Acht Schritte zum Erstellen eines hervorragenden Event-Marketing-Plans.
Jedes Geschäftsereignis ist eine Investition in Zeit und Ressourcen, sodass ihr jedes einzelne Event bestmöglich nutzen solltet. Beginnt dazu mit gutem Event-Marketing.
Doch das Marketing für ein Event ist ein größeres Projekt als das Marketing für ein Produkt oder eine Dienstleistung. Es müssen dabei viele Faktoren beachtet, verschiedene Zielgruppen angesprochen und unzählige Details ausgetauscht werden. Der richtige Event-Marketing-Plan definiert, wo, wann und wie ihr potenzielle Teilnehmende ansprechen werdet.
Ihr müsst mehrere Kanäle berücksichtigen, einschließlich Promotions, E-Mail-Kampagnen und Sponsoren. Im Idealfall stellt ihr eine Steigerung bei Anmeldungen, Teilnahmen und Interaktionen fest. Befolgt diese acht Schritte und verwendet die Vorlage, um Veranstaltungen zu vermarkten, unabhängig von Größe und Budget.
Dies sind die acht Schritte zum Erstellen eines hervorragenden Event-Marketing-Plans:
- Ziele setzen und Grundlagen festlegen
- Eure Content-Strategie planen
- Promotions vorbereiten
- E-Mail-Marketing beschreiben
- Social Media und Social Proof
- Interaktionen der Teilnehmenden kultivieren
- Sponsoren ansprechen
- KPIs festlegen, um euren Erfolg zu messen
1. Ziele setzen und Grundlagen festlegen.
Legt die Ziele für eure Veranstaltung fest, damit ihr eure Marketing-Strategie darauf aufbauen könnt. Wenn die Teilnehmerzahl die wichtigste Metrik ist, kann ein allgemeiner Marketing-Ansatz, der eine breite Zielgruppe anspricht, sich als am erfolgreichsten erweisen. Wenn das Ziel der Veranstaltung die Belohnung der bestehenden Kundinnen und Kunden ist, ist ein gezielterer, enger gefasster Ansatz optimal.
Zu den anderen Grundlagen, die mit eurem Team von Anfang an abgestimmt werden müssen, gehören folgende:
- Details: Achtet darauf, dass euer gesamtes Team die grundlegenden Details der Veranstaltung kennt: Ort, Datum und Uhrzeit.
- Budget: Wenn ihr noch kein Budget habt, erstellt ein Marketing-Budget für die Veranstaltung.
- Vorlaufzeit: Berücksichtigt, wie viel Zeit euch vor der Veranstaltung zur Verfügung steht. Davon hängt ab, welche Marketing-Kanäle ihr verwendet und wie oft ihr kommunizieren könnt.
2. Eure Content-Strategie planen.
Mit einer Event-Marketing-Strategie weiß euer Team jederzeit, welcher Content auf welchen Plattformen veröffentlicht wird. Zieht unter anderem folgende Content-Formen in Erwägung:
- Blogposts
- Bilder oder Videos von früheren Veranstaltungen
- Kundenaussagen
- Pressemitteilungen
- Interviews mit Vortragenden
Beginnt mit einer Landingpage. Die Veranstaltungsseite auf eurer Website ist das zentrale Portal für Details und Anmeldung und damit auch der Fokuspunkt für Design und Textgestaltung. Priorisiert die Details, die eure Zielgruppe über die Veranstaltung benötigt, und fügt einen eindeutigen CTA für Aktualisierung und Anmeldung hinzu.
Die Landingpage für den Adobe Summit bietet die grundlegenden Details und eine einfache Möglichkeit, um sich über neue Entwicklungen auf dem aktuellen Stand zu halten.
Andere Content-Elemente können mit Details erweitert werden, die nicht auf die Hauptseite passen. Andere Inhalte werden für Social Media in kleineren Einheiten zusammengefasst. Ihr könnt zum Beispiel einen individuellen Blogpost erstellen, in dem ihr Details zu allen Vortragenden und Snapshots zu den einzelnen Sitzungen in Quadraten für Social-Media-Kanäle veröffentlicht.
3. Promotions vorbereiten.
Mit effektivem Werbematerial gebt ihr die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung weiter und informiert über die Vorteile für Teilnehmende. Eingehender Content konzentriert sich auf praktische Details, während ausgehender Content zeigen sollte, warum Personen an der Veranstaltung teilnehmen sollten.
Denkt daran, die im Werbematerial präsentierten Vorteile an das Zielgruppensegment anzupassen, das ihr auf dem jeweiligen Kanal erreichen möchtet. Ihr interagiert in Social Media mit anderen Zielgruppen als in E-Mails. Achtet bei den Promotions für diese Kanäle darauf, die für die jeweilige Zielgruppe wichtigen Vorteile in den Mittelpunkt zu stellen.
Ihr könnt Werberabatte anbieten, um potenzielle Teilnehmende zur Anmeldung zu motivieren. Ein Frühbucherangebot fördert frühe Anmeldungen. Flash Sales oder Flash-Aktionen beschleunigen die Anmeldungen ebenfalls. Bietet eventuell auch Rabatte für wiederholte Teilnahme an. Diese Aktionen schaffen ein Gefühl von Dringlichkeit und fördern die Anmeldezahlen.
4. E-Mail-Marketing.
Das Versenden von E-Mails an potenzielle Teilnehmende ist einfach und erzielt gute Ergebnisse. Automatisierte E-Mail-Kampagnen lassen sich schnell und mit wenig Aufwand einrichten und bestehende E-Mail-Listen enthalten eine interessierte Zielgruppe. Ganz gleich, ob sie euren Newsletter abonniert, eine Demo heruntergeladen oder schon früher bei euch gekauft haben, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie sich für eure Veranstaltung interessieren.
Ebenso wie bei den meisten E-Mail-Marketing-Kampagnen müssen zwei wichtige Faktoren berücksichtigt werden:
- Zielgruppensegmentierung: Segmentiert eure E-Mail-Liste, um sicherzustellen, dass die richtige Botschaft an die richtigen Personen übermittelt wird. Grundlegende Themen oder Informationen sollten am oberen Ende des Trichters verwendet werden. Detailliertes oder konkretes Material sollte hingegen eher für Kundinnen und Kunden weiter unten im Trichter bereitgestellt werden.
- Häufigkeit der Kommunikation: Ihr solltet wissen, wen ihr kontaktiert und wie häufig. Selbst Personen, die an eurer Marke interessiert sind, möchten nur gelegentlich von euch hören. Findet das Gleichgewicht zwischen Aufmerksamkeit für die Veranstaltung und Belästigung der Kundinnen und Kunden mit häufiger Kommunikation.
Wenn ihr rechtzeitig vor der Veranstaltung beginnt, steht euch ausreichend Zeit zur Verfügung, um mehrere E-Mails an potenzielle Teilnehmende zu senden. Beginnt mit informativen E-Mails, um Bewusstsein für eure Veranstaltung zu schaffen, und sendet Werbeinhalte, wenn der Termin näher rückt.
5. Social Media und Social Proof.
Auch wenn sich E-Mail-Marketing gut zum Kontaktieren bestehender Leads eignet, könnt ihr mit Social Media eure Reichweite erhöhen. Ganz gleich, ob ihr organischen Content oder bezahlte Werbung nutzt, kann Social-Media-Marketing helfen, neue Teilnehmende zu erreichen.
- Fasst euch kurz. Social-Media-Content sollte kurz und prägnant sein. Verwendet eine Aussage zu einem Punkt und die nötigen Details.
- Plant Posts. Wenn ihr eure Posts für Spitzenzeiten plant, kann eure Marke die größte Anzahl an Personen erreichen, besonders auf Kanälen, die Livestreams an Benutzerinnen und Benutzer bereitstellen können, z. B. Twitter, LinkedIn, TikTok und Instagram Stories.
- Verwendet CTAs. Jeder Post sollte die Benutzerinnen und Benutzer auf die Landingpage mit einer Möglichkeit zur Anmeldung verweisen. Wenn der Kanal dies ermöglicht, fügt auch direkt in Social Media einen Anmelde-Link hinzu.
Social Proof ist eine weitere Möglichkeit, die Interaktionen und die Teilnahme zu steigern. Sprecht Personen an, denen die Veranstaltung im letzten Jahr gefallen hat oder die gern an der Veranstaltung dieses Jahres teilnehmen möchten, und bittet um eine Bewertung oder um anwendergenerierten Content (UGC). Fügt auf euren Social-Media-Kanälen, in E-Mails und auf der Landingpage zur Veranstaltung Zitate oder UGC hinzu.
Wenn ihr euch entscheidet, Incentives für Bewertungen oder UGC anzubieten, macht deutlich, dass diese Incentives für alle Bewertungen oder UGCs gelten. Wenn ihr zum Beispiel nur für gute Bewertungen Incentives anbietet, reduziert ihr den Effekt dieser Bewertungen, weil andere Benutzerinnen und Benutzer nicht glauben, dass sie echt sind.
6. Interaktionen der Teilnehmenden kultivieren.
Erhöht die Interaktionen, wenn der Veranstaltungstermin näher rückt. Behaltet die Frequenz eurer E-Mails und Social-Media-Posts bei, aber wechselt den Schwerpunkt von der Schaffung von Bewusstsein zum Aufbau von Begeisterung. Bietet Last-Minute-Angebote an und erwägt die Verwendung bezahlter Anzeigen in Suchmaschinen und Social Media, um potenzielle Teilnehmende zu erreichen, die ihr bisher möglicherweise nicht erreicht habt.
Konzentriert euch auf Strategien, mit denen ihr Teilnehmende vor der Veranstaltung zu Interaktionen untereinander oder mit eurem Team motiviert. Social Media eignet sich dafür hervorragend, da die Benutzerinteraktionen hier natürlich sind. Postet eine Umfrage dazu, welche Panel-Teilnehmenden besonders begeistert sind oder auf welche Vortragenden sie sich am meisten freuen. Legt einen Hashtag fest, den Benutzerinnen und Benutzer vor und während der Veranstaltung verwenden können, um Bilder und Videos zu teilen.
7. Sponsoren ansprechen.
Sponsoren bieten eurer Veranstaltung Legitimation, empfehlen eure Marke und können wertvolle Event-Marketing-Partner sein.
Erstellt verschiedene Pakete für unterschiedliche Sponsoring-Stufen und seid flexibel. Mit einer kleinen Investition können Sponsoren zum Beispiel ihr Logo auf Werbematerial für die Veranstaltung platzieren, während das Logo von Sponsoren bei einer großen Investition auf dem großen Bildschirm angezeigt wird.
Bietet bei Gesprächen über die Sponsoring-Bedingungen Rabatte im Austausch für gemeinsame Marketing-Aktionen an. Große Sponsoren tauschen einen Teil der Kapitalinvestition möglicherweise gegen eine Verpflichtung ein, Werbematerial zu posten oder gemeinsamen Social-Media-Content mit ihren Zielgruppen zu teilen. Wenn Sponsoring-Unternehmen eine größere Zielgruppe haben, können sie die Gesamtreichweite eurer Marketing-Maßnahmen erheblich steigern.
8. KPIs festlegen, um euren Erfolg zu messen.
Ganz gleich, ob ihr auf Anmeldungen, Teilnehmerzahlen oder Leads abzielt, legt vor dem Launch der Event-Marketing-Kampagnen die KPIs fest. Veranstaltungen müssen kein Geld verdienen, um als erfolgreich zu gelten. Die Werbung für eure Marken, Lead-Nurturing oder die Verbindung mit Kundinnen und Kunden kann genug sein. Beschreibt eure Ziele zu einem frühen Zeitpunkt und strukturiert eure Veranstaltung, um die Ziele zu definieren, die ihr erreichen möchtet.
Sammelt Daten zur Performance eurer Veranstaltung, um die Kommunikation mit anderen Teams in eurem Unternehmen oder zukünftigen Sponsoren zu erleichtern. Wenn ihr einen ROI für euer Unternehmen und eure Sponsoren nachweisen könnt, wird die Durchführung der nächsten Veranstaltung einfacher.
Auch wenn die Metriken von der jeweiligen Veranstaltung und Branche abhängen, sollte die Zahl der Anmeldungen in jedem Fall zu den KPIs gehören, da sie zeigt, wie viele Personen sich für eure Veranstaltung angemeldet haben. Mit dieser Zahl könnt ihr feststellen, mit wie vielen Personen ihr euch verbinden könnt.
Vorlage für einen Event-Marketing-Plan.
Sehen wir uns eine einfache Vorlage für einen Event-Marketing-Plan an, der auf den oben genannten Schritten basiert. Beantwortet die folgenden Fragen, um eure Vorlage zu erstellen:
- Veranstaltungsdetails:
- Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Wenn sie live vor Ort stattfindet, wird sie auch online stattfinden?
- Wann wird sie stattfinden? Wird nach der Veranstaltung auch ein Video verfügbar sein?
- Ziele:
- Was sind die allgemeinen Geschäftsziele der Veranstaltung?
- Was sind die Ziele der Event-Marketing-Strategie?
- Wie lauten die Marketing-Ziele pro Kanal?
- Zielgruppe:
- Welche Zielgruppe soll vor allem teilnehmen?
- Welche Zielgruppen sind ebenfalls wichtige Teilnehmende?
- Content-Strategie:
- Welche Kanäle verwenden eure Zielgruppen?
- Wie oft könnt ihr auf jedem Kanal posten, ohne eure Zielgruppe zu verärgern?
- Promotions:
- Was hat für die Zielgruppe den größten Wert?
- Mit welchen Werbekanälen könnt ihr eure Zielgruppe erreichen?
- Sponsoren:
- Habt ihr frühere Sponsoren?
- Welche potenziellen Sponsoren haben die gleiche Zielgruppe?
- KPIs:
- Wie messt ihr den Erfolg der Veranstaltung?
- Wie messt ihr den Event-Marketing-Erfolg?
Wenn ihr eine Vorlage verwendet, könnt ihr leichter eine Marketing-Strategie für eure nächste Veranstaltung erstellen.
Erste Schritte beim Event-Marketing.
Eine erfolgreiche Veranstaltung beginnt mit einem hervorragenden Event-Marketing-Plan. Dies hilft eurem Team bei der Organisation, hilft euch beim klugen Einsatz eurer Ressourcen und erhöht die Teilnehmerzahl.
Die Erstellung hervorragender Marketing-Pläne ist mit den richtigen Tools einfacher. Erstellt mit Adobe Marketo Engage eine dynamische Kampagne, die potenzielle Teilnehmende anspricht und die Zahl der Anmeldungen steigert. Mit Adobe Marketo Engage könnt ihr Leads verwalten, automatische E-Mail-Kampagnen durchführen und die Erlebnisse aller Einzelpersonen personalisieren. Damit revolutioniert ihr den Ansatz für eure nächste Veranstaltung.
Seht euch ein Demovideo an oder nehmt an einer interaktiven Tour teil, um zu erfahren, wie ihr mit Adobe Marketo Engage einen effektiven Event-Marketing-Plan erstellen könnt.