Gantt-Diagramme: Vorteile, Verwendung und mehr.

Projektleitende haben ständig mit Terminen, Meilensteinen, Ressourcenzuweisungen und mehr zu tun – und versuchen dabei, Projekte auf Kurs zu halten, bei denen jede Verzögerung Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben kann. Bei komplexen Projekten gibt es zahlreiche veränderliche Faktoren und Abhängigkeiten, sodass Projektleitende ein Planungs-Tool benötigen, mit dem sie einen vollständigen Überblick über die Projekte und deren Fortschritte erhalten.

Aus diesem Grund verwenden viele Projektleitende Gantt-Diagramme. Diese Diagramme visualisieren Projekte, um einen detaillierten Überblick bereitzustellen. Sie zeigen die Aufgaben, den Zeitaufwand für deren Erledigung und die Verbindungen zwischen den einzelnen Einheiten. Gantt-Diagramme brechen große Projekte in kleinere Teile auf, um Managerinnen und Managern mehr Erkenntnisse zu den Auswirkungen einzelner Aufgaben und Lösungen für potenzielle Probleme bereitzustellen.

In diesem Beitrag erfahrt ihr alles, was ihr über Gantt-Diagramme zur Projektverwaltung wissen solltet – ganz gleich, ob ihr noch am Anfang steht oder diese Diagramme effektiver verwendet möchtet.

• Was ist ein Gantt-Diagramm?
• Wie werden Gantt-Diagramme verwendet?
• Die Vorteile von Gantt-Diagrammen

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projekt-Management-Tool, das Projektpläne anhand eines horizontalen Balkendiagramms visualisiert. Die linke Spalte enthält die Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen. Die horizontale X-Achse zeigt die Zeitleiste für den Projektplan. Gantt-Diagramme geben euch einen Überblick über euer Projekt, einschließlich Start- und Enddaten, Meilensteinen, Abhängigkeiten von anderen Aufgaben, Aufgabenverantwortlichen und zugewiesenen Team-Mitgliedern.

Gantt-Diagramme umfassen die wichtigsten Informationen zu eurem Projekt, zum Beispiel:

• Zeitleiste: Die X-Achse zeigt den Projektplan und kann in für euch relevante kleinere Segmente aufgeteilt werden.
• Aufgaben: Aufgaben werden auf der Y-Achse dargestellt und können den Fortschrittsstatus und die verantwortliche Person enthalten. Horizontale Balken stellen die Aufgaben auf der Zeitleiste dar. Sich überschneidende Balken stehen für Aufgaben, die parallel erfolgen.
• Abhängigkeiten: Linien oder Pfeile im Diagramm verbinden Aufgaben, um Abhängigkeiten darzustellen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Aufgaben handeln, die nur begonnen werden können, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde.
• Meilensteine: Diamanten oder Sterne zeigen im Gantt-Diagramm die Meilensteine, d. h. wichtige Punkte oder Termine innerhalb des Zeitplans.

Alle diese Informationen geben einen Überblick über euren Projektplan, sodass ihr genau wisst, was gerade passiert, wann Aufgaben fällig sind und wer welche Aufgaben erledigt.

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Gantt-Diagramme wurden erstmals Ende des 19. und Anfang des 20. Jahrhunderts verwendet. Der polnische Techniker Karol Adamiecki erstellte 1896 das erste Gantt-Diagramm, um Produktionspläne zu visualisieren. Das Diagramm wurde jedoch erst in den 1930er-Jahren veröffentlicht. Etwa 1910 arbeitete Henry Gantt in den USA an seiner Version eines Projektplanungsdiagramms. Gantts Version enthält mehr visuelle Elemente und Grafiken, um die Fertigungszeitpläne und die Leistung der Mitarbeitenden zu zeigen.

Aus diesen frühen Diagrammen haben sich die Gantt-Diagramme entwickelt, die heute von Projektleitenden verwendet werden. Die Erfindung des PCs hat die Einführung und Bekanntheit der Gantt-Diagramme beschleunigt, da alle Änderungen nicht mehr mühsam mit Stift und Papier vorgenommen werden müssen, sondern mit einigen wenigen Klicks möglich sind.

Wie werden Gantt-Diagramme verwendet?

Gantt-Diagramme sind bei Projektleitenden jedoch nicht nur wegen der Übersichtlichkeit und der visuellen Funktionen beliebt, sondern auch wegen der Vorteile bei der Planung von Projekten von Anfang an und bei der Strukturierung und Verwaltung aller Projekte und Projektbereiche.

1. Verwaltung von Meilensteinen und Terminen.

Mit den Zeitleisten der Gantt-Diagramme könnt ihr Meilensteine und Termine verwalten.

Meilensteine sind wichtige Stufen beim Projektfortschritt, z. B. Finanz-Checks, externe Prüfungen, Meetings usw. Ihr könnt diese Meilensteine auf der Zeitleiste mit einer Raute kennzeichnen, um sicherzustellen, dass diese Punkte im hektischen Projektalltag nicht vergessen werden.

Mit dem Gantt-Diagramm könnt ihr diese Meilensteine verwalten, indem ihr den Fortschritt zum Erreichen eines bestimmten Meilensteins anzeigt. Überprüft den Fortschritt in den Tagen und Wochen vor einem Meilenstein regelmäßig, um festzustellen, ob das Projekt auf Kurs ist, und leitet das Team entsprechend an. Wenn vor dem Erreichen einige Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen, können Managerinnen und Manager zum Beispiel zusätzliche Ressourcen einbinden oder den Projektplan anpassen.

Knappe Termine lassen sich ebenfalls einfach bewerten und verwalten, wenn sie in einem Gantt-Diagramm visuell dargestellt werden. Beginnt bei jeder Aufgabe beim frühestmöglichen Startdatum und legt den letztmöglichen Termin für den Abschluss der Aufgabe fest. Auf diese Weise erhalten alle Projektfristen einen eindeutigen Zeitplan, sodass ihr einschätzen könnt, ob sie realistisch sind. Wenn dies nicht der Fall ist, nehmt noch vor dem Beginn des Projekts Änderungen vor.

2. Gliederung von Projekten in kleinere Aufgaben.

Erfolgreiche Projektleitende gliedern große Projekte in kleinere Aufgaben, aber die richtige Vorgehensweise kann schwierig sein. Mit einem Gantt-Diagramm könnt ihr ein großes Projekt strategisch gliedern.

Sobald ihr die Meilensteine und andere wichtige Termine im Gantt-Diagramm gekennzeichnet habt, könnt ihr mit den nachfolgenden Schritten sinnvolle Aufgaben und Unteraufgaben erstellen.

1. Identifiziert die Schritte für jeden Meilenstein. Arbeitet von jedem Meilenstein rückwärts, um zu bestimmen, welche Prozesse oder Aufgaben erledigt werden müssen, um sie zu erreichen. Möglicherweise sind für jeden Schritt mehrere Aufgaben erforderlich, aber verschafft euch zuerst ein Gesamtbild.
2. Gliedert jeden Schritt in Aufgaben. Gliedert jede große Arbeitseinheit so weit wie möglich in kleinere, einzelne Aufgaben und erstellt im Diagramm Zeilen und Balken für sie.
3. Analysiert eure Aufgaben. Stellt fest, wie jede Aufgabe abgeschlossen werden soll und welche Ressourcen sowie wie viel Zeit benötigt werden. Wenn für eine Aufgabe mehrere Personen und (verglichen mit anderen Aufgaben) viele Ressourcen benötigt werden, sollte sie in kleinere Arbeitseinheiten gegliedert werden.
4. Gliedert große Aufgaben weiter auf. Sucht nach langen Balken im Gantt-Diagramm. Diese komplexen Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, lassen sich häufig in kleinere Unteraufgaben gliedern.

Seht euch die Aufgaben weiter an und gliedert die größten Aufgaben in kleinere Arbeitseinheiten. Stellt dabei jedoch sicher, dass die kleineren Aufgaben und Unteraufgaben weiterhin sinnvoll sind.

3. Visualisierung der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

Bei aktuellen Projekten sind zahlreiche Team-Mitglieder involviert, die an miteinander verknüpften Aufgaben arbeiten. Dies wird als Abhängigkeiten bezeichnet. Es gibt vier Arten von Projektabhängigkeiten:

• Ende/Start-Abhängigkeiten. Ihr könnt Aufgabe B erst beginnen, wenn Aufgabe A beendet wurde. Diese Abhängigkeit ist üblich und wird empfohlen.
• Start/Start-Abhängigkeiten. Ihr könnt Aufgabe B erst beginnen, nachdem mit Aufgabe A begonnen wurde.
• Ende/Ende-Abhängigkeiten. Ihr könnt Aufgabe B erst beenden, wenn Aufgabe A beendet wurde.
• Start/Ende-Abhängigkeiten. Ihr könnt Aufgabe B erst beenden, nachdem mit Aufgabe A begonnen wurde. Diese Art von Abhängigkeit ist sehr selten und sollte so weit wie möglich vermieden werden.

Verwendet im Gantt-Diagramm Pfeile, um darzustellen, in welcher Reihenfolge Aufgaben durchgeführt werden müssen, und verbindet dabei abhängige Aufgaben. In diesem Beispiel wird im Diagramm eine Ende/Start-Abhängigkeit visualisiert.

Der Balken für Aufgabe B beginnt nach dem Balken für Aufgabe A und ein Pfeil zeigt von Aufgabe A zu Aufgabe B. Wenn ihr eure Arbeitsabläufe im Gantt-Diagramm visualisiert, könnt ihr Abhängigkeiten effektiv erkennen und sicherstellen, dass euer Projektplan sinnvoll ist.

4. Überwachung des Projektfortschritts.

Wenn die Planung abgeschlossen ist und mit der Arbeit begonnen wurde, könnt ihr mit dem Gantt-Diagramm den Fortschritt verwalten und Verzögerungen frühzeitig erkennen.

• Trackt jede Aufgabe. Verwendet die Balken im Gantt-Diagramm, um anzuzeigen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und bei welchen es Verzögerungen gibt. Der Fortschritt einer Aufgabe wird dargestellt, indem sich der Balken der Aufgabe nach und nach mit dem bereits erledigten Prozentanteil füllt.
• Überwacht Meilensteine. Beobachtet anhand des Fortschritts von Aufgaben, welche Meilensteine bereits erreicht wurden und bei welchen Meilensteinen dies unwahrscheinlich ist, damit ihr bei Bedarf Anpassungen vornehmen könnt.

Verwendet das Gantt-Diagramm, um den Fortschritt so häufig wie nötig zu überprüfen. Achtet dabei auf Verzögerungen und Verlangsamungen, damit ihr bei Problemen schnell reagieren könnt.

Die Vorteile von Gantt-Diagrammen.

Gantt-Diagramme können in den verschiedensten Situationen verwendet werden und steigern zudem die Produktivität und Effizienz eurer Teams. Diese Diagramme bieten beim Projekt-Management die hier beschriebenen Vorteile.

Einfaches Zeit-Management auf allen Ebenen.

Ihr erhaltet eine einheitliche Sicht auf das gesamte Projekt, sodass alle Team-Mitglieder in den Planungsprozess einbezogen werden können.

• Projektleitende können Aufgaben und Unteraufgaben planen und Abhängigkeiten definieren.
• Team-Mitglieder können damit ihren Fortschritt kommunizieren und sich über Schwierigkeiten austauschen.

Auf Projektebene unterstützt die Möglichkeit, alle Team-Mitglieder auf den gleichen Stand zu bringen und die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu verstehen, den Erfolg des Projekts.

Strategische Sicht auf Abhängigkeiten.

Zu allen großen Projekten gehören sich überlappende Aufgaben und Abhängigkeiten. Mit einem Gantt-Diagramm könnt ihr Verzögerungen und Engpässe verhindern, weil diese Abhängigkeiten sichtbar sind. Das bedeutet, dass ihr auf Verzögerungen reagieren und bei Bedarf Ressourcen neu zuweisen könnt, um sicherzustellen, dass Abhängigkeiten nicht zu Engpässen führen.

Beispiel: Aufgabe A eines Bau-Teams kann die Fertigstellung einer Gebäudestruktur sein, während Aufgabe B darin besteht, Fenster und Türen einzubauen. Dabei besteht eine Ende/Start-Abhängigkeit, d. h. Aufgabe B kann erst starten, wenn Aufgabe A abgeschlossen wurde. Wenn die Fertigstellung der Gebäudestruktur sich verzögert, müsste die Managerin bzw. der Manager den Balken für Aufgabe A im Gantt-Diagramm verlängern. Wenn diese Aufgabe anfängt, den Balken für Aufgabe B zu überlappen, wird sofort sichtbar, dass der Einbau der Fenster und Türen neu geplant werden und mit Überstunden gerechnet werden muss. Außerdem können Projektverzögerungen auftreten.

Vereinfachte Projektplanung.

Durch den detaillierten Überblick über euren Projektplan vereinfachen Gantt-Diagramme die Arbeit erheblich und bieten die Möglichkeit, den kritischen Pfad durch das Projekt zu identifizieren. Der kritische Pfad beschreibt die längsten Aufgaben (bzw. horizontalen Balken) im Diagramm. Diese Aufgaben sind deshalb kritisch, weil Verzögerungen bei diesen Aufgaben die größten Auswirkungen auf den Rest des Projekts haben können. In den Gantt-Diagrammen sind die längsten Aufgaben deutlich sichtbar und sollten bei der Planung priorisiert werden.

Die Einrichtung eines Gantt-Diagramms kann auch beim Entwurf eines vollständigen Projekt-Management-Plans sehr hilfreich sein. Durch das grafische Layout und das flexible Format moderner Software ist es einfach, das gesamte Projekt anzuzeigen, es in handlichere Aufgaben zu gliedern, Zeitpläne für diese Aufgaben zu erstellen und den gesamten Plan zu optimieren. Sobald alle Termine und Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm definiert wurden, könnt ihr diese Daten in das Format umwandeln, das eure Verantwortlichen benötigen.

Verbesserte Transparenz.

Da das Gantt-Diagramm für alle Personen in eurem Team abrufbar und daher bekannt ist, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, werden Teamwork und Verantwortungsbewusstsein gesteigert. Die Visualisierung des Projekts an einem Ort verbessert die Transparenz und steigert das Vertrauen zwischen Team-Mitgliedern.

Gantt-Diagramme zeigen zum Beispiel genau, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist. Dadurch ist für alle sichtbar, ob und wo ein Risiko besteht, dass ein Termin nicht eingehalten werden kann. Das motiviert Team-Mitglieder, frühzeitig Kontakt aufzunehmen und Hilfe anzubieten. Teams, die ihre Meilensteine bereits erreicht haben, können ihre Ressourcen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stellen, die Probleme haben. Auf diese Weise bleibt das Projekt auf Kurs.

Mehr Verantwortungsbewusstsein.

Gantt-Diagramme steigern auch das Verantwortungsbewusstsein. Das Team weiß, wann eine bestimmte Aufgabe das gesamte Projekt aufhält, sodass jedes Team-Mitglied es vermeidet, für eine Verzögerung verantwortlich zu sein. Team-Mitglieder, die Meilensteine vorzeitig erreichen, erhalten die Anerkennung, die sie verdienen.

Besser Ressourcenzuordnung.

Bei komplexen Projekten mit vielen Aufgaben arbeiten einige Team-Mitglieder möglicherweise parallel an mehreren Aufgaben. Es ist jedoch riskant, einzelnen Personen zu viel Arbeit zuzuweisen. Mit Gantt-Diagrammen lässt sich das vermeiden, da leicht zu erkennen ist, wenn eine Person zu große Projektverantwortung trägt oder an zu vielen Aufgaben parallel arbeitet. Ihr könnt auf diese Probleme reagieren, Ressourcen delegieren und zuweisen, damit das Projekt auf Kurs bleibt und eure Team-Mitglieder gesund und zufrieden bleiben.

Höhere Flexibilität.

Die Verwaltung von Projekten erfordert Flexibilität. Ihr müsst immer damit rechnen, dass eine Aufgabe nicht termingerecht abgeschlossen werden kann, die Kundin bzw. der Kunde eine Änderung wünscht oder die finanziellen Mittel nicht ausreichen. Verschiedenste unvorhergesehene Umstände können dazu führen, dass ihr eure Strategie, Ressourcen oder Aufgaben mitten im Projekt neu justieren müsst.

Mit einem Gantt-Diagramm lässt sich das einfach umsetzen. Ihr seht, welche Änderungen möglich sind und welche Auswirkungen sie auf das Team und das Projekt als Ganzes haben werden. Gantt-Diagramm-Software bietet die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks Ressourcen neu zu planen, Aufgaben neu zuzuweisen und Abhängigkeiten anzupassen.

Produktivere Remote-Teams.

Gantt-Diagramme sind ein ausgezeichnetes Tool zur Verwaltung von Remote-Teams. Durch den vereinheitlichten Projektplan, der von überall abgerufen werden kann, lässt sich sicherstellen, dass die Teams am gleichen Strang ziehen – selbst dann, wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden.

Team-Mitglieder sehen auch mit physischem Abstand voneinander, dass sie Teil eines Teams sind und gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen Meilensteine erreichen. Daher sind Gantt-Diagramme ein hervorragendes Management-Tool und eine gute Motivationshilfe für das Team.

Erste Schritte mit Gantt-Diagrammen.

Es gibt einen guten Grund, warum Gantt-Diagramme im Projekt-Management so beliebt sind. Sie bieten einen genauen Überblick über die Arbeit eures Teams und zeigen die Zusammenhänge sowie die verfügbaren Ressourcen. In einem Diagramm, das von eurem gesamten Team gemeinsam genutzt werden kann, werden komplexe Projektpläne leicht verständlich.

Wenn ihr bereit seid, mit Gantt-Diagrammen loszulegen, holt euer Team zusammen, um zunächst die Projektmeilensteine auf einer Zeitleiste festzulegen. Definiert anschließend die Aufgaben, die erforderlich sind, um diese Meilensteine zu erreichen.

Adobe Workfront ist eine führende Lösung für Projekt-Management. Workfront bietet Projektleitenden eine zentrale Plattform, von der sie den Fortschritt nachverfolgen, Meilensteine festlegen und Ressourcen zuweisen können. Adobe Workfront Scenario Planner aktualisiert eure Projekte automatisch, wenn sich eure Zeitpläne und Ressourcen verändern. Dadurch könnt ihr euch auf das tatsächliche Projekt konzentrieren und müsst keine Tabellenblätter aktualisieren.

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