Projektumfang – Definition, Best Practices, Beispiele und mehr.

Was ist der Projektumfang?

Der Projektumfang ist ein Bestandteil der Projektumsetzung und definiert Ziele, Einschränkungen, Strategien für das Workflow-Management, Aufgaben sowie Arbeitsergebnisse. Durch die Definition des Projektumfangs können die einzelnen Beteiligten ihre Arbeitslast leichter steuern.

Der Projektumfang ist niemals in Stein gemeißelt und es können unerwartete Probleme auftreten. Doch je klarer der Projektumfang beschrieben ist, desto einfacher ist es, Änderungen vorzunehmen und Hindernisse zu beseitigen.

Inhalt:

• Was versteht man unter einer Projektumfangsbeschreibung?
• Warum ist die Definition des Projektumfangs ein wichtiger Teil des Projektmanagements?
• So definiert ihr den Projektumfang Schritt für Schritt.
• Gliederung des Projektumfangs.
• Beispiele für einen Projektumfang.
• Best Practices rund um den Projektumfang.

Die Projektumfangsbeschreibung ist eine detaillierte Gliederung mit einem Zeitplan, einem Budget, zugewiesenen Aufgaben, Projekt-Stakeholdern und Workflow-Strategien.

Mit einem klar definierten Projektplan und einer Projektumfangsbeschreibung können Projekt-Managerinnen und -Manager jeden Schritt der Projektausführung leicht nachvollziehen. Mit der Umfangsbeschreibung bleiben die Beteiligten bei ihren Aufgaben, halten das Budget ein und arbeiten termingerecht, um die Fristen zu erfüllen.

Die Team-Verantwortlichen sollten in der Projektumfangsbeschreibung auch festlegen, wie das Verfahren im Fall von Änderungen im Projektverlauf aussehen soll. Falls eine Änderung nötig wird, sollten die Stakeholder das Team informieren und die Anweisungen in der Projektumfangsbeschreibung befolgen, damit die Auswirkungen möglichst gering bleiben.

Die Definition und Dokumentation des Projektumfangs sind entscheidend, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind. Sie weisen auf erhebliche Einschränkungen hin, durch die Timelines, Budgets und Leistungen gefährdet werden könnten. Indem ihr diese Parameter eines Projekts definiert, könnt ihr unvorhergesehene Probleme abfedern.

Es ist entscheidend, bei der Definition des Projektumfangs festzulegen, welche Ergebnisse gemessen werden sollen, beispielsweise Kosten oder Konversionsrate. Besprecht anschließend die Vision des Teams und lasst die Projekt-Managerinnen und -Manager etwaige Problemfelder und Meinungsverschiedenheiten zu analysieren, um Kompromisse zu schaffen. So versteht ihr besser, was die Ziele des Projekts sind und wie jedes Team seinen Teil beitragen kann.

Ein klarer Projektumfang:

• Verfügt über eine Roadmap. Alle Team-Mitglieder können während des Projekts jederzeit auf den definierten Projektumfang zurückgreifen, um sich abzustimmen und einen klaren Überblick über die Projektziele zu erhalten.
• Steuert die Erwartungen der Stakeholder. Stakeholder haben möglicherweise unterschiedliche Prioritäten für das Projekt. Der Projektumfang legt die Parameter fest und stellt sicher, dass alle Beteiligten über die spezifischen Absichten und Ziele Bescheid wissen.
• Vereinfacht die Budgetierung und Planung. Wenn ihr vor Projektbeginn Deadlines und Einschränkungen im Projektumfang festlegt, erleichtert das die Ressourcenplanung.
• Vermeidet die schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Wenn ihr die Grenzen eures Projekts im Projektumfang festlegt, könnt ihr Probleme abschwächen, die den Fokus eures Projekts vom Plan abbringen können.

Die Definition des Projektumfangs ist ein kollaborativer Prozess, der sorgfältige Planung und Kommunikation erfordert. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung könnt ihr diesen entscheidenden Aspekt des Projektmanagements meistern:

Legt eindeutige Ziele und Vorgaben fest.

Definiert zunächst die Projektziele und -vorgaben, Bevor ihr auf die Details eingeht. Ziele sind die allgemeinen Erfolge, die Sie anstreben, während Zielsetzungen die konkreten, messbaren Schritte zum Erreichen dieser Ziele sind. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten das „Warum“ hinter dem Projekt verstehen und wissen, wie Erfolg aussieht.

Erfasst und dokumentiert die Stakeholder-Anforderungen.

Stakeholder sind VIPs, die ein persönliches Interesse am Erfolg eures Projekts haben. Nutzt verschiedene Techniken wie Interviews, Umfragen und Workshops, um ihre Bedürfnisse, Erwartungen und verborgenen Wünsche für euer Projekt zu ermitteln.

Identifiziert und dokumentiert die Arbeitsergebnisse.

Die Arbeitsergebnisse sind die konkreten Ergebnisse, die euer Projekt produzieren wird. Präzisiert diese klar und stellt sicher, dass sie messbar sind und mit den Projektzielen in Einklang stehen.

Erstellt einen Projektstrukturplan.

Stellt euch den Projektstrukturplan wie einen Bauplan eures Projekts vor: Er zerlegt den Projektumfang in kleinere, besser handhabbare Einheiten, sogenannte Arbeitspakete. Das ist, als würdet ihr euer Projekt in Häppchen unterteilen, die das Tracking des Fortschritts und die Zuweisung von Aufgaben erleichtern.

Definiert Ausschlüsse und Einschränkungen.

Ebenso wichtig wie die Definition des Inhalts sind auch klare Aussagen dazu, was nicht enthalten ist. Identifiziert, was ihr ausschließen möchtet und welche Aufgaben oder Leistungen außerhalb des Projektumfangs liegen. Spezifiziert außerdem sämtliche Einschränkungen, die sich auf das Projekt auswirken können, beispielsweise Budgetbeschränkungen, Zeitbeschränkungen oder Ressourcenverfügbarkeit.

Sichert euch den Rückhalt der Stakeholder.

Bevor es weitergeht, solltet ihr sicherstellen, dass alle Stakeholder den Projektumfang verstehen und ihm zustimmen. So werden Missverständnisse vermieden, Erwartungen gesteuert und das Risiko einer späteren Ausweitung des Umfangs sinkt.

Etabliert ein Verfahren für den Umfang mit Änderungen.

Änderungen lassen sich nicht vermeiden, sollten jedoch nicht willkürlich erfolgen. Definiert einen formalen Prozess für das Change-Management, in dem festgelegt ist, wie neue Anforderungen bewertet, genehmigt und in das Projekt aufgenommen werden.

Jede Projektumfangsbeschreibung sollte einer einheitlichen Gliederung folgen. Im Folgenden findet ihr eine allgemeine Gliederung und Beispiele dafür, wie die einzelnen Abschnitt aussehen könnten.

Einleitung.

In der Einleitung sollten Zweck, Ziel und Stakeholder definiert und ein allgemeiner Überblick über den Projektumfang gegeben werden. Die Einleitung könnte zum Beispiel wie folgt lauten: „Dieses Marketing-Projekt dient der Erstellung eines Artikels, der im Blog veröffentlicht werden soll, um die Markenwahrnehmung zu fördern.“

Anforderungen und Ziele des Projektumfangs.

Der Projektumfang ist der Hauptbestandteil der Projektumfangsbeschreibung. Hier sollten spezifische Anforderungen wie das Budget, der Zeitplan oder die beteiligten Teams angegeben werden. Ihr könnt auch eine Vision der Arbeitsergebnisse präsentieren.

Nehmt eine Aussage wie diese auf: „Dieses Projekt umfasst Recherche, Content-Strategie, Content-Erstellung und Content-Veröffentlichung im Unternehmens-Blog. Außerdem wird der Artikel in Social Media geteilt. Alle Aktivitäten werden vom Marketing-Team durchgeführt.“

Arbeitsergebnisse.

Bestimmt das konkrete Arbeitsergebnis, die Abgabetermine und an wen die Ergebnisse zu liefern sind. Es ist wichtig, klare Parameter für die Ergebnisse festzulegen, damit die Erwartungen eindeutig festgelegt sind und Abwanderung vermieden wird. In einem kurzen Überblick könnte es zum Beispiel heißen: „Zu den Projektergebnissen gehört ein recherchierter, schriftlicher Artikel mit bis zu 1.000 Wörtern, der per E-Mail geliefert wird.“

Projektabnahmekriterien.

Legt anhand von Akzeptanzkriterien Schwellenwerte für eure Projektanforderungen fest. Stellt sicher, dass ihr genau angebt, wer für die finale Analyse verantwortlich ist und wie die Kennzahlen gemessen werden. In der Projektübersicht könnte es dazu heißen: „Das Unternehmen prüft und genehmigt den finalen Artikel vor der Veröffentlichung.“

Ausschlüsse.

Listet die Komponenten auf, die nicht Teil des Projekts sein werden. Es ist wichtig, dass sich Team-Mitglieder und Führungskräfte untereinander abstimmen, um die Erwartungen zu klären. Haltet diese schriftlich fest, bevor ihr mit der Arbeit loslegt. Die Aussage könnte zum Beispiel folgendermaßen lauten: „Im Rahmen dieses Projekts sind keine Zahlungen an externe Dienstleister für Recherchen oder ausgelagerte Leistungen vorgesehen.“

Einschränkungen.

Dokumentiert Einschränkungen wie Budgetgrenzen oder Zeitrahmen. Um die potenziellen Quellen für schleichende Projektausweitung klar zu benennen, könntet ihr sagen: „Mögliche Einschränkungen sind u. a. Kommunikationsverzögerungen, Änderungen im Umfang oder technische Probleme.“ Das Budget für dieses Projekt beläuft sich auf 21.000 USD und es muss bis zum Ende von Q3 abgeschlossen sein.

Change-Management-Prozess.

Definiert klar die Schritte, die zur Änderung des Projektumfangs erforderlich sind, und gebt an, wer bei Änderungen einzubeziehen ist. In eurer Projektumfangsbeschreibung könnt ihr das Change-Management-Verfahren folgendermaßen beschreiben: „Etwaige Änderungen am Projekt müssen beim Projektmanager beantragt werden, der die Anfrage beurteilt und genehmigt oder ablehnt. Relevante Stakeholder sollten bereits bei der initialen Anfrage eingebunden werden.“

Hier ein paar Beispiele, wie der Projektumfang für verschiedene Arten von Projekten definiert werden kann:

Website-Entwicklungsprojekt.

• Ziele: Erhöhung des Website-Traffics um 20 %, Steigerung der Benutzerinteraktion um 15 % und Steigerung der Leads um 10 %.
• Zu erbringende Leistung: Neugestaltete Website mit verbesserter Benutzeroberfläche, neuem Content und erweiterten Funktionen.
• Ausschlüsse: Mobile-App-Entwicklung und Marketing-Kampagne auf Social-Media.
• Einschränkungen: Budget von 50.000 USD, Zeitrahmen von 3 Monaten.

Produkteinführung.

• Ziele: Ein neues Produkt erfolgreich auf den Markt bringen, einen Marktanteil von 5 % innerhalb des ersten Jahres erzielen und einen Umsatz von 1 Million US-Dollar generieren.
• Zu erbringende Leistungen: Produktentwicklung, Marketing-Kampagne, Vertriebsschulung und Launch-Ereignis.
• Ausschlüsse: Kundensupport und Produkterweiterungen nach dem Launch.
• Einschränkungen: Zeitrahmen von sechs Monaten, Budget von 250.000 USD.

Projekt zur Verbesserung interner Prozesse.

• Ziele: Optimierung eines bestimmten internen Prozesses, Verkürzung der Verarbeitungszeit um 10 % und Verbesserung der Effizienz um 15 %.
• Zu erbringende Leistungen: Prozessabbildung, Lückenanalyse, Empfehlungen zur Verbesserung und Implementierungsplan.
• Ausschlüsse: Aktualisierungen der Technologie, Schulungen.
• Einschränkungen: Timeline von zwei Monaten, Budget von 10.000 USD.

Wenn ihr diese Best Practices befolgt, können Teams Risiken minimieren, ihre Zusammenarbeit verbessern und eine erfolgreiche Projektdurchführung sicherstellen. Die folgenden Schlüsselstrategien helfen euch, den Projektumfang klar und eindeutig abzustecken.

• Drückt euch klar und präzise aus: Vermeidet Mehrdeutigkeiten und stellt sicher, dass alle Verantwortlichen den Umfang verstehen. Verwendet eine präzise Sprache, definiert Begriffe und nennt konkrete Beispiele.
• Bezieht alle Verantwortlichen ein: Fördert die Zusammenarbeit und holt unterschiedliche Perspektiven ein. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten sich gehört fühlen und das Risiko späterer Missverständnisse reduziert wird.
• Verwendet visuelle Hilfsmittel: Diagramme, Flussdiagramme und Mind Maps können Verantwortlichen dabei helfen, das Projekt und seine Komponenten zu visualisieren.
• Dokumentiert alles: Haltet eine vollständige Umfangsbeschreibung bereit, auf die ihr während des gesamten Projektverlaufs jederzeit zurückgreifen könnt.
• Richtet einen transparenten Prozess für das Änderungs-Management ein: Definiert, wie Änderungen am Umfang angefordert, evaluiert und implementiert werden.
• Überprüft und aktualisiert regelmäßig: Überwacht den Fortschritt, erkennt Abweichungen und nehmt erforderliche Anpassungen am Umfang vor.
• Verwendet Projekt-Management-Tools: Tools wie Workfront können dabei helfen, den Projektumfang effektiv zu definieren, zu tracken und zu verwalten.

Fangt an, den Umfang eurer Projekte klar zu definieren.

Durch die klare Formulierung von Zielen, Aufgaben, Arbeitsergebnissen und anderen wichtigen Elementen wird der Projektumfang abgesteckt. Das sorgt für Effizienz und hält das Projekt auf Kurs. Die Projektumfangsbeschreibung hilft euch, die Erwartungen zu steuern und sicherzustellen, dass die Teams wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wenn ihr den Umfang eures Projekts definieren möchtet, legt eure Ziele und die Metriken fest, anhand derer ihr sie messen werdet. Außerdem müsst ihr unbedingt sicherstellen, dass ihr die erforderlichen Ressourcen zugewiesen habt, und alle die Ausschlüsse und Einschränkungen verstehen.

Eine erstklassige Workflow-Software ist entscheidend für die erfolgreiche Steuerung und Einhaltung des Projektumfangs. Adobe Workfront unterstützt euch bei der Verwaltung aller wichtigen Aspekte – von den der Definition der Arbeitsergebnisse über die Stakeholder bis zu den Zielmetriken.

Macht eine Produkttour, um zu erfahren, wie ihr euer nächstes Projekt mit Workfront zum Erfolg führen könnt.