Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Une gestion de projet efficace aide les entreprises à optimiser la collaboration, à gérer le cycle de vie des projets du début à la fin et à identifier les points à améliorer. Elle leur permet ainsi d’obtenir des résultats mesurables et de stimuler leur croissance.

Ce guide aborde les points suivants :

• Rôle de la gestion de projet
• Importance de la gestion de projet
• Composantes essentielles de la gestion de projet
• Étapes de la gestion de projet
• Types de gestion de projet
• Conseils pour former une équipe de gestion de projet performante
• Méthodes de gestion de projet produisant des résultats mesurables

Rôle de la gestion de projet

La gestion de projet peut être définie comme la science et la pratique de la planification, du pilotage et du suivi des tâches.  Il s’agit d’un processus ou d’un cadre permettant de diriger une équipe pour mener à bien un projet dans le respect des délais et du budget. Tout projet comprend des tâches, des livrables et des activités permettant d’atteindre un objectif.

La gestion de projet peut aussi s’opérer en dehors de l’entreprise. Chaque fois que vous coordonnez plusieurs personnes intervenant sur une série complexe de tâches dans l’optique d’atteindre un objectif en respectant un délai et un budget, vous pratiquez de la gestion de projet.

Ce processus dynamique peut être appliqué dans de nombreux secteurs et situations, de la construction d’un gratte-ciel ou d’un simple abri de jardin à l’organisation des opérations de secours après une catastrophe naturelle.

Définition

En entreprise, un projet se compose d’une série d’activités donnant lieu à un nouveau produit ou service. Il doit se conformer à un budget et à un calendrier prédéfinis, et sa réalisation nécessite la participation de plusieurs personnes.

Un évènement, une publication, une construction et l’élaboration d’un procédé sont autant d’exemples de projets. Si certaines entreprises organisent l’intégralité de leurs activités en projets, d’autres n’en lancent que ponctuellement, en plus de leurs opérations courantes.

Il n’existe pas d’approche universelle de la gestion de projet. Les objectifs, les ressources et les délais sont différents pour chaque projet, ce qui oblige les gestionnaires à adapter constamment leur stratégie en fonction de ces variables.

Personnes impliquées

En termes de ressources humaines, un projet mobilise un chef ou une cheffe de projet, des membres des équipes concernées et des parties prenantes internes et externes.

• Il est dirigé par la cheffe ou le chef de projet, qui s’assure que les objectifs sont atteints et gère les ressources et les délais.
• Les membres des équipes concernées jouent un rôle moteur et sont responsables de l’exécution des tâches et des livrables.
• Les parties prenantes, notamment les clientes et les clients, ont un intérêt direct dans l’aboutissement du projet.

Modes de gestion

Pour optimiser ce processus complexe, les cheffes et les chefs de projet utilisent souvent des applications dédiées. Ces dernières intègrent des diagrammes, des tableaux et des calendriers qui offrent une représentation visuelle des étapes du projet, simplifient l’organisation des tâches et aident à suivre leur avancement, tout en optimisant la coordination des équipes.

Cette approche digitale de la gestion de projet permet aux équipes de travailler plus efficacement, encourage la créativité et accélère la transformation.

Importance de la gestion de projet

1. Efficacité.  La gestion de projet optimise la coordination des équipes et les aide à se focaliser sur le résultats plutôt que sur le processus, ce qui fluidifie l’exécution. Elle veille à ce que le travail poursuive un objectif clair et permet d’identifier les éventuels obstacles.
2. Croissance et développement. Trouver un juste équilibre entre la gestion et l’exécution n’est pas toujours facile. La gestion de projet permet aux équipes de se concentrer sur leurs tâches et de relever de nouveaux défis. Elle améliore leur expérience et favorise le développement des compétences.
3. Augmentation de la production.  En simplifiant la logistique, la gestion de projet libère des ressources, ce qui permet aux équipes de produire plus et d’obtenir de meilleurs résultats. Grâce à elle, tout ce qui est mis en œuvre sert un objectif clair.
4. Livrables de qualité.  Des projets menés à bien dans le respect des délais et du budget sont le meilleur moyen d’assurer la satisfaction de la clientèle. Lorsque les équipes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes, cette dernière obtient les meilleurs résultats possibles. La gestion de projet permet de repérer et de corriger les points faibles, puis de s’assurer que le produit final correspond aux objectifs énoncés au stade de la planification.
5. Communication claire.  Une gestion de projet efficace favorise une communication claire et concise, car les informations passent par un seul point de contact, la cheffe ou le chef de projet, qui fait le lien entre les équipes internes et les parties prenantes externes.
6. Souplesse.  Une planification efficace permet d’anticiper d’éventuels problèmes et de s’y préparer. La gestion de projet tient autant compte des changements prévus que des aléas pour garantir le bon déroulement des activités.
7. Organisation. La définition des échéances, des jalons et du budget évite la dérive des objectifs en aidant les équipes et les projets à rester sur la bonne voie.
8. Satisfaction des parties prenantes. Suivre la réalisation d’un projet permet de communiquer clairement avec les parties prenantes pour les rassurer quant à son avancement.

Composantes essentielles de la gestion de projet

Gestion de l’intégration

Ce processus consiste à coordonner différentes stratégies pour créer un  plan exhaustif servant de roadmap aux équipes et assurer la réussite du projet. Il implique souvent l’utilisation d’outils tels que des plans de projet.

Gestion du périmètre d’un projet

La gestion du périmètre consiste à diviser un projet en jalons, tâches et sous-tâches. Ces étapes, plus faciles à maîtriser, forment un plan d’action clair qui permet à l’équipe de boucler le projet dans le respect des délais et du budget. Les structures de répartition du travail et les diagrammes de Gantt sont des outils essentiels pour définir le périmètre d’un projet.

Gestion du temps

Cette composante consiste à établir un calendrier réaliste pour le projet et à définir des procédures pour le suivre et l’adapter en cas de besoin, dans le respect des délais.

Gestion des coûts

La gestion des coûts consiste à établir et à contrôler le budget d’un projet. Elle débute lors de la définition du périmètre et du calendrier du projet, et tient compte de toutes les ressources nécessaires, notamment le personnel, le temps, les installations et les finances.

Gestion de la qualité

Cet aspect fait partie des responsabilités essentielles des cheffes et des chefs de projet pendant la phase d’exécution. Ces personnes supervisent l’ensemble des activités pour s’assurer que le projet répond aux attentes de la clientèle tout en respectant les contraintes internes de budget et de temps.

Gestion des ressources

Elle consiste à optimiser l’ensemble des ressources disponibles pour le projet. Malgré une planification méticuleuse, les cheffes et les chefs de projet ne sont pas à l’abri d’imprévus et doivent être en mesure de réaffecter les ressources, au besoin.

Gestion des communications

Essentielle pour maintenir la coordination entre les membres de l’équipe et les parties prenantes tout au long du projet, elle suppose d’établir des canaux de communication clairs, de dissiper tout malentendu et de fournir une trace écrite des points abordés en réunion.

Gestion des risques

La gestion des risques consiste à cerner les difficultés potentielles, à évaluer leur probabilité et à les anticiper afin de soulager la pression et de prendre des décisions éclairées lorsqu’elles surviennent.

Gestion des achats

Elle recouvre la planification, le sourcing et la gestion des biens et services nécessaires au projet, ce qui inclut la négociation des contrats et la coordination des fournisseurs.

Ces composantes clés de la gestion de projet sont essentielles pour booster l’innovation, encourager la créativité et accélérer la transformation.

Étapes de la gestion de projet

1. Lancement

La phase de lancement est le point de départ de tout projet. Elle a pour objet de déterminer les besoins des parties prenantes et de décrire clairement le résultat escompté. Elle peut comprendre la rédaction d’une charte de projet ou la réalisation d’une analyse de rentabilité pour obtenir le feu vert des parties prenantes au moment du lancement, bénéficier d’un financement ou justifier l’action engagée. Elle suppose également de s’entendre sur le budget, le périmètre et le calendrier.

Lors de cette étape, les cheffes et les chefs de projet définissent la vision du projet, fixent des objectifs clairs et obtiennent l’approbation des parties prenantes. Elle donne lieu à la création de deux documents clés :

• la charte de projet, qui présente la raison, les objectifs, les parties prenantes, les risques, les ressources nécessaires et les dépendances du projet ;
• le registre des parties prenantes, qui identifie les personnes ou les groupes concernés par le projet, leur degré d’influence et la façon de communiquer avec chacun d’entre eux.

2. Planification

À ce stade, la cheffe ou le chef de projet décompose le projet en tâches exploitables et établit une roadmap exhaustive qui détaille les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et fait office de guide. Elle définit principalement les modalités de réalisation du projet pour que tout le monde sache ce qu’il convient de faire.

Pendant la phase de planification, la cheffe ou le chef de projet collabore avec les équipes internes afin de comprendre leurs capacités, d’organiser tous les détails et de leur montrer comment elle ou il les guidera jusqu’à la réalisation de leurs objectifs. Cette phase est cruciale car elle jette les bases du projet. La cheffe ou le chef de projet tient compte du budget et de l’infrastructure tout en anticipant les risques et en planifiant leur gestion.

3. Exécution

Il s’agit de la phase de mise en œuvre du plan d’action. Lors de cette étape exaltante, le projet commence à prendre forme. Elle exige toutefois des cheffes et des chefs de projet un encadrement attentif et une évaluation constante.

À ce stade, les gestionnaires de projet se concentrent sur les aspects suivants :

• Allocation des ressources
• Gestion du budget
• Composition de l’équipe
• Implication des parties prenantes
• Gestion de la qualité
• Communication constante

4. Surveillance et contrôle

Pour les gestionnaires, cette phase consiste à suivre l’avancement du projet et à corriger ou prévenir les problèmes. À ce stade, l’équipe doit disposer des ressources et de la vision nécessaires à la réalisation du projet. Un changement de périmètre n’est pas à exclure, auquel cas il faudra sans doute ajuster le projet dans son ensemble.

Lors de cette étape, la cheffe ou le chef de projet surveille attentivement les dates, les dépenses, les performances et la qualité tandis que l’équipe s’acquitte de ses tâches. Une application de gestion de projet s’avère particulièrement utile à ce stade, car elle peut mettre en évidence les échéances à venir ou les dépassements de budget.

5. Clôture

Phase finale du cycle de vie d’un projet, la clôture ne consiste pas seulement à indiquer que toutes les tâches sont terminées. Elle peut comprendre :

1. la livraison officielle du projet aux parties prenantes ou à la direction ;
2. une réunion après livraison avec l’équipe pour discuter des réussites et des difficultés ;
3. l’archivage des fichiers du projet pour référence ;
4. les remerciements et la dissolution de l’équipe.

Types de gestion de projet

Waterfall

Dans la méthodologie Waterfall, la représentation visuelle du projet évoque une cascade, chaque phase s’achevant avant le début de la suivante. Cette méthode permet de détecter rapidement les problèmes, de contrôler les objectifs et d’éviter qu’ils dérivent et entraînent des retards.

Agile

Avec cette méthode, les projets sont divisés en tâches plus petites, accomplies sous forme de brèves itérations tout au long du cycle de vie du projet. Ses sous-catégories, notamment Scrum et Kanban, optimisent l’utilisation des ressources et aident les équipes à s’adapter aux difficultés ou à l’évolution des demandes de la clientèle.

Lean

Adaptation des processus de production optimisée japonais, la méthodologie Lean met l’accent sur l’efficacité. Elle repose sur un cycle d’amélioration continue afin de booster la productivité et d’éliminer le gaspillage en termes de temps et d’efforts. Les principes Lean sont souvent couplés aux méthodologies Agile pour une gestion de projet optimale.

Kanban

Avec cette méthode, les tâches sont représentées sous forme de cartes ou « kanban » dans un tableau de bord dont les colonnes correspondent aux différentes étapes du workflow. Elle est axée sur la représentation visuelle du processus de gestion de projet et vise à limiter le nombre de tâches en cours afin de réduire les goulets d’étranglement et d’optimiser le déroulement du projet.

La méthode Kanban favorise la transparence, la collaboration et la flexibilité, c’est pourquoi elle est plébiscitée par les équipes en quête d’une approche de gestion de projet adaptable.

Scrum

La méthode Scrum, qui relève de la gestion de projet Agile, est axée sur le développement itératif et incrémentiel. Des équipes pluridisciplinaires organisées en autonomie travaillent par brèves itérations appelées « sprints ». La ou le product owner représente les parties prenantes et tient à jour le backlog produit, tandis que la ou le Scrum Master veille à ce que l’ensemble de l’équipe respecte les principes Scrum.

Cette méthode renforce la capacité d’adaptation et favorise la transparence et la collaboration. L’organisation de revues régulières contribue à l’amélioration continue du produit et des processus de l’équipe.

Six Sigma

Adoptée dans le secteur industriel, la gestion de projet Six Sigma est axée sur l’amélioration continue. Souvent confondue avec la méthodologie Lean, qui se concentre sur l’élimination du gaspillage, Six Sigma s’appuie sur la modélisation statistique pour réduire les erreurs. Beaucoup d’entreprises associent ces deux méthodes au sein d’un processus baptisé Lean Six Sigma.

Chemin critique

La méthode du chemin critique est une stratégie de gestion utilisée pour planifier les projets. Elle implique d’identifier chaque tâche, de déterminer le temps nécessaire à sa réalisation et de repérer les dépendances. La plus longue chaîne de tâches dépendantes devient le « chemin critique » et détermine le calendrier du projet.

Cette méthode permet d’identifier les goulets d’étranglement potentiels, de programmer efficacement l’utilisation des ressources et d’établir un calendrier réaliste.

Conseils pour former une équipe de gestion de projet performante

Constituer une équipe de gestion de projet solide est l’un des piliers de la réussite d’un projet. En effet, c’est elle qui dirige le projet, donne une orientation, assure la supervision et offre l’expertise nécessaire.

Pour former une équipe qui communique efficacement, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs aspects importants :

• Organisation de réunions planifiées ou régulières
• Définition du degré de formalité des réunions
• Détermination de la nature des réunions : en présentiel, virtuelles ou les deux
• Établissement d’un système de partage de documents et de collaboration
• Choix de l’emplacement de stockage des documents et de la méthode de contrôle des versions
• Définition de workflows pour la prise de décisions et les validations

Après avoir établi un solide cadre de communication, vous pouvez constituer votre équipe. Voici quelques étapes cruciales à suivre :

1. Réunissez des talents de différents services. Vous bénéficierez ainsi de perspectives, de compétences et de connaissances variées pour la résolution des problèmes et la prise de décisions.
2. Sélectionnez la cheffe ou le chef de projet avec soin et définissez clairement ses responsabilités. Son rôle est capital pour la réussite du projet, car l’efficacité du leadership, de la communication, de la coordination et de la responsabilisation tout au long du cycle de vie de ce dernier repose sur ses épaules.
3. Encouragez tout le monde à se mobiliser. Vous créerez ainsi un environnement motivant et propice à la collaboration, dans lequel l’ensemble des membres de l’équipe contribuent activement à la réussite du projet. Cela se traduira par des gains d’efficacité et de productivité et par un sentiment commun d’appartenance.

Méthodes de gestion de projet produisant des résultats mesurables

La gestion de projet est une discipline dynamique qui peut considérablement améliorer la productivité. Quand les projets sont minutieusement planifiés et gérés avec rigueur, les équipes gagnent en efficacité et la clientèle obtient des produits ou des services de qualité.

La première étape pour optimiser la gestion de projet est d’identifier ou de recruter un ou une gestionnaire compétente. Il peut s’agir d’une personne de l’équipe qui occupe naturellement un rôle de leader ou possède les compétences requises.

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