Agile Retrospektiven – ein vollständiger Leitfaden.

Immer mehr Firmen nutzen agile Ansätze sowohl innerhalb als auch außerhalb von Entwicklungsprozessen. Das iterative Design der Methodik bietet branchenübergreifend Mehrwert, indem es einen Projekt-Management-Prozess ermöglicht, der effizienter und effektiver Ergebnisse liefert.

Retrospektiven sind ein Bestandteil des agilen Prozesses, der bei einer neuen Implementierung häufig übersehen wird. Sie spielen jedoch eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung von Kommunikation und Effizienz. Tatsächlich führen Retrospektiven zu 24 % höherer Reaktionsfähigkeit und 42 % besserer Qualität im Vergleich zu agilen Teams, die diesen Schritt auslassen.

In diesem Artikel erfahrt ihr, was eine agile Retrospektive ist, wie diese Meetings euren bestehenden Prozessen helfen können und wie ihr eine Retrospektive erfolgreich leiten könnt.

Inhalt:

• Was ist eine agile Retrospektive?
• Die Bedeutung agiler Retrospektiven.
• Wie ihr eine Agile-Retrospektive durchführt
• Arten von Retrospektiven.
• Erfolgshindernisse.
• Tipps für den Erfolg.
• Startet noch heute mit Agile.

Eine agile Retrospektive ist ein Meeting, das am Ende einer Iteration der Arbeit, typischerweise eines Sprints, durchgeführt wird. Hier können Team-Mitglieder Erfolge und Verbesserungsbereiche besprechen, während sie die nächste Phase der Projektarbeit planen. Die Team-Mitglieder werden ermutigt, offen über ihre Erfahrungen zu sprechen und über Prozesse, Verfahren und Aufgaben zu reflektieren, damit das Team als Ganzes langfristig davon profitieren und sich verbessern kann.

Retrospektiven sind Teil des Scrum-Frameworks und bilden das vierte und letzte im Prozess vorgesehene Meeting. Scrum fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und zwischen Teams durch eine Reihe von Meetings, die für direkte Diskussionen sorgen sollen. Der Fokus liegt sowohl auf Erfolgen als auch auf Hindernissen, um die Performance des Teams kontinuierlich zu verbessern.

Agile Retrospektiven sollten den Fokus auf die während der Iteration oder des Sprints abgeschlossenen Aufgaben legen. Das Ziel ist es, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, um sie in der nächsten Projektphase umzusetzen, oder effektive Ansätze hervorzuheben, die anderen Team-Mitgliedern zugutekommen könnten. Bei Scrum bringen diese Meetings auch Mitglieder verschiedener Teams zusammen, wodurch ein Wissensaustausch in einem breiteren Forum ermöglicht wird.

Auch Teams, die Kanban verwenden, können von Retrospektiven profitieren. Auch wenn Retrospektiven kein offizieller Bestandteil des Workflows sind, kann ihre Einführung den Beteiligten helfen, im Verlauf von Projekten effektivere Arbeitsweisen zu finden.

Inwiefern unterscheidet sich eine agile Retrospektive von anderen Meetings?

Was eine agile Retrospektive von anderen Meetings wie Reviews oder Postmortems unterscheidet, ist ihre Platzierung im iterativen Entwicklungs- oder Projektprozess. Retrospektiven erfolgen am Ende eines Sprints oder einer Iteration, die Teil eines größeren Projekts sind.

Das Ziel ist es, Workflows und Ansätze zu verfeinern, während die übergeordnete Initiative noch läuft. So können Teams sich anpassen und ihre Effizienz bereits während der Arbeit steigern, anstatt erst nach Abschluss aller Aufgaben.

Agile Retrospektive vs. Sprint-Retrospektive.

Es ist wichtig zu beachten, dass es einen Unterschied zwischen einer agilen Retrospektive und einer Sprint-Retrospektive gibt. Die beiden Begriffe scheinen zwar für dasselbe zu stehen, beziehen sich aber auf unterschiedliche Schritte und Prozesse.

Die Sprint-Retrospektive ist eine spezielle Form der agilen Retrospektive, die am Ende jedes Scrum-Sprints durchgeführt wird, mit dem Fokus auf die Verbesserung der Teamprozesse.

Eine agile Retrospektive ist ein allgemeiner Begriff für jedes Reflexionstreffen im agilen Umfeld und nicht auf Scrum oder Sprints beschränkt.

Bei der Vorstellung, ein weiteres Meeting in ihren Kalender einzutragen, schrecken manche zurück. Agile Retrospektiven haben jedoch viele Vorteile. Zum einen dienen sie als Forum für den Ideenaustausch, das in anderen Projekt-Management-Methoden meist nicht vorgesehen ist.

Retrospektiven ermutigen Einzelne, sich zu äußern und ihr Feedback mit einem breiteren Publikum zu teilen. Dies hilft, Prozesse zu verfeinern, die ihren Workflow und ihre Fähigkeit beeinflussen, die vom Management festgelegten Ziele zu erreichen.

Auch wenn die einzelnen Aufgaben und Prioritäten von oben vorgegeben werden: Mitarbeitende haben bei einer Agile-Retrospektive das Wort, sodass das Management Feedback sammeln und Änderungen direkt umsetzen kann. Dies kann die Effizienz für die Personen, die Arbeitsanfragen erfüllen, weiter steigern.

Diese verbesserte Kommunikation kann zu Effizienzsteigerungen in anderen Bereichen führen, die ansonsten von Stakeholdern, die nicht in die tägliche Erledigung von Aufgaben involviert sind, nicht identifiziert werden.

Da Agile iterativ ist – das heißt, Projekte werden in einzelne Aufgaben unterteilt und innerhalb eines festgelegten Zeitraums schrittweise bearbeitet –, können Teams flexibler reagieren, wenn sie unterwegs auf Hindernisse stoßen. Die Durchführung einer agilen Retrospektive am Ende eines Arbeitsabschnitts kann Probleme rechtzeitig aufdecken, sodass das Management noch vor Abschluss eines Projekts Änderungen vornehmen kann.

Weitere Vorteile der Nutzung agiler Retrospektiven.

• Warnmeldungsmanagement von Blockern für einzelne Aufgaben
• Einen einladenden Raum schaffen, in dem Menschen Ideen austauschen können.
• Feedback geben, um bessere Führung zu ermöglichen
• Team-Mitglieder um gemeinsame Ziele scharen
• Menschen über Prozesse stellen
• Sich anpassen, um den nächsten Schritt im Workflow zu optimieren
• Diskussionen ohne Hierarchie führen, um die Anzahl der Beiträge zu erhöhen

Letztendlich kann die Implementierung einer agilen Retrospektive zu einem besseren Endprodukt führen, da die Flexibilität, die Agile in den betreffenden Entwicklungsprozess oder Workflow bringt, dies ermöglicht. In einer agilen Retrospektive erfahren Führungskräfte von Hindernissen oder Bedenken, bevor sie zu einem größeren Problem werden, sodass sie Anweisungen geben und konstruktives Feedback liefern können, um das Projekt im Zeitplan zu halten.

Berücksichtigt die Art eurer Projektarbeit und wie häufig euer Team verschiedene Phasen des Entwicklungs- oder Produktionszyklus durchläuft. Sucht nach geeigneten Zeitpunkten, um ein Treffen für eine Retrospektive abzuhalten – basierend darauf, wann Teams typischerweise eine Iteration ihrer Arbeit beenden. Dies kann in regelmäßigen Abständen, etwa alle 2 bis 4 Wochen, oder flexibel nach dem Abschluss einer bestimmten Kampagne oder eines Rollouts erfolgen.

Sobald der Zeitpunkt geklärt ist, solltet ihr sicherstellen, dass alle am Projekt Beteiligten eingeladen werden, damit sie Feedback geben und von den Perspektiven anderer Team-Mitglieder profitieren können. Dazu gehören Führungskräfte (wie Scrum Master und Produktverantwortliche), alle individuell Beitragenden sowie andere Stakeholder, für die die Beiträge des Teams wertvoll sein könnten.

Wie man die Retrospektive angeht, ist im Design des Scrum-Frameworks weitgehend klar definiert. Behaltet im Hinterkopf, dass das Ziel des Meetings darin besteht, herauszufinden, was gut funktioniert hat und was nicht, um Verbesserungsmöglichkeiten in den Teams und Prozessen zu identifizieren.

Es kann hilfreich sein, den Fokus zunächst darauf zu richten, was in der Iteration gut gelaufen ist, um eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Fragt anschließend nach Feedback, was besser gemacht werden könnte oder auf welche Hindernisse die Teammitglieder bei der Arbeit an den Aufgaben gestoßen sind. Führungskräfte sollten den Fokus des Gesprächs auf einen bestimmten Zeitraum legen, in der Regel auf die Iteration (oder den Sprint), die gerade beendet wurde.

Die Schritte der agilen Retrospektiven.

1. Schafft den Rahmen. Macht allen Teilnehmenden deutlich, was ihr während des Meetings erwartet (und nicht erwartet). Ermutigt alle, ihre Perspektiven respektvoll zu teilen, auch wenn Schwachstellen angesprochen werden. Wenn ihr einen bestimmten Typ oder ein bestimmtes Thema für eure Retrospektive implementieren möchtet (siehe unten), könnt ihr es hier vorstellen.
2. Daten sammeln. Gebt einen Überblick über die Hauptaufgaben oder Ziele der Iteration oder wiederholt diese und bittet alle, ihre Beiträge und Gedanken dazu zu äußern. Dies bereitet den nächsten Schritt vor, indem Kategorien zur Sammlung von Erkenntnissen bereitgestellt werden.
3. Erkenntnisse generieren. Ermöglicht den Teilnehmenden, über ihre Erfahrungen zu sprechen und sammelt dabei ihr Feedback. Dies kann durch das Anfertigen von Notizen oder durch transparentere Methoden wie Whiteboarding erfolgen. Gruppiert wiederkehrende Ideen, um Themen oder Bereiche zu identifizieren, die möglicherweise besondere Aufmerksamkeit erfordern.
4. Entscheiden, was zu tun ist. Definiert konkrete Maßnahmen, um Prozesse zu verbessern oder zu verfeinern und in der nächsten Iteration bessere Ergebnisse zu erzielen. Die Gruppe sollte, wo möglich, gemeinsam Entscheidungen treffen, wobei die Führung sich bei übergeordneten Richtungsfragen an die Verantwortlichen wendet. Denkt daran: Das Ziel einer Retrospektive besteht darin, Maßnahmen zu erarbeiten, mit denen sich bestehende Prozesse für die nächste Arbeitsrunde verbessern lassen.
5. Schließt die Retrospektive. Fasst die Ergebnisse des Meetings für alle zusammen und erläutert die nächsten Schritte, die von den jeweiligen Personen gegebenenfalls zu unternehmen sind. Dankt allen für ihre Beiträge und ermutigt sie, weiterhin am Prozess beteiligt zu bleiben.

Retrospektiven dienen nicht nur der Informationsgewinnung – sie sind kollaborative Arbeitsumgebungen, in denen Führungskräfte auch auf einzelne Mitarbeitende für kreative Lösungen zurückgreifen können.

Gegen Ende des Meetings könnt ihr alle darum bitten, eigene Ideen dazu beizutragen, wie die vorgestellten Probleme überwunden werden können und welche Aktionen ergriffen werden könnten oder sollten, um die Herausforderungen zu lösen. Fasst gemeinsame Punkte zusammen und identifiziert Trends oder Themen, die parallel bearbeitet werden können.

Agile-Retrospektiven bieten zwar ein allgemeines Forum, um Feedback anzuregen und zu sammeln, doch können viele verschiedene retrospektive Formate auf das Teammanagement und die Workflows angewendet werden.

Verantwortliche können dabei aus verschiedenen Ansätzen wählen oder ihr Format basierend auf den Persönlichkeiten und Anforderungen des Teams anpassen:

• 4 Ls. Dieses Format verwendet die Begriffe Liked, Learned, Lacked und Longed (gefallen, gelernt, verfehlt, gewünscht im Deutschen), um die Diskussion zu strukturieren und Gespräche über die betreffende Iteration anzuregen. Dies kann dazu beitragen, Erfolge und Misserfolge gleichermaßen zu betonen und Aktionen sowohl bei positiven als auch bei negativen Ergebnissen anzustoßen.
• Segelboot. Dieser metaphorische Ansatz stellt das Projekt als ein Boot auf See dar. Steine sind Risiken, Wind steht für das, was gut gelaufen ist, Anker stoppen oder verlangsamen den Fortschritt, und Land ist das Ziel. Diese Visualisierungstechnik ist besonders hilfreich, um Blockaden zu definieren – von vollständigen Hindernissen bis hin zu Aspekten, die den Fortschritt verlangsamen.
• Bewertung mit Punkten. Dieses Format fordert die Teilnehmenden auf, Punkte als Bewertung neben die jeweiligen Themen zu setzen. Themen mit mehr Punkten zeigen, worauf sich während der Sitzung konzentriert werden sollte. Dieser Prozess eignet sich hervorragend für Teams mit einer großen Anzahl von Themen, bei denen Priorisierung hilfreich sein könnte.
• Start, Stop, Fortsetzen. Erstellt einfache Kategorien, in die Aufgaben basierend auf diesen Status eingeordnet werden können. Dies kann dabei helfen, Ziele zu definieren und fehlende Ressourcen für Aufgaben zu identifizieren, die während der Iteration nicht abgeschlossen wurden.
• Fragekarten. Für Teams, die nicht wissen, wie sie das Gespräch starten sollen, können Fragekarten als Eisbrecher dienen. Die leitenden Personen erstellen die Fragen im Voraus und setzen sie ein, um Gespräche zwischen den Teilnehmenden anzuregen, wobei sie positives und negatives Feedback festhalten.
• Affinitätsdiagramm.Affinitätsdiagramm ist der Prozess, bei dem Informationen zu einer Vielzahl von Themen gesammelt, in Gruppen kategorisiert und die Arbeit anschließend nach Wichtigkeit priorisiert wird. Wenn euer Team vor einem großen, komplexen Problem steht, kann ein Affinitätsdiagramm eine hervorragende Möglichkeit sein, die Herausforderung in überschaubare Teile zu aufschlüsseln und Aktionspläne zu entwickeln, um jeden einzelnen Punkt anzugehen.

Allen diesen Methoden ist gemeinsam, dass sie bestrebt sind, kreative und ansprechende Umgebungen zu schaffen, in denen die Teilnehmenden aktiv an der jeweiligen Diskussion mitwirken können. Viele Projektmanager, Scrum Master und andere Führungskräfte stellen fest, dass die Beteiligung eines der größten Hindernisse bei der Implementierung agiler Retrospektiven ist.

Einige Teilnehmende könnten das Gefühl haben, dass ihre Beiträge nicht wertgeschätzt werden, oder sie könnten Konsequenzen befürchten, wenn sie offen und ehrlich über Prozesse sprechen, die nicht funktioniert haben. Es liegt in der Verantwortung der Moderatorin bzw. des Moderators, einen sicheren und einladenden Raum zu schaffen, in dem alle beitragen können und Engagement, Offenheit sowie konsequentes Handeln gefördert werden.

1. Niedrige Beteiligung.

Euer Team scheint nicht besonders interessiert zu sein. Sie machen nur wenige Vorschläge und sind meist still. Um euer Team wieder neu zu begeistern, berücksichtigt verschiedene Lernstile. Visuelle und kinästhetische Aktivitäten können gewohnte Muster durcheinander bringen und Kreativität fördern.

2. Mangel an Vertrauen.

Die Unterhaltung bleibt oberflächlich, und niemand spricht etwas Negatives an. Um dem entgegenzuwirken, sollten Moderierende einen geschützten Raum schaffen, in dem sich alle wohlfühlen und offen ihre Gedanken äußern können. Belohnt die Teilnahme, selbst wenn – oder gerade wenn – dabei ein Problem angesprochen wird. Ermutigt das Team, Probleme frühzeitig offen anzusprechen und anzugehen, damit sie sich nicht vergrößern. Bittet um individuelles, vertrauliches Feedback, um größere Probleme zu erkennen.

3. Mangelnde Konsequenz in der Umsetzung.

Niedriges Engagement und mangelndes Vertrauen können ebenfalls auftreten, wenn die Teilnahme scheinbar keinen spürbaren Unterschied macht. Nach einer Weile stoppen die Beteiligten, sich zu Wort zu melden. Um dieses Problem zu vermeiden, validiert die angesprochenen Probleme und ergreift Maßnahmen zu den eingebrachten Ideen. Stellt sicher, dass Änderungen im nächsten Sprint umgesetzt werden, oder legt umsetzbare Ziele fest und haltet alle über den Fortschritt auf dem Laufenden.

Fordert die Team-Mitglieder auf, vorbereitet zu kommen.

Klärt, wie viel vorbereitet werden soll und in welchem Format. Fordert Teilnehmende zum Beispiel dazu auf, ihre Gedanken in einem gemeinsamen Dokument festzuhalten. Teilt ihnen mit, ob ihr ein oder zwei Sätze, einen Absatz, einige Beispiele oder mehr wünscht. Ihr erhaltet eher Beiträge von allen Team-Mitgliedern, auch von denen, die in Meetings ungern sprechen, wenn ihr alternative Möglichkeiten zum Teilen anbietet.

2. Bleibt bei der Aufgabe und respektiert die Zeit aller.

Auch wenn Retrospektiven eine großartige Gelegenheit bieten, Probleme eingehender zu analysieren, besteht immer das Risiko, dass eine Person oder ein Problem das Gespräch bestimmt, wodurch die anderen abschalten. Haltet das Meeting mit einer klaren, zeitlich festgelegten Agenda thematisch auf Kurs und im Zeitplan.

3. Bringt Abwechslung hinein und probiert neue Formate aus.

Beim herkömmlichen Ansatz werden folgende Fragen gestellt: „Was hat funktioniert? Was hat nicht funktioniert? Und was werden wir beim nächsten Mal tun?“ Aber das sind große Fragen, die oft nur schwer detailliert und hilfreich zu beantworten sind. Fördert spezifischere und fokussiertere Gespräche, indem ihr eine neue Aktivität oder ein neues Format ausprobiert. Hier ein paar Beispiele:

• PMI. Team-Mitglieder ordnen Ereignisse in die Kategorien Plus, Minus oder Interesse (PMI) ein.

• Sechs Hüte. Dieses Format ist sehr gründlich und kann viel Zeit in Anspruch nehmen, ist aber gut für Teams geeignet, die eine tiefgehende Reflexion wünschen. Sie lädt alle dazu ein, Arbeit aus sechs verschiedenen Perspektiven zu betrachten:

  • Leitend
  • Ziel
  • Positiv
  • Negativ
  • Brainstorming
  • Emotional

• 3 Ls Ähnlich wie bei den weiter oben erwähnten 4 Ls notiert bei dieser Aktivität jeder etwas, das ihm gefallen hat, etwas, das er gelernt hat, und etwas, das gefehlt hat. Verwendet ein digitales Whiteboard oder ein anderes Tool, um Antworten zu sortieren und anzuzeigen.

• Affinitätsdiagramm. Affinitätsdiagramm ist der Prozess, Informationen zu einer Vielzahl von Themen zu sammeln, sie in Gruppen zu kategorisieren und die Arbeit anschließend nach Wichtigkeit zu priorisieren. Wenn euer Team vor einem großen, komplexen Problem steht, kann ein Affinitätsdiagramm eine hervorragende Methode sein, um die Aufgabe in überschaubare Abschnitte zu aufschlüsseln und Handlungspläne für jeden einzelnen Punkt zu erstellen.

Retrospektiven sind ein zentraler Bestandteil jedes Scrum- oder Agile-Projekt-Management-Prozesses, da sie Teams ermöglichen, auf konstruktive Weise über ihre Erfolge und Herausforderungen zu reflektieren.

Führungskräfte können dieses Feedback nutzen und Anpassungen in Echtzeit vornehmen, um die Ergebnisse der nächsten Iteration zu optimieren und die Performance kontinuierlich zu verbessern. Diese Meetings bringen Teams in einer positiven und produktiven Umgebung zusammen und schaffen ein Forum für Feedback, das an die Verantwortlichen zur weiteren Prüfung weitergeleitet werden kann.

Mit agilen Methoden können Teams bessere Produkte liefern, die sowohl auf die Bedürfnisse ihrer Kunden als auch auf den Markt abgestimmt sind.

Agile Ansätze ermöglichen ein schnelleres und effizienteres Projekt-Management, da die Team-Mitglieder an überschaubaren Aufgaben mit klar definierten Kriterien innerhalb eines festgelegten Zeitraums arbeiten. Das Ergebnis ist die iterative Produktion von Content, Produkten oder Dienstleistungen, die mit mehr Tempo, Effizienz und Qualität auf den Markt gebracht werden können.

Agile Retrospektiven sind nur ein Element eines erfolgreichen Projekt-Management-Frameworks. Wenn Führungskräfte diese Meetings implementieren, suchen sie häufig auch nach Tools, die die gesamten agilen Prozesse, die sie verwalten, unterstützen. Hier kann Adobe Workfront helfen.

Workfront ist eine Work-Management-Software, die agile Teams und andere Projekt-Management-Methoden unterstützt. Integriert Menschen und Prozesse über euer gesamtes Unternehmen hinweg, um die Zusammenarbeit während des gesamten Projektlebenszyklus zu verbessern. Ganz gleich, ob ihr Scrum oder Kanban verwendet – agiles Projektmanagement ist mit Adobe einfacher.

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