Les bases de la gestion de projet

En entreprise, l’expression « gestion de projet » est sur toutes les lèvres. Même s’il est clair qu’il s’agit de gérer des projets, il est parfois difficile de définir ce processus ou de le distinguer de vos autres pratiques métier. D’autant que, d’après les échos que vous en avez, la gestion de projet peut couvrir un très large spectre.

Si vous vous interrogez sur la nécessité d’allouer des personnes à la gestion de projet dans votre entreprise, sur le rôle qui sera le leur ou sur d’autres méthodes de mise en œuvre, commencez par lire ce qui suit. Vous découvrirez les bases de la gestion de projet, pourquoi elle s’impose dans de nombreux domaines et quelles sont les étapes qui la composent.

Cet article aborde les points suivants :

• Définition de la gestion de projet
• Définition d’un projet
• Genèse de la gestion de projet
• Avantages de la gestion de projet
• Processus de gestion de projet
• La gestion de projet à l’œuvre

Définition de la gestion de projet

La gestion de projet peut désigner la science et la pratique de la planification, du pilotage et du suivi des tâches, qui doivent souvent être accomplies par plusieurs personnes pour qu’un objectif puisse être atteint dans le délai et le budget impartis. La formalisation des méthodes, outils, compétences et connaissances nécessaires joue un rôle clé dans ce processus.

La gestion de projet peut aussi s’opérer en dehors de l’entreprise. À chaque fois que vous guidez plusieurs personnes intervenant sur une série complexe de tâches dans l’optique d’atteindre un objectif en respectant un délai et un budget, vous pratiquez de la gestion de projet. En entreprise, il s’agit d’un processus qui est analysé, affiné et formalisé. Il existe une revue internationale, un institut à but non lucratif et un organisme de certification dédiés à la gestion de projet. Cette pratique est largement répandue dans les transports, l’infrastructure, le B.T.P., le développement de produits, la finance, le droit, l’IT, le marketing et la santé.

Sur le plan personnel, un projet peut consister à construire un cabanon, organiser une fête d’anniversaire ou tricoter un pull. En tout état de cause, l’acception du terme est nettement plus précise dès lors que le projet concerne une entreprise ou tout autre type d’établissement. Pour comprendre la gestion de projet, il convient de définir le type de projet dont il est question.

Définition d’un projet

En entreprise, un projet se compose d’une série d’activités donnant lieu à un nouveau produit ou service. Il doit se conformer à un budget et à un calendrier prédéfinis, et sa réalisation nécessite la participation de plusieurs personnes. Un évènement, une publication, une construction et l’élaboration d’un procédé sont autant d’exemples de projets. Si certaines entreprises ne voient que par les projets, d’autres en lancent ponctuellement en plus de leurs opérations courantes.

Un projet à gérer est un évènement particulier qui aboutit au changement, comporte des risques et est, par nature, limité dans le temps. Qu’il s’étale sur un mois ou sur cinq ans, il comprend un début, un milieu et une fin. Autant dire que la gestion du temps et la définition d’objectifs sont des volets importants de l’exécution d’un projet, qui ne peut être qualifié de tel que si une date-butoir ou l’atteinte d’objectifs spécifiques et quantifiables lui sont associés. Plus le projet est complexe, plus un processus de gestion formalisé sera utile.

Genèse de la gestion de projet

Au cours du XXe siècle, divers facteurs ont conduit à formaliser la gestion de projet en un corpus de connaissances et de savoir-faire distinct. De la Première Guerre mondiale aux premiers pas sur la Lune, la période a été marquée par des progrès dans les communications, l’ingénierie et les transports. Songez au chemin de fer, aux voyages en avion et, un peu plus tard, à l’invention du téléphone mobile. Tout à coup, les informations et les ressources ont pu circuler nettement plus vite, et il a fallu de nouvelles techniques pour assurer le suivi d’autant de variables onéreuses aux enjeux élevés.

Très tôt, des personnages comme Henry Gantt et Frederick Taylor ont élaboré des théories et des méthodes pour visualiser les processus de travail et améliorer ainsi leur efficacité et leur planification. Le diagramme de Gantt, qui associe aux tâches énumérées sur l’axe vertical les unités de temps adaptées sur l’axe horizontal, demeure l’une des méthodes de gestion de projet les plus courantes. De son côté, Frederick Taylor a formulé des préceptes visant à accroître le rendement en développant la motivation. Dans les années 1960, un groupe d’administrateurs a formé le PMI (Project Management Institute) dans l’optique de partager des connaissances et d’uniformiser des outils et processus. La gestion de projet s’est alors imposée dans l’ingénierie, le B.T.P. et la défense.

Elle est à présent utilisée dans le cadre de la quasi-totalité des activités commerciales ou des initiatives collectives nécessitant des contrôles des délais, de la qualité et des coûts. Qu’elles opèrent dans le secteur de la santé, de l’IT, du marketing, de la finance ou du droit, les entreprises ont besoin de spécialistes pour coordonner leurs projets et les associer à des objectifs plus larges. Les secteurs d’activité orientés services s’articulent souvent exclusivement autour d’une série de projets. D’autres entreprises peuvent lancer des projets en dehors d’activités commerciales normales ou de prestations de service récurrentes.

Avantages de la gestion de projet

Vous vous demandez peut-être pourquoi avoir recours à la gestion de projet ou plus exactement comment votre entreprise peut en tirer parti. La gestion de projet présente plusieurs avantages :

• Responsabiliser tout le monde. L’attribution de tâches et les modalités détaillées de leur réalisation permettent à chacun et à chacune de savoir ce qu’il convient de faire et quand. Si le personnel est incité à rendre compte de son travail, il en constate aussi l’utilité de par sa coordination avec les autres tâches et sa contribution à l’objectif global.

• Détecter et résoudre très vite les problèmes. L’analyse et la gestion des risques sont des aspects importants de la gestion de projet. Si le projet est parfaitement planifié, il est plus facile de savoir là où des difficultés risquent de se faire jour et de réordonner les étapes au besoin.

• Maintenir le cap. Dès lors que plusieurs groupes ou parties prenantes sont impliquées, un projet risque de faire l’objet de débats stériles, d’être retardé faute de ressources non disponibles, ou de prendre une nouvelle direction inattendue. La gestion de projet veille à ce que le travail poursuive un objectif clair, et permet de déterminer là où se dressent des obstacles.

• Garantir l’exploitation efficace des ressources. Aucune entreprise n’entend consacrer du temps et de l'argent à des activités qui ne facilitent pas la réalisation de ses objectifs. La gestion de projet fait en sorte que ces activités et les autres ressources à sa disposition servent un objectif clair.

• Améliorer la communication. La gestion de projet peut constituer une source unique de vérité et de documentation. Grâce à elle, les membres de l’équipe sont constamment sur la même longueur d’onde et savent où ils en sont et où ils vont.

• Assurer un contrôle qualité. En supervisant le processus du début à la fin, la gestion de projet permet de repérer et corriger les points faibles ou de rattraper les étapes manquées, puis de valider que le produit final correspond aux objectifs énoncés aux stades de la planification.

• Contenter les parties prenantes. Suivre la réalisation d’un projet permet de communiquer clairement avec les parties prenantes pour les rassurer quant à son avancement.

• Optimiser vos chances de réussir. En définitive, tous ces facteurs combinés permettent d’obtenir des résultats en dépit des difficultés. Ce n’est pas tant que la gestion de projet présente des avantages. Sans elle, il serait impossible de mener à bien nombre de projets ou alors leur efficacité laisserait à désirer. Vous risquez de perdre du temps et de gaspiller des ressources, de gâcher vos relations avec des parties prenantes déçues ou non informées, et même de faire échouer un projet donné.

Processus de gestion de projet

Il est entendu que la gestion de projet, même si elle revêt des formes différentes d’un secteur d’activité à l’autre, comporte certaines tâches incontournables. Le PMI distingue ainsi cinq phases dans la gestion de projet :

• Préparation. Cette phase a pour objet de déterminer les besoins des parties prenantes et de décrire clairement le résultat escompté. La définition des objectifs est méthodologique et s’opère de manière réfléchie. Elle peut comprendre la rédaction d’une charte de projet ou la réalisation d’une analyse de rentabilité pour obtenir le feu vert au lancement du projet, bénéficier d’un financement ou justifier l’action engagée. Elle suppose également de s’entendre sur le budget, le périmètre et le calendrier.

• Planification. Cette phase consiste à décomposer le projet en tâches exploitables, à préparer un système propice à sa réalisation et à communiquer le plan d’action à tous les membres de l'équipe et aux parties prenantes. Elle définit les modalités de réalisation du projet pour que tout le monde sache ce qu’il convient de faire. Il incombe au gestionnaire de projet de tenir compte du budget et de l’infrastructure tout en créant l’organigramme des tâches, en anticipant les risques et en planifiant leur gestion.

• Exécution. À ce stade, le ou la gestionnaire de projet met en œuvre le plan d’action. Concrètement, il s’agit d’allouer des ressources et de faire en sorte que toutes les parties prenantes disposent de ce qu'il leur faut pour accomplir leurs tâches. Il faut donc s’occuper de la documentation, du développement de l'équipe, des interactions avec les parties prenantes, des opérations d’assurance-qualité, du suivi de l’état d’avancement et des prévisions. En substance, le ou la gestionnaire de projet se charge de coordonner et d’évaluer le déroulement des opérations.

• Surveillance et contrôle. L’évaluation a toujours sa place ici, mais cette phase se veut plus « offensive ». À ce stade, il importe d’agir pour corriger ou prévenir les problèmes. Un changement de périmètre n’est pas à exclure, auquel cas il faudra sans doute ajuster le projet dans son ensemble. Cette phase nécessite de cadrer les activités, de communiquer avec les parties prenantes et d’effectuer un contrôle qualité.

• Clôture. La clôture officielle d’un projet peut comprendre la livraison de ressources finalisées, l’organisation d’une réunion-bilan pour en évaluer le déroulement, l’archivage des dossiers et la célébration de la fin de ce projet.

La gestion de projet à l’œuvre

Normalement, il est à présent clair dans votre esprit que la gestion de projet n’est pas une vague expression signifiant qu’une personne est en charge de quelque chose. Exercée à l’origine dans l’ingénierie, les transports et les communications, elle est devenue une pratique à part entière en entreprise.

Les gestionnaires de projet sont passionnés par l’organisation, l’efficacité et le travail en équipe. Consacrer du temps et des ressources à une gestion de projet rigoureuse et qualifiée peut présenter des avantages majeurs pour une entreprise ne disposant que d'une faible marge de manœuvre en termes de budget, de périmètre et de calendrier. Les gestionnaires de projet peuvent commencer par s’en tenir aux règles de base, à savoir planifier, piloter, évaluer et veiller au bon déroulement d’un projet jusqu’à son achèvement.

L’étape suivante consiste à s’intéresser aux différentes méthodes de gestion de projet, notamment celles qui ont vu le jour grâce aux nouvelles évolutions technologiques et celles qui ont marqué les pratiques de ces dernières décennies. La méthode Agile a, par exemple, innové par ses idées pour optimiser le travail dans les secteurs d’activité où les technologies évoluent rapidement et où les équipes sont confrontées à des calendriers de production serrés. La méthode la plus efficace, dans votre cas, dépendra de votre secteur d’activité, de votre envergure et de vos objectifs.

Familiarisez-vous avec la gestion de projet ou faites un essai avec Adobe Workfront. Vous pouvez également suivre une visite guidée de Workfront pour découvrir son fonctionnement.