Projekt-Management – Vorteile, Methoden und weitere Aspekte.

A project manager managing team capacity

Jedes Unternehmen arbeitet an Projekten – vom Marketing über die Entwicklung bis zum Betrieb. Jedes Projekt ist anders. Allerdings hat jedes Projekt einen Anfang, ein Ende und ein Team, das die Arbeit pünktlich und innerhalb des vorgesehenen Kostenrahmens erledigen und gleichzeitig die Erwartungen der Stakeholder erfüllen muss.

Erreichen lässt sich all dies mithilfe von Projekt-Management (PM). Projekt-Management unterscheidet sich von anderen Management-Funktionen und -Strategien innerhalb eines Unternehmens. Es ist spezifisch und zielgerichtet. Richtig durchgeführt, fördert es die Zusammenarbeit, gewährleistet effiziente Projekte und liefert messbare Ergebnisse.

In diesem Leitfaden erläutern wir alles Wissenswerte zur Einführung oder Optimierung des Projekt-Managements in eurem Unternehmen.

Was ist Projekt-Management?

Projekt-Management (PM) ist ein Prozess oder ein Framework für die Führung eines Teams zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts unter Berücksichtigung eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens. Projekt-Management-Strategien und -Praktiken werden sowohl im handwerklichen Bereich, beispielsweise im Baugewerbe oder bei der Katastrophenhilfe, als auch im Verwaltungsbereich bei Betriebs- oder Marketing-Projekten angewendet.

Ein Projekt bezeichnet eine Reihe von zusammenhängenden Aufgaben, zu erbringenden Leistungen und Aktivitäten, die zusammen ein bestimmtes Ziel verwirklichen. Die Projektrollen umfassen eine Projekt-Managerin bzw. einen Projekt-Manager als Projektleitung, Team-Mitglieder, interne und externe Stakeholder sowie Kundinnen und Kunden. Die meisten Projekt-Managerinnen oder -Manager verwenden spezielle PM-Software, um Zeitpläne zu visualisieren, Aufgaben zu organisieren, Teams zu koordinieren und über den Fortschritt zu berichten.

Worin unterscheidet sich Projekt-Management von anderen Management-Formen?

Auch wenn es einige Überschneidungen bei Prozessen und Praktiken gibt, unterscheidet sich das Projekt-Management vom allgemeinen Team- oder Organisations-Management. Vor allem wird beim Projekt-Management mit einem abgegrenzten Aufgabenbereich gearbeitet, der an einen bestimmten Zeitrahmen gebunden ist. Während beim allgemeinen Management mehr Zeit zum Experimentieren, Testen und Anpassen bleibt, kommt es beim Projekt-Management auf Effizienz an. Das erfordert von der Projektleitung andere Fähigkeiten, um besonders agil und organisiert vorzugehen.

Projekt-Management ist auch deshalb anders als andere Management-Formen, weil jedes Projekt sich zumindest geringfügig von anderen unterscheidet. Die Projektleitung muss ihre Strategie ständig anpassen, um neuen Zielen, anderen Ressourcen und ggf. sogar veränderten Zeitplänen Rechnung zu tragen. Während eine Führungskraft aus dem Organisations-Management ein effizientes Verfahren erarbeiten und immer wieder anwenden kann, ist es für Projekt-Managerinnen und -Manager oft nicht möglich, dieselbe Strategie zweimal anzuwenden.

Welche Vorteile bietet Projekt-Management?

Einem Report von Wellingtone zufolge haben 89 % der Unternehmen mindestens ein Projekt-Management-Büro. Das ist verständlich, gaben doch 40 % der Befragten an, meistens oder immer das volle Potenzial ihrer Projekte zu erreichen. Außerdem kommt Projekt-Management sowohl eurem Team als auch eurer Kundschaft zugute.

Wellingtone project management quote

Vorteile für eure Teams.

Mithilfe von Projekt-Management lassen sich hervorragende Ergebnisse erzielen. Abgesehen davon profitieren aber auch eure internen Teams davon.

  1. Effizienz. Projekt-Management sorgt dafür, dass eure Teams auf Kurs und im Zeitplan bleiben. Indem ihr sicherstellt, dass eure Projekte reibungslos ablaufen, könnt ihr euch auf das Produkt konzentrieren anstatt auf den Prozess.
  2. Wachstum und Entwicklung. Gleichzeitig ein Projekt zu verwalten und daran zu arbeiten, kann sich als schwierig erweisen. Eine engagierte Projektleitung gibt ihrem Team den nötigen Freiraum, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren und neue Herausforderungen zu bewältigen. Dies verbessert das Mitarbeitererlebnis, hilft den Mitarbeitenden, ihre Fähigkeiten auszubauen und ihre Karriere voranzubringen, und verringert letztlich die Mitarbeiterfluktuation.
  3. Besserer Output. Projekt-Managerinnen und -Manager setzen Ressourcen frei, indem sie es ihren Teams ermöglichen, sich auf ihre Arbeit und weniger auf die Logistik des Projekts zu konzentrieren. Die Teams können diese Zeit dann nutzen, um mehr Arbeit zu erledigen.

Vorteile für eure Kundschaft.

Eure Kundschaft profitiert während der gesamten Entwicklung von einem effizienten Projekt-Management-Prozess.

  1. Bessere Ergebnisse. Die termin- und budgetgerechte Umsetzung von Projekten sorgt für zufriedene Kundschaft. Wenn euer Team die Freiheit hat, sein Bestes zu geben, profitiert eure Kundschaft von bestmöglichen Produkten.
  2. Vereinfachte Kommunikation. Gutes Projekt-Management sorgt für eine klare Kommunikation, indem alles über eine Person geleitet wird. Die Projektleitung bildet das Bindeglied zwischen internen Teams und externen Stakeholdern.
  3. Transparenz und Rechenschaftspflicht. Klar definierte Ziele ermöglichen es der Projektleitung, genaue Reports zu erstellen. Wenn ihr die Zuständigkeiten und Fortschritte eures Teams im Blick habt, könnt ihr eure Kundschaft rechtzeitig über aktuelle Entwicklungen bei Budgets und Zeitplänen informieren.

Vorteile für Projekte.

Es gibt noch weitere Möglichkeiten, wie die Arbeit selbst von durchdachtem, fundiertem Projekt-Management profitiert. Alle Beteiligten profitieren von den Auswirkungen dieser Vorteile.

  1. Bessere Organisation. Durch die Festlegung von Zeitplänen, Meilensteinen und Budgets für euer Projekt wird ein Ausufern des Projektumfangs vermieden und Teams und Projekte bleiben auf Kurs.
  2. Höhere Flexibilität. Eine gute Planung ermöglicht es euch, Probleme vorauszusehen und zu bewältigen. Die Projektleitung kann erwartete und unerwartete Änderungen so berücksichtigen, dass ein Projekt möglichst reibungslos abläuft.

Acht zentrale Komponenten des Projekt-Managements.

Es gibt keine einheitliche, allgemeingültige Liste von Projekt-Management-Komponenten, aber es gibt bestimmte allgemeine Frameworks. Jede Liste mit PM-bezogenen Überlegungen lässt sich grob in drei Hauptthemen einteilen, die auch als Triple Constraint des Projekt-Managements bezeichnet werden. Diese drei übergeordneten Kategorien sind Zeit, Umfang und Kosten.

Zeit.

Da Projekte zeitlich begrenzt sind, ist die Einhaltung des Zeitplans ein wichtiger Aspekt des Projekt-Managements.

Project management component: Time

  1. Integrations-Management ist der Prozess der Abstimmung von Prozessen und Strategien, um einen Plan für ein Projekt zu erstellen, der Einzelpersonen und Teams erfolgreich zusammenbringt. Häufig werden hierzu Projektpläne verwendet.
  2. Termin-Management beginnt mit der Festlegung eines realistischen Zeitplans und Leitlinien für die Umsetzung. Legt auch das Verfahren zur Einhaltung des Zeitplans und zur Durchführung notwendiger Änderungen fest.

Umfang.

Von der Planung bis zur Ausführung ist eine Menge Projekt-Management-Arbeit erforderlich, um den Projektumfang festzulegen und einzuhalten.

Project management component: Scope

  1. Umfangs-Management unterteilt euer Projekt in Meilensteine, Aufgaben und Teilaufgaben, um einen umsetzbaren Plan zu erstellen. Diesen kann euer Team heranziehen, um das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgetrahmens abzuschließen. Eine Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands und Gantt-Diagramme erleichtern euch das Umfangs-Management.
  2. Risiko-Management beinhaltet die Identifizierung möglicher Herausforderungen, ihrer Wahrscheinlichkeit und die von der Projektleitung zu ergreifenden Maßnahmen für den Fall, dass sie eintreten. Eine vorausschauende Planung im Hinblick auf mögliche Probleme nimmt den Druck von der Projektleitung und ermöglicht es ihr, bestmögliche Entscheidungen zu treffen.
  3. Qualitäts-Management ist die Hauptaufgabe der Projektleitung während der Ausführung der Arbeit. Die Projektleitung überwacht alle Aktivitäten, um sicherzustellen, dass das Projekt die Kundenerwartungen erfüllt und gleichzeitig die internen Budget- und Zeitvorgaben eingehalten werden.
  4. Kommunikations-Management trägt dazu bei, dass alle Beteiligten – von den Team-Mitgliedern bis zu den Stakeholdern – während des gesamten Projekts aufeinander abgestimmt sind. Dies erfordert die Einrichtung klarer Kommunikationswege, die Klärung von Missverständnissen und eine schriftliche Dokumentation der in Besprechungen erörterten Themen.

Kosten.

Die letzte Kategorie bilden die Kosten. Ein gutes, fristgerecht abgeschlossenes Projekt ist nur dann erfolgreich, wenn der ROI stimmt.

Project management component: Cost

  1. Kosten-Management beinhaltet die Festlegung und Überwachung des Projektbudgets. Dies beginnt bereits bei der Festlegung des Umfangs sowie der Planung des Projekts und berücksichtigt alle erforderlichen Ressourcen, einschließlich Personal, Zeit, Infrastruktur und Finanzen.
  2. Ressourcen-Management bezeichnet den Prozess der Optimierung aller Ressourcen, die der Projektleitung für das Projekt zur Verfügung stehen. Keine noch so gute Planung kann verhindern, dass während der Entwicklung etwas schiefgeht. Daher muss die Projektleitung bereit sein, jederzeit Ressourcen umzuverteilen, wenn dies erforderlich ist.

Der Projektlebenszyklus.

Jedes Projekt, sei es ein zweiwöchiger Entwicklungs-Sprint oder ein sechsmonatiges Rebranding, durchläuft den gleichen Lebenszyklus. Dieser Lebenszyklus sieht einen fünfstufigen Prozess für strategische Managerinnen und Manager vor.

Die fünf Phasen im Projekt-Management-Prozess sind Start, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss.

Projektstart.

Beim Projektstart erfasst die Projektleitung die Projektvision, dokumentiert klare Ziele und holt die Genehmigung der Stakeholder ein. Output des Projektstart sind in der Regel die Projektcharta und das Stakeholder-Register.

  1. In der Projektcharta werden Zweck, Ziele, Stakeholder, Risiken, Ressourcen und Abhängigkeiten des Projekts aufgeführt.
  2. Ein Stakeholder-Register dokumentiert, welche Personen von dem Projekt betroffen sind, welchen Einfluss sie auf das Projekt haben und wie die Projektleitung mit ihnen kommunizieren wird.

Projektplanung.

In der Planungsphase stellen gute Projekt-Managerinnen und -Manager ihr Können unter Beweis. Effektives Projekt-Management beginnt mit sorgfältiger Planung. In der Projektplanungsphase erstellt die Projektleitung eine Projekt-Roadmap, die den Plan, den Umfang, den Zeitplan, die Einschränkungen, die Struktur für die Auffächerung des Arbeitsaufwands und die Risikoanalyse des Projekts umfasst.

Während der Planungsphase kommuniziert die Projektleitung mit den internen Teams, um ihre Fähigkeiten einzuschätzen und alle Details zu organisieren, um aufzuzeigen, wie sie das Team zum Ziel führen werden.

Projektausführung.

Bei der Projektausführung kann die Projektleitung ihre sorgfältige Planung endlich in die Praxis umsetzen. Es ist zwar spannend, zu beobachten, wie die Umsetzung der Roadmap voranschreitet, allerdings muss die Projektleitung diese Phase auch aufmerksam begleiten.

Während der Projektausführung muss die Projektleitung die Entwicklung des Teams, die Einbindung der Stakeholder, das Qualitäts-Management und die fortlaufende Kommunikation berücksichtigen. In dieser Phase werden auch die Ressourcen und das Budget zugewiesen.

Projektüberwachung und -kontrolle.

In der Überwachungs- und Kontrollphase sollte das Team über die Ressourcen verfügen und die Visionen vor Augen haben, die für den Abschluss der Arbeit erforderlich sind. Hier zahlen sich eine sorgfältige Planung und Ausführung aus, wenn die Arbeit abgeschlossen wird und die Meilensteine erreicht werden.

Die Projektleitung behält jedoch weiterhin Termine, Ausgaben, Performance und Qualität im Blick, während das Team Aufgaben abarbeitet. In dieser Phase ist eine Projekt-Management-Software besonders hilfreich, da sie auf bevorstehende Fälligkeitstermine oder überzogene Budgets hinweisen kann.

Projektabschluss.

Gutes Projekt-Management erfordert einen durchdachten und gründlichen Projektabschluss. Es reicht nicht aus, die abschließenden Aufgaben als erledigt zu markieren und sich dem nächsten Projekt zuzuwenden. Der Abschluss eines Projekts kann Folgendes beinhalten:

  1. Die offizielle Übergabe des Projekts an die Stakeholder oder die Führungsebene. Es sollte eine offizielle Übergabe und Abnahme des abgeschlossenen Projekts erfolgen.
  2. Ein Sunset- oder Post-Mortem-Meeting mit dem Team, um Erfolge und Herausforderungen zu besprechen. Dies ist eure Chance, aus diesem Projekt zu lernen und das nächste Projekt noch besser umzusetzen.
  3. Die Archivierung von Dateien, die das Projekt betreffen. Nehmt euch ein wenig Zeit, um eure Dateien zu organisieren und zu archivieren, damit sie beim nächsten Projekt nicht im Weg sind.
  4. Feier und Auflösung des Teams. Dankt Team-Mitgliedern, die außergewöhnliche Arbeit geleistet haben, und feiert die Anstrengungen des Teams, die das Projekt effizient vorangebracht haben, um das Projekt offiziell zu beenden.

Projekt-Management-Methoden.

Im Rahmen des Projekt-Managements gibt es verschiedene Methoden, die Frameworks und Richtlinien für die ordnungsgemäße Ausführung der verschiedenen Aspekte des Projekt-Managements bieten. Wasserfall, Agile und Lean sind drei der bekanntesten Modelle. Häufig werden aber auch andere Methoden in Kombination mit diesen Modellen eingesetzt.

Wasserfallmethode.

Die Wasserfallmethode ist ein linearer Ansatz für das Projekt-Management, bei dem ein Projekt in aufeinanderfolgende Phasen unterteilt wird. Bei einem Wasserfallprojekt wird jede einzelne Phase abgeschlossen, bevor die nächste beginnt, sodass die Visualisierung des Projekts wie ein kaskadenartiger Wasserfall anmutet.

The waterfall project management methodology

Die Struktur eines Wasserfallprojekts erleichtert das frühzeitige Erkennen von Fehlern und begrenzt den Projektumfang, wodurch eine Ausweitung des Umfangs und die damit verbundenen Verzögerungen vermieden werden. Die straffe Struktur bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich. Wasserfallprojekte sind nicht agil, und der gesamte Projektzeitplan verschiebt sich oft zu weit, wenn sich ein Schritt verzögert.

Agile-Methode.

Agiles Projekt-Management wurde ursprünglich von Entwicklungs-Teams umgesetzt. Doch die damit verbundenen Prinzipien und Praktiken werden zunehmend von Business-Teams im gesamten Unternehmen angewendet. Auch bei Agile werden Projekte in kleinere Aufgaben unterteilt, die jedoch in kurzen Iterationen während des Projektlebenszyklus abgeschlossen werden. Die zunehmende Beliebtheit des agilen Projekt-Managements hat zur Entstehung verschiedener Unterkategorien geführt, beispielsweise Scrum und Kanban.

Agile ist bei vielen Business-Teams sehr beliebt, da es eine effiziente Nutzung von Ressourcen ermöglicht und die Teams in die Lage versetzt, flexibel auf Probleme oder sich ändernde Kundenanforderungen zu reagieren. Andere Teams kann es jedoch vor Herausforderungen stellen, da es eine enge Zusammenarbeit und sorgfältiges Management erfordert, um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

Lean-Methode.

Die Lean-Methode wurde den japanischen Lean-Manufacturing-Prozessen entlehnt und konzentriert sich in erster Linie auf die Effizienz. Lean-PM-Praktiken basieren auf einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus, um Ressourcenverschwendung – einschließlich immaterieller Werte wie Zeit und Aufwand – zu vermeiden und die Produktivität zu optimieren. Viele der Lean-Prinzipien werden häufig in Verbindung mit Agile-Methoden angewendet.

Erfolgreiches Lean-Management verringert den Verwaltungsaufwand, verbessert die Team- und Zusammenarbeit, optimiert das Mitarbeitererlebnis und steigert den ROI. Für Unternehmen mit starren Hierarchien kann sich die Umsetzung der Lean-Methode als schwierig erweisen.

Six-Sigma-Methode.

Six-Sigma-Projekt-Management umfasst eine weitere Reihe von Strategien, die aus der Fertigung übernommen wurden, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Six Sigma nutzt die statistische Modellierung, um Fehler in sich wiederholenden Prozessen zu verringern.

Die Methode ähnelt dem Lean-Ansatz und die beiden werden oft miteinander verwechselt. Der Hauptunterschied besteht darin, dass sich Lean auf die Vermeidung von Verschwendung konzentriert, während Six Sigma auf die Reduzierung von Fehlern ausgerichtet ist. Beides zusammen funktioniert so gut, dass viele Unternehmen einen Prozess einführen, der als Lean Six Sigma bekannt ist und beide Ansätze kombiniert.

Methode des kritischen Pfades.

Die Methode des kritischen Pfades ist eine Management-Strategie für die Terminplanung von Projekten. Dazu muss jede einzelne Aufgabe identifiziert und die dafür benötigte Zeit bestimmt werden. Außerdem müssen die Abhängigkeiten ermittelt werden. Unabhängige Aufgaben können sich überschneiden. Doch die längste Kette abhängiger Aufgaben wird zum „kritischen Pfad“ und ist maßgeblich für den Zeitplan.

Die Methode des kritischen Pfades ist eine ausgezeichnete Strategie für die Planung von Projektzeitplänen, da sie dazu beiträgt, potenzielle Engpässe zu ermitteln, die effiziente Nutzung von Ressourcen zu planen oder realistische Zeitpläne zu erstellen.

Tools- und Tipps für das Projekt-Management.

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Projekt-Managerinnen und -Managern bei der Planung und Überwachung ihrer Projekte helfen – allen voran Gantt-Diagramme und Kanban-Boards. Egal, ob ihr Software verwendet, um den Überblick zu behalten, oder ob ihr eure eigenen Tabellen erstellt: Wenn ihr wisst, welche Lösungen für eure Anforderungen geeignet sind, kann euer Team auf Kurs bleiben und den Kostenrahmen einhalten.

  1. Gantt-Diagramme ermöglichen es euch, zu visualisieren, inwiefern die für die einzelnen Aufgaben vorgesehene Zeit mit dem Gesamtzeitplan eines Projekts übereinstimmt. Sie geben außerdem Aufschluss über den Fortschritt der einzelnen Aufgaben und etwaige Abhängigkeiten zwischen ihnen. Mithilfe von Gantt-Diagrammen könnt ihr euch einen Überblick über den Gesamtumfang eures Projekts verschaffen und so die Zeiteinteilung und den Einsatz von Ressourcen besser planen.
  2. Kanban-Boards zeigen den Workflow eures Teams als eine Reihe von Spalten, wobei die Aufgaben als Karten innerhalb dieser Spalten dargestellt werden. Die Aufgaben passieren dann die einzelnen Spalten. Für jede Spalte gibt es dabei eine Obergrenze für die Anzahl der Aufgaben, die sie aufnehmen kann, um eine Überlastung zu vermeiden. Die Visualisierung eures Workflows anhand eines Kanban-Boards trägt auch dazu bei, die Stellen zu identifizieren, an denen möglicherweise mehr Ressourcen benötigt werden.

    A kanban board for project management

    Sobald ihr euch für die geeigneten Tools für euer Projekt entschieden habt, solltet ihr einige Best Practices beachten, um den Erfolg eures Projekts sicherzustellen.
  3. Planung. Selbst die effizientesten Teams können durch unzureichende Planung eines Projekts ausgebremst werden. Stellt sicher, dass ihr jeden Aspekt eures Projekts durchdacht habt, einschließlich der Meilensteine, des Zeitplans, der Ressourcen und der zu erbringenden Leistungen.
  4. Kommunikation. Sobald ihr mit der Umsetzung eures Plans begonnen habt, ist es wichtig, alle Beteiligten über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Die Mitglieder eures Teams sollten sich über ihre Zuständigkeiten sowie über die Zuständigkeiten anderer Teams im Klaren sein. Externe Stakeholder sollten ggf. regelmäßig über Fortschritte informiert werden.
  5. Umfang. Sich ändernde Prioritäten, neue Kundenanforderungen oder Kommunikationsdefizite können dazu führen, dass ihr bei eurem Projekt von den ursprünglichen Zielen abweicht. Wenn ihr die Anforderungen und den Zeitplan eures Projekts klar definiert und ein Verfahren zum Einreichen von Änderungen durch Stakeholder einführt, könnt ihr sicherstellen, dass euer Projekt im ursprünglich festgelegten Rahmen bleibt.
  6. Zeitplanung. Auch wenn ihr nicht alle Probleme vorhersehen könnt, die im Laufe eures Projekts auftreten können, ermöglicht es euch ein praktischer Zeitplan, flexibel auf eventuelle Probleme zu reagieren. Anhand dieses Plans könnt ihr sehen, wo Aufgaben verschoben werden können, um unerwarteten Änderungen Rechnung zu tragen. Indem bestimmte Zeitpläne und Fälligkeitstermine für die zu erbringenden Leistungen an das Team kommuniziert werden, stellt ihr außerdem sicher, dass alle über den allgemeinen Projektfortschritt auf dem Laufenden sind.
  7. Ressourcen-Management. Die Planung der für die einzelnen Aufgaben erforderlichen Ressourcen trägt dazu bei, Verschwendung zu vermeiden, und ermöglicht es euch, auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren. Je besser ihr den Einsatz eurer Ressourcen plant, desto größer ist die Chance, dass ihr euer Budget effektiv nutzen könnt.

Vereinfacht die Verwaltung eurer Projekte und liefert messbare Ergebnisse.

Projekt-Management ist eine besondere Disziplin, die für jedes Unternehmen von großem Nutzen sein kann. Wenn Projekte gut geplant und sorgfältig verwaltet werden, arbeitet euer Team effizienter und eure Kundschaft profitiert von besseren Produkten.

Wenn ihr das Projekt-Management in eurem Unternehmen verbessern möchtet, solltet ihr zunächst eine geeignete Projektleitung finden. Vielleicht gibt es ein Team-Mitglied, das von sich aus die Leitung von Projekt-Teams übernehmen würde bzw. das über viele der erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Falls nicht, solltet ihr ggf. eine Neueinstellung erwägen.

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