Unser Digital Asset Management (DAM) für die Zukunft aufzustellen, bedeutete für uns mehr als auf das neueste Produkt zu wechseln. Wir wollten eine Grundlage schaffen, die mit unseren globalen Anforderungen wächst und sich kontinuierlich weiterentwickeln lässt. Dabei ging es darum, die Komplexität des Betriebs zu reduzieren und mehr Kapazität für die Weiterentwicklung unserer Content-Plattform zu gewinnen. Neue Funktionen sollten sich perspektivisch nutzen lassen, ohne dass wir die technische Infrastruktur dafür selbst weiterbetreiben müssen. Für die finale Umschaltung hatten wir fünf Tage eingeplant, nach 26,5 Stunden waren rund 720.000 Assets mit etwa 25 Terabyte Content in der neuen Plattform. Hinter diesem kurzen Zeitfenster lagen acht Monate Vorbereitung und eine Migration mit möglichst wenig Veränderungen für unsere Nutzer*innen.
Bei Siemens verbinden wir die reale und die digitale Welt in den Bereichen Industrie, Infrastruktur, Mobilität und Gesundheitswesen. Dafür brauchen wir digitale Plattformen, die global verfügbar, skalierbar und belastbar sind, unser DAM ist dabei die „one source of truth“ für alle Kommunikations- und Marketing-Assets. Dazu gehören Bilder, Dokumente und Videos, die auf siemens.com, in unseren Social-Media-Kanälen und in der internen Kommunikation zum Einsatz kommen. Die Plattform wird vom Hauptsitz, allen Regionen und allen Geschäftseinheiten weltweit genutzt und ist damit unser zentraler Asset-Pool.
Wir haben uns bewusst und strategisch für den Wechsel zu SaaS entschieden, um Komplexität zu reduzieren und von Weiterentwicklungen am Markt zu profitieren. Mit Adobe Experience Manager (AEM) as a Cloud Service haben wir mehr Ausfallsicherheit und Zuverlässigkeit und können perspektivisch neue Adobe-Funktionen im DAM nutzen. Wir pflegen schon seit mehreren Jahren eine erfolgreiche Partnerschaft mit Adobe, die Infrastruktur und den Betrieb in Adobes Hände zu geben, ist deshalb auch ein Zeichen des Vertrauens.
Acht Monate Migration, die nahezu niemand bemerkt hat
Unsere Herausforderung war, das technische Herzstück zu modernisieren und gleichzeitig das bestehende Ecosystem stabil zu halten. Dafür haben wir zwischen dem Datenbestand und den technischen Anbindungen unterschieden: Den Bestand haben wir von mehr als einer Million auf rund 720.000 relevante Assets bereinigt. Bekannte Legacy-Pfade haben wir nicht mitmigriert und dies frühzeitig kommuniziert. Die Schnittstellenebene blieb dagegen erhalten. So konnten die angebundenen Systeme weiterhin über dieselbe Schnittstelle mit dem DAM kommunizieren.
Für unsere externen Partner*innen haben wir gemeinsam mit Adobe ein Federated Guest Access-Modell umgesetzt, dieses ermöglicht Agenturen und Partner*innen den Zugriff auf die Authoring-Umgebung von Adobe Experience Manager Assets, die an unser Identity Management angebunden ist.
Auf mehrere Migrationsdurchläufe und Delta-Migrationen folgte schließlich das Cut-over. Während der kurzen Umschaltphase blieb das DAM im Read-Only-Modus verfügbar und die globale Asset-Auslieferung lief einfach weiter. Dringend benötigte Assets konnten Nutzer*innen per Helpdesk-Ticket über das Support-Team hochladen lassen. Als Informationskanäle haben wir Teams-Community-Calls, Training-Calls, Beiträge auf der internen Kommunikationsplattform, E-Mails an die Ansprechpartner*innen der angebundenen Systeme und ein Banner im DAM Author genutzt. An der Stelle möchte ich gerne noch meinen Kollegen und DAM Product Owner Benedikt Schneppendahl zu Wort kommen lassen, der wirklich großartige Arbeit geleistet hat: „Mein Ziel war, dass die Nutzer*innen von der Migration möglichst wenig mitbekommen. Dafür haben wir zwei Dinge sichergestellt: Die Plattform sollte nur kurz nicht verfügbar sein und das neue System sollte denselben Funktionsumfang haben wie das alte. Abgestimmt haben wir uns dabei laufend mit unseren Partnern und mit Adobe."
Drei Partner, klare Rollen
Meine wichtigste Aufgabe in diesem Projekt war die Auswahl der richtigen Partner und die Art der Zusammenarbeit. Bei Siemens haben wir die Business-Stakeholder gesteuert, Anforderungen formuliert und Erwartungen gemanagt. Unser Implementierungspartner Groundfog hat analysiert, konzipiert, implementiert, getestet und den Roll-out begleitet. Und Adobe hat bei der Lösungsfindung und der Content-Migration unterstützt und fehlende Funktionen bereitgestellt. Diese gut gewählte Konstellation hat sich im Projekt widergespiegelt. Die Reaktionszeiten waren kurz, besonders während und nach dem Go-live und die Content-Migration verlief schnell und ohne Probleme. Performance-Themen, die einige Tage nach dem Go-live erschienen sind, konnten wir sofort identifizieren und mit konkreten Maßnahmen beheben.
Was wir bewusst nicht verändert haben
Für unsere Content-Editoren hat sich mit dieser Migration nichts geändert und genau das ist für uns ein voller Erfolg. Die vertraute Touch UI blieb erhalten, ein Retraining war somit nicht nötig. Das Einzige, was sich verändert hat, ist der neue Login-Prozess.
Mit AEM as a Cloud Service haben wir die Einzelinstanz durch eine Multi-Zone-Architektur mit einer SLA-basierten Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und mehr ersetzt. Infrastruktur-, Wartungs- und Upgrade-Aufwand liegen jetzt stärker im Managed-Service-Modell von Adobe. Deployments laufen über Cloud Manager und müssen nicht mehr lange im Voraus geplant werden. Das Server-Management entfällt komplett und wir haben weitaus mehr Kapazität für die Weiterentwicklung der Plattform.
Der Blick nach vorn
Mit der Migration haben wir die Grundlage für die nächste Entwicklungsstufe unseres DAM geschaffen. Als Nächstes wollen wir die Asset-Klassifizierung, das Legal-Handling – also die Dokumentation der Usage Rights – und die Suche verbessern. Die neue Plattform eröffnet uns dafür zusätzliche Möglichkeiten und bildet den Grundstein für eine skalierbare Lösung. Unternehmen, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen, empfehle ich zwei Dinge: Suchen Sie sich einen Partner, der Erfahrung mit der Content Supply Chain und speziell mit DAM-Systemen dieser Größenordnung mitbringt. Und nutzen Sie außerdem Möglichkeiten für eine enge Zusammenarbeit bei Migration und Weiterentwicklung. Für uns war dabei das Adobe Co-Innovation-Programm hilfreich.
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