Rôle d’une matrice RACI
La matrice RACI permet de définir les rôles et les responsabilités des parties prenantes d’un projet pour l’ensemble des tâches, des jalons et des livrables.
Comme les gestionnaires de projet coordonnent souvent plusieurs équipes réparties entre différents services, il est parfois difficile de définir les responsabilités de chacun. La matrice RACI s’avère alors très utile, notamment dans le cadre de projets complexes et transversaux.
RACI est l’acronyme de Responsabilité, Approbation, Consultation et Information, soit les rôles attribués aux différents individus prenant part à chaque tâche :
- Responsabilité : les personnes responsables sont directement impliquées dans l’exécution d’une tâche bien précise. Selon le périmètre du projet, la responsabilité est unique ou collective, l'essentiel étant qu'elle ne soit jamais trop diluée.
- Approbation : celle ou celui qui assume ce rôle doit approuver la tâche effectuée. Il est généralement préférable qu’il s’agisse d’une seule et même personne, souvent la ou le gestionnaire de projet, qui peut déléguer cette responsabilité si nécessaire.
- Consultation : les personnes consultées apportent leur expertise ou contribuent au projet de diverses manières, par exemple, en vérifiant certaines informations ou en s’assurant que le travail est bien aligné sur les objectifs globaux. Leur nombre n’est pas limité.
- Information : les personnes qui endossent ce rôle doivent être informées de l’avancement ou de la réalisation d’une tâche, car cela peut avoir un impact direct sur leur périmètre d’action actuel ou futur.
Ce guide aborde les points suivants :
Création d’une matrice RACI
Une matrice RACI clarifie visuellement les différents rôles, ce qui facilite l’exécution d’un projet. Elle se présente généralement sous la forme d’une feuille de calcul qui recense les tâches du projet et spécifie les rôles RACI attribués à chaque membre. Voici les étapes à suivre :
1. Définissez les objectifs et les priorités du projet.
Commencez par identifier le périmètre du projet. Listez les principaux objectifs ou livrables, ainsi que les étapes nécessaires à leur réalisation.
Par exemple, si vous créez une brochure, le livrable correspond au produit final, tandis que les sous-tâches peuvent inclure la définition des attentes de la clientèle, le processus de recherche, la rédaction des textes et la conception d’illustrations sur mesure.
2. Décomposez les objectifs globaux en tâches individuelles.
Après avoir établi le plan global du projet, appuyez-vous sur une structure de répartition du travail pour scinder chaque objectif en tâches concrètes. Reprenons l’exemple de la brochure, notamment la rédaction des textes, qui peut être décomposée comme suit : planification, écriture, relecture et mise en forme.
3. Énumérez les tâches dans l’ordre chronologique.
Le moment est venu d’élaborer la matrice RACI. Saisissez toutes les tâches dans la première colonne de la feuille de calcul par ordre de réalisation. Si certaines d’entre elles sont indépendantes, classez-les dans l’ordre d’exécution le plus probable.
Vous saurez ainsi précisément qui intervient à chaque étape.
4. Identifiez l’ensemble des parties prenantes.
Passez en revue toutes les étapes et dressez la liste des personnes impliquées, soit individuellement, soit par rôle au sein d’un service ou d’une équipe, selon le périmètre du projet.
Insérez ces noms ou ces rôles dans les en-têtes des colonnes, à droite des tâches. Pour simplifier la consultation, vous pouvez les classer par niveau d’implication.
5. Attribuez les rôles RACI.
Dans chaque cellule, insérez la lettre correspondant au rôle de la personne : R, A, C ou I.
Par exemple, pour la tâche « création d’illustrations personnalisées », vous pouvez procéder comme suit :
- R sous la colonne intitulée « graphiste » ;
- A sous « gestionnaire de projet » ;
- C sous les colonnes « relation client » et « mise en forme du document » ;
- I sous chaque rôle impliqué dans l’étape suivante du projet. Les cellules des personnes non concernées doivent rester vides.
6. Validez l’attribution des rôles avec chaque partie prenante.
Pour finir, assurez-vous que chaque membre connaît parfaitement son rôle et que la matrice ne contient aucune erreur. Chaque tâche doit comporter au moins un R, un seul A et autant de C et de I que nécessaire.
Utilisation des matrices RACI
Les matrices RACI sont particulièrement utiles dans les situations suivantes :
- Au lancement d’un projet. Elles définissent dès le départ les rôles, les responsabilités et les attentes, ce qui évite certains problèmes, tout en facilitant la communication et la collaboration.
- Pour les projets complexes et transversaux. Elles permettent de poser un cadre et d’assurer une communication fluide, ce qui dissipe les doutes et favorise la coordination des équipes.
- En période de changement organisationnel. Elles assurent continuité et transparence, ce qui facilite l’alignement des nouveaux membres sur les objectifs du projet.
- Lors de l’adoption de méthodes agiles. Elles clarifient les rôles et les processus, décrivent les responsabilités liées aux fonctions Scrum et rendent compte de la participation aux évènements agiles.
- Pendant les revues de projet. Elles responsabilisent les parties prenantes et permettent de réajuster les rôles en cas de goulots d’étranglement ou de dérives.
- Si de nombreuses personnes sont impliquées. Les matrices RACI structurent et clarifient les rôles de chacun lorsque de nombreuses personnes participent au projet.
Bonnes pratiques applicables aux matrices RACI
Grâce à ces bonnes pratiques, vous exploiterez au mieux les matrices RACI :
- Privilégiez la simplicité. Mettez l’accent sur les tâches et les responsabilités clés. Une matrice concise et intelligible a plus de chances d’être adoptée et consultée par les parties prenantes.
- Mobilisez l’équipe. Impliquez ses membres dans la création et la validation de la matrice. Cette approche collaborative renforce l’adhésion, la précision et la compréhension mutuelle.
- Procédez régulièrement à des mises à jour. À mesure que le projet avance, actualisez la matrice pour refléter les changements de périmètre ou de responsabilités. Plus elle est dynamique, plus elle est pertinente à chaque étape.
- Documentez les modifications. Consignez chaque changement (date, motif, auteur ou autrice) afin de conserver une trace de l’évolution de la matrice en toute transparence.
- Assurez la cohérence. Utilisez les matrices RACI de manière uniforme pour éviter les confusions.
- Intégrez d’autres outils. Associez la matrice à d’autres solutions de gestion de projet (diagrammes de Gantt, structures de répartition du travail, etc.) pour avoir plus de visibilité, et améliorer la planification ainsi que l’exécution.
- Distinguez fonctions et rôles. Une matrice RACI s’intéresse aux rôles liés aux tâches et définit les responsabilités dans le cadre d’un projet.
- Accompagnez les personnes « responsables » (R). Elles doivent bien comprendre la tâche à accomplir, connaître la chronologie, disposer des ressources nécessaires et faire régulièrement le point avec la personne en charge de l’approbation (A). Cet accompagnement améliore l’exécution des tâches et la communication.
Exemples de matrices RACI
Les matrices RACI peuvent s’appliquer à différents scénarios :
Campagne marketing. Une matrice RACI clarifie les responsabilités des personnes engagées dans des activités telles que la création de contenu, la promotion sur les réseaux sociaux ou l’analyse de campagnes. Par exemple, la ou le responsable marketing rend compte de la performance globale d’une campagne, tandis que les spécialistes de la création produisent du contenu attrayant, les designers conçoivent des supports accrocheurs, et les analystes suivent les indicateurs clés pour en tirer des insights.
Développement applicatif. Dans ce domaine, une matrice RACI sert à définir les rôles des personnes impliquées dans des tâches, comme l’analyse des besoins, le codage, les tests et le déploiement. Ainsi, la ou le gestionnaire de projet est responsable de sa réussite. Les équipes de développement sont chargées de l’écriture du code et les testeurs de l’identification des bugs, tandis que les parties prenantes sont informées de l’état d’avancement et consultées sur les décisions importantes en matière de design.
Planification d’évènements. Une matrice RACI précise les rôles des individus qui participent au choix du lieu, à la logistique, au marketing et à la gestion sur site. Le coordinateur ou la coordinatrice est responsable du succès de l’évènement. Les prestataires fournissent des services spécifiques (restauration, animation, etc.), les sponsors sont consultés sur les décisions importantes et informés des évolutions, tandis que les bénévoles doivent accomplir différentes tâches le jour J.
Variantes de matrice RACI
Bien que le modèle RACI classique soit largement utilisé, il existe des variantes adaptées à des besoins précis :
- RASCI. Ce modèle introduit le rôle de « support ». Attribué à celles et ceux qui prennent part à la réalisation d’une tâche sans en être directement responsables, il permet de reconnaître leur contribution.
- CARS. Ce modèle met l’accent sur la communication, avec des rôles définis (Communication, Approbation, Responsabilité et Support). Il vise à structurer les échanges et à définir les responsabilités liées aux processus de communication et d’approbation.
- DACI. Ce modèle décisionnel distingue les rôles de pilote, d’approbateur/approbatrice, de contributeur/contributrice et d’informé/informée. Il indique qui prend les décisions, les valide, y contribue et en est tenu informé.
Favorisez la collaboration pour créer une dynamique.
Servant à mener à bien des projets de toute envergure, les matrices RACI s’avèrent particulièrement utiles lorsque les rôles sont complexes ou que plusieurs services sont impliqués. Grâce à cette définition claire et visuelle des responsabilités de chacun, les équipes progressent efficacement, tout en évitant les malentendus et les imprévus.
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