« Daily stand-ups » pour les équipes agiles

Que vous fassiez vos premiers pas avec la méthode Agile ou que vous cherchiez à améliorer vos pratiques, optimiser le temps passé en réunion est l’un des meilleurs points de départ. Les « daily stand-ups » ou réunions quotidiennes debout sont un incontournable de la gestion de projets Agile. Tour d’horizon de ce rituel qui vous aidera à optimiser chaque sprint.

À découvrir dans cet article :

• Qu’est-ce qu’un stand-up ?
• Comment les organiser efficacement ?
• Erreurs courantes à éviter
• Organiser des stand-ups avec des équipes à distance, dispersées géographiquement
• Conseils et bonnes pratiques pour des stand-ups productifs

Qu’est-ce qu’un stand-up ?

Un « stand-up meeting », ou réunion debout, est une réunion quotidienne de courte durée qui permet aux membres d’une équipe de faire le point sur la progression en temps réel de leur projet et de signaler les obstacles éventuels. Les participants exposent les tâches importantes et les problèmes et rendent compte de leurs objectifs réguliers. Parce qu’elle se déroule debout, la réunion est courte (15 minutes idéalement) pour permettre à chacun de participer et de rester impliqué.

Le principe fondamental de la gestion de projets Agile consiste à décomposer les projets en plusieurs séries de tâches (ou sprints). Instrument clé de la méthode Agile, ces réunions quotidiennes sont le meilleur moyen de maintenir l’organisation au sein de l’équipe tout au long des sprints pour aboutir au produit final.

Principes de base pour des stand-ups efficaces

Bien qu’il existe sûrement autant de manières d’organiser un stand-up qu’il y a de participants, respecter quelques principes essentiels peut vous aider à en tirer le meilleur parti. Deux grands types de stand-ups se distinguent : l’un totalement axé sur la méthode Agile, l’autre basé sur la méthode de gestion Kanban.

Stand-ups Agile

Parfois appelés « Round Robin », les stand-ups Agile sont des réunions debout de 15 minutes au cours desquelles les membres de l’équipe parlent de leurs tâches dans le cadre d’un projet donné. Ces points quotidiens permettent de donner la parole à chacun sur son rôle et les possibilités d’amélioration. L’objectif d’un stand-up Agile est de décomposer un projet en plusieurs séquences plus facilement gérables et d’aider chaque membre de l’équipe à tenir ses objectifs.

Les trois questions du stand-up Agile

Chaque réunion s’articule autour de trois questions auxquelles chaque participant doit répondre.

1. Qu’ai-je fait hier ?

2. Que vais-je faire aujourd’hui ?

3. Quels sont les obstacles éventuels qui m’empêchent d’avancer ?

Ces questions sont au cœur du stand-up Agile. Elles offrent à chaque participant la possibilité de s’exprimer, de proposer son aide et d’en demander si besoin. Un projet peut rapidement s’enliser sans cette responsabilisation et cette structuration.

Stand-ups Kanban

Parfois décrits par l’expression « walking the board » (parcourir le tableau de droite à gauche), les stand-ups Kanban ont plusieurs points en commun avec les stand-ups Agile : ils sont brefs, polarisés et destinés à responsabiliser les membres de l’équipe et à structurer leurs tâches. La différence : le format Kanban est basé sur une représentation visuelle du workflow au travers d’un tableau Kanban.

L’intérêt de ce format est d’identifier les goulets d’étranglement et de les traiter avant qu’ils ne perturbent une quelconque étape du projet. Il s’intéresse moins aux individus qu’aux tâches prioritaires. Les réunions Kanban visent à maximiser l’efficacité et à franchir les étapes du tableau jusqu’à livraison du projet.

Les erreurs courantes à éviter lors des daily stand-ups

Pour tirer le meilleur parti des réunions quotidiennes debout, il faut faire attention à quelques pièges classiques. En les évitant, vous maximiserez les chances de réussite de votre équipe.

Prendre trop de temps

Un stand-up bien exécuté est un stand-up rapide. Les points les plus importants doivent être abordés rapidement pour que les membres de l’équipe retournent à leur tâche sans perdre de temps. Si vos réunions dépassent les 15 minutes, elles sont probablement trop longues.

Si certains participants sont assis, par exemple, ce n’est pas vraiment une réunion debout. Le fait de demander à tous de rester debout est un moyen de garantir une réunion de courte durée car les gens ont tendance à parler davantage s’ils sont confortablement assis.

Faire des stand-ups en mode rapports de situation

C’est là que bon nombre de réunions debout font fausse route. Les stand-ups quotidiens doivent être des échanges entre pairs, non un reporting à son manager. Le but est de faire collaborer l’équipe et de mettre tout le monde au diapason.

La différence réside souvent dans la dynamique de la réunion. Un point de synchronisation est collaboratif et centré sur l’équipe pour permettre à chacun de parler de son travail et de ses besoins. À l’inverse, une réunion aux airs de rapport de situation est un format hiérarchique où quelques-uns parlent et où tous les autres écoutent, ce qui donne l’impression aux membres de l’équipe d’être micromanagés et ce n’est pas le but.

Ne pas évoquer les points de blocage

Il arrive qu’un stand-up se passe sans qu’aucun frein ou problème n’ait été soulevé. Mais s’il n’y a jamais de points de blocage à examiner, c’est le signe que quelque chose ne va pas. Aucun projet ne se déroule sans encombres.

Si vous n’entendez jamais parler de la moindre difficulté au cours des stand-ups, il est possible que les membres de votre équipe ne se sentent pas à l’aise pour les mentionner ou demander de l’aide. Si tel est le cas, c’est au responsable d’équipe de prendre acte et d’aider les personnes à interagir.

Sauter les stand-ups quotidiens

Tout le monde est occupé et prendre du temps pour se réunir chaque jour peut s’apparenter à un gros sacrifice. Il arrive aussi d’être débordé et de manquer des réunions, même involontairement. Il y a même les jours où l’équipe avance bien sur le projet et ne ressent pas le besoin de se réunir en stand-up.

Mais sauter ces réunions quotidiennes est une mauvaise idée. Si l’équipe décide de passer son tour, elle perd l’opportunité de se rencontrer et d’identifier où chacun en est dans son travail. Si la réunion a lieu mais que certains n’y participent pas, l’équipe va avancer sans eux, et cela peut sérieusement affecter leur travail et leur productivité.

Ne pas aider les plus introvertis

Les personnes introverties ont parfois des difficultés en groupe et pire encore si elles doivent s’exprimer en public. Même les membres de l’équipe qui ne le sont pas peuvent avoir du mal à parler devant les autres. Le responsable d’équipe doit identifier les personnes qui montrent des signes de stress lors de ces réunions et trouver le moyen de les mettre à l’aise pour parler. Par exemple en leur donnant quelques conseils de préparation en amont pour qu’elles prennent confiance.

Dévier de l’objectif

Les stand-ups Agile doivent être concis et tous les sujets abordés doivent être pertinents pour chaque membre de l’équipe. Les longs discours, les interactions sociales ou les informations qui ne concernent pas l’ensemble de l’équipe sont à proscrire.

Tomber dans la résolution de problèmes est aussi un piège classique qui fait dévier de l’objectif de la réunion debout. Les problèmes doivent être traités à un autre moment car les stand-ups ne sont pas faits pour cela.

Organiser des stand-ups avec des équipes à distance, dispersées géographiquement

Vous pouvez organiser des stand-ups efficaces même si votre équipe est disséminée. Grâce aux outils de visioconférence disponibles aujourd’hui, nul besoin que toute l’équipe soit au même endroit pour organiser des stand-ups quotidiens.

Il existe quatre règles fondamentales pour organiser un stand-up à distance.

• Chaque participant doit utiliser son propre ordinateur. Lorsque des membres de l’équipe sont ensemble en présentiel et que d’autres participent à distance, ceux qui se trouvent dans la même pièce ont tendance à monopoliser la conversation. Pour que les personnes à distance ne se sentent pas isolées, mettez tout le monde sur un pied d’égalité en demandant à chacun d’utiliser son propre écran.
• Le mode grille doit être choisi pour l’affichage des participants. Le fait que tous les visages soient visibles permet aux membres de l’équipe de se sentir vus et inclus.
• L’organisateur de la réunion doit partager le tableau du projet. Si vous utilisez un tableau Kanban ou tout autre support visuel, partagez-le à l’écran. Le fait que tous les participants examinent le tableau ensemble favorise un sentiment de collaboration, essentiel dans les stand-ups Agile.

Bien sûr, s’il faut composer avec différents fuseaux horaires, réunir tous les membres de l’équipe au même moment peut se révéler difficile. C’est pourquoi les stand-ups asynchrones sont de plus en plus utilisés. Dans ce format, les réunions quotidiennes sont remplacées par des communications écrites sur une plateforme commune à laquelle toute l’équipe a accès.

Le principe consiste à demander aux membres de l’équipe de répondre à l’écrit aux trois questions du stand-up Agile, ce qu’ils peuvent faire quand ils en ont le temps.

Conseils et bonnes pratiques pour des stand-ups productifs

Si vous consacrez du temps chaque jour à un stand-up, il faut que ce temps soit productif. Voici quelques bonnes pratiques simples à suivre pour faire bon usage de votre temps.

1. Organisez votre stand-up chaque jour à la même heure, à un moment qui convient à tout le monde. Le matin de préférence, mais ce n’est pas une obligation. La priorité pour fixer l’horaire est que la réunion ne vienne pas interrompre le workflow.
2. Stimulez votre équipe. Les gens peuvent avoir l’esprit ailleurs même pendant une courte réunion. Tout d’abord, demandez aux participants de venir sans leur téléphone. Ensuite, trouvez des manières de capter leur attention sans interrompre la conversation. Faites-vous passer une balle pendant la réunion pour garder tout le monde alerte. Vous pouvez aussi proposer quelque chose à grignoter pour garder leur attention sans perturber la conversation.
3. Limitez la taille de l’équipe. Si votre équipe est trop grande, votre réunion sera trop longue. 10 personnes maximum, moins idéalement. Si vous gérez une grosse équipe, divisez-la en deux et organisez des réunions distinctes.
4. Respectez les créneaux horaires et programmez des alarmes. Réglez une alarme cinq minutes avant le début du stand-up pour que personne ne soit en retard et une autre cinq minutes avant la fin pour vous laisser le temps de récapituler. L’alarme peut prendre n’importe quelle forme pour capter l’attention de votre équipe : un rappel sur le calendrier, une sonnerie dans le bureau, ou bien un GIF ou un mème sur le chat de l’équipe. Les possibilités sont infinies.

Bien démarrer avec les stand-ups

Les daily stand-ups ou réunions quotidiennes debout sont un incontournable de la gestion de projets Agile qui peuvent améliorer la productivité et l’efficacité de votre équipe s’ils sont bien organisés.

Commencez par expliquer le concept aux membres de votre équipe, les règles et pourquoi c’est important. Demandez-leur des suggestions quant au meilleur moment pour l’organiser et programmez des rappels pour le début et la fin de chaque réunion.

Vous vous rendrez peut-être compte que le logiciel que vous utilisez avec votre équipe freine une gestion de projets agile. Adobe Workfront est conçu pour aider les équipes à rester efficaces grâce à des fonctionnalités qui simplifient le workflow et améliorent votre manière de travailler.

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