Tout savoir sur la planification de sprint pour améliorer l’agilité des équipes

Qu’est-ce que la planification de sprint en méthode agile ? Outre qu’elle fait partie des quatre cérémonies Scrum, une réunion de planification de sprint représente une étape essentielle dans la réussite d’un projet Scrum. Cet article vous exposera les tenants et aboutissants de la planification de sprint et vous aidera à prendre les rênes des réunions dédiées.

Cet article sur la planification de sprint aborde les points suivants :

• Rôle de la planification de sprint
• Avantages de la planification de sprint
• Cinq aspects à prendre en compte dans une réunion de planification de sprint
• Préparation de la planification d’un sprint
• Bonnes pratiques applicables à la planification de sprint
• Planification de sprint en méthode agile
• Ressources supplémentaires

Rôle de la planification de sprint

La planification de sprint est un évènement au cours duquel une équipe décompose le projet qui lui est assigné en blocs de temps baptisés sprints, d’une durée généralement comprise entre deux et quatre semaines. Dans ce processus collaboratif, tout le monde a son mot à dire sur les tâches et projets jugés prioritaires pour l'équipe et sur le temps estimé nécessaire pour les mener à bien.

L’objectif de cette planification consiste à assigner à chaque membre de l'équipe les tâches distinctes à accomplir et les délais à respecter pour chaque sprint. À l’issue de la réunion, l’ensemble de l’équipe doit savoir exactement ce qui est attendu de chacun et de chacune pendant la durée du sprint.

Avantages de la planification de sprint

La planification de sprint mobilise et motive les membres de l’équipe en leur permettant de décomposer les projets les plus complexes en tâches accessibles et réalisables.

Les rôles et responsabilités sont explicités sans relâche, au même titre que le périmètre et les objectifs du projet, ce qui permet d’utiliser au mieux le temps de chacun et de chacune. Itérative et agile, la planification de sprint est aussi parfaitement structurée pour mettre à profit les enseignements tirés d’un projet à mesure qu’il avance, plutôt que d’attendre le dernier livrable pour remédier aux problèmes de processus ou saisir les opportunités d’améliorer les résultats.

Cinq aspects à prendre en compte dans une réunion de planification de sprint

Les séances de planification de sprint sont utiles mais elles peuvent aussi perdre de vue leurs objectifs, en s’égarant dans des digressions qui détournent l’attention de l’auditoire ou en s’efforçant d’aller au-delà du sprint suivant. Il est essentiel de connaître à l’avance l’enjeu et les participants pour assurer la réussite de la réunion. D'où l’intérêt de se focaliser sur les cinq aspects suivants :

1. Qui : la ou le « Scrum Master », la ou le responsable produit Scrum, et l’équipe Scrum
2. Quoi : définissez la marche à suivre pour l’équipe et les différents contributeurs ou contributrices, puis assignez des échéances à chaque tâche
3. Quand : le premier jour d’un nouveau sprint, soit une ou deux fois par mois en règle générale
4. Où : un lieu (physique, si possible) peu sujet aux interruptions
5. Pourquoi : les gains d’efficacité et de productivité que procurent les sprints grâce auxquels les individus savent ce qui est attendu d’eux

Préparation de la planification d’un sprint

Comme toute réunion, celle dédiée à la planification d’un sprint devra s’en tenir à un ordre du jour pour définir les attentes, prévoir d’indispensables préparatifs et veiller à ne pas omettre des éléments importants. À l’ordre du jour de chaque réunion de planification de sprint figureront des échanges de vues sur l’objectif ultime du sprint et les capacités de l’équipe, suivis d’une analyse détaillée du carnet de sprint préalablement à l’assignation des tâches à accomplir.

Avant de démarrer cette réunion, la ou le « Scrum Master » et la ou le responsable produit Scrum doivent évaluer les capacités de l’équipe, analyser globalement la chronologie du projet (en cas de date butoir) et être en mesure d’exploiter les insights tirés des sprints précédents.

Carnet de sprint (sprint backlog)

Votre carnet de sprint est la liste de toutes les tâches à accomplir au cours du sprint concerné pour mener à bien le projet. Durant la réunion de planification de sprint, votre équipe se référera à ce carnet pour savoir ce qui reste à effectuer et décider des tâches à exécuter en priorité pour garantir le bon déroulement du projet.

Les éléments non traités au cours des sprints précédents peuvent être transférés dans ce carnet, au même titre que les nouveaux éléments qui y ont fait leur apparition.

Estimation des récits utilisateur (user stories)

À partir de votre carnet d’éléments, il est important d’estimer le temps ou les efforts nécessaires à l’exécution de chacun d’eux. Ces informations aident la ou le « Scrum Master » ou la ou le responsable produit Scrum à piloter plus efficacement le budget et le calendrier de projet.

Pour exploiter correctement ces données, l’équipe Scrum échangera et estimera l’ampleur de chaque tâche (récit utilisateur) au moyen de valeurs numériques, d’heures, de tailles vestimentaires (XS, S, M, L, XL, XXL, etc.) ou de toute autre unité pour quantifier l’effort nécessaire.

Il est important de prendre en compte l’appréciation de chaque membre de l'équipe, surtout si celle-ci « détonne » en étant nettement supérieure ou inférieure aux estimations du reste du groupe. Il est possible que quelqu’un dispose d’insights sur la complexité ou la simplicité d’une tâche dont ses collègues n’ont pas connaissance. Ces échanges peuvent contribuer à affiner les prévisions de durée.

Une fois le temps nécessaire estimé pour chaque tâche, vous pourrez déterminer le nombre (et les combinaisons) des récits utilisateur qui pourront s’inscrire dans votre sprint, en fonction de la capacité disponible de votre équipe.

Capacité

La capacité de votre équipe mesure le nombre de points de récit (story points) ou d’éléments en carnet que celle-ci peut traiter en temps normal. Pour connaître la capacité de votre équipe, multipliez le nombre de ses membres par le nombre d’heures de travail productif par jour, en soustrayant le temps passé en réunions ou consacré à d’autres tâches ou projets.

Prenons un exemple simple : si votre équipe se compose de sept personnes travaillant 8 heures productives par jour, vous trouverez la capacité de votre équipe en multipliant le nombre de membres la composant (7) par 8 heures. Vous obtenez 56 points par jour, soit 280 points pour une semaine de travail de 5 jours. Retranchez ensuite les indisponibilités (réunions, congés et autres distractions). À supposer que 2 heures de réunion soient prévues tous les mercredis, soustrayez du total 14 heures (7 personnes salariées x 2 heures), et si deux membres de l'équipe prennent respectivement deux jours de congés, retranchez 32 heures du total (2 personnes salariées x 8 heures x 2 jours). Il vous reste 234 points au total.

Bien évidemment, chaque individu ne travaille pas à 100 % de ses capacités en continu. Après tout, les conversations informelles, les pauses-café et les rendez-vous faisant partie intégrante d’une vie professionnelle hybride, vous devez tenir compte des disponibilités morcelées de chacun et de chacune. Si vous partez du principe qu’une heure de travail est productive à 75 %, multipliez vos 234 points par 0,75 et vous obtiendrez 175,5 points de capacité au total par semaine de travail. Si la durée de votre sprint est de 2 semaines, multipliez ce total par deux, soit 351.

Vélocité

Il vous faut ensuite rapprocher la vélocité de votre équipe de cette capacité. Pour déterminer la vélocité de l’équipe, la ou le « Scrum Master » ou la ou le responsable produit Scrum ne doit pas hésiter à prendre pour exemples quelques sprints ou projets antérieurs qui donneront une indication de la vitesse à laquelle l’équipe accomplit habituellement un travail analogue.

Bonnes pratiques applicables à la planification de sprint

Le lancement d’un nouveau processus est rarement exempt de contretemps et de difficultés. Limitez la phase d’apprentissage de votre propre équipe en adoptant les stratégies éprouvées ci-après afin d’offrir une expérience positive, axée sur la collaboration, à toutes les parties prenantes.

1. À partir des objectifs assignés à l’équipe, focalisez-vous sur le résultat souhaité du sprint.

Si la salle dans laquelle vous vous trouvez est équipée d’un tableau blanc ou équivalent, inscrivez dessus l’objectif principal de sorte qu’il soit visible par l’ensemble des membres et que tout le monde puisse s’y référer en permanence.

2. Validez les estimations et la capacité avec votre équipe.

Gardez-vous d’imposer vos attentes. Écoutez plutôt vos collègues et réfléchissez à ce dont ils sont capables dans les semaines à venir.

3. Fixez-vous une limite de temps et respectez-la.

Consacrez deux heures maximum à un sprint d’une durée de deux semaines.

4. Terminez la réunion par une séance de questions-réponses et assurez-vous ainsi que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde.

Cela dit, méfiez-vous de celles et de ceux qui auront tendance à monopoliser le temps collectif en engageant des discussions qui pourraient être menées en tête à tête.

5. Privilégiez la simplicité dans la mesure du possible.

Entre communiquer aux membres de l'équipe les détails nécessaires et pratiquer la microgestion, la frontière est mince. Évitez de planifier à outrance afin de leur donner toute latitude pour accomplir leurs tâches comme ils l’entendent.

Un excès de détails risque de les démotiver. Il suffit de présenter l’objectif collectif et d’assigner des missions à chaque membre de l'équipe.

Planification de sprint en méthode agile

Si vous ne planifiez pas efficacement vos sprints, vous en subirez les conséquences sprint après sprint, en accumulant les erreurs et les mauvais calculs.

Fort heureusement, l’inverse est également vrai. Si vous planifiez correctement, vous et votre équipe vous retrouverez dans un cercle vertueux d’avantages en cascade, allant de processus plus performants à des réalisations toujours plus innovantes.

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Prenez de l’avance sur votre prochaine réunion de planification de sprint. Avant la fin du sprint en cours, examinez le carnet constitué par votre équipe pour en extraire les éléments qui, selon vous, mériteraient d’être traités en priorité au cours du sprint suivant.

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