projekt-Timelines sollen auf einen Blick wichtige Details zu jeder Aufgabe vermitteln. Achtet deshalb darauf, dass für jede Aufgabe die geplante Dauer angegeben ist. Eine Aufgabe könnte beispielsweise eine erwartete Dauer von drei Tagen haben, während eine andere Aufgabe vielleicht neun Tage erfordert.
• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Als Abhängigkeiten bezeichnen wir andere Aufgaben, die zunächst abgeschlossen werden müssen, bevor der nächste Arbeitsschritt begonnen werden kann. Zu Beginn eines Projekts haben die meisten Aufgaben, wenn überhaupt, nur wenige Abhängigkeiten. Mit zunehmendem Projektfortschritt gegen Ende des Projektzyklus haben jedoch die meisten Aufgaben mindestens eine Abhängigkeit.

Ihr könnt eurem Diagramm weitere Elemente hinzufügen, um die Timeline detaillierter zu gestalten. Beispielsweise könnt ihr angeben, wie viele Team-Mitglieder jeder Aufgabe zugewiesen sind. Allerdings möchten manche Projektleiterinnen und -leiter ihre Timelines nicht zu spezifisch anlegen, da dies zu einer Beeinträchtigung der Entscheidungsfindungsprozesse und Informationsüberfrachtung führen kann.

Beginnt die Erstellung eurer Projekt-Timeline mit den vier oben genannten wesentlichen Elementen. Wenn ihr kurz vor der Fertigstellung seid, prüft die Timeline noch einmal und vergewissert euch, dass sie alle relevanten Informationen bereitstellt, die zur Unterstützung eurer Projekt-Management-Maßnahmen erforderlich sind.

Fügt dem Diagramm bei Bedarf zusätzliche Elemente hinzu, damit die Timeline euren Unternehmensanforderungen entspricht und auf den ersten Blick verständlich ist.

Beispiele für Projekt-Timelines.

Projekt-Timelines sind außergewöhnlich vielseitige Tools, die in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt werden können. Diese Flexibilität möchten wir nun anhand von drei Beispielen und Use Cases für Projekt-Timelines demonstrieren.

Produktentwicklung.

Die Entwicklung eines erfolgreichen Produkts ist ein zeitaufwendiger und arbeitsintensiver Prozess. Damit ihr angemessen auf die verschiedenen Stolpersteine vorbereitet seid, die euch im Verlauf der Produktentwicklung unweigerlich begegnen werden, braucht ihr eine konkrete Strategie und eine klare, leicht verständliche Aufgabenliste.

Wenn ihr eine Projekt-Timeline für eure Produktentwicklungsmaßnahme erstellt, erfüllt dies mehrere Zwecke. Vor allem zeigt ihr den Stakeholdern, dass ihr nicht nur eine großartige Idee habt, sondern auch einen Plan, wie ihr euer Produktkonzept in die Tat umsetzen möchtet.

Außerdem vermittelt die Projekt-Timeline euren Team-Mitgliedern wesentliche Meilensteine in der Produktentwicklung, damit jeder weiß, welche Aufgaben für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind. Da Produktentwicklungsaufgaben in der Regel davon abhängen, dass vorherige Arbeitsschritte abgeschlossen wurden, solltet ihr ein Diagramm verwenden, mit dem ihr Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen könnt.

Marketing.

Marketing-Projekt-Timelines können für viele verschiedene Zwecke verwendet werden. Ein weitverbreiteter Ansatz ist die Nutzung von Projekt-Timelines, um eine Customer Journey durch den Vertriebstrichter abzubilden.

Der Beginn der Timeline kann auf die Wahrnehmungsphase fokussiert sein und die Aufgaben auflisten, mit denen das Interesse an einem Produkt geweckt werden soll, zum Beispiel den Start einer bezahlten Anzeigenkampagne. Gegen Ende der Timeline kann die Projektleitung Aufgaben wie das Ausfüllen eines Kontaktformulars oder die Registrierung für eine Mailing-Liste einfügen.

Alternativ können Marketing-Projekt-Timelines als Leitlinien für die Erstellung und Veröffentlichung neuer Kampagnen verwendet werden. Eine solche Timeline würde wahrscheinlich Aufgaben wie die folgenden enthalten:

• Erstellung von Kampagneninhalten wie Blogs oder Videos
• Testen verschiedener Content-Optionen
• Veröffentlichung und Bewerbung von Content
• Messung der Ergebnisse
• Anpassung der Kampagne

Da möglicherweise mehrere Aufgaben gleichzeitig durchgeführt werden, ist es für die meisten Marketing-Fachleute von Vorteil, wenn sie nicht-lineare Diagramme wie das PERT-Diagramm einsetzen. Wenn ihr euch auf eine einzige Art von Markenbildung konzentriert, zum Beispiel PPC-Kampagnen-Management, ist auch ein Gantt-Diagramm ausreichend.

Bauwesen.

Bauprojekte sind komplex, da sie viele Unteraufgaben enthalten. Ein Gewerbebau funktioniert zum Beispiel nur, wenn auch unterstützende Infrastruktur wie ein elektrisches, HLK- und Abwassersystem vorhanden ist. In der Regel arbeiten unterschiedliche ausführenden Betriebe gleichzeitig an diesen Aufgaben, sodass es zu jeder Menge Überlappungen in der Projekt-Timeline kommt.

Damit die umfangreichen Anforderungen von Projekt-Managerinnen und -Managern im Bauwesen erfüllt werden, müssen die Timeline-Tools für diese Branche robust und hochentwickelt sein. Dennoch folgen viele solcher Tools ungefähr dem PERT-Modell und enthalten stets die zuvor genannten vier Kernelemente.

Kleinere Projekte wie Einfamilienhäuser können mit allgemeineren Projekt-Timeline-Tools ohne branchenspezifische Optionen durchgeführt werden.

Erstellung einer Projekt-Timeline.

Wenn ihr bereit seid, Projekt-Timelines zur Visualisierung wichtiger Aufgaben und zur Unterstützung eures Projekt-Managements zu verwenden, folgt diesen acht einfachen Schritten zur Erstellung von Projekt-Timelines:

1. Definiert den Umfang des Projekts. Bevor ihr spezifische Aufgaben benennen oder eine Projekt-Timeline erstellen könnt, müsst ihr zunächst den Umfang eures Projekts definieren. Der Projektumfang sollte die wichtigsten Ziele enthalten, damit eure Managerinnen und Manager genau wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn das Projekt einmal begonnen hat.
2. Unterteilt das Projekt in kleinere Abschnitte. Einer der Zwecke einer Projekt-Timeline besteht darin, eurem Team ein umfangreiches Projekt in einer granularen Ansicht zu präsentieren. Das heißt, dass ihr euer Projekt in kleinere und überschaubarere Komponenten aufteilen müsst. Im Beispiel aus dem Bauwesen könnten diese Abschnitte beispielsweise der Bau von Außenmauern, die Installation von Infrastruktur usw. sein.
3. Erstellt Aufgaben basierend auf diesen kleinen Abschnitten. Sobald ihr das Projekt in kleinere Abschnitte aufgeteilt habt, formuliert für jeden Abschnitt mehrere Aufgaben. Wenn die erwartete Zeit für den Abschluss einer Aufgabe dann immer noch einen Monat oder länger beträgt, segmentiert die Aufgabe noch einmal, da dies die Verwaltung der Arbeitsschritte erleichtert. Statt zum Beispiel die „Installation der Infrastruktur“ als eine Aufgabe anzugeben, könnt ihr diesen Abschnitt in drei oder mehr Unteraufgaben wie Installation der Elektrik, der HLK-Anlagen und des Abwassersystems unterteilen.
4. Verknüpft Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. In der Hektik heißer Projektphasen können Managerinnen und Manager vielleicht Abhängigkeiten aus den Augen verlieren, die eigentlich offensichtlich erscheinen. Verknüpft diese Abhängigkeiten zwischen Aufgaben miteinander, damit die Teams jederzeit sehen, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen, bevor andere beginnen können. Wenn wir beim Baubeispiel bleiben, könntet ihr Aufgaben wie den Einbau tragender Wände mit Abhängigkeiten wie dem Guss des Fundaments verknüpfen.
5. Legt für jede Aufgabe die erforderliche Zeit fest. Als erfahrene Führungskräfte habt ihr wahrscheinlich ein gutes Gespür dafür, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen sollte. Nutzt dieses Know-how und erstellt für jede Aufgabe genaue Schätzungen zu deren Dauer. Stellt dabei sicher, dass die Aufgaben auf der horizontalen Achse entsprechend verteilt sind.
6. Bewertet eure Ressourcen. Als Nächstes müsst ihr bewerten, welche Fachkräfte und Kompetenzen im Projekt-Team vorhanden sind. Auch wenn es schwierig sein kann, eine Bestandsaufnahme all eurer Ressourcen zu erstellen, lohnt sich der Zeitaufwand für eine sorgfältige Bewertung, da ihr so die entsprechenden Meilensteine festlegen könnt und aktiv zum Projekterfolg beitragt.
7. Legt Meilensteine fest. Meilensteine markieren das Ende einer größeren Arbeitsphase und den Beginn der nächsten. Ihr solltet für jede wichtige Aufgabensequenz oder Komponente einen Meilenstein festlegen. Nehmt euch nach Erreichen eines Meilensteins etwas Zeit, um euch mit dem Team zu treffen und Feedback zum Projekt einzuholen. Überdenkt bei Bedarf noch einmal eure Strategie zur Ressourcenzuweisung, um die betriebliche Effizienz zu optimieren.
8. Sorgt für Nachverfolgung der Projekt-Timeline. Seht euch nach Beginn der Arbeiten immer wieder die Projekt-Timeline an, um sicherzustellen, dass euer Team auf Kurs bleibt. Überwacht die Arbeitslast jedes Team-Mitglieds, behaltet die Zuweisung und Verfügbarkeit von Ressourcen genau im Auge und reagiert schnell auf Engpässe, die die Einhaltung wichtiger Termine gefährden könnten.

Mit diesen acht Schritten könnt ihr eine Projekt-Timeline für praktisch jede Branche erstellen, einschließlich Produkt- oder Software-Entwicklung, Marketing, Webdesign u.v.m.

Software für Projekt-Timelines.

Früher wurden Projekt-Timelines mit rudimentärer Tabellenkalkulations-Software erstellt und verwaltet. Dieser Ansatz kann für das Management linearer, einfacher Timelines ausreichend sein, doch komplexere Projekte können schnell zu verwickelt werden, als dass sie mit dieser Methode in Echtzeit verwaltet werden könnten.

Um diese Hürde zu überwinden, haben sich zukunftsorientierte Projekt-Managerinnen und -Manager robuster Software für Projekt-Timelines zugewandt. Dank dieser Technologien können Benutzerinnen und Benutzer Projekt-Timelines in einer intuitiven virtuellen Umgebung erstellen, verwalten und anpassen.

Wenn euer Unternehmen seine Projekt-Management-Funktionen durch den Einsatz von Projekt-Timeline-Software erweitern möchte, müsst ihr potenzielle Lösungen gründlich prüfen, um sicherzustellen, dass sie eure individuellen Anforderungen erfüllen.

Auf der Suche nach den richtigen Software-Plattformen für euer Unternehmen solltet ihr unter anderem auf folgende Features und Funktionen achten:

• Möglichkeit der Verknüpfung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Wenn ihr eine Software wählt, mit der ihr Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verknüpfen könnt, kann euer Team Engpässe besser vermeiden. Wenn die Team-Mitglieder an einem wichtigen Knotenpunkt im Projekt ankommen und dann feststellen, dass sie wieder zurückkehren und zunächst eine andere vorausgesetzte Aufgabe abschließen müssen, kann das Projekt ins Stocken geraten und das Team hinter den Zeitplan zurückfallen. Wenn ihr dagegen eine Lösung einsetzt, mit der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verknüpft werden können, stellt ihr sicher, dass alle wesentlichen vorbereitenden Aufgaben im Projektlebenszyklus abgeschlossen werden.
• Tools zur Nachverfolgung in Echtzeit. Führende Projekt-Timeline-Software stellt Echtzeit-Erkenntnisse zum Projektfortschritt bereit. Ihr könnt auf einen Blick sehen, welche Aufgaben abgeschlossen wurden, welche Arbeiten derzeit im Gange sind und welche Aufgaben noch anstehen. Mit Funktionen zur Nachverfolgung in Echtzeit erkennt ihr auch, wenn eine Aufgabe hinter dem Zeitplan liegt, damit ihr die notwendigen Anpassungen vornehmen und euer Team wieder auf Kurs bringen könnt.
• Drag-and-Drop-Bearbeitungsfunktionen. Projekt-Timelines sollen die betriebliche Effizienz steigern und nicht ausbremsen. Damit ihr insgesamt die maximale Produktivität und Agilität erzielen könnt, braucht ihr eine Projekt-Timeline-Lösung, die Drag-and-Drop-Bearbeitung unterstützt. Mit einer solchen Plattform gestalten sich Erstellung und Anpassung von Timelines mühelos, damit ihr eure volle Aufmerksamkeit der eigentlichen Aufgabe widmen könnt – eurem Projekt.
• Software für Team-Zusammenarbeit. Die robustesten Plattformen zur Erstellung von Projekt-Timelines unterstützen euch nicht nur bei der Visualisierung von Arbeit, sondern fördern auch die Zusammenarbeit im Team durch Tools für die Kommunikation und die gemeinsame Nutzung von Assets. Haltet nach Zusammenarbeits-Tools Ausschau, die Kommentar- oder Messaging-Features sowie Funktionen zur Dateifreigabe bieten.
• Integrationsfunktionen. Oberste Priorität sollte sein, dass eure Teams die Zusammenarbeit über native Tools umsetzen können. Die führenden Software-Lösungen für Projekt-Timelines lassen sich aber auch in euren vorhandenen Technologie-Stack integrieren, damit ihr sie nahtlos implementieren und ohne Aufwand bereitstellen könnt. Wenn ihr eure Software Daten mit anderen Tools und Programmen gemeinsam verwendet, die euer Team bereits kennt, gelingt der Wechsel zwischen Plattformen schnell und einfach.

Für jede Projekt-Timeline-Software sollten auf der zugehörigen Produktseite alle wichtigen Funktionen übersichtlich aufgelistet sein, damit ihr problemlos Vergleiche anstellen könnt. Wenn ihr aber die Funktionen einer bestimmten Lösung eingehender erkunden möchtet, sucht nach einem Einführungsvideo, in dem die enthaltenen Tools vorgestellt werden.

Bei führenden Anbietern könnt ihr außerdem eine Produkttour durchführen oder eine personalisierte Demo buchen, damit ihr die Software in Aktion erleben und sicherstellen könnt, dass sie zu eurem Unternehmen passt. Schließlich hängt der Erfolg zahlreicher eurer Projekte später davon ab.

Bewertung von Projekt-Management-Software zur Erstellung von Projekt-Timelines.

Die Integration von Projekt-Timelines in eure Management-Strategie ermöglicht euch die Visualisierung aller Details zu den Projekten eures Unternehmens in chronologischer Reihenfolge. Außerdem unterstützen Projekt-Timelines die Teams bei der termingerechten Erledigung ihrer Arbeiten, da sie wichtige Aufgaben oder deren Abhängigkeiten voneinander stets im Blick behalten können.

Aufgrund ihrer Vielseitigkeit können Projekt-Timelines ein wertvolles Tool für jede Führungskraft in einem Unternehmen sein, die mit der Planung und Verwaltung umfangreicher Projekte betraut ist.

Wenn ihr die Integration von Projekt-Timelines in euer Management-Framework vorbereitet, bewertet zuerst, ob eure bestehende Projekt-Management-Plattform die Erstellung von Diagrammen ermöglicht. Wenn nicht, kann euer Unternehmen zweifellos profitieren, wenn ihr von der bestehenden Lösung zu einer robusteren, Cloud-basierten Plattform wie Adobe Workfront wechselt.

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