Wenn Vorstandsmitglieder und Führungskräfte der Fortune 500 bei FGS Global (FGS) anrufen, steht viel auf dem Spiel. Ob bei Krisen, regulatorischem Druck oder unternehmenskritischen Transaktionen – Kunden vertrauen auf FGS für strategische Kommunikationsberatung, die auf einzigartigen Erkenntnissen und schneller Umsetzung basiert.
Deshalb erkannte das Team eine Opportunity, die Messlatte höher zu legen, ohne ihre Prozesse neu zu erfinden, als Adobe den Adobe Acrobat KI-Assistent einführte – ein KI-gestütztes Tool, das direkt in die Acrobat-Plattform integriert ist, der FGS bereits vertraute.
„Wenn wir fragen, was uns von anderen Stakeholder-Strategie-Unternehmen unterscheidet, ist die Antwort immer dieselbe“, sagt Rebecca Gasser, Chief Information Officer bei FGS. „Man entscheidet sich für FGS, wenn es richtig gemacht werden muss.“
Bei einer globalen Stakeholder-Management-Firma wie FGS basieren Kundenbeziehungen auf der Expertise ihrer Beratenden und dem Vertrauen, das sie durch strategische Beratung für Tausende von Kunden aufgebaut haben. Diesen Standard zu liefern ist keine Kleinigkeit und erfordert eine versierte Rechtsabteilung, die das FGS-Berater-Team dabei unterstützt, Kunden optimal zu betreuen. Das Team der Rechtsabteilung muss zahlreiche Rechtsdokumente, Finanzberichte, Sicherheitsrichtlinien und geltende Vorschriften durchleuchten, um die Erkenntnisse zu gewinnen, die nötig sind, um vorauszusehen, was als Nächstes kommt. Außerdem müssen sie diese tiefgreifenden Analysen blitzschnell und fehlerfrei abschließen, um Beratende für FGS beim Aufbau neuer Mandate bestmöglich zu unterstützen und die Interessen der Firma zu schützen.
Da der Acrobat KI-Assistent in die Plattform integriert ist, auf die sie bereits vertrauen, um in Sekundenschnelle PDF-Dokumente zu kompilieren, abzufragen und Erkenntnisse aus Bergen von Dokumenten zu generieren, konnten Gasser und ihr Team noch mehr bei ihrer wertvollsten Ressource gewinnen: Zeit.
Jede Sekunde zählt.
Die neuen generativen KI-Features in Adobe Acrobat ersetzten keine Workflows – sie beschleunigten das, was bereits funktionierte. Für FGS ging es nicht darum, auf den KI-Zug aufzuspringen. Es ging darum, die Tools, denen sie bereits vertrauten, mehr Schwerarbeit übernehmen zu lassen – schneller, konsistenter und skalierbar.
Im Gegensatz zu allgemeinen Large Language Models (LLMs), die das Web durchsuchen und oft ungeprüfte Zitate anbieten oder auf vortrainiertes Wissen setzen, arbeitet der Acrobat KI-Assistent nur mit den Dokumenten, die Anwendende hochladen. Das gewährleistet nachvollziehbare Erkenntnisse, Datensicherheit und kontextuelle Genauigkeit. Dieses fokussierte Design ermöglicht es FGS-Teams, Antworten mit Vertrauen zu erhalten, selbst wenn viel auf dem Spiel steht.
Vor dieser neuen Technologie war die Prüfung umfangreicher Verträge und Berichte ein enormer Zeitfresser. Die Vertragsexpertinnen und -experten von FGS verbrachten oft stundenlang damit, wichtige Bestimmungen zusammenzufassen oder spezifische Klauseln herauszufiltern, während die Anwälte sich durch komplexe Finanzunterlagen oder schwer verständliche Gesetzestexte kämpften.
„Manuelle Dokumentenprüfungen sind nicht nur zeitaufwändig. Sie können zu Inkonsistenzen in Tonfall, Interpretation und Argumentation führen, wenn interne Analysen erstellt oder Verträge entworfen werden“, erklärt Gasser. „Diese Inkonsistenz ist in unserer Arbeit riskant, wo Präzision und Einheitlichkeit bei jedem Wort ausschlaggebend sind.“
Jetzt sind interne Workflows in Rechtsfragen mit den generativen KI-Funktionen in Acrobat deutlich schneller und einheitlicher. Team-Mitglieder können 100-seitige Verträge oder Fallakten sofort zusammenfassen, wichtige Klauseln schnell lokalisieren und interne Briefings oder Updates für Kunden in Minuten erstellen, anstatt ganze Nächte mit einem einzigen Dokument zu verbringen. Sie können komplexe Vorschriften abfragen und klar belegte Antworten zur Unterstützung rechtlicher Analysen erhalten. Selbst routinemäßige interne Prüfungen – wie das Durchsuchen bereits verhandelter Verträge oder interner Richtlinien-Dokumente – lassen sich mit einfachen Eingaben wie „Dieses Dokument zusammenfassen, damit ich die wichtigsten Punkte in unter einer Minute vermitteln kann“ von Stunden auf Sekunden reduzieren.
Das Rechtsteam nutzt Acrobat KI-Assistent, um komplexe rechtliche und regulatorische Fragen schnell zu bearbeiten, die Abhängigkeit von externen Beratenden zu reduzieren und schnellere, fundierte Entscheidungen im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. Die Vertragsexpertinnen und -experten von FGS nutzen die Adobe-Lösung, um wöchentlich 20 bis 30 Kunden-E-Mails zu generieren – ein Tempo, das schwer zu erreichen war, als sie Verträge noch manuell bearbeiteten und E-Mails von Hand verfassten.
„Jede Sekunde zählt, wenn es darum geht, auf Mandanten zu reagieren und schnell von der Anfrage zur Interaktion überzugehen. Die Geschwindigkeit, mit der wir mithilfe von Acrobat KI-Assistent wichtige Informationen aus Falldateien, Verträgen und regulatorischen Dokumenten kombinieren, prüfen, abfragen und präzise lokalisieren können, hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir diese Erkenntnisse in den entscheidenden Momenten für unsere Mandanten umsetzen.“
Durch die Beschleunigung von Vertragsüberprüfungen bis hin zur regulatorischen Recherche ermöglicht es Acrobat KI-Assistent dem Team der Rechtsabteilung von FGS, schneller und selbstbewusster auf Mandanten zu reagieren – ohne auf externe Beratung angewiesen zu sein oder Präzision zu opfern.
Vertrauen durch Geschwindigkeit und Klarheit.
Für Glasser ist der größte Gewinn, wie Acrobat KI-Assistent das Team der Rechtsabteilung von FGS dazu befähigt hat, unabhängiger – und selbstbewusster – zu arbeiten. Ob bei der Überprüfung interner Richtlinien, dem Vergleich von Vertragsentwürfen oder der Vorbereitung von Zusammenfassungen für die Führungsebene – die Fähigkeit, schnelle und präzise Erkenntnisse zu liefern, hat die Art und Weise transformiert, wie das Team das Unternehmen unterstützt.
Beispielsweise Vertrags- oder Richtlinienprüfungen – der Vergleich mehrerer Versionen hat Teams früher ausgebremst. Jetzt können sie schnell Änderungen zusammenfassen, wichtige Klauseln hervorheben und klare Empfehlungen teilen – alles innerhalb von Acrobat.
Intern bei FGS wächst die Akzeptanz weiter. Mitarbeitende nutzen Acrobat KI-Assistent, um Workflows zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern und ihre tägliche Arbeitsleistung zu steigern. „Die Lösung erfindet nicht neu, wie wir arbeiten“, sagt Glasser. „Sie schärft unser Tun.“
Diese Transformation verläuft eher im Stillen, ihre Ergebnisse sind allerdings beeindruckend: schnellere Antworten, klarere Erkenntnisse und mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was am Wichtigsten ist – zeitnahe, hochwertige Unterstützung für das Unternehmen zu bieten, um Mandanten zur Seite zu stehen, wenn jede Sekunde zählt.
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Jay Ramakrishna ist Senior Strategic Business Development Managerin bei Adobe. Ihr Schwerpunkt liegt darauf, mit strategischen Kunden zusammenzuarbeiten, die aktuelle Adobe-Lösungen für Digital Media erworben haben, um Mehrwert und Technologieakzeptanz im gesamten Unternehmen voranzubringen. Jay bringt zu Adobe über ein Jahrzehnt Erfahrung in der Leitung großer digitaler Transformationsinitiativen mit.
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