Wie erstellt ihr eine Projektumfangsbeschreibung?

Zu Beginn eines Projekts haben die meisten Team-Mitglieder eine allgemeine Vorstellung von den Erwartungen und Aufgaben. Immer mehr Unternehmen stellen jedoch fest, dass ein formeller Projekt-Management-Ansatz die Effizienz und den Erfolg steigern kann.

Viele Projekte können scheitern, weil keine klaren Ziele und Meilensteine definiert wurden. Davon auszugehen, dass Team-Mitglieder wissen, wie sie zum Fortschritt eines Projekts beitragen sollen, ist kein akzeptabler Ansatz für Unternehmen, die rentabel und proaktiv bleiben möchten.

Glücklicherweise könnt ihr mit nahtlos implementierten Projekt-Management-Strategien die Ineffizienzen reduzieren. Der erste Schritt ist die Erstellung einer klaren Projektumfangsbeschreibung. Wenn die Grenzen und Erwartungen nicht in einer Leistungsbeschreibung definiert werden, können viele Projekte über das ursprüngliche Ziel hinausschießen oder aber ihr Ziel verfehlen.

Mithilfe einer Projektumfangsbeschreibung können Unternehmen und Team-Mitglieder den Zweck und die Arbeitsergebnisse eines Projekts definieren und – wahrscheinlich noch wichtiger – festlegen, was zum Plan gehört und was nicht. Dadurch können alle Beteiligten bei der transparenten und zeitgerechten Erledigung ihrer Aufgaben an einem Strang ziehen.

Wenn ihr lernt, eine Projektumfangsbeschreibung zu schreiben, könnt ihr eure Projekte effektiver verwalten und die Ausweitung des Projektumfangs vermeiden. In diesem Artikel gehen wir genauer auf die Erstellung und Implementierung eines Projektumfangs ein. Im Einzelnen behandeln wir folgende Themen:

• Was ist eine Projektumfangsbeschreibung?
• Warum sind Projektumfangsbeschreibungen wichtig?
• Erstellen einer Projektumfangsbeschreibung
• Best Practices zum Schreiben einer Projektumfangsbeschreibung
• Projektumfangsbeschreibungen und andere Dokumente im Vergleich

Was ist eine Projektumfangsbeschreibung?

Eine Projektumfangsbeschreibung definiert genau, wo die Grenzen eines Projekts liegen. Sie umfasst Annahmen, Aufgaben, Anforderungen, Beschränkungen, Meilensteine und die Arbeitsergebnisse, die sicherstellen, dass das Projekt ein Erfolg wird. Projektumfangsbeschreibungen (auch als Leistungsbeschreibung bezeichnet) helfen Projektleitenden und der Führungsebene bei der Planung sowie dabei, den allgemeinen Fortschritt festzustellen und die Umsetzung zu überwachen.

Diese Dokumente dienen als Karte, die das gesamte Team nutzen kann, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Sie bestimmen die Rahmenbedingungen für das Projekt, indem sie den erforderlichen Output und die Fristen definieren, zu denen die jeweiligen Komponenten abgeschlossen sein sollen. Basierend darauf können Verantwortliche Projektumfang-Management-Pläne erstellen und den jeweiligen Ressourcen Aufgaben zuweisen, damit die Arbeit fristgerecht und im vorgesehenen Budget-Rahmen durchgeführt wird.

Projektumfangsbeschreibungen sind nur eine Komponente einer sorgfältigen Projektverwaltung. Sie umfassen häufig auch Kommunikationspläne, Zeitpläne für Aufgaben, detaillierte Budgets sowie Risikobewertungen. Ein vollständiger Projektplan beginnt mit einer Leistungsbeschreibung, in der die Ziele und Komponenten des Projekts definiert werden und die zur Kontrolle aller anderen Initiativen dient.

Warum sind Projektumfangsbeschreibungen wichtig?

Projektumfangsbeschreibungen bieten Projektleitenden und Verantwortlichen klare und sofortige Vorteile, da sie nicht mehr Vermutungen anstellen müssen – was beim Projekt-Management immer wieder der Fall ist. Statt sich zu fragen, welche Aufgaben anstehen, können alle Projektbeteiligten mit klar definierten Anforderungen und Fristen arbeiten, die mit konkreten Ergebnissen verknüpft sind.

Eine sorgfältig erstellte Leistungsbeschreibung definiert jedoch nicht nur den Projektumfang, sondern bietet Projektleitenden, Verantwortlichen, Kundschaft sowie Team-Mitgliedern zusätzlich folgende Vorteile:

• Definition der Erwartungen: Zu den Verantwortlichen gehören interne Angestellte und externe Kundschaft. Eine Projektumfangsbeschreibung legt genau fest, was vom Projekt abgedeckt ist und was nicht, sodass es bei der Lieferung des Endprodukts keine Enttäuschungen oder Überraschungen gibt.
• Geringeres Risiko: Da diese Pläne Arbeitsergebnisse in mehrere Schritte aufbrechen, können Projektleitende Hindernisse schnell erkennen und entscheiden, was getan werden sollte, damit das Projekt weiterhin die Erwartungen erfüllt, ohne die Fristen oder das Budget zu gefährden.
• Erleichterung der Arbeit: Mit klar definierten Aufgaben können Arbeitsaufträge angemessen zugewiesen werden, sodass Ressourcen sinnvoll genutzt und die Ziele durch die entsprechende Verteilung der Aufgaben effizient erreicht werden.
• Definition der Vereinbarungen: In Projektumfangsbeschreibungen könnt ihr die zu erledigende Arbeit, die Verdiensthöhe, die Grenzen und die Arbeitsergebnisse definieren, damit Verantwortliche sowie Kundinnen und Kunden genau wissen, was zu welchen Kosten erledigt sein wird.

Erstellen einer Projektumfangsbeschreibung.

Da ihr nun wisst, wie ihr mit einer Projektumfangsbeschreibung Fallstricke und Missverständnisse vermeiden könnt, möchtet ihr wahrscheinlich erfahren, wie ihr ein solches Dokument erstellen könnt. Selbst wenn ihr noch nie eine Projektumfangsbeschreibung erstellt habt, gibt es keinen Grund, sich davor zu fürchten. Diese Dokumente lassen sich leicht zusammenstellen, sobald die wichtigen Elemente definiert wurden.

Natürlich ist jedes Projekt anders, daher sollten Projektleitende mit Abweichungen rechnen, die zu Beginn berücksichtigt werden sollten. Beachtet dabei, dass diese Dokumente dazu gedacht sind, Arbeitsergebnisse und Erwartungen so zu definieren, dass sie umsetzbar und erreichbar sind. Berücksichtigt daher bei der Erstellung einer Projektumfangsbeschreibung Folgendes:

1. Überblick: Gebt eine Zusammenfassung.

Eine Projektzusammenfassung am Anfang des Dokuments trägt dazu bei, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird und was zum Schluss geliefert werden soll. Dies ist außerdem eine hervorragende Gelegenheit, die Ziele für kleinere Meilensteine zu nennen, die auf verständliche und umsetzbare Weise zu den größeren Zielen führen.

An dieser Stelle sollten Projekte häufig in kleinere Elemente aufgegliedert werden, um zu verdeutlichen, was enthalten sein soll und was ausdrücklich nicht. Projektleitende können in diesem Abschnitt die Ziele definieren und in einem Satz klar festlegen, worum es bei dieser Initiative gehen soll.

Sehen wir uns zum Beispiel ein Unternehmen an, das für einen E-Commerce-Anbieter die Website umgestalten soll. Die Projektumfangsbeschreibung in einem Satz könnte hier lauten: „Die umgestaltete Website wird Kundinnen und Kunden schnelleren und einfacheren Zugriff auf Produkte bieten und dabei Mehrwert-Content bereitstellen, um die Sitzungsdauer zu verlängern und die Absprungrate zu reduzieren.“

Davon ausgehend könnten die detaillierten Projektziele zum Beispiel umfassen:

• Erstellen eines neuen, ansprechenden Webdesigns für eine bestehende Marke.
• Beibehalten der bestehenden Markenidentität und Anforderungen.
• Optimieren der Website-Leistung, um die Kundenerlebnisse zu verbessern.
• Ansprechen der Besucherinnen und Besucher mit detaillierten, zugänglichen Inhalten.
• Überwachen der wichtigen Leistungsmetriken zur Messung der Verbesserungen bei Sitzungsdauer und Absprungrate.

2. Governance: Weist Aufgaben zu.

Nachdem ihr das allgemeine Konzept etabliert habt, können den konkreten Rollen Verantwortliche und einzelne Mitarbeitende zugewiesen werden. In diesem Schritt könnt ihr genau festlegen, wer an diesem Projekt arbeiten wird und wer für die Prüfung und Genehmigung der verschiedenen Arbeitsergebnisse verantwortlich sein wird.

Beachtet dabei jedes im Überblick genannte Ziel. Projektleitende sollten festlegen, wer auf jeder Ebene involviert bzw. verantwortlich ist. Nehmen wir das oben genannte Beispiel der Website-Umgestaltung:

3. Ansatz: Definiert Schritte.

Alle, die effektiv zum Plan beitragen sollen, müssen ihre genauen Verantwortungen und Aufgaben kennen und wissen, wie sie zum großen Ganzen beitragen. Wiederholt die Projektumfangsbeschreibung und definiert anschließend, was im Umfang enthalten ist und was nicht. Hier kann es hilfreich sein, die Erfolgsmaßstäbe neu zu definieren, um Aufgaben innerhalb und außerhalb des Umfangs abzustimmen.

Beim Website-Umgestaltungsprojekt aus dem Beispiel könnte das Kreativ-Team daran erinnert werden, dass bei dem Projekt bestehende Markenrichtlinien verwendet werden sollen und dass sie sich ausschließlich innerhalb dieser Grenzen bewegen sollten. Während eine neue Website im Projektumfang liegt, ist ein Rebranding nicht enthalten.

Ein weiterer Punkt, der möglicherweise genau definiert werden muss, betrifft die Erfolgsmaßstäbe. Projektleitende können zum Beispiel festlegen, dass die Verbesserung der Traffic-Zahl wichtig ist, die Steigerung der Verkaufszahlen der Kundschaft aber nicht zu den Projektanforderungen gehört.

4. Annahmen: Erwartete Risiken und Vorteile.

Gute Projektleitende wissen, dass alle Projekte auch Hindernisse überwinden müssen. Um Herausforderungen zu vermeiden, schließt Prognosen dazu ein, welche Faktoren möglicherweise den Fortschritt bremsen werden, und gebt Empfehlungen zur Vermeidung dieser Probleme.

Diese Überlegungen können zum Beispiel die Zuweisung der richtigen Ressourcen oder auch die Prüfung von Urlaubsanträgen betreffen und somit sicherstellen, dass jederzeit ausreichend Personal verfügbar ist. Die Bandbreite der Risikofaktoren reicht von der Personalverfügbarkeit bis zum Budget, das von der Kundschaft vorgegeben wurde. Um Konflikte vorab zu vermeiden, weist das Team und externe Kundschaft auf alle Risiken hin.

5. Arbeitsergebnisse: Definiert den Erfolg.

Wenn ihr die Arbeitsergebnisse klar definiert, unterstreicht ihr damit auch die allgemeine Definition des Projekterfolgs. Kehrt noch einmal zur ursprünglichen Projektumfangsbeschreibung zurück und evaluiert genau, was als Nachweis dafür verwendet werden kann, dass eine Aufgabe objektiv und messbar gut abgeschlossen wurde.

Projektleitende können das aus verschiedenen Perspektiven betrachten. In Bezug auf Leistungsindikatoren (KPIs) können sie mit der Kundschaft zusammenarbeiten, um die Baselines für die Sitzungsdauer und die Absprungrate zu messen und anschließend zu bestimmen, welche Verbesserungen innerhalb eines festgelegten Zeitraums nach dem Launch der neuen Website als Erfolg gelten werden. Sie können aber auch zusammen mit dem internen Team die Parameter für ein gründliches, markenkonformes Redesign definieren und festlegen, wie stark sich die Website letztendlich unterscheiden soll.

Beispiel für eine Leistungsbeschreibung.

Wenden wir nun dieses Format auf unser Beispiel an und erstellen eine eigene Projektumfangsbeschreibung.

Best Practices zum Schreiben einer Projektumfangsbeschreibung.

Auch wenn jede Leistungsbeschreibung anders aussehen wird, können Projektleitende mit einigen Best Practices sicherstellen, dass ihre Dokumente so effektiv sind wie möglich.

• Genehmigungen definieren. Stellt sicher, dass ihr die verantwortlichen Personen für die Einreichung und Prüfung des Genehmigungsprozesses nennt. Auf diese Weise könnt ihr auch Grenzen dafür festlegen, wann und wie Genehmigungen kommuniziert werden müssen, damit das Projekt nicht ins Stocken gerät.
• Unklarheiten vermeiden. Benennt Fristen, Meilensteine und Arbeitsergebnisse so konkret wie möglich.
• Ausschlüsse definieren. Verhindert eine Ausweitung des Projektumfangs, indem ihr genau festlegt, was nicht zum Umfang des Projekts gehört. Auf diese Weise sind alle Beteiligten auf dem Laufenden und Ressourcenprobleme werden vermieden.
• Fachjargon vermeiden. Verwendet möglichst einfache Sprache, damit alle Beteiligten genau verstehen, was zum Projektumfang gehört und was nicht enthalten ist. Auf diese Weise könnt ihr das Erfolgsziel auch Personen kommunizieren, die möglicherweise nicht mit branchenspezifischen Begriffen vertraut sind.

Projektumfangsbeschreibungen und andere Dokumente im Vergleich.

Eine Leistungsbeschreibung kann für den Projekt-Management-Prozess sehr wichtig sein. Managerinnen und Manager sowie Verantwortliche verwenden jedoch auch zahlreiche weitere Dokumente. Dies sind einige weitere Dokumente, die für den Projekt-Management-Prozess hilfreich sein können:

• Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA): Eine NDA verhindert, dass vertrauliche oder private Informationen an andere weitergegeben werden.
• Dienstleistungsrahmenvertrag (Master Service Agreement, MSA): Ein MSA definiert die Konditionen zwischen zwei oder mehr Parteien für eine Serie von Projekten über einen bestimmten Zeitraum.
• Vereinbarung mit unabhängigen Vertragspartnerinnen und Vertragspartnern: Dieses Dokument definiert den Umfang und die Fristen für externe oder Drittpartei-Ressourcen.
• Service-Level-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA): Eine SLA definiert die Konditionen für Kunden-Service-Aufgaben und Reaktionszeiten zwischen Kundschaft und einem Lieferanten.
• Projekt-Master-Plan (Project Master Plan): Dies ist ein langfristiger Plan für die Zusammenarbeit mit Kundschaft und umfasst eine Vielzahl von Projektumfangs-Definitionen und Arbeitsergebnissen.

Erstellen einer eigenen Leistungsbeschreibung.

Leistungsbeschreibungen sind eine wichtige Projekt-Management-Komponente und helfen dabei, dass das Projekt auf Kurs und innerhalb des Budgets bleibt. Auch wenn die Erstellung vorab etwas Zeit in Anspruch nimmt, ist dieser Aufwand es wert, weil ihr durch das Abstimmen der Grenzen mit Kundschaft und internen Verantwortlichen sicherstellen könnt, dass alle Anforderungen und Einschlüsse (bzw. Ausschlüsse) klar bekannt sind.

Wenn ihr bereit seid, eine Leistungsbeschreibung zu formulieren, ist es hilfreich, die wichtigen Fragen des Projekt-Managements zu kennen: Worum geht es bei dem Projekt? Warum wird es durchgeführt? Warum ist es wichtig? Und was soll damit erreicht werden? Die Antworten auf diese Fragen sind ein guter Ausgangspunkt für die Erstellung der restlichen Leistungsbeschreibung. Wenn ihr dafür bereit seid, hat Adobe die passende Lösung.

Adobe Workfront ist eine Work-Management-Lösung für Unternehmen, die Aufgaben mit Strategien verknüpft und die Zusammenarbeit unterstützt, um messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen. Adobe Workfront bietet eine zentrale Plattform zu Verwaltung eurer Projekte und hilft euch bei der Definition von Zielen, der Automatisierung von Workflows und der Verwaltung von Assets.

Seht euch das Einführungsvideo an oder startet eine Produkttour, um zu erfahren, wie ihr mit Adobe Workfront den Umfang eures Projekts verwalten könnt.