Taxe sur le e-commerce : présentation, calendrier de recouvrement et mise en conformité

Une activité de e-commerce vous oblige à gérer la taxe sur la vente en ligne pour rester en conformité, ce qui n’est pas toujours simple. Le suivi des fluctuations des taux d’imposition et l’identification des États dans lesquels la présence professionnelle taxable (nexus) est imposée font partie des difficultés.

En vous familiarisant avec la législation sur la taxation en ligne, vous saurez quel montant recouvrer auprès de votre clientèle et à quel moment, afin de rester en conformité.

Pour que vous compreniez mieux le mécanisme de taxation sur le e-commerce, cet article traitera des points suivants :

• Qu’est-ce que la taxe sur le e-commerce ?
• Devez-vous collecter une taxe sur les ventes en ligne ?
• Présence professionnelle taxable (nexus)
• Lois sur la présence professionnelle taxable (nexus) économique État par État
• Risques liés à une mauvaise gestion de la taxe sur le e-commerce
• Comment rester en conformité avec la taxe sur le e-commerce ?
• Conseils sur la taxe sur le e-commerce
• Comment se soumettre à la taxation sur le e-commerce ?

Qu’est-ce que la taxe sur le e-commerce ?

La taxe sur le e-commerce est un petit pourcentage du montant d’une vente automatiquement appliqué par les retailers en ligne pour couvrir les taxes. La taxe sur la vente en ligne est unique est prélevée par l’État dans lequel le produit est vendu, si bien qu’elle varie en fonction des États, à quelques exceptions près.

Devez-vous collecter une taxe sur les ventes en ligne ?

Vous devez collecter une taxe sur les ventes en ligne si votre entreprise est présente physiquement (nexus) dans l’État dans lequel la personne a effectué l’achat et si le produit est imposable dans cet État. Mais il existe des circonstances particulières, comme dans le cas de l’affaire opposant le Dakota du Sud à Wayfair en 2018. Le corps législatif du Dakota du Sud a adopté une loi imposant la collecte et le versement de la taxe de vente « comme si la personne à l’origine de la vente était présente physiquement dans l’État », après que des entreprises de e-commerce hors État ont été accusées de favoritisme.

Comme la plupart des États exigent que les commerces en ligne collectent la taxe de vente, il est préférable de se préparer et de connaître les attentes de chaque État.

Présence professionnelle taxable (nexus)

La présence professionnelle taxable (nexus) désigne le fait d’appliquer une taxe de vente pour tout achat dans un État car, selon la législation de cet État, l’entreprise y a une présence physique suffisante. La notion de présence physique « suffisante » de l’entreprise varie d’un État à l’autre.

Le nexus s’applique généralement lorsqu’une entreprise a un bureau ou un entrepôt dans cet État, que des membres du personnel résident dans l’État, que la livraison directe (« dropshipping ») est pratiquée dans cet État ou que des produits y sont temporairement vendus dans le cadre d’un salon ou d’un évènement similaire.

Voici les quatre circonstances de présence professionnelle taxable (nexus) dans un État donné selon le Sales Tax Institute.

1. Présence professionnelle taxable (nexus) d’une marketplace. Vous gérez une marketplace e-commerce qui fournit une infrastructure aux entreprises vendeuses, comme le traitement des paiements ou le service à la clientèle.
2. Présence professionnelle taxable (nexus) via un clic publicitaire. Votre entreprise hors de l’État verse une commission à une entreprise dans l’État pour une recommandation ou une vente via un lien. Un seuil de vente minimal est requis.
3. Présence professionnelle taxable (nexus) via une affiliation. Votre entreprise hors de l’État a une entité affiliée dans l’État via laquelle elle commercialise et vend des produits. La propriété commune de l’entreprise n’est pas toujours requise et les activités liées à « la vente, la livraison, la maintenance et la gestion d’un établissement d’entreprise dans l’État » ne sont pas toujours incluses.
4. Présence professionnelle taxable (nexus) économique. Votre activité dépasse un seuil de ventes ou de transactions dans un État, même si aucune présence physique n’est requise de la part des entreprises. Chaque État établit sa propre liste d’exigences pour la présence professionnelle taxable (nexus) économique et vous devez en prendre connaissance.

Lois sur la présence professionnelle taxable (nexus) économique État par État

Le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l’Oregon sont les quatre États qui n’obligent pas les entreprises de e-commerce à collecter la taxe sur les ventes. Les 46 États restants et le District de Columbia ont légiféré sur la présence professionnelle taxable (nexus) économique, comme vous pouvez le voir ci-dessous. Consultez toujours le site web officiel de l’État pour savoir quels États appliquent la taxe sur le e-commerce.

1. En Alabama, le seuil de la présence professionnelle taxable (nexus) économique est de 250 000 $ (pas de taxe au niveau de l’État, uniquement locale).
2. En Alaska, le seuil économique est de 100 000 $.
3. En Arizona, le seuil économique est de 100 000 $.
4. En Arkansas, le seuil de la présence professionnelle taxable (nexus) économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
5. En Californie, le seuil économique est de 500 000$.
6. Dans le Colorado, le seuil économique est de 100 000 $.
7. Dans le Connecticut, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
8. En Floride, le seuil économique est de 100 000 $.
9. En Géorgie, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
10. À Hawaii, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
11. Dans l’Idaho, le seuil économique est de 100 000 $.
12. Dans l’Illinois, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
13. Dans l’Indiana, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
14. Dans l’Iowa, le seuil économique est de 100 000 $.
15. Au Kansas, le seuil économique est de 100 000 $ (0 transaction requise).
16. Dans le Kentucky, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
17. En Louisiane, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
18. Dans le Maine, le seuil économique est de 100 000 $.
19. Dans le Maryland, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
20. Dans le Massachusetts, le seuil économique est de 100 000 $.
21. Dans le Michigan, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
22. Dans le Minnesota, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
23. Dans le Mississippi, le seuil économique est de 250 000$.
24. Dans le Missouri, le seuil économique est de 100 000 $ (entrée en vigueur le 1er janvier 2023).
25. Dans le Nebraska, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
26. Dans le Nevada, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
27. Dans le New Jersey, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
28. Au Nouveau-Mexique, le seuil économique est de 100 000 $.
29. À New York, le seuil économique est de 500 000$ ou 100 transactions.
30. En Caroline du Nord, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
31. Dans le Dakota du Nord, le seuil économique est de 100 000 $.
32. Dans l’Ohio, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
33. En Oklahoma, le seuil économique est de 100 000 $.
34. En Pennsylvanie, le seuil économique est de 100 000 $.
35. Dans le Rhode Island, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
36. En Caroline du Sud, le seuil économique est de 100 000 $.
37. Dans le Dakota du Sud, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
38. Au Tennessee, le seuil économique est de 100 000 $.
39. Au Texas, le seuil économique est de 500 000$.
40. En Utah, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
41. Dans le Vermont, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
42. En Virginie, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
43. À Washington, le seuil économique est de 100 000 $.
44. À Washington D.C., le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
45. En Virginie Occidentale, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.
46. Dans le Wisconsin, le seuil économique est de 100 000 $.
47. Dans le Wyoming, le seuil économique est de 100 000 $ ou 200 transactions.

Lorsque vous dépassez le seuil, vous devez commencer à collecter la taxe sur les ventes en limitant les risques.

Risques liés à une mauvaise gestion de la taxe sur les ventes en ligne

Les gestionnaires d’entreprise sont responsables de la taxe sur les ventes en ligne. Si vous ne la collectez pas directement auprès de votre clientèle, c’est à vous de la payer. Les autres conséquences d’une mauvaise gestion de la taxe de vente sont les suivantes :

• Pénalités de retard de 10 %
• Intérêts exceptionnels
• Frais de recouvrement
• Peine de prison potentielle dans certains États

Pour minimiser les répercussions liées à la collecte de la taxe, vous devez impérativement faire preuve d’organisation.

Quatre solutions pour rester en conformité avec la taxe sur le e-commerce

Il est facile de se retrouver en situation de non-conformité. Même si les États et les entreprises ont des exigences qui leur sont propres, vous pouvez appliquer certaines bonnes pratiques dans la plupart des cas. Les étapes suivantes sont un bon point de départ pour rester en conformité.

1. Déterminez si le produit est soumis à la taxe et si l’entreprise à une présence professionnelle taxable (nexus) dans l’État.

Pour être en conformité, la première étape consiste à identifier quels produits sont concernés et dans quels États vous avez une présence professionnelle taxable (nexus). Certains États ont des points de vue différents sur un même type de produit. Par exemple, les vêtements ne sont pas taxables en Pennsylvanie, donc la taxe sur le e-commerce n’est pas facturée. Appuyez-vous sur la législation locale en vigueur pour savoir si vous avez une présence professionnelle taxable dans cet État et quelle taxe vous devez collecter.

2. Enregistrez-vous pour obtenir un agrément de taxe sur le e-commerce.

La collecte de la taxe sur le e-commerce sans agrément est illégale dans de nombreux États. En l’absence d’agrément, les entreprises peuvent déclarer qu’elles collectent la taxe et frauder.

Lorsque vous recevez votre agrément, la fréquence de déclaration de la taxe vous est également signifiée : mensuelle, trimestrielle, annuelle ou toute autre fréquence requise par l’État. Consultez le site du ministère des Finances de l’État concerné pour vous enregistrer et en savoir plus.

3. Collectez la taxe sur le e-commerce.

Une fois l’agrément obtenu, vous devez configurer votre marketplace ou votre panier pour y ajouter la taxe sur la vente. Chaque application fonctionne différemment, d’où l’intérêt d’utiliser une plateforme e-commerce. Une application e-commerce efficace fournit des calculs de taxe précis et des données pour automatiser la préparation, la collecte et le versement, tout en fournissant une assistance et en assurant la sécurité.

Alors que la plupart des États basent la taxe sur la destination du produit pour les entreprises qui vendent à distance, les entreprises qui vendent dans l’État ont la possibilité de baser la taxe sur l’origine. Les États pratiquant des taux d’imposition différents peuvent décider s’il vont facturer le taux du lieu d’implantation de votre entreprise (origine) ou celui du lieu de résidence de la clientèle (destination).

Ainsi, les États ont la certitude que chaque zone locale reçoit le montant exact de taxe collectée dans leur juridiction.

4. Documentez, déclarez, classez et versez votre taxe.

La dernière étape de mise en conformité est la déclaration auprès de chaque État concerné à la date d’échéance de la taxe de vente. Vous devez suivre les données de taxation État par État pour vous simplifier la tâche. Nombre d’États exigent également un numéro de taxe en fonction de la juridiction locale.

Faites systématiquement une déclaration, même si vous n’avez collecté aucune taxe de vente au cours de la dernière période en date. Il s’agira alors d’une déclaration nulle. Veillez à bien organiser vos registres de vente pour simplifier autant que possible vos déclarations.

Gestion des exonérations de taxe de vente

Il y a des exceptions à la plupart des règles. Pour la taxe sur le e-commerce, toutes les exceptions sont définies État par État. Vous devez donc vérifier la documentation de l’État concerné. Voici quelques exceptions courantes :

• Industriels. Les matières premières qui ne sont pas encore un produit ou les équipements utilisés pour fabriquer un produit sont souvent exonérés de taxe.
• Revendeurs. La vente à des entreprises de revente vérifiées et non à une clientèle directe peut être exonérée de taxe de vente. Assurez-vous simplement que les entreprises de revente disposent de la documentation appropriée.
• Organismes à but non lucratif. Certains achats effectués par des organismes à but non lucratif peuvent être exonérés de taxe s’ils sont directement liés à leur action caritative.

Six conseils supplémentaires pour la taxe sur le e-commerce

Voici quelques conseils supplémentaires pour gérer la taxe sur le e-commerce.

1. Documentez tout avec soin. En conservant des registres très détaillés, vous maîtrisez vos obligations fiscales et créez une piste à suivre en cas de problème.
2. Isolez les fonds de la taxe de vente. Ne conservez pas les fonds de la taxe de vente et les fonds de l’entreprise au même endroit. Ainsi, vos fonds sont toujours disponibles et vous pouvez les reverser entièrement chaque fois que nécessaire.
3. Suivez toutes les échéances fiscales. Définissez des rappels dans votre calendrier et ne manquez aucune date de déclaration dans aucun État.
4. Vérifiez et revérifiez votre conformité. Réexaminez régulièrement vos procédures fiscales afin d’être toujours en conformité et d’appliquer la taxe liée à votre présence professionnelle (nexus) dans les États concernés. Par exemple, si un membre du personnel quitte son poste, vous ne devrez peut-être plus payer de taxe dans son État de domiciliation. Examinez régulièrement les normes de conformité pour éviter des corrections stressantes de dernière minute à l’approche des dates de déclaration.
5. Renseignez-vous sur les éventuelles mises à jour de la législation fiscale sur les ventes en ligne dans chaque État. Les conditions actuelles datent de 2018 et elles changent tous les ans. Le taux peut être mis à jour ou les règles sur la présence professionnelle taxable (nexus) peuvent évoluer. Vous devez donc vous renseigner.
6. Consultez un expert. Il est important de connaître vos obligations de conformité et la législation sur la taxe sur le e-commerce, mais mieux vaut tout de même faire appel à des spécialistes. Demander à un cabinet comptable de vérifier votre conformité.

Appliquez la taxe sur le e-commerce.

La taxe sur le e-commerce est un petit pourcentage automatiquement appliqué aux ventes par des entreprises de e-retail. Les commerces en ligne doivent savoir comment gérer cette taxe pour rester en conformité. En vous familiarisant avec la législation sur les taxes en ligne, vous saurez quelle somme collecter auprès de votre clientèle et à quel moment.

Vérifiez ensuite que votre entreprise de e-commerce est concernée par la taxe sur les ventes en ligne. Commencez par utiliser une plateforme de e-commerce fiable. L’accès à des informations centralisées en temps réel facilite également le processus de mise en conformité.

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