Guía sobre los sistemas de registro: qué son, sus ventajas y tipos

La gestión de datos es fundamental para toda empresa moderna, aunque presenta desafíos considerables. Las organizaciones pueden verse abrumadas por el volumen de datos recopilados o tener dificultades para integrarlos de forma coherente y efectiva. Además, garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos añade una complejidad adicional. Un sistema de registro (SOR, por sus siglas en inglés) puede contribuir a que la gestión de datos sea más eficiente.

En este artículo, abordaremos los siguientes temas:

• Qué es un sistema de registro (SOR)
• Características clave
• Ventajas
• Tipos de sistemas de registro
• Componentes complementarios dentro de un sistema de registro
• Cómo implementar un sistema de registro
• Consideraciones legales y normativas
• Cómo Adobe Workfront puede facilitar la gestión de los sistemas de registro

Un sistema de registro es la fuente autorizada para determinados elementos de datos dentro de una organización. Por ejemplo, un sistema de RR. HH. actúa como registro oficial de los datos de los empleados, mientras que el sistema CRM puede cumplir esa misma función para los datos de los clientes.

Independientemente del caso de uso, un SOR garantiza la exactitud, coherencia e integridad de los datos al actuar como repositorio principal de información crítica. Además, respalda el cumplimiento normativo, la toma de decisiones y la interoperabilidad entre sistemas.

Los sistemas de registro son un concepto amplio que abarca diversas funciones. Si no tienes claro si tu solución cumple la definición de un SOR, considera lo siguiente:

• ¿Tu solución almacena datos empresariales propios?
• ¿Los empleados utilizan tu solución de forma diaria o semanal?
• ¿Tu solución es indispensable para los procesos empresariales?
• ¿Tu solución resulta imprescindible para tomar decisiones empresariales clave?

Un sistema de registro se compone de varios elementos clave: el golden record, la administración de datos maestros (MDM) y la fuente de la verdad.

El golden record

En la base de los datos de cualquier empresa u organización está el golden record. Este recurso consolida toda la información que una organización tiene sobre cada entidad de datos (empleados, clientes y productos) para establecer una fuente única de la verdad. La plataforma de administración de datos maestros (MDM) lo genera combinando los datos almacenados en distintos sistemas, incluidos los sistemas de registro, en un único conjunto de datos. El golden record se considera el conjunto de datos más preciso y coherente de una organización para cada entidad.

Administración de datos maestros (MDM)

La plataforma de administración de datos maestros (MDM) es la encargada de crear el golden record mencionado anteriormente. Para lograrlo, el MDM consolida datos de múltiples fuentes y los depura eliminando duplicados y conflictos. De este modo, logra establecer una fuente única de la verdad para las entidades de datos clave de la organización.

Fuente de la verdad

Una fuente de la verdad es la referencia autorizada para un elemento de datos específico dentro de una organización. Mientras que los sistemas de registro se centran en almacenar y gestionar datos críticos para el negocio (como registros de clientes o transacciones financieras), las fuentes de la verdad ponen mayor énfasis en la arquitectura y gobernanza de datos.

Las fuentes de la verdad ponen el foco en la infraestructura técnica que garantiza la coherencia de los datos entre sistemas. Esto abarca el flujo de datos a través de las API, los data lakes y las capas de integración, así como la sincronización entre plataformas.

Una fuente de la verdad también engloba la gobernanza de datos, es decir, las políticas y prácticas que establecen cómo se gestionan, acceden y controlan los datos en toda la organización. En pocas palabras, mientras que un sistema de registro determina dónde residen los datos, una fuente de la verdad define qué versión de esos datos merece confianza y cómo se mantiene esa confianza.

Los sistemas de registro presentan las siguientes características:

• Integridad de los datos
• Validez de los datos
• Centralización de los datos

La integridad de los datos hace referencia a la exactitud y coherencia de un conjunto de datos. Esto puede incluir archivos sin modificar, conjuntos de datos completos y elementos similares. En esencia, los datos en un sistema de registro permanecen inalterados hasta que se eliminan del sistema, lo que garantiza que sean coherentes para todos los usuarios.

Al igual que la integridad, la validez de los datos es un pilar fundamental de la confiabilidad de la información. Los sistemas de registro priorizan datos de alta calidad aptos para fines específicos, lo que significa que son confiables y sirven de base para la toma de decisiones empresariales. La validez puede garantizarse internamente mediante la gestión de datos y evaluaciones periódicas.

La centralización de datos, es decir, almacenar toda la información en un único lugar, es fundamental para los sistemas de registro. Facilita la creación y el mantenimiento de un golden record al que los usuarios autorizados puedan acceder y utilizar. Cuando todos obtienen su información del mismo conjunto de datos (en lugar de múltiples conjuntos), se reduce el riesgo de utilizar información contradictoria o inexacta. Los conjuntos de datos masivos y complejos suelen denominarse big data.

Adoptar un sistema de registro ofrece numerosas ventajas, muchas de las cuales se traducen en decisiones empresariales más fundamentadas y mejores resultados.

• Acceso y transparencia: Los SOR están diseñados para que el personal pueda acceder a ellos sin importar el equipo ni la ubicación. Al tratarse como fuente definitiva, los equipos que trabajan con la misma información siempre llegan a las mismas conclusiones.

• Escalabilidad: Al estar los SOR automatizados y alojados en la nube, ampliar su alcance es relativamente sencillo. A medida que la empresa crece y acumula más datos, la expansión se gestiona con facilidad.

• Seguridad: Cuantos más sistemas se utilizan, mayor es la carga de supervisión. Centralizar los registros permite enfocar los esfuerzos de seguridad en una única fuente, lo que ahorra tiempo y reduce los riesgos.

• Reducción de costos: Ya sea optimizando el tiempo que el personal dedica a buscar en bases de datos o reduciendo los costos de almacenamiento, los SOR generan ahorros en toda la empresa.

Si estás evaluando implementar un sistema de registro para la empresa, existen varias opciones disponibles. Según las necesidades, algunas se adaptarán mejor que otras. A continuación, conoce las opciones de SOR más comunes:

• Bases de datos
• Aplicaciones de nivel empresarial
• Sistemas de gestión de relaciones con clientes
• Sistemas contables

Bases de datos

Las bases de datos son sistemas que almacenan información. Ya sean registros de ventas, datos de clientes o información salarial del personal, no solo alojan los datos, sino que también permiten recuperarlos cuando se necesitan. Las bases de datos más comunes incluyen las relacionales, las NoSQL, los data warehouses y los data lakes.

Aplicaciones de nivel empresarial

Las aplicaciones empresariales (EA) son software diseñado para ayudar a las organizaciones a operar con eficacia, desde empresas privadas hasta organismos gubernamentales. Por lo general, una EA abarca o influye en todos los aspectos de las operaciones de la compañía. Algunos ejemplos incluyen la planificación de recursos empresariales (ERP), los almacenes de datos en la nube y los sistemas de gestión de datos maestros (MDM).

Sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM)

Diseñados para gestionar la relación con los clientes, su experiencia y los canales de comunicación, los sistemas CRM tienen gran presencia en las empresas B2C. Con la capacidad de rastrear el progreso de ventas, identificar tendencias entre los clientes y detectar áreas de mejora, los CRM ofrecen datos valiosos sobre la empresa. Algunos ejemplos son Salesforce y Oracle.

Sistemas contables

Centrados en la información financiera de la empresa, los sistemas contables permiten rastrear y gestionar el dinero. Unas finanzas sólidas son fundamentales para el éxito empresarial; por eso, un sistema contable eficaz puede ser determinante para el futuro de la organización. Algunos ejemplos son el Libro Mayor, las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por Pagar.

Los sistemas de registro están diseñados para integrarse con otros sistemas de gestión de datos. En general, permiten acceder, analizar y administrar la información capturada por los SOR. Descubre más sobre los sistemas complementarios a continuación.

Almacenes de datos

Mientras que los SOR están diseñados para capturar y procesar datos en tiempo real, los almacenes de datos se orientan al procesamiento analítico. Cuando se extraen datos de un SOR, el almacén de datos presenta esa información en un formato accesible para informes y toma de decisiones.

Sistemas de interacción

Los sistemas de interacción aprovechan los datos de los SOR para mejorar la experiencia de los usuarios. Se utilizan principalmente en software de gestión de relaciones con los clientes, aunque cualquier plataforma o solución centrada en la interacción del usuario puede incorporarlos. Los datos de los sistemas de registro se emplean en tiempo real para brindar información precisa y orientar cada interacción.

Sistemas de referencia

Si bien los sistemas de registro capturan datos y actúan como fuente de información autorizada, los sistemas de referencia se diferencian porque contienen datos precisos y completos que se utilizan con fines de consulta. La información en un sistema de referencia está diseñada para que las empresas y organizaciones la usen como la fuente más confiable y completa disponible.

Para gestionar posibles conflictos entre los sistemas de referencia y de registro, se recurre a una solución de gestión de datos maestros que permite conciliar cualquier discrepancia que surja entre ambas fuentes. Esto garantiza datos coherentes y confiables.

Computación en la nube

La computación en la nube transformó la infraestructura tecnológica moderna y benefició a numerosos servicios. Los sistemas de registro no son la excepción. La nube permite escalar sin inversiones en infraestructura y facilita el acceso a los datos desde cualquier lugar, siempre que haya conexión a internet.

Del mismo modo, la computación en la nube hace más sencillo que nunca actualizar los sistemas de registro, ya sea para implementar medidas de seguridad, incorporar actualizaciones del sector o realizar tareas de mantenimiento.

Si estás planificando crear un sistema de registro o implementar uno en la organización, hay varias opciones disponibles.

1. Comienza por definir el alcance del SOR y su propósito. Determina por qué necesitas un sistema de registro y qué funciones debe cumplir. Entre las buenas prácticas se incluye establecer qué datos gestionará el SOR y qué otras fuentes de datos lo alimentarán.
2. A continuación, elige las herramientas adecuadas para el sistema. Deberás considerar la complejidad, el tipo de SOR y los requisitos específicos. Siguiendo las mejores prácticas, evalúa si las plataformas pueden escalar ante un aumento en el volumen de datos y si se integran con otros sistemas.
3. Desde el inicio, implementa una estructura accesible y coherente dentro del sistema de registro. El sistema debe ser fácil de entender para que los usuarios puedan aprovechar al máximo sus beneficios y utilizar los datos que ofrece de manera eficiente.
4. Un aspecto clave es garantizar que el personal relevante reciba capacitación sobre cómo usar la nueva plataforma SOR. Entre las buenas prácticas se incluye elaborar y ejecutar un plan de formación que abarque todas las áreas del SOR, crear materiales de capacitación y combinar sesiones teóricas con formación práctica.
5. Una vez que el sistema de registro esté operativo, revísalo periódicamente para verificar que funcione correctamente. Es probable que también necesites actualizar el software para adaptarlo a las nuevas necesidades y corregir posibles errores. Considera implementar un sistema de monitoreo que le permita al equipo de TI identificar y resolver problemas con rapidez.
6. También deberás definir dónde se almacenarán los datos. Lo más probable es que contengan información sensible, por lo que deben guardarse en un lugar seguro, confiable y accesible. Independientemente del lugar de almacenamiento, es obligatorio cumplir con regulaciones como las leyes de protección de datos a nivel estatal. Las VPN, los firewalls y la segmentación de red pueden contribuir a proteger la red.

Según el país donde opere la empresa, las regulaciones de privacidad de datos afectan lo que se puede hacer con el sistema de registro. Como los SOR suelen contener información confidencial, muy pocos países permiten recopilar estos datos libremente, y las consecuencias por incumplir estas leyes pueden ser graves. Las regulaciones pueden afectar aspectos como:

• Minimización de datos: Debes especificar la cantidad mínima de Datos Personales que se recopilarán y procesarán. Cualquier cantidad que supere el mínimo puede considerarse una infracción.

• Limitación de finalidad y consentimiento: El motivo de la recopilación de datos debe estar claramente definido en el SOR y no puede usarse para ningún otro fin. El consentimiento debe otorgarse libremente, y el proceso de recopilación y uso de los datos debe ser transparente.

• Seguridad de datos: Los datos deben estar protegidos de forma segura, y es posible que sea necesario cumplir con directrices específicas de seguridad de datos y normativas de cumplimiento. La seguridad abarca los aspectos técnicos, físicos y organizacionales. También es importante contar con un procedimiento definido ante posibles brechas de seguridad.

En Estados Unidos no existe una ley nacional que regule cómo las empresas recopilan y utilizan los Datos Personales de los ciudadanos. Sin embargo, existen equivalentes a nivel estatal. En California, por ejemplo, los residentes están protegidos por la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Otros estados con sus propias leyes de privacidad de datos incluyen Colorado, Utah y Connecticut.

Para asegurarte de que la empresa y el equipo cumplan con las normativas vigentes, puedes:

• Realiza una Evaluación de Impacto sobre la Privacidad de los Datos (DPIA) para evaluar los estándares de seguridad actuales e identificar posibles vulnerabilidades. Si se trabaja con proveedores o procesadores de datos externos, los Acuerdos de Procesamiento de Datos permiten definir obligaciones y responsabilidades.
• Integra principios de protección de datos en los sistemas de registro desde el inicio. Contar con lineamientos claros sobre los pasos técnicos y organizacionales para proteger los datos recopilados facilita este proceso.
• Capacita al equipo en materia de seguridad de datos y asegúrate de que todo el personal conozca los procedimientos gubernamentales pertinentes.

Los sistemas de registro están diseñados para ayudar a las empresas a capturar y gestionar sus datos de manera eficiente. Para muchas organizaciones, los SOR permiten tomar decisiones empresariales fundamentadas, evaluar el rendimiento y obtener datos valiosos. Si buscas expandir la empresa, modernizar los procesos internos u obtener datos a través de sistemas de registro, Workfront puede ayudarte.

Mira el video resumen de Workfront para obtener más información.