Content-Management-System-Workflows und Governance in AEM Sites: Alles, was ihr wissen müsst
Wie ihr kreative Freiheit und einheitliche Markenkommunikation miteinander verbindet.
INHALT
Was sind Content-Management-Workflows?
Content-Automatisierung für reibungsloses Publishing
Adobe Experience Manager für vernetzte Workflows
Was ist Content Governance – und warum ist sie so wichtig?
Governance-Funktionen in Adobe Experience Manager Sites
Automatisierte Workflows und Content Governance – einfach gemacht
Content-Management-Software: Workflows und Governance in Adobe Experience Manager Sites
Content-Management-System-Workflows souverän meistern. Erfahrt, was Content-Management-Workflows für Websites, digitale Präsenzen und Anwendungen sind – und wie ihr sie effektiv steuert.
Entdeckt, welche Funktionen von Adobe Experience Manager Sites Web-Teams dabei unterstützen, Website-Inhalte zu verwalten – von der Verknüpfung von Workflows mit verschiedenen Teams über das Auffinden vorhandener Creative Assets bis hin zur konsequenten Einhaltung von Markenrichtlinien für Texte und visuelle Inhalte.
AEM Sites beschleunigt die Veröffentlichung, verwaltet Website-Inhalte und sorgt durch Automatisierung für konsistente Erlebnisse.
Der Betrieb von Enterprise-Websites ist mit komplexen operativen Herausforderungen verbunden. Ohne die passende Technologie kann die Veröffentlichung und Verwaltung von Website-Inhalten in großem Maßstab schnell zur Überforderung werden. Beispielsweise können fertige Änderungen in einem Rückstau stecken bleiben, weil automatisierte Reviews, Freigaben oder Aktivierungen in eurem Content-Management-System (CMS) fehlen.
Die Plattformen hinter diesen Websites brauchen einen reibungslosen Content-Management-Workflow sowie eine solide Content Governance – damit Hunderte von Beteiligten Tausende bis Millionen von Seiten erstellen, verwalten und veröffentlichen können, während die umfangreiche Inhaltsbasis gleichzeitig Markenrichtlinien, lokalen Gesetzen und Sicherheitsvorschriften entspricht. Das gilt unabhängig davon, ob ihr auf traditionelle oder Headless-CMS-Ansätze oder auf Responsive-Webdesign-Modelle setzt.
Adobe Experience Manager Sites ist das branchenführende Content-Management-System für Unternehmen, mit dem Marketing-, Kreativ- und IT-Teams Inhalte für jede digitale Plattform erstellen, verwalten und blitzschnell ausspielen können. Es betreibt einige der größten Enterprise-Websites weltweit – mit Inhalten in zahlreichen Sprachen, für viele Länder und über unterschiedlichste Kanäle hinweg. Diese Unternehmen erzielen damit konsequent maximale Skalierung und Effizienz:
Eine neue Website in nur 8 Wochen aufgebaut und live geschaltet.
In diesem Leitfaden erfahrt ihr:
- Was Content-Management-Workflows für Websites, digitale Plattformen und Anwendungen sind und wie ihr sie automatisieren könnt.
- Was Content-Governance für Websites, digitale Plattformen und Anwendungen bedeutet und warum sie entscheidend ist.
- Wie Workflows und Governance in Adobe Experience Manager Sites den Veröffentlichungsprozess beschleunigen.
Was sind Content-Management-Workflows?
Content-Management-Workflows in einem CMS sind definierte Schritte, die Seiten und Assets vor der Veröffentlichung durchlaufen müssen. Ihr Ziel ist es, die Erstellung und Verwaltung von Website-Inhalten zu optimieren – und dabei sicherzustellen, dass alles hochwertig, richtlinienkonform und auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist. So könnt ihr etwa automatisierte Workflows einsetzen, um erste Inhaltsreviews für Websites oder Anwendungen anzustoßen, Inhalte zur Vorschau bereitzustellen, eine einheitliche Markenformatierung zu gewährleisten, Freigaben von Stakeholdern einzuholen und die Veröffentlichung termingerecht zu planen.
Das richtige CMS ermöglicht es euch, automatisierte Schritte zu definieren und zu erstellen, die euch durch folgende Prozesse führen:
Erstellung
Wie erstellen Autorinnen und Autoren ihre Website- und App-Inhalte und laden sie in das CMS hoch?
Prüfen
Wer in eurem Team muss Website- und App-Inhalte prüfen, bevor sie live gehen?
Genehmigungen
Müssen Website- und App-Inhalte vor der Veröffentlichung von der Unternehmensführung oder dem Rechtsteam freigegeben werden?
Bearbeitung und Überarbeitungen
Wie läuft die Aktualisierung von Website-Inhalten ab?
Veröffentlichung
Wie werden Inhalte bereitgestellt und veröffentlicht, wenn sie live-ready sind?
Archivierung und Außerbetriebnahme
Was passiert, wenn Inhalte veraltet sind oder entfernt werden müssen?
Content-Automatisierung für reibungslose Veröffentlichung
Wer mit einem großen Team von Website-Content-Erstellenden arbeitet oder die Content-Betreibung mit generativer KI hochskaliert, kennt die Herausforderung: Der Umfang kann schnell überwältigend werden. Klare Leitplanken sind unerlässlich – ohne dabei das kreative Potenzial eures Teams einzuschränken. Mit Adobe Experience Manager Sites lassen sich Website- Content-Workflows automatisieren, damit die Content-Erstellung reibungslos und effizient voranläuft.
Experience Manager Sites ermöglicht es euch, komplexe Erstellungs- und Veröffentlichungsaufgaben in klar definierte Aktionen, Regeln und Abläufe auf Basis von Nutzendenrollen zu unterteilen. Automatisierte Workflows beseitigen unnötige Verzögerungen und Kommunikationsprobleme, bevor sie entstehen.
Stellt euch vor: Ein Mitglied eures Marketing-Teams stellt Text und Assets für eine neue Website-Seite zusammen. Sobald der Content erstellt wurde, benachrichtigt Experience Manager Sites das Lektorat automatisch – per E-Mail oder über den Adobe Experience Manager Inbox – dass der Text zur Freigabe bereitsteht. Gleichzeitig wird das Design- und Branding-Team über die aktualisierten Inhalte informiert. Nach der Prüfung und Umsetzung des Feedbacks alertiert der automatisierte Workflow das Rechtsteam, dass neuer Content in Kürze live geht und eine abschließende Prüfung sowie Freigabe erfordert. Erhält der Website-Content das finale Okay, kann er automatisch veröffentlicht werden.
Der Experience Manager Inbox ist ein anpassbares Dashboard, das alle Aufgaben und Workflows eines bestimmten Nutzenden an einem Ort bündelt. So behalten Teams ihre Projekte im Blick, verwalten Freigaben und prüfen den Status jedes Elements – wahlweise in der Listen- oder Kalenderansicht.
Experience Manager Sites weist Teammitgliedern Aufgaben automatisch zu, sodass Content-Erstellende den Review-Prozess nicht mehr manuell steuern müssen. Das spart Zeit, stellt sicher, dass festgelegte Abläufe eingehalten werden, und verhindert, dass wichtige Freigaben oder Deadlines übersehen werden.
Workflows mit Integrationen in Adobe Experience Manager erweitern und verknüpfen
Mit Adobe Experience Manager lassen sich umfangreiche Marketing-Initiativen zentral steuern – alle Workflows an einem Ort, jederzeit im Überblick.
Angenommen, ihr habt ein Lead-Formular auf eurer Experience Manager-Website, das Namen, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Interessen und weitere relevante Informationen der Besuchenden erfasst. Workflows können den gesamten Prozess orchestrieren: Lead-Daten in eure CRM-Lösung übertragen, eine Nurture-Kampagne in eurer Campaign-Management-Lösung anstoßen und eine Aufgabe für ein Vertriebsteammitglied erstellen, damit es den Interessenten nachverfolgen kann. Diese Automatisierungen reduzieren manuelle Aufgaben, minimieren das Risiko menschlicher Fehler und stellen sicher, dass eure Daten stets korrekt sind.
Experience Manager Sites ist Teil von Adobe Experience Cloud und damit nativ in die gesamte Suite von Adobe-Lösungen integriert. Darüber hinaus ist Experience Manager Sites äußerst erweiterbar: Entwicklerinnen und Entwickler können die Plattformfunktionen über den API-First-Ansatz individuell anpassen und erweitern – sowohl mit eigenen als auch mit Drittanbieter-Integrationen. Diese Architektur ermöglicht den Einsatz als leistungsstarkes Headless-CMS. Mit der Experience Manager API lassen sich Inhalte problemlos in externe Systeme importieren und veröffentlichen – in verschiedenen Formaten wie HTML, JSON und XML, mithilfe des Content-Rewriter-Frameworks.
Experience Manager Sites liefert das grundlegende Framework für ein skalierbares Enterprise-CMS. Seine volle Stärke bei der Bewältigung von Komplexität, der Steigerung von Geschwindigkeit und der Sicherstellung von Compliance entfaltet sich jedoch erst durch die native Integration mit Adobe Experience Manager Assets. Diese Integration bietet folgende Vorteile:
1. Bessere Website-Inhaltserstellung und höhere Geschwindigkeit.
Die Verbindung eures CMS mit einem leistungsstarken Digital Asset Management (DAM) transformiert eure Content-Supply-Chain: Ihr geht weit über einfache Publishing-Workflows hinaus und beschleunigt die Produktion von Website-Inhalten. So geht’s:
Asset-Auffindung und Anreicherung.
- Findet hochwertige Inhalte schneller, indem ihr Assets zentral an einem einzigen Ort durchsucht und entdeckt. Dieses Repository wird durch KI-gestütztes Tagging und eine automatische Klassifizierung mit generativer KI angereichert, um die Asset-Suche zu beschleunigen.
- Durchsucht mühelos Millionen von Assets mit natürlicher Sprachverarbeitung und erweiterten Filteroptionen.
- Stellt sicher, dass alle Website-Inhalte zentral an einem Ort gespeichert sind – indem ihr beliebige Asset-Typen, darunter 3D-Inhalte und andere Rich-Media-Formate, in einer einheitlichen Plattform einfach einpflegt.
Asset-Aufbereitung und Lieferungsautomatisierung.
- Verkürzt die Time-to-Market, indem ihr kritische Asset-Übergaben innerhalb eurer Website-Content-Erstellungs-Workflows automatisiert.
- Erstellt dynamisch Millionen von Content-Variationen aus vorhandenen digitalen Assets – für personalisierte oder lokalisierte digitale Erlebnisse auf jedem Kanal.
- Dynamic-Media-Funktionen wie der intelligente Zuschnitt erkennen den Fokuspunkt von Assets automatisch, schneiden sie entsprechend zu und optimieren sowie skalieren Inhalte basierend auf dem Lieferkanal oder der verfügbaren Internetbandbreite – für ein hochwertiges Seherlebnis und kürzere Ladezeiten.
Asset-Analyse und Performance-Erkenntnisse.
- Erkennt anhand von Asset-Nutzungsdaten, welche Assets effektiv eingesetzt werden und welche sich für eine Wiederverwendung eignen.
- Verfolgt die Performance eurer Assets kanalübergreifend – dank Integrationen mit First- und Third-Party-Analysetools.
2. Umfassendes Content- und Marken-Governance.
Die CMS-Governance, die sich auf Seiten und die übergeordnete Struktur konzentriert, wird durch eine detaillierte DAM-Governance gestärkt, die auf die einzelnen Assets innerhalb dieser Seiten ausgerichtet ist – und eure Marke vor rechtlichen und reputationsbezogenen Risiken schützt. So funktioniert es:
Minimierung rechtlicher und markenbezogener Risiken.
- Digital-Rights-Management-Funktionen (DRM), einschließlich Wasserzeichen und Content-Credentials, schützen vor dem Einsatz ungeeigneter Inhalte und den damit verbundenen rechtlichen Konsequenzen.
- Admins können Ablaufdaten von Assets problemlos verwalten und sicherstellen, dass veraltete Assets automatisch aus dem DAM entfernt werden – zum Schutz der Markenintegrität.
- Die Content-Governance wird durch anpassbare Workflows durchgesetzt, die sicherstellen, dass alle Assets vor der Verteilung markenkonform freigegeben werden.
Asset-Integrität und Zusammenarbeit.
- Die Asset-Integrität lässt sich mit Tools wie Versionskontrolle und Duplikatserkennung aufrechterhalten, um Repositorys sauber und übersichtlich zu halten.
- Anpassbare Workflows ermöglichen die gezielte Zuweisung von Aufgaben an die zuständigen Personen – und Aktualisierungen sind sofort verfügbar, ohne dass ein separates Programm heruntergeladen werden muss.
Was ist Content-Governance und warum ist sie wichtig
Content-Governance umfasst die Regeln und Leitlinien, die den Content-Lebenszyklus steuern. Sie stellt sicher, dass Inhalte stets aktuell sind und mit euren Strategien, Markenrichtlinien sowie rechtlichen und regulatorischen Anforderungen übereinstimmen. Ein weiterer zentraler Aspekt der Governance ist die klare Kommunikation dieser Anforderungen sowie die Zuweisung der Verantwortung für jeden Schritt des Freigabeprozesses an die richtigen Parteien innerhalb eurer Organisation.
Das übergeordnete Ziel der Content-Governance besteht darin, sicherzustellen, dass die auf eurer Website veröffentlichten Inhalte von hoher Qualität und regelkonform sind. Governance stellt sicher, dass eure Inhalte klar verständlich, auf den Tonfall eurer Marke abgestimmt, inklusiv, präzise und konsistent sind. Dies gilt sowohl für interne Inhalte als auch für nutzergenerierte Inhalte (UGC), die eure Marke möglicherweise fördert.
Die Governance in Bezug auf euer CMS berücksichtigt folgende Aspekte:
Content-Strategie
Passt dieser Content zu eurer Unternehmens- und Kampagnenstrategie?
Rollen und Berechtigungen
Welche Nutzenden oder Gruppen sind berechtigt, diesen Content zu bearbeiten?
Standards und Richtlinien
Erfüllt dieser Content eure Marken- und rechtlichen Anforderungen?
Workflowprozesse
Wurde dieser Content für die Veröffentlichung freigegeben?
Content-Lebenszyklus-Management.
Ist dieser Content noch aktuell, oder muss er aktualisiert oder archiviert werden?
Datensicherheit und Datenschutz
Entspricht dieser Content den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften in euren Märkten – und schützt er Nutzerdaten und die Privatsphäre angemessen?
Technologie- und Infrastrukturmanagement
Erfüllt dieser Content oder diese Plattform eure technologischen Anforderungen?
Das zentrale Ziel der Content-Governance ist es, sicherzustellen, dass die auf eurer Website veröffentlichten Inhalte hochwertig und regelkonform sind. Eine effektive Governance sorgt dafür, dass euer Content klar formuliert, mit dem Ton eurer Marke abgestimmt, inklusiv, präzise und konsistent ist.
Ein weiterer Vorteil einer durchdachten Content-Governance: Sie verbessert das Kundenerlebnis. Wirkt euer Content uneinheitlich, suchen Kundinnen und Kunden schnell woanders – und finden dabei möglicherweise zur Konkurrenz. Ein professioneller Webauftritt auf allen Ebenen bedeutet, dass euer Content über alle Web-Properties und Apps hinweg konsistent mit euren Markenrichtlinien ist – damit eure Marke auf Anhieb wiedererkannt wird.
Fehlen diese Kontrollmechanismen, gefährdet das euer Unternehmen. Veraltete, fehlerhafte oder inkonsistente Inhalte auf eurer Website können dem Markenimage schaden, Kundinnen und Kunden verwirren und rechtliche Risiken nach sich ziehen.
Kundenstimmen
Erfahrt, wie integrierte Workflows Kyndryl dabei unterstützen, Web-Properties in 41 Ländern und 25 Sprachen zu hosten, zu übersetzen und zu pflegen – bei einem durchgängig konsistenten Markenerlebnis.
Governance-Funktionen in Adobe Experience Manager Sites beschleunigen die Veröffentlichung und gewährleisten gleichzeitig Compliance
Adobe Experience Manager Sites gibt euren Kreativteams den nötigen Freiraum – und sorgt gleichzeitig für ein einheitliches Erscheinungsbild über alle verwalteten Web-Properties hinweg. Klar definierte Rollen im gesamten Veröffentlichungsprozess beschleunigen Freigaben erheblich. Kreativteams können ihre Arbeit hochladen, sofort Feedback und Freigaben erhalten und Inhalte innerhalb weniger Stunden veröffentlichen – nicht erst nach Tagen oder Wochen.
Ein weiterer Vorteil von Experience Manager Sites ist die Möglichkeit, Berechtigungen äußerst granular zu verwalten. Bei kleineren Websites lässt sich das Berechtigungsmanagement durch eine klare Unterscheidung zwischen Admins, Redakteurinnen und Redakteuren sowie Beitragenden umsetzen. Bei großen Enterprise-Websites müssen Berechtigungen jedoch häufig auf Seiten- oder sogar auf Asset-Ebene vergeben werden. Das ist ein entscheidender Schlüssel für Enterprise-Content-Management-Systeme.
Experience Manager Sites bietet ein umfassendes Zugriffssteuerungs- und Berechtigungssystem. Damit lässt sich präzise steuern, wer Website- oder App-Inhalte einsehen oder bearbeiten darf – und gleichzeitig sicherstellen, dass Einzelpersonen und Teams die passenden Berechtigungen erhalten, um auf Enterprise-Ebene wirkungsvolle, personalisierte Erlebnisse zu schaffen. So können regionale Teams beispielsweise Inhalte für ihre Region bearbeiten und aktualisieren, während Templates und Branding zentral kontrolliert bleiben. Zugangs- und Audit-Logs ermöglichen es euch, alle Änderungen der Nutzenden jederzeit nachzuvollziehen – inklusive der Frage, was geändert wurde und von wem, für Audit- oder Versionierungszwecke.
Ihr könnt beispielsweise euren mobilen Produkt- und Entwicklungsteams Zugang zu den gemeinsam genutzten Inhalten für eure App geben, ohne ihnen die Steuerung über eure Hauptwebsite zu übertragen. Oder ihr gebt eurer kreativen Agentur die Möglichkeit, eine einzelne Landingpage zu personalisieren, ohne ihr Zugang zur gesamten Website und Bibliothek zu gewähren. Mit dieser granularen Zugriffssteuerung können eure Teams personalisierte Inhalte bereitstellen, ohne dabei wichtige Governance-Mechanismen zu kompromittieren.
„Skalierbarkeit ist für uns entscheidend. Experience Manager ermöglicht es uns, die Content-Erstellung zu skalieren und unsere vier Geschäftsbereiche sowie lokale Redaktionsteams einzubinden, um mit dem wachsenden Website-Content Schritt zu halten – bei gleichzeitiger Kontrolle über das Branding. Heute verwalten wir über 55 Millionen Seiten auf 65 Websites in mehr als 30 Sprachen von einem einzigen Ort aus."
Lisa Ingemann Simonsen, Global Web Platforms Senior Manager, Grundfos
Quelle: Adobe
Automatisierte Workflows und einfaches Content-Governance mit Adobe Experience Manager Sites
Experience Manager Sites unterstützt euch dabei, alle digitalen Assets auf Enterprise-Ebene mühelos zu verwalten – über mehrere Regionen, in verschiedenen Sprachen und auf unterschiedlichen Plattformen, alles zentral an einem Ort. Die Workflow-Engine des Content-Management-Systems sowie die integrierten Content-Governance-Funktionen helfen euren Teams dabei, komplexe Freigabeprozesse, Content-Planung und Publishing-Workflows zu meistern – und so die Nutzererlebnisse zu liefern, die Kundinnen und Kunden überall erwarten.
Weitere Ressourcen entdecken und erfahren, wie Adobe Experience Manager Sites euren Website-Content blitzschnell auf allen digitalen Kanälen zum Leben erweckt.
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