Was ist Projekt-Management?

Effektives Projekt-Management versetzt Unternehmen in die Lage, die Zusammenarbeit zu verbessern, den kompletten Projektzyklus von Anfang bis Ende zu verwalten und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Auf diese Weise können Unternehmen messbare Ergebnisse erzielen und ihr Wachstum fördern.

Inhalt:

• Was ist Projekt-Management?
• Warum ist Projekt-Management wichtig?
• Die zentralen Komponenten von Projekt-Management.
• Die fünf Phasen im Projekt-Management.
• Arten von Projekt-Management.
• Tipps zum Aufbau eines leistungsfähigen Projekt-Management-Teams.
• Verwaltet Projekte und liefert messbare Ergebnisse.

Was ist Projekt-Management?

Projekt-Management (PM) kann als die Theorie und Praxis des Planens, Leitens und Überwachens von Aufgaben definiert werden.  Es ist ein Prozess oder Framework für die Führung eines Teams zum erfolgreichen Abschluss eines Projekts unter Berücksichtigung eines bestimmten Zeit- und Budgetrahmens. Ein Projekt bezeichnet eine Reihe von zusammenhängenden Aufgaben, zu erbringenden Leistungen und Aktivitäten, die zusammen ein bestimmtes Ziel verwirklichen.

Projekt-Management kann auch außerhalb der Geschäftswelt erfolgen. Wann immer ihr mehrere Personen durch eine umfassende Reihe von Aufgaben leitet, um ein Ziel innerhalb eines vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens zu erreichen, praktiziert ihr Projekt-Management.

Es handelt sich um einen dynamischen Prozess, der in einer Vielzahl von Branchen und Situationen angewandt werden kann, vom Bau eines Wolkenkratzers über die Koordinierung von Hilfsmaßnahmen nach einer Naturkatastrophe bis zur Errichtung eines Schuppens im eigenen Garten.

Was ist ein Projekt?

In der Unternehmenswelt ist ein Projekt eine Reihe von Aktivitäten, die in einem neuen Produkt oder Service resultieren, durch einen Zeit- und Budgetrahmen beschränkt sind und zu deren Ausführung mehrere Personen erforderlich sind.

Beispiele für Projekte sind Veranstaltungen, Veröffentlichungen, Bauwerke oder Prozessentwicklung. Manche Organisationen arbeiten ausschließlich in Form von Projekten, bei anderen laufen Projekte zusätzlich zum Tagesgeschäft.

Projekt-Management funktioniert nicht nach Schema F. Jedes Projekt ist anders, mit eigenen Zielen, Ressourcen und Zeitplänen, sodass die Programmverantwortlichen ihre Strategie ständig anpassen müssen, um diese Variablen zu berücksichtigen.

Wer ist am Projekt-Management beteiligt?

Kernstück eines Projekts sind verschiedene Rollen, darunter die Projektverantwortlichen, Team-Mitglieder sowie interne und externe Stakeholder.

• Die Projektverantwortlichen haben das Ruder in der Hand, steuern das Projekt auf seine Ziele zu und verwalten die Ressourcen und den Zeitplan.
• Team-Mitglieder sind dagegen die treibende Kraft bei der Durchführung von Aufgaben und der Erbringung von Arbeitsergebnissen.
• Stakeholder, einschließlich Kundinnen und Kunden, haben ein eigenes Interesse am Ausgang des Projekts.

Wie werden Projekte verwaltet?

Um diesen komplexen Prozess zu straffen, greifen Projektverantwortliche häufig auf Projekt-Management-Software zurück. Diese Tools umfassen integrierte Diagramme, Tafeln und Kalender zur visuellen Darstellung von Zeitplänen, zur Unterstützung der Aufgabenorganisation, zur Abstimmung von Teams und zur Erleichterung der Dokumentation von Fortschritten.

Dieser digitale Projekt-Management-Ansatz ermöglicht es den Teams, effizienter zu arbeiten, fördert die Kreativität und treibt die Transformation voran.

Warum ist Projekt-Management wichtig?

1. Effizienz.  Projekt-Management sorgt dafür, dass Teams abgestimmt und fokussiert arbeiten. Dadurch wird die reibungslose Ausführung des Projekts gewährleistet und die Teams können sich auf das Produkt statt auf den Prozess konzentrieren. Projekt-Management stellt sicher, dass alle Arbeiten mit einem eindeutigen Ziel verknüpft sind, und es kann identifizieren, an welchen Stellen Hindernisse auftreten.
2. Wachstum und Entwicklung. Die Balance zwischen Projekt-Management und der eigentlichen Projektausführung zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Projekt-Management gibt Teams den nötigen Freiraum, um sich auf ihre jeweilige Aufgabe zu konzentrieren und neue Herausforderungen zu bewältigen. Das verbessert nicht nur das Mitarbeitererlebnis, sondern fördert auch die Weiterentwicklung von Kompetenzen.
3. Mehr Output.  Durch Optimierung der Projektlogistik setzt Projekt-Management Ressourcen frei. Teams werden so in die Lage versetzt, produktiver zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Es sorgt dafür, dass alle Ressourcen zur Unterstützung eines klaren Ziels eingesetzt werden.
4. Qualitativ hochwertige Arbeitsergebnisse.  Die pünktliche und budgetgerechte Abwicklung von Projekten ist ein Patentrezept für zufriedene Kundschaft. Wenn ihr bestmögliche Arbeit abliefert, profitiert Kundschaft von diesen bestmöglichen Ergebnissen. Mit Projekt-Management lassen sich Schwachstellen identifizieren und beheben, um sicherzustellen, dass das Endprodukt den in den Planungsphasen formulierten Zielen entspricht.
5. Klare Kommunikation.  Effektives Projekt-Management zeichnet sich durch klare und präzise Kommunikation aus, bei der alle Informationen in einer zentralen Anlaufstelle zusammenfließen: die Projektleitung. Diese fungiert als Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Stakeholdern.
6. Flexibilität.  Bei einer effektiven Planung werden potenzielle Probleme antizipiert und entsprechende Vorbereitungen getroffen. Projekt-Management passt sich sowohl erwarteten als auch unerwarteten Änderungen an und sorgt so für einen reibungslosen Projektablauf.
7. Organisation. Durch die Festlegung von Zeitplänen, Meilensteinen und Budgets für euer Projekt wird ein Ausufern des Projektumfangs vermieden und Teams und Projekte bleiben auf Kurs.
8. Zufriedene Stakeholder. Die Nachverfolgung der Projektarbeit ermöglicht es, die Stakeholder fundiert zu informieren und sie vom Fortschritt zu überzeugen.

Die zentralen Komponenten von Projekt-Management.

Integrations-Management.

Integrations-Management ist die Abstimmung verschiedener Strategien, um einen umfassenden Projektplan zu formulieren. Dieser Plan dient als Roadmap, die einzelne Personen und Teams zum erfolgreichen Projektabschluss leitet. Dabei kommen oft Tools wie Projektpläne zum Einsatz.

Management des Projektumfangs.

Umfangs-Management beinhaltet die Unterteilung des Projekts in überschaubare Blöcke, einschließlich Meilensteinen, Aufgaben und Unteraufgaben. So entsteht ein klarer, umsetzbarer Plan, dem das Team folgen kann, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens abzuschließen. Tools wie Projektstrukturpläne (Work Breakdown Structures, WBS) und Gantt-Diagramme sind für das Umfangs-Management unverzichtbar.

Zeit-Management.

Beim Zeit-Management geht es darum, einen realistischen Zeitplan für das Projekt festzulegen und die Verfahren für die Überwachung und ggf. die Anpassung des Zeitplans zu umreißen. Damit lässt sich sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt und Termine eingehalten werden.

Kosten-Management.

Kosten-Management beinhaltet die Festlegung und Überwachung des Projektbudgets. Dieser Prozess beginnt bereits in der Scoping- und Planungsphase des Projekts und berücksichtigt alle erforderlichen Ressourcen wie Personal, Zeit, Ausstattung und finanzielle Mittel.

Qualitäts-Management.

Qualitäts-Management ist eine der wichtigsten Aufgaben der Projektleitung während der Ausführung. Die Projektleitung überwacht alle Aktivitäten, um sicherzustellen, dass das Projekt die Kundenerwartungen erfüllt und gleichzeitig interne Budget- und Zeitvorgaben eingehalten werden.

Ressourcen-Management.

Ressourcen-Management ist die Optimierung aller verfügbaren Ressourcen für ein Projekt. Trotz sorgfältiger Planung können während der Entwicklung unvorhergesehene Probleme auftreten. Die Projektleitung muss in der Lage sein, Ressourcen nach Bedarf neu zuzuweisen.

Kommunikations-Management.

Kommunikations-Management ist unerlässlich, um die Abstimmung zwischen Team-Mitgliedern und Stakeholdern während des gesamten Projekts aufrechtzuerhalten. Dazu gehören die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle, die Klärung von Missverständnissen und die schriftliche Dokumentation von Besprechungen.

Risiko-Management.

Risiko-Management beinhaltet die Identifizierung potenzieller Herausforderungen, die Bewertung ihrer Wahrscheinlichkeit und die Planung für den Fall ihres Eintretens. Indem sie potenzielle Schwierigkeiten vorhersieht, kann die Projektleitung den Druck verringern und fundierte Entscheidungen treffen, wenn Risiken auftreten.

Beschaffungs-Management.

Beschaffungs-Management umfasst die Planung und Verwaltung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für das Projekt benötigt werden. Dazu gehören Vertragsverhandlungen genauso wie das Lieferanten-Management.

Im Wesentlichen sind diese Kernkomponenten des Projekt-Managements entscheidend, um Innovationen voranzutreiben, die Kreativität zu fördern und die Transformation zu ermöglichen.

Die fünf Phasen im Projekt-Management.

1. Initiierung.

Die Initiierungsphase ist der Ausgangspunkt für jedes Projekt. In dieser Phase wird ermittelt, was die Stakeholder wünschen, und die Vision der Resultate wird artikuliert. Hierzu kann die Erstellung eines Projektauftrags oder eines Business Case zählen, um die Genehmigung der Stakeholder einzuholen, die Finanzierung zu sichern oder den Aufwand zu rechtfertigen. Außerdem werden an dieser Stelle das Budget, der Umfang und der Zeitplan erarbeitet.

In dieser Phase erfasst die Projektleitung die Projektvision, legt klare Ziele fest und holt die Genehmigung der Stakeholder ein. Zum wichtigen Output der Initiierung gehören in der Regel die Projektcharta und das Stakeholder-Register.

• In der Projektcharta werden Zweck, Ziele, Stakeholder, Risiken, Ressourcen und Abhängigkeiten für das Projekt aufgeführt.
• Dagegen werden im Stakeholder-Register alle Personen oder Gruppen, die von dem Projekt betroffen sind, ihre Einflussebene und die Kommunikationsstrategie für jeden Stakeholder angegeben.

2. Planung.

In der Planungsphase unterteilt die Projektleitung das Projekt in umsetzbare Teilabschnitte und erstellt eine Projekt-Roadmap. Diese Roadmap dient als Leitfaden, in dem die zur Erreichung der Projektziele erforderlichen Schritte detailliert aufgeführt sind. Hier wird das „Wie“ des Projekts dargelegt, damit alle Beteiligten wissen, was sie zu tun haben.

In der Planungsphase arbeitet die Projektleitung mit internen Teams zusammen, um ihre Fähigkeiten einzuschätzen und alle Details zu organisieren. So wird aufgezeigt, wie das Team zum Ziel geführt werden soll. Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, da sie das Fundament für das gesamte Projekt legt. Die Projektleitung berücksichtigt das Budget und die Infrastruktur, antizipiert Risiken und plant, wie diese zu bewältigen sind.

3. Ausführung.

Die Ausführungsphase ist die Phase, in der der Projektplan umgesetzt wird. Es ist zwar spannend, zu beobachten, wie die Umsetzung voranschreitet. Allerdings muss die Projektleitung diese Phase aufmerksam begleiten und kontinuierlich bewerten.

In dieser Phase konzentriert sich die Projektleitung auf Folgendes:

• Zuweisung von Ressourcen
• Verwaltung von Budgets
• Team-Entwicklung
• Stakeholder-Interaktionen
• Qualitäts-Management
• Kontinuierliche Kommunikation

4. Überwachung und Kontrolle.

In der Überwachungs- und Kontrollphase überwacht die Projektleitung den Projektfortschritt und ergreift Maßnahmen zur Korrektur oder Vermeidung von Problemen. Das Team sollte über die Ressourcen verfügen und die Visionen vor Augen haben, die für den Abschluss der Arbeit erforderlich sind. Möglicherweise ändert sich der Projektumfang und das gesamte Projekt muss entsprechend angepasst werden.

Die Projektleitung behält in dieser Phase jedoch weiterhin Termine, Ausgaben, Performance und Qualität im Blick, während das Team Aufgaben abarbeitet. In dieser Phase ist eine Projekt-Management-Software besonders hilfreich, da sie auf bevorstehende Fälligkeitstermine oder überzogene Budgets hinweisen kann.

5. Abschluss.

Die Abschlussphase ist die letzte Phase des Projektzyklus. Dabei geht es um mehr als nur darum, die letzten Aufgaben als abgeschlossen zu markieren. Der Abschluss eines Projekts kann Folgendes beinhalten:

1. Die offizielle Übergabe des Projekts an die Stakeholder oder die Führungsebene.
2. Ein Sunset- oder Post-Mortem-Meeting mit dem Team, um Erfolge und Herausforderungen zu besprechen.
3. Die Archivierung von Dateien, die mit dem Projekt zusammenhängen, damit sie für Referenzzwecke zur Verfügung stehen.
4. Das Feiern des Team-Erfolgs und das Auflösen des Teams.

Arten von Projekt-Management.

Wasserfall.

Bei einem Wasserfallprojekt wird jede einzelne Phase abgeschlossen, bevor die nächste beginnt, sodass die Visualisierung des Projekts wie ein kaskadenartiger Wasserfall aussieht. Diese Methode trägt dazu bei, Fehler frühzeitig zu erkennen, den Umfang zu kontrollieren und Verzögerungen durch eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

Agile.

Bei Agile werden Projekte in kleinere Aufgaben unterteilt, die jedoch in kurzen Iterationen während des Projektzyklus abgeschlossen werden. Die zugehörigen Unterkategorien wie Scrum und Kanban helfen dabei, Ressourcen effizient zu nutzen und sich an Herausforderungen oder veränderte Kundenanforderungen anzupassen.

Lean.

Diese Projekt-Management-Methode wurde von japanischen Lean-Manufacturing-Prozessen abgeleitet. Sie basieren auf einem kontinuierlichen Verbesserungszyklus, um die Produktivität zu optimieren und Ressourcenverschwendung zu verhindern. Viele der Lean-Prinzipien werden häufig in Verbindung mit Agile-Methoden angewendet, um das Projekt-Management zu verbessern.

Kanban.

Mit Kanban werden Aufgaben als Karten oder „Kanban“ visuell auf einem Board präsentiert, wobei Spalten verschiedene Stufen des Workflows darstellen. Die Methode konzentriert sich darauf, laufende Arbeiten zu begrenzen, um Engpässe zu reduzieren und Abläufe zu verbessern.

Kanban fördert Transparenz, Zusammenarbeit und Flexibilität, weswegen es eine beliebte Option für Teams ist, die einen anpassungsfähigen Projekt-Management-Ansatz wünschen.

Scrum.

Scrum ist eine Agile-Projekt-Management-Methode, die auf iterative und inkrementelle Entwicklung setzt. Dabei arbeiten sich selbst organisierende, funktionsübergreifende Teams in kurzen Iterationen namens „Sprints“. Die oder der Produktverantwortliche ist für die Repräsentation der Stakeholder und die Verwaltung des Produkt-Backlogs zuständig, während die oder der Scrum Master die Einhaltung der Scrum-Prinzipien durch das Team unterstützt.

Die Methode fördert mit regelmäßigen Prüfungen die Anpassungsfähigkeit, Transparenz und Zusammenarbeit, um das Produkt und die Prozesse im Team kontinuierlich zu optimieren.

Six Sigma.

Projekt-Management mit Six Sigma wurde aus dem Fertigungsbereich mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung übernommen. Oft wird Six Sigma mit Lean verwechselt, bei dem es um die Eliminierung von Verschwendung geht, während Six Sigma auf die Reduzierung von Fehlern abzielt. Viele Unternehmen nutzen einen kombinierten Prozess namens Lean Six Sigma.

Kritischer Pfad.

Die Methode des kritischen Pfads ist eine Projekt-Management-Strategie für die Terminplanung. Dazu muss jede einzelne Aufgabe identifiziert und die dafür benötigte Zeit bestimmt werden. Außerdem müssen Abhängigkeiten ermittelt werden. Die längste Kette abhängiger Aufgaben wird zum „kritischen Pfad“ und ist maßgeblich für den Zeitplan.

Die Methode trägt dazu bei, potenzielle Engpässe zu ermitteln, die effiziente Nutzung von Ressourcen zu planen und realistische Zeitpläne zu erstellen.

Tipps zum Aufbau eines leistungsfähigen Projekt-Management-Teams.

Der Aufbau eines solides Projekt-Management-Team ist für den Projekterfolg unerlässlich. Dieses Team steuert das Projekt, übernimmt die Leitung und Aufsicht und verfügt zudem über das nötige Fachwissen.

Bei der Zusammenstellung eines Projekt-Teams, das sich durch seine Kommunikationskompetenz auszeichnet, gilt es einige wichtige Aspekte zu beachten:

• Geplante oder regelmäßige Treffen
• Grad an Formalität bei Treffen
• Ob Treffen persönlich, virtuell oder sowohl als auch abgehalten werden
• Wie das Team Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten wird
• Wo Dokumente gespeichert und wie Versionen kontrolliert werden
• Workflows für Entscheidungen und Genehmigungen

Sobald ihr ein solides Kommunikations-Framework erarbeitet habt, kann es mit der Zusammenstellung eures Teams weitergehen. Hier die wichtigsten Schritte:

1. Rekrutiert Talente aus verschiedenen Abteilungen. So gibt es im Team unterschiedliche Perspektiven, Kenntnisse und Fähigkeiten, was einen ganzheitlichen Ansatz zur Problemlösung und Entscheidungsfindung ermöglicht.
2. Wählt die Projektleitung sorgfältig aus und definiert Aufgaben genau. Eure Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung des Projekterfolgs sowie bei der Gewährleistung von effektiver Führung, Kommunikation, Koordination und Verantwortlichkeit im gesamten Projektzyklus.
3. Fördert eine Team-Kultur, in der alle vollen Einsatz bringen. Ihr schafft ein von Zusammenarbeit und Engagement geprägtes Umfeld, in dem alle Team-Mitglieder aktiv zum Erfolg des Projekts beitragen. Dies führt zu mehr Effizienz, Produktivität und einem gemeinsamen Gefühl von Verantwortung.

Verwaltet Projekte und liefert messbare Ergebnisse.

Projekt-Management ist eine dynamische Disziplin, die die Effizienz und Produktivität eines jeden Unternehmens erheblich steigern kann. Wenn Projekte gut geplant und sorgfältig verwaltet werden, arbeitet euer Team effizienter. Zugleich profitiert eure Kundschaft von herausragenden Produkten.

Wenn ihr das Projekt-Management in eurem Unternehmen verbessern möchtet, solltet ihr zunächst eine geeignete Projektleitung finden. Dabei kann es sich um ein Team-Mitglied handeln, das von sich aus die Leitung von Projekt-Teams übernehmen würde bzw. über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt.

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