Tout ce qu’il faut savoir sur la planification de sprint

Est-ce vous qui animez la prochaine réunion de planification de sprint dans votre service ? Ou peut-être avez-vous reçu une invitation à participer à la toute première de votre vie ? Comme toute tâche nouvelle et inhabituelle, il est parfois fastidieux de s’initier à un concept nouveau et de s’y préparer. Pour remédier à ces lacunes, nous avons rédigé une présentation exhaustive qui vous permettra de vous familiariser avec les principes de base et d’aller plus loin.

Cet article vous exposera les tenants et aboutissants de la planification de sprint et vous aidera à prendre les rênes des réunions dédiées.

Cet article sur la planification de sprint aborde les points suivants :

• Rôle de la planification de sprint
• Parties prenantes à la planification de sprint
• Avantages de la planification de sprint
• Préparer une réunion de planification de sprint
• Durée d’une réunion de planification de sprint
• Comment structurer une réunion de planification de sprint ?
• Bonnes pratiques de planification de sprint

Rôle de la planification de sprint

La planification de sprint désigne la réunion organisée préalablement à chaque sprint afin de définir l’objectif de ce dernier et les moyens de sa réalisation.

Pour entrer dans le détail, scindons cette définition.

• L’objet ? La planification de sprint assigne à chaque membre de l'équipe les tâches distinctes à accomplir et les délais à respecter. À l’issue de la réunion, l’ensemble de l’équipe doit savoir exactement ce qui est attendu de chacun et de chacune pendant la durée du sprint, s’entendre sur l’objectif de ce dernier et le consigner par écrit.
• Les moyens ? Une équipe décompose le projet qui lui est assigné en blocs de temps baptisés sprints, d’une durée généralement comprise entre deux et quatre semaines. Dans ce processus collaboratif, tout le monde a son mot à dire sur les tâches et projets jugés prioritaires pour l'équipe et sur le temps estimé nécessaire pour les mener à bien. Tous les membres de l'équipe doivent savoir comment accomplir cet objectif, et il leur faudra constituer le carnet de sprint (sprint backlog) répertoriant les tâches à réaliser à cet effet. L’objectif du sprint doit également être mentionné par écrit.

Parties prenantes à la planification de sprint

La planification de sprint est un processus collaboratif entre l’ensemble de l’équipe Scrum, dont chaque membre endosse des responsabilités. Passons à présent en revue les participants et participantes clés à une réunion de planification de sprint, en précisant leurs rôles et leurs responsabilités.

• Product owner — Cette personne chapeaute la préparation de la planification de sprint, y compris l’affinage et la priorisation des tâches du backlog. Durant la planification, elle joue le rôle de guide en définissant l’objectif du sprint (la raison de la participation de l'équipe à celui-ci) et en finalisant le carnet de sprint, autrement dit le plan d’action à mettre en œuvre pour remplir cet objectif.
• Scrum master — Dans ce rôle, la personne programme et anime la réunion de planification de sprint. Elle attribue les tâches aux membres de l'équipe en veillant à ne surcharger personne, supervise la constitution du carnet de sprint, puis fait la synthèse de cette réunion.
• Équipe de développement — Les membres de cette équipe représentent le reste des participants et participantes à la réunion de planification de sprint. Ce sont eux qui mettent l’objectif à exécution. Durant la réunion, ils prennent la mesure de l’objectif du sprint, contribuent à affiner le carnet et à évaluer les user stories (la plus petite unité de travail dans un framework Agile), jaugent leurs capacités individuelles et s’investissent dans leurs user stories et tâches.

Avantages de la planification de sprint

La planification de sprint mobilise et motive les membres de l’équipe en leur permettant de décomposer les projets les plus complexes en tâches accessibles et réalisables.

Le travail d’équipe est la règle du jeu en la matière, et les processus et tactiques de communication viennent consolider le point d’appui d’une équipe bien dirigée. Voici ce qu’il convient d’accomplir durant la planification de sprint :

• Définissez un objectif de sprint clair pour l’équipe. Si la salle de réunion est équipée d’un tableau blanc ou équivalent, inscrivez dessus l’objectif principal de sorte qu’il soit visible par l’ensemble des membres et que tout le monde puisse s’y référer en permanence.
• Démarrez avec un plan d’action arrêté d’un commun accord. Les rôles et responsabilités sont explicités sans relâche, au même titre que le périmètre et les objectifs du projet, ce qui permet d’utiliser au mieux le temps de chacun et de chacune.
• Formulez des attentes réalistes. À chaque fois que possible, fixez les délais en conservant une petite marge de sécurité en cas de contretemps.
• Recensez les potentiels obstacles. La planification de sprint est un processus itératif et agile vous laissant une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévu.

Préparer une réunion de planification de sprint

Une bonne préparation fait gagner du temps durant la réunion de planification de sprint et réduit les risques d’échec. Au préalable, le ou la product owner a pour mission de la préparer et de motiver le reste de l'équipe à faire de même.

Comment préparer une réunion de planification de sprint ?

1. Analysez le dernier sprint. La dernière revue de sprint, ou la dernière rétrospective de sprint, vous aideront à identifier les tâches non réalisées au cours du sprint précédent et donc à évaluer la durée du prochain sprint.
2. Analysez l’ensemble du projet. Prenez un peu de recul pour réfléchir à la valeur que vous entendez apporter à votre clientèle. Profitez-en pour inviter les parties prenantes à vous faire part de leurs commentaires et à vous apporter davantage de contexte. N’oubliez pas de prendre en compte le marché actuel.
3. Affinez le backlog produit. À ce stade, il convient d’examiner le backlog produit et les user stories. Décidez des tâches auxquelles s’atteler au cours du prochain sprint. Affiner le backlog produit implique de gérer activement celui-ci en y ajoutant de nouveaux éléments à mesure qu’affluent les idées ou les requêtes, mais aussi d’en supprimer ou d’en modifier d’autres si nécessaire. À partir du moment où vous transférez des tâches du backlog produit vers le backlog sprint, l’affinage du backlog produit vous épargnera des pertes de temps et bien des tracas. En invitant l'équipe de développement, ainsi que le Scrum master, à participer à cette opération, vous gagnerez du temps durant la réunion et identifierez plus facilement les tâches à inclure dans le prochain sprint.

Durée d’une réunion de planification de sprint

La durée d’une planification de sprint peut varier en fonction de la taille de l'équipe de développement, de la complexité du projet et de la longueur du sprint. En général, on estime que le nombre d’heure nécessaire à la planification du sprint est égal à deux fois le nombre de semaines prévu pour le sprint.

Cette équation laisse le champ libre aux discussions approfondies : chaque membre de l'équipe aura le temps de faire entendre sa voix et tout le monde cernera l’objectif du sprint ainsi que le travail à effectuer. Si, en revanche, votre planification de sprint s’éternise, votre équipe risque de perdre de vue ses objectifs, en s’égarant dans des digressions qui détournent l’attention de l’auditoire ou en s’efforçant d’aller au-delà du sprint suivant.

Comment structurer une réunion de planification de sprint ?

Avec une réunion de planification de sprint parfaitement structurée, vous mettez toutes les chances de votre côté. Vous savez qu'une réunion est bien préparée lorsqu’avant, pendant et après, tous les membres de l'équipe partagent la même interprétation des données, ce qui facilite leur collaboration tout au long du sprint.

1. Définissez l’objectif. Un objectif de sprint est une description, en une ou deux phrases, de la finalité d’ensemble du sprint. Le product owner doit intégrer un objectif général à sa planification et en faciliter la définition collective en posant des questions ouvertes.
2. Discutez des faits nouveaux. L’équipe doit débattre des évolutions qui se sont produites depuis la dernière rétrospective de sprint, et de l’impact éventuel sur le sprint en cours de préparation. Rigueur et transparence sont essentielles à ce stade.
3. Déterminez la vélocité du sprint. Il s’agit d’évaluer le temps que prendra le déroulement du sprint, autrement dit la vélocité de ce sprint ou le cadre temporel nécessaire à l’accomplissement des tâches. Pour ce faire, le meilleur moyen consiste à se référer à la durée des précédents sprints. En règle générale, celle-ci oscille entre une et deux semaines pour la plupart des sprints.
4. Échangez avec l'équipe sur ses capacités. Tous les membres de l’équipe ont l’opportunité d’indiquer ce qu’ils sont en mesure d’effectuer sur ce sprint en fonction de leurs disponibilités et de leur charge de travail.
5. Choisissez les éléments du backlog sprint. Étudiez d’abord le backlog produit. Évaluez ensuite les user stories pour vous assurer qu’elles sont d’ampleur raisonnable. Si elles sont trop grandes, scindez-les. Les tâches doivent être réalisables dans le cadre temporel restreint du sprint. Après avoir décidé des éléments sur lesquels travailler, transférez-les du backlog produit au backlog sprint.
6. Attribuez les tâches aux membres de l'équipe. À partir de ces éléments, chaque membre de l'équipe est en mesure d’évaluer sa contribution possible pour ce sprint. Le scrum master peut consigner les engagements de chacun et de chacune.
7. Notez les problèmes et les dépendances. Sitôt les tâches allouées, l’équipe doit évaluer les dépendances entre elles (sources d’éventuels contretemps, si un autre service impliqué communique ses remarques avec retard, par exemple) et les aspects qui posent problème (comme la gestion globale du temps).
8. Parvenez à un consensus. Le groupe doit, au final, s’entendre sur ces deux artefacts : l’objectif du sprint et le backlog.

Bonnes pratiques applicables à la planification de sprint

Le lancement d’un nouveau processus est rarement exempt de contretemps et de difficultés. Limitez la phase d’apprentissage de votre propre équipe en adoptant les stratégies éprouvées ci-après afin d’offrir une expérience positive, axée sur la collaboration, à toutes les parties prenantes.

• Démarrez avec un backlog affiné. Un backlog affiné aide les équipes à prendre parfaitement la mesure des user stories en faisant en sorte qu’elles travaillent sur les plus importantes tâches possibles.
• Définissez des objectifs clairs. Ne passez à autre chose qu’après avoir clairement défini l’objectif de votre user story.
• Abstenez-vous de vouloir tout planifier : limitez-vous au minimum. Gardez-vous d’imposer vos attentes. Écoutez plutôt vos collègues et réfléchissez à ce dont ils sont capables dans les semaines à venir.
• Revoyez vos critères de réalisation. Entre communiquer aux membres de l'équipe les détails nécessaires et pratiquer la microgestion, la frontière est mince. À chaque fois que possible, définissez clairement le résultat visé lors de la planification de sprint.

Se lancer dans la planification de sprint

La planification de sprint aide les équipes à mener à bien efficacement les projets en mobilisant leurs propres ressources : leur temps et leurs compétences. Au moment de vous lancer, étudiez votre backlog et choisissez les tâches qui méritent d’être mises en œuvre dans un très court laps de temps.

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