Projektumfang – Definition, Best Practices, Beispiele und mehr.

Projekt-Management kann herausfordernd sein. Knappe Budgets, geringe Stakeholder-Interaktion und unzureichend definierte Ziele sind nur einige der Probleme, die den Fortschritt bremsen können. Wenn ihr häufig vor solchen Problemen steht, liegt das eigentliche Problem möglicherweise im Projektumfang.

Die exakte Dimensionierung eines Projekts kann vertrackt sein. Aber mit dem nötigen Know-how und einer Liste mit Best Practices ist es gleich viel einfacher. In diesem Beitrag betrachten wir das Konzept des Projektumfangs mit praktischen Strategien, damit ihr euer nächstes Projekt erfolgreich abschließen könnt.

• Was bedeutet Projektumfang?
• Bedeutung der Definition des Projektumfangs
• Was ist eine Projektumfangsbeschreibung?
• Was ist eine schleichende Projektausweitung?
• Definition des Projektumfangs
• Beispiel für einen Projektumfang

Was bedeutet Projektumfang?

Der Projektumfang ist eine Komponente bei der Implementierung eines Projekts, in der Ziele, Einschränkungen, Workflow-Management-Strategien, Aufgaben und Leistungen definiert sind. Durch einen definierten Projektumfang können die einzelnen Beteiligten ihre Arbeitslast einfacher verwalten.

Ein Projektumfang ist niemals in Stein gemeißelt und unerwartete Probleme können jederzeit auftreten. Aber je klarer der Projektumfang beschrieben ist, desto einfacher lässt er sich anpassen, um auf Hindernisse zu reagieren.

Bedeutung der Definition eines Projektumfangs.

Die Definition und Dokumentation des Projektumfangs ist wichtig, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Formuliert die wichtigsten Einschränkungen, durch die Timelines, Budgets und Leistungen gefährdet werden könnten. Wenn ihr diese Parameter eines Projekts festlegt, seid ihr besser für unvorhergesehene Probleme gerüstet.

Es ist wichtig, bei der Definition des Projektumfangs festzulegen, welche Resultate ihr messen möchtet, zum Beispiel Kosten oder Conversion Rate. Besprecht anschließend die Vision des Teams und lasst das Projekt-Management etwaige Bedenken und Meinungsverschiedenheiten äußern, um am Ende einen guten Kompromiss zu finden. So versteht ihr besser, was genau die Ziele des Projekts sind und wie jedes Team seinen Teil beitragen kann.

Ein eindeutiger Projektumfang leistet Folgendes:

• Bereitstellung einer Roadmap. Alle Team-Mitglieder können zu jedem Zeitpunkt im Projekt bei Bedarf den Projektumfang einsehen, um sich abzustimmen und stets ein klares Bild der Projektziele vor Augen zu haben.
• Management der Stakeholder-Erwartungen. Stakeholder haben möglicherweise unterschiedliche Prioritäten für das Projekt. Der Projektumfang legt die Parameter fest und stellt sicher, dass sich alle Beteiligten über die spezifischen Absichten und Ziele im Klaren sind.
• Vereinfachung der Budgetierung und Terminplanung. Wenn ihr vor Projektbeginn Deadlines und Einschränkungen im Projektumfang definiert, erleichtert euch dies die Ressourcenplanung.
• Vermeidung von schleichender Projektausweitung. Wenn ihr im Projektumfang die Grenzen eures Projekts festlegt, könnt ihr Probleme abschwächen, die den Projektfokus vom geplanten Kurs abbringen könnten.

Was ist eine Projektumfangsbeschreibung?

Die Projektumfangsbeschreibung ist eine detaillierte schriftliche Übersicht über das Projekt und enthält Timeline, Budget, Aufgabenzuweisungen, Projekt-Stakeholder und Workflow-Strategien.

Mit einem klar formulierten Projektplan und einer Projektumfangsbeschreibung hat das Projekt-Management die einzelnen Schritte für die Durchführung eines Projekts besser im Blick. Mithilfe der Umfangsbeschreibung bleiben die Beteiligten bei ihren Aufgaben, im Budget und im Zeitrahmen, um die Termine einzuhalten.

Team-Leiterinnen und -Leiter sollten in der Umfangsbeschreibung auch eine Prozedur für Änderungen am Projekt ausformulieren. Falls eine Änderung nötig wird, sollten die Stakeholder das Team informieren und dem Verfahren in der Projektumfangsbeschreibung folgen, damit die Auswirkungen möglichst gering bleiben.

Umfangsbeschreibungen können je nach Projektanforderungen variieren, sollten aber immer eine Aufschlüsselung aller zum Projekt gehörenden Aufgaben, Leistungen, Einschränkungen und Ausschlüsse enthalten.

Was ist eine schleichende Projektausweitung?

Von schleichender Projektausweitung sprechen wir, wenn der Projektplan ohne formale Anfrage aufgrund von unvorhergesehenen Änderungen des Projektumfangs abgewandelt wird. Es kommt häufig vor, dass Stakeholder Projektziele hinzufügen oder ändern, nachdem das Projekt bereits definiert wurde, was die Wahrscheinlichkeit von schleichender Ausweitung erhöht. Schleichende Projektausweitung führt meist zu Budgetproblemen, verpassten Deadlines und erhöhtem Stress.

Mit ein paar einfachen Strategien lässt sich die schleichende Ausweitung aber verhindern oder zumindest managen.

• Beteiligt alle Stakeholder an der Projektplanung.
• Führt mögliche Hindernisse in der Projektumfangsbeschreibung aus.
• Kommuniziert potenzielle Projektkomplikationen an die Stakeholder und entwickelt Strategien zu deren Vermeidung.

Definition des Projektumfangs.

Die genaue und zuverlässige Definition des Projektumfangs erfolgt in sieben Hauptschritten. Projekt-Managerinnen und -Manager werden mit der Zeit ihre eigenen Best Practices entwickeln, je nachdem, was ihre jeweiligen Teams benötigen, aber die folgende allgemeine Strategie ist in jedem Fall ein guter Ausgangspunkt.

1. Legt Ziele und Vorgaben fest.

Die Festlegung messbarer Ziele und Vorgaben ist ein wichtiger erster Schritt bei der Projektplanung und der Definition des Projektumfangs. Wenn ihr wisst, wohin ihr möchtet, ist es viel leichter, den Weg dorthin zu bestimmen.

Beachtet, dass Ziele und Vorgaben nicht austauschbar sind. Sie stehen für unterschiedliche Überlegungen. Ziele sind übergeordnete Erfolge im größeren Umfang, während Vorgaben kleinteiligere Assets in jeder Phase des Projekts sind, die euch beim Erreichen der Ziele helfen.

2. Stellt die Projektanforderungen zusammen.

Jedes Projekt besitzt Variablen wie Budget-Limits, den erwarteten Qualitätsgrad, zu erwartende Kundenbeiträge und die Timeline. Wenn ihr die Grenzen des Projekts kennt, könnt ihr die Erwartungen besser festlegen und managen. Anhand dieser Projektanforderungen könnt ihr am Ende bestimmen, was im Projektumfang enthalten sein soll.

3. Identifiziert Ressourcen und weist sie zu.

Damit ihr einen erfolgreichen Projektlebenszyklus umsetzen könnt, müsst ihr wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Bei Ressourcen kann es sich um beliebige Assets – von Finanzen bis zu Beteiligten – handeln, die verfügbar sind, um ein Projekt zum Abschluss zu bringen. Eine genaue Planung stellt sicher, dass die Teams alle benötigten Ressourcen haben, und hält das Projekt auf Kurs.

4. Erstellt Ausschlüsse und Einschränkungen.

Identifiziert Ausschlüsse, die außerhalb des Projektumfangs liegen, also Aufgaben und Vorgaben, die im Projektlebenszyklus nicht erreicht werden. Außerdem solltet ihr relevante Einschränkungen für das Projekt klären und definieren.

Zu wissen, was nicht zum Projektumfang gehört, ist genauso wichtig wie zu wissen, was dazugehört. Wenn ihr jeden Ausschluss und jede Einschränkung auflistet, wirkt ihr schleichender Projektausweitung entgegen, da so verhindert wird, dass Arbeit hinzukommt, die die Kapazität eures Teams übersteigt.

5. Definiert die Komponenten und Leistungen.

Der vielleicht wichtigste Schritt bei der Bestimmung des Projektumfangs ist die Definition der Leistungen. Beschreibt, was erreicht werden muss und wann.

Relevante Stakeholder sollten eine Struktur für Auffächerung des Arbeitsaufwands (work breakdown structure = WBS) erstellen, damit das Projekt in kleinere Einzelaufgaben unterteilt werden kann. Das Projekt-Management sollte Workflow-Methoden und Effizienzbereiche in die WBS aufnehmen. Dies erleichtert es, den Umfang des Projekts zu visualisieren und was zu dessen Abschluss erforderlich ist.

6. Sichert euch den Rückhalt der Stakeholder.

Bevor die Arbeit beginnt, sollten alle Komponenten des Projekts von Stakeholdern geprüft und genehmigt werden. Dies ist eine gute Möglichkeit für Anpassungen am Projektumfang, an den Zielen und den Vorgaben, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Wenn alle Stakeholder in die Planungsphase involviert sind, sind alle Beteiligten besser auf die Projektziele und Leistungen ausgerichtet.

Der Rückhalt der Stakeholder erleichtert außerdem die Vermeidung von schleichender Projektausweitung und stellt sicher, dass sich jeder über die globale Vision des Projekts im Klaren ist.

7. Implementiert ein Verfahren für das Änderungs-Management.

Kein Projektumfang ist perfekt. Höchstwahrscheinlich sind später Änderungen erforderlich. Wenn ihr ein Verfahren für das Änderungs-Management erstellt, können Projekt-Managerinnen und -Manager Änderungsanträge bei den Stakeholdern einreichen, die die Anträge dann genehmigen oder ablehnen. Was akzeptabel ist und was nicht, muss klar definiert sein.

Beispiel für einen Projektumfang.

Jede Projektumfangsbeschreibung sollte einer einheitlichen Gliederung folgen. Im Folgenden findet ihr eine allgemeine Gliederung und Beispiele dafür, wie jeder Abschnitt aussehen könnte.

I. Einleitung.

In der Einleitung sollten der Zweck, das Ziel und die Stakeholder definiert werden. Die Einleitung könnte zum Beispiel wie folgt lauten: „Dieses Marketing-Projekt dient der Erstellung eines Artikels zur Veröffentlichung im Blog, der die Markenwahrnehmung fördern soll.“

II. Anforderungen und Ziele (Projektumfang).

Der Projektumfang ist die Hauptkomponente der Projektumfangsbeschreibung. Hier sollten spezifische Anforderungen wie das Budget, die Timeline oder die beteiligten Teams angegeben werden. Ihr könnt auch eine Übersicht über die Leistungen geben.

Fügt einen Satz ähnlich dem folgenden ein: „Dieses Projekt umfasst Recherche, Content-Strategie, Content-Erstellung und Content-Veröffentlichung im Unternehmens-Blog. Außerdem wir der Artikel in Social Media geteilt. Alle Aktivitäten werden vom Marketing-Team durchgeführt.“

III. Leistungen.

Definiert die eigentliche Komponente, die abgeschlossen werden muss, und an wen und wann sie bereitgestellt wird. Dies kann ein kurzer, einfacher Satz sein: „Die Projektleistungen umfassen einen recherchierten und ausgearbeiteten Artikel mit bis zu 1.000 Wörtern, der per E-Mail bereitgestellt wird.“

IV. Projektabnahmekriterien.

Verwendet Abnahmekriterien, um Zielschwellenwerte für die Projektanforderungen festzulegen. Gebt auf jeden Fall an, wer für die finale Analyse zuständig ist und wie die Metriken gemessen werden. In der Projektgliederung könnte es dazu heißen: „Das Unternehmen muss den finalen Artikel vor dessen Veröffentlichung prüfen und genehmigen.“

V. Ausschlüsse.

Gebt die Komponenten an, die nicht Teil des Projekts sind. Haltet diese schriftlich fest, bevor die Projektarbeit beginnt. Hier könntet ihr zum Beispiel schreiben: „Zahlungen an externe Anbieter für Recherchen oder für ausgelagerte Services sind nicht im Projekt enthalten.“

VI. Einschränkungen.

Dokumentiert Projekteinschränkungen wie Budget-Limits oder Zeitrahmen. Um die potenziellen Quellen für schleichende Projektausweitung klar zu benennen, könntet ihr zum Beispiel sagen: „Mögliche Einschränkungen sind u. a. Kommunikationsverzögerungen, Änderungen im Umfang oder technische Probleme. Das Budget für dieses Projekt beträgt 21.000 € und der Abschluss des Projekts muss bis zum Ende von Q3 erfolgt sein.“

VII. Verfahren für das Änderungs-Management.

Definiert die Schritte, die für Änderungen am Projektumfang erforderlich sind, und gebt an, wer bei Änderungen einbezogen werden muss. Dies könntet ihr zum Beispiel wie folgt formulieren: „Etwaige Modifikationen am Projekt müssen beim Projekt-Management beantragt werden, das den Antrag beurteilt und schließlich genehmigt oder ablehnt. Die erforderlichen Stakeholder müssen beim ursprünglichen Antrag einbezogen sein.“

Management des Projektumfangs.

Nachdem der Projektumfang definiert ist, folgt das Management des Projektumfangs, also der kontinuierliche Prozess, mit dem jede Phase des Projekts nachverfolgt und überwacht wird.

Um den Projektumfang angemessen zu managen, müsst ihr auf potenzielle Änderungen achten. Falls nötig, nutzt das Verfahren für das Änderungs-Management, das in der Projektumfangsbeschreibung dargelegt ist. Wenn eine Überarbeitung erforderlich ist, ermittelt die Auswirkungen auf das Projekt und bezieht die Stakeholder in die Entscheidung ein. Vor allem müsst ihr die Auswirkungen auf das Budget und die Timeline so gering wie möglich halten.

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Erste Schritte beim Projektumfang.

Die klare Formulierung von Zielen, Aufgaben, Leistungen etc. bildet einen Projektumfang, mit dem das Projekt effizient und auf Kurs gehalten werden kann. Mit der Projektumfangsbeschreibung könnt ihr Erwartungen managen und dafür sorgen, dass die Teams wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wenn ihr den Umfang eures Projekts definieren möchtet, legt zuerst eure Ziele fest und wie ihr diese messen werdet. Außerdem müsst ihr alle notwendigen Ressourcen zuweisen und euch etwaiger Ausschlüsse und Einschränkungen bewusst sein.

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