Mit ihren rund 292.000 Einwohnern hat Gilbert, Arizona, die Bevölkerung, Infrastruktur und Einrichtungen einer Großstadt. Dennoch bewahrt sie das Herz und Gemeinschaftsgefühl einer Kleinstadt. Die mittelgroße Gemeinde steht auf Platz eins beim Wirtschaftswachstum in den USA und wird konsistent als einer der beliebtesten 20 Orte genannt, um eine Familie zu gründen, ein kleines Unternehmen zu führen oder einen Job zu finden.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor der Stadt ist ihre vorausschauende Kommunalverwaltung. Die Stadt setzt mit ihren 1.800 Angestellten auf Innovation und Technologie, um das tägliche Leben der Bevölkerung zu verbessern. Sie verbindet Geschichte mit Modernität und Fortschritt und festigt damit ihren Ruf als Stadt der Zukunft.

„Wir sehen Technologie als Differenzierungsmerkmal dafür, wie wir Services verbessern und die Lebensqualität für unsere Einwohnerinnen und Einwohner steigern können“, sagt Sasan Poureetezadi, CTO von Gilbert. Aber anstatt die Technologie von der IT-Abteilung aus voranzutreiben, arbeiten wir daran, sie möglichst schnell für alle verfügbar zu machen. So skalieren wir Innovation und finden einzigartige Use Cases, die für unsere Bürgerinnen und Bürger etwas bewirken.

Eine Vision für eine intelligente, sichere Zukunft.

Die Stadt ist besonders begeistert von der Kraft, die KI ihren Angeboten verleihen kann. „Wenn wir es richtig machen, hat KI das Potenzial, ein Multiplikator zu sein, der grundlegend verändert, wie wir arbeiten und den Bürgerinnen und Bürgern dienen“, sagt die stellvertretende Stadt-Managerin Mary Goodman, die den täglichen Betrieb einschließlich der Technologieeinführung überwacht. Mit ihrer Unterstützung und der des „Town Managers“ schuf die Stadt eine neue Position, die sich auf KI und andere aufkommende Technologien konzentriert.

Hier kommt Eugene Mejia ins Spiel – Gilberts neu ernannter Chief AI Strategy and Digital Transformation Officer. Als er sich auf dem Markt nach KI-Tools umsah, entdeckte er, dass transformative KI bereits in greifbarer Nähe war – über Adobe Acrobat und Adobe Express. Zwei beliebte Programme, die allen Angestellten der Stadtverwaltung zur Verfügung stehen. Mit KI-gestützten Funktionen wie dem KI-Assistenten von Adobe Acrobat und Adobe Firefly -basierten Kreativ-Features in Adobe Express haben die Teams das Potenzial, ihre Produktivität zu steigern und Bürgernähe mit Leben zu füllen.

Als staatliche Einrichtung ist die Einhaltung von Compliance und Sicherheit beim Einsatz von KI entscheidend für den Schutz personenbezogener und anderer vertraulicher Daten. „Der KI-Assistent von Adobe Acrobat und Adobe Firefly erfüllten alle unsere Anforderungen und gaben uns die Gewissheit, ihre Nutzung auszuweiten, ohne Bürgerdaten zu gefährden“, sagt Jason Thompson, IT Customer Experience Manager.

Produktivitätssteigerungen in der ganzen Stadt mit dem KI-Assistenten von Acrobat.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Gilbert nutzen bereits Adobe-Programme über eine Enterprise-Lizenzvereinbarung (ELA). Das steigert Kreativität und Produktivität für alle Beschäftigten. Jedes Jahr bearbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Millionen von Dokumentenseiten im PDF-Format über Adobe Acrobat und unterzeichnen Dokumente mit Acrobat Sign. Gleichzeitig hilft Adobe Creative Cloud Teams dabei, konsistenter, kreativer und effektiver mit der Öffentlichkeit zu kommunizieren.

Mehr als ein Dutzend Abteilungen mit verschiedenen Zuständigkeiten – von häuslicher Gewalt bis Strafverfolgung – nutzen den KI-Assistenten von Acrobat, um die für Dokumentenarbeit aufgewendete Zeit drastisch zu reduzieren. Beispielsweise nutzen sie vom KI-Assistenten generierte Zusammenfassungen, einfache Text-Prompts und intelligente Zitate, um wichtige Informationen schneller zu extrahieren und verständlich aufzubereiten. Die Finanzabteilung kann Ausgaben aus zahlreichen Dokumenten über mehrere Jahre hinweg vergleichen. Das IT-Team profitiert von der Möglichkeit, umfangreiche technische Studien zu kurzen Briefings zusammenzufassen. Das ist beispielsweise praktisch, um Verantwortlichen einen schnellen Überblick über neue technische Errungenschaften zu geben.

Andere Abteilungen nutzen die KI-gestützte Chat-Funktion, um Inhalte von Grund auf neu zu erstellen. Als die Stadt beschloss, eine Stelle für die Koordination von Subventionen auszuschreiben, nutzte die Personalabteilung den KI-Assistenten von Acrobat. Das Tool analysierte eine 50-seitige Studie zu den Herausforderungen im Vergleich zu Branchenstandards und erstellte eine maßgeschneiderte Stellenbeschreibung.

„Der KI-Assistent von Acrobat unterstützt uns dabei, auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben und sicherzustellen, dass wir gut positioniert sind, um zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen“, sagt Mejia. Die KI-Funktionen haben uns wahrscheinlich monatelange Recherche und Verfeinerung der Stellenbeschreibung erspart. Wir haben schnell die ideale Person für die neue Position gefunden, die uns jetzt hilft, unseren Bürgerinnen und Bürgern weitere Dienstleistungen anzubieten.

Inzwischen werden auch die Subventionsbewertungen mithilfe des KI-Assistenten beschleunigt: Was früher einen ganzen Tag dauerte – die Analyse eines 20-seitigen Förderantrags –, geht jetzt fünfmal schneller. Wenige Minuten reichen aus, um wichtige Kriterien, Anforderungen, Fristen und Handlungsschritte zusammenzufassen. Mit bis zu 80 Förderanträgen pro Jahr, die geprüft werden müssen, kann die Stadt wichtige Finanzierungen für bezahlbaren Wohnraum, Wasserschutz, Brandschutz und mehr sichern – schneller als je zuvor.

„Wir sparen mit dem KI-Assistenten von Acrobat mindestens 40 Stunden Arbeit pro Förderantrag“, so Mejia. „Das schafft enorme Effizienzsteigerungen und Möglichkeiten, die wir nutzen können, um noch mehr Fördergelder zu beantragen. Letztendlich profitieren die Bürgerinnen und Bürger in Form besserer Services und Community-Leistungen.“

Kreativität und Innovation für alle.

Klare Kommunikation ist der Schlüssel für alle städtischen Abteilungen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen Adobe Express wegen seiner Geschwindigkeit, aber auch wegen seiner Benutzerfreundlichkeit, weil sie ihnen ermöglicht, mit wenig Aufwand attraktive Broschüren und Mitteilungen zu gestalten. Mit markenkonformen Vorlagen und einer riesigen Bibliothek mit Adobe-Assets – Stockfotos, Musik, Sound, Schriften und grafischen Elementen –können sie Beschilderungen für Veranstaltungen, professionell aussehende Flyer für interne Workshops oder Social-Media-Posts für Feiertage wie den Muttertag erstellen.

Mit wenigen einfachen Prompts ermöglichen die generativen KI-Funktionen in Adobe Express – powered by Adobe Firefly – allen Nutzerinnen und Nutzern, schnell individuelle und auffällige Grafiken zu erstellen. So kann sich das Kreativ-Team der Stadt auf übergeordnete Branding-Elemente, Grafiken und Infografiken konzentrieren.

„Indem wir den Zugang zu Adobe-Tools demokratisieren und die Möglichkeiten generativer KI nutzen, skalieren wir Innovation. So finden wir neue Use Cases, die den größten Unterschied bei der Betreuung von Bürgerinnen und Bürgern machen“, so Poureetezadi. „Es sind die Menschen, die hier arbeiten und leben, die Gilbert zu einem so wunderbaren Ort machen. Je mehr wir alle einbeziehen können, desto besser wird er.“

Heather Whitlock ist Direktorin bei Adobe und verantwortlich für Kundenstrategie sowie den Erfolg im Bereich Digital Media in wichtigen Branchen wie dem öffentlicher Sektor, Finanzdienstleistungen und Gesundheitswesen. Sie konzentriert sich darauf, Kundinnen und Kunden dabei zu unterstützen, Potenziale zu erschließen und in ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein. Dafür nutzt sie innovative Technologien von Adobe wie Express, Firefly und Acrobat. Heather ist darauf spezialisiert, durch strategische Interaktion Mehrwert zu schaffen. Sie arbeitet eng mit Kundinnen und Kunden zusammen, um deren Vision und Geschäftsziele mit innovativen Lösungen in Einklang zu bringen. Vor ihrer Zeit bei Adobe war sie als Geschäftsführerin bei Accenture tätig und verantwortete Wachstum, Talente und Kundenerfolg für globale Klientinnen und Klienten in regulierten Branchen.