Projekt-Management – Vorteile, Methoden und weitere Aspekte.

Project management in action

Jedes Projekt ist anders. Allerdings hat jedes Projekt einen Anfang, ein Ende und ein Team, das die Arbeit pünktlich und innerhalb des vorgesehenen Kostenrahmens erledigen und gleichzeitig die Erwartungen der Stakeholder erfüllen muss.

Erreichen lässt sich all dies mithilfe von Projekt-Management. Richtig durchgeführt fördert es die Zusammenarbeit, gewährleistet effiziente Projekte und liefert messbare Ergebnisse.

In diesem Handbuch werden alle Aspekte erörtert, die zur Einführung oder Optimierung von Projekt-Management in eurem Unternehmen erforderlich sind.

Was ist Projekt-Management?

Projekt-Management (PM) ist ein Prozess oder Framework für die Führung eines Teams zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts unter Berücksichtigung eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens. Ein Projekt bezeichnet eine Reihe von zusammenhängenden Aufgaben, zu erbringenden Leistungen und Aktivitäten, die zusammen ein bestimmtes Ziel verwirklichen. Die Projektrollen umfassen eine Projekt-Managerin bzw. einen Projekt-Manager als Projektleitung, Team-Mitglieder, interne und externe Stakeholder sowie Kundinnen und Kunden. Die meisten Projekt-Managerinnen oder -Manager verwenden spezielle PM-Software, um Zeitpläne zu visualisieren, Aufgaben zu organisieren, Teams zu koordinieren und über den Fortschritt zu berichten.

Die Bedeutung von Projekt-Management.

Projekt-Management-Strategien und -Praktiken werden sowohl im handwerklichen Bereich, beispielsweise im Baugewerbe, als auch im Verwaltungsbereich bei Betriebs- oder Marketing-Projekten angewendet.

Einem Report von Wellingtone zufolge haben 89 % der Unternehmen mindestens ein Projekt-Management-Büro. Das ist verständlich, gaben doch 40 % der Befragten an, meistens oder immer das volle Potenzial ihrer Projekte zu erreichen.

Projekt-Management hilft internen Teams, Kundschaft und Projekten dabei, großartige Ergebnisse zu erzielen. Es bietet unter anderem folgende Vorteile:

  1. Effizienz. Projekt-Management hilft Teams dabei, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Indem ihr sicherstellt, dass eure Projekte reibungslos ablaufen, könnt ihr euch auf das Produkt konzentrieren anstatt auf den Prozess.
  2. Mehr Wachstum und Entwicklung. Gleichzeitig ein Projekt zu verwalten und daran zu arbeiten, kann sich als schwierig erweisen. Projekt-Management gibt Teams den nötigen Freiraum, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren und neue Herausforderungen zu bewältigen. Dies verbessert das Mitarbeitererlebnis, hilft den Mitarbeitenden, ihre Fähigkeiten auszubauen und ihre Karriere voranzubringen, und verringert letztlich die Mitarbeiterfluktuation.
  3. Besserer Output. Projekt-Management setzt Ressourcen frei, indem es Teams die Möglichkeit bietet, sich auf ihre Arbeit und weniger auf die Logistik des Projekts zu konzentrieren. Teams können diese Zeit dann nutzen, um mehr Aufgaben zu erledigen.
  4. Bessere Ergebnisse. Eine termin- und budgetgerechte Umsetzung von Projekten sorgt für zufriedene Kundschaft. Wenn euer Team die Freiheit hat, sein Bestes zu geben, profitiert eure Kundschaft von bestmöglichen Produkten.
  5. Vereinfachte Kommunikation. Gutes Projekt-Management sorgt für eine klare Kommunikation, indem alles über eine Person geleitet wird. Die Projektleitung bildet das Bindeglied zwischen internen Teams und externen Stakeholdern.
  6. Höhere Flexibilität. Eine gute Planung ermöglicht es euch, Probleme vorauszusehen und zu bewältigen. Projekt-Management kann erwartete und unerwartete Änderungen so berücksichtigen, dass ein Projekt möglichst reibungslos abläuft.
  7. Bessere Organisation. Durch die Festlegung von Zeitplänen, Meilensteinen und Budgets für euer Projekt wird ein Ausufern des Projektumfangs vermieden und Teams und Projekte bleiben auf Kurs.

Die zentralen Komponenten von Projekt-Management.

Core project management components

Es müssen verschiedene Aspekte eines Projekts verwaltet werden, um eine effektive Koordination und Kontrolle von Ressourcen, Fristen, Stakeholdern, Risiken und Arbeitsergebnissen zu ermöglichen. Zwar gibt es keine universelle Liste mit Projekt-Management-Komponenten, doch gibt es manche, auf die man unbedingt achten sollte.

Integrations-Management.

Integrations-Managementstimmt Strategien ab, um einen Plan für das Projekt zu entwickeln, der einzelne Personen und Teams erfolgreich zusammenbringt. Häufig werden hierzu Projektpläne verwendet.

Umfangs-Management.

Umfangs-Managementunterteilt euer Projekt in Meilensteine, Aufgaben und Teilaufgaben, um einen umsetzbaren Plan zu erstellen. Diesen kann euer Team heranziehen, um das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgetrahmens abzuschließen. Eine Struktur zur Auffächerung des Arbeitsaufwands und Gantt-Diagramme erleichtern euch das Umfangs-Management.

Zeit-Management.

Zeit-Managementbeginnt mit der Festlegung eines realistischen Zeitrahmens sowie von Leitlinien für die Umsetzung. Legt das Verfahren zur Einhaltung des Zeitplans und zur Durchführung notwendiger Änderungen fest.

Kosten-Management.

Kosten-Management beinhaltet die Festlegung und Überwachung des Projektbudgets. Dies beginnt bereits bei der Festlegung des Umfangs sowie der Planung des Projekts und berücksichtigt alle erforderlichen Ressourcen, einschließlich Personal, Zeit, Infrastruktur und Finanzen.

Qualitäts-Management.

Qualitäts-Managementist die Hauptaufgabe der Projektleitung bei der Ausführung der Arbeit. Die Projektleitung überwacht alle Aktivitäten, um sicherzustellen, dass das Projekt die Kundenerwartungen erfüllt und gleichzeitig interne Budget- und Zeitvorgaben eingehalten werden.

Ressourcen-Management.

Ressourcen-Management bezeichnet den Prozess der Optimierung aller Ressourcen, die der Projektleitung für das Projekt zur Verfügung stehen. Keine noch so gute Planung kann verhindern, dass während der Entwicklung etwas schiefgeht. Daher muss die Projektleitung bereit sein, jederzeit Ressourcen umzuverteilen, wenn dies erforderlich ist.

Kommunikations-Management.

Kommunikations-Managementträgt dazu bei, dass alle Beteiligten – von den Team-Mitgliedern bis zu den Stakeholdern – während des gesamten Projekts aufeinander abgestimmt sind. Dies erfordert die Einrichtung klarer Kommunikationswege, die Klärung von Missverständnissen und eine schriftliche Dokumentation der in Besprechungen erörterten Themen.

Risiko-Management.

Risiko-Management ermittelt mögliche Herausforderungen, ihre Wahrscheinlichkeit und was die Projektleitung tun wird, wenn Risiken eintreten. Wenn ihr für mögliche Schwierigkeiten vorausplant, sinkt der Druck, und die Projektleitung kann optimale Entscheidungen treffen.

Beschaffungs-Management.

Beschaffungs-Management umfasst die Planung und Verwaltung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für das Projekt benötigt werden. Dazu gehören Vertragsverhandlungen genauso wie das Lieferanten-Management.

Die fünf Phasen im Projekt-Management.

Mit diesen Schlüsselkomponenten im Hinterkopf wollen wir uns nun den Projektlebenszyklus selbst ansehen. Jedes Projekt, sei es ein zweiwöchiger Entwicklungs-Sprint oder ein sechsmonatiges Rebranding, durchläuft den gleichen Lebenszyklus. Dieser Lebenszyklus schafft einen Prozess mit fünf Schritten für strategische Projektleitung: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle und Abschluss.

Initiierung.

Beim Projektstart erfasst die Projektleitung die Projektvision, dokumentiert klare Ziele und holt die Genehmigung der Stakeholder ein. Output der Initiierung sind in der Regel die Projektcharta und das Stakeholder-Register.

  1. In der Projektcharta werden Zweck, Ziele, Stakeholder, Risiken, Ressourcen und Abhängigkeiten des Projekts aufgeführt.
  2. Ein Stakeholder-Register dokumentiert, welche Personen von dem Projekt betroffen sind, welchen Einfluss sie auf das Projekt haben und wie die Projektleitung mit ihnen kommunizieren wird.

Planung.

Effektives Projekt-Management beginnt mit sorgfältiger Planung. In der Planungsphase erstellt die Projektleitung eine Projekt-Roadmap.

In dieser Phase kommuniziert die Projektleitung mit internen Teams, um ihre Fähigkeiten einzuschätzen und alle Details zu organisieren. So wird aufgezeigt, wie das Team zum Ziel geführt werden soll.

Ausführung.

Bei der Projektausführung kann die Projektleitung ihre sorgfältige Planung endlich in die Praxis umsetzen. Es ist zwar spannend, zu beobachten, wie die Umsetzung der Roadmap voranschreitet, allerdings muss die Projektleitung diese Phase aufmerksam begleiten.

Während der Projektausführung muss die Projektleitung die Entwicklung des Teams, die Einbindung der Stakeholder, das Qualitäts-Management und die fortlaufende Kommunikation berücksichtigen. In dieser Phase werden auch die Ressourcen und das Budget zugewiesen.

Überwachung und Kontrolle.

In der Überwachungs- und Kontrollphase sollte das Team über die Ressourcen verfügen und die Visionen vor Augen haben, die für den Abschluss der Arbeit erforderlich sind. Hier zahlen sich eine sorgfältige Planung und Ausführung aus, wenn die Arbeit abgeschlossen wird und die Meilensteine erreicht werden.

Die Projektleitung behält jedoch weiterhin Termine, Ausgaben, Performance und Qualität im Blick, während das Team Aufgaben abarbeitet. In dieser Phase ist eine Projekt-Management-Software besonders hilfreich, da sie auf bevorstehende Fälligkeitstermine oder überzogene Budgets hinweisen kann.

Abschluss.

Gutes Projekt-Management erfordert einen durchdachten und gründlichen Projektabschluss. Es reicht nicht aus, die abschließenden Aufgaben als erledigt zu markieren und sich dem nächsten Projekt zuzuwenden. Der Abschluss eines Projekts kann Folgendes beinhalten:

  1. Die offizielle Übergabe des Projekts an die Stakeholder oder die Führungsebene.
  2. Ein Sunset- oder Post-Mortem-Meeting mit dem Team, um Erfolge und Herausforderungen zu besprechen.
  3. Archivierung von Dateien, die mit dem Projekt zusammenhängen, damit sie dem nächsten Projekt nicht im Wege stehen.
  4. Feiern und Auflösen des Teams.

Arten von Projekt-Management.

Im Rahmen des Projekt-Managements gibt es verschiedene Methoden, die Frameworks und Richtlinien für die ordnungsgemäße Ausführung der verschiedenen Aspekte des Projekt-Managements bieten.

Wasserfall.

Dies ist ein linearer Ansatz für das Projekt-Management, bei dem ein Projekt in aufeinanderfolgende Phasen unterteilt wird. Bei einem Wasserfallprojekt wird jede einzelne Phase abgeschlossen, bevor die nächste beginnt, sodass die Visualisierung des Projekts wie ein kaskadenartiger Wasserfall aussieht.

Diese Struktur erleichtert das frühzeitige Erkennen von Fehlern und begrenzt den Projektumfang, wodurch eine Ausweitung des Umfangs und damit verbundene Verzögerungen vermieden werden.

Agile.

Agiles Projekt-Management wurde ursprünglich von Entwicklungs-Teams umgesetzt. Doch die damit verbundenen Prinzipien und Praktiken werden zunehmend von Business-Teams im gesamten Unternehmen angewendet. Auch bei Agile werden Projekte in kleinere Aufgaben unterteilt, die jedoch in kurzen Iterationen während des Projektlebenszyklus abgeschlossen werden. Die zunehmende Beliebtheit des agilen Projekt-Managements hat zur Entstehung verschiedener Unterkategorien geführt, beispielsweise Scrum und Kanban.

Agile ist sehr beliebt, da es eine effiziente Nutzung von Ressourcen ermöglicht und Teams in die Lage versetzt, flexibel auf Probleme oder sich ändernde Kundenanforderungen zu reagieren.

Lean.

Diese Projekt-Management-Methode wurde von japanischen Lean-Manufacturing-Prozessen abgeleitet. Lean-Methoden zielen vor allem auf Effizienz ab. Sie basieren auf einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus, um Ressourcenverschwendung – einschließlich immaterieller Werte wie Zeit und Aufwand – zu verhindern und die Produktivität zu optimieren. Viele der Lean-Prinzipien werden häufig in Verbindung mit Agile-Methoden angewendet.

Erfolgreiches Lean-Management verringert den Verwaltungsaufwand, verbessert die Team- und Zusammenarbeit, optimiert das Mitarbeitererlebnis und steigert den ROI.

Kanban.

Kanban hat seinen Ursprung im Lean-Manufacturing, wird jedoch heute in verschiedensten Branchen angewendet. Das Verfahren betont die Visualisierung und Optimierung von Workflows zur Verbesserung von Effizienz und Produktivität. In Kanban werden Aufgaben als Karten oder „Kanban“ auf einer visuellen Tafel repräsentiert, wobei Spalten verschiedene Stufen des Workflows darstellen.

Die Methode konzentriert sich darauf, Work in Progress (WIP) zu begrenzen, um Engpässe zu reduzieren und Abläufe zu verbessern. Kontinuierliche Optimierung ist ein Grundprinzip, wobei Teams ihre Prozesse regelmäßig analysieren und verfeinern. Kanban fördert Transparenz, Zusammenarbeit und Flexibilität, weswegen es eine beliebte Option für Teams ist, die einen schlanken und anpassungsfähigen Projekt-Management-Ansatz wünschen.

Scrum.

Scrum ist eine Agile-Projekt-Management-Methode, die auf iterative und inkrementelle Entwicklung setzt. Dabei geht es um sich selbst organisierende, funktionsübergreifende Teams, die in kurzen Iterationen namens „Sprints“ arbeiten. Am Anfang eines jeden Sprints wird ein priorisierter Backlog mit Benutzergeschichten und Aufgaben erstellt. Das Team verpflichtet sich dazu, eine Untergruppe dieser Elemente zu erledigen. Es werden tägliche Stand-up-Meetings abgehalten, um die Kommunikation zu fördern und Hindernisse oder Abhängigkeiten zu bewältigen.

Die oder der Produktverantwortliche ist für die Repräsentation der Stakeholder und die Pflege des Produkt-Backlogs zuständig, während die oder der Scrum Master die Einhaltung der Scrum-Prinzipien durch das Team unterstützt. Die Methode fördert mit regelmäßigen Prüfungen und Retrospektiven die Anpassungsfähigkeit, Transparenz und Zusammenarbeit, um das Produkt und die Prozesse im Team kontinuierlich zu optimieren.

Six Sigma.

Projekt-Management mit Six Sigma wurde aus dem Fertigungsbereich mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung übernommen. Six Sigma nutzt statistische Modellierung, um Fehler in sich wiederholenden Prozessen zu verringern.

Oft wird Six Sigma mit Lean verwechselt, bei dem es um die Eliminierung von Verschwendung geht, während Six Sigma auf die Reduzierung von Fehlern abzielt. Die zwei Ansätze funktionieren so gut zusammen, dass viele Unternehmen einen kombinierten Prozess namens Lean Six Sigma nutzen.

Kritischer Pfad.

Die Methode des kritischen Pfades ist eine Management-Strategie für die Terminplanung von Projekten. Dazu muss jede einzelne Aufgabe identifiziert und die dafür benötigte Zeit bestimmt werden. Außerdem müssen Abhängigkeiten ermittelt werden. Unabhängige Aufgaben dürfen sich überschneiden. Die längste Kette abhängiger Aufgaben wird jedoch zum „kritischen Pfad“ und ist maßgeblich für den Zeitplan.

Die Methode des kritischen Pfades ist ideal für die Planung von Projektzeitplänen, da sie dazu beiträgt, potenzielle Engpässe zu ermitteln, die effiziente Nutzung von Ressourcen zu planen oder realistische Zeitpläne zu erstellen.

Tipps zur Schaffung eines leistungsfähigen Projekt-Management-Teams.

Ein leistungsfähiges Management-Team ist entscheidend für den Projekterfolg, da es Leitung, Richtung und Kontrolle bietet.

Um für ein Projekt-Team mit guter Kommunikation zu sorgen, solltet ihr euch auf einige wichtige Punkte konzentrieren:

Tips to build a strong project management team \

  1. Geplante oder regelmäßige Treffen
  2. Grad an Formalität in Treffen
  3. Ob Treffen persönlich, virtuell oder sowohl als auch abgehalten werden
  4. Wie das Team Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten wird
  5. Wo Dokumente gespeichert und wie Versionen kontrolliert werden
  6. Workflows für Entscheidungen und Genehmigungen

Sobald eure Kommunikation funktioniert, geht es daran, das Team zusammenzustellen. Hier die wichtigsten Schritte:

  1. Rekrutiert Talente aus verschiedenen Abteilungen. So gibt es im Team unterschiedliche Perspektiven, Kenntnisse und Fähigkeiten, was einen ganzheitlichen Ansatz zur Problemlösung und Entscheidungsfindung ermöglicht.
  2. Wählt sorgfältig die Projektleitung aus und definiert Aufgaben genau. Eure Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung des Projekterfolgs sowie bei der Gewährleistung von effektiver Führung, Koordination und Verantwortlichkeit im gesamten Lebenszyklus des Projekts.
  3. Setzt die Erwartung, dass sich alle beteiligen. Ihr schafft eine kollaborative und engagierte Umgebung, in der alle Team-Mitglieder mit ihren Fähigkeiten und Bemühungen aktiv zum Erfolg des Projekts beitragen, was zu mehr Effizienz, Produktivität und einem gemeinsamen Gefühl von Verantwortung führt.

Verwaltet Projekte und liefert messbare Ergebnisse.

Projekt-Management ist eine besondere Disziplin, die für jedes Unternehmen von großem Nutzen sein kann. Wenn Projekte gut geplant und sorgfältig verwaltet werden, arbeitet euer Team effizienter und profitiert eure Kundschaft von besseren Produkten.

Wenn ihr das Projekt-Management in eurem Unternehmen verbessern möchtet, solltet ihr zunächst eine geeignete Projektleitung finden. Vielleicht gibt es ein Team-Mitglied, das von sich aus die Leitung von Projekt-Teams übernehmen würde bzw. das über viele der erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Falls nicht, solltet ihr ggf. eine Neueinstellung erwägen.

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