La planification de sprint désigne la réunion organisée préalablement à chaque sprint afin de définir l’objectif de ce dernier et les moyens de sa réalisation. Cet article présente les tenants et les aboutissants de la planification de sprint afin de vous aider à diriger ces réunions.

Ce guide aborde les points suivants :

• Rôle de la planification de sprint
• Importance de la planification de sprint
• Ordre du jour d’une réunion de planification de sprint
• Préparation d’une réunion de planification de sprint
• Carnet de sprint (backlog sprint)
• Estimation des récits utilisateur (user stories)
• Évaluation de la capacité de l’équipe
• Évaluation de la vélocité de l’équipe
• Structure d’une réunion de planification de sprint
• Bonnes pratiques en matière de planification de sprint
• Mise en œuvre de la planification de sprint

Rôle de la planification de sprint

La planification de sprint consiste à décomposer chaque projet en blocs de temps baptisés sprints, d’une durée généralement comprise entre deux et quatre semaines (bien que certaines équipes préfèrent les sprints plus courts). Il s’agit d’assigner les tâches à accomplir aux différents membres de l’équipe, en leur indiquant les délais à respecter avant la fin du sprint.

Durant cette réunion, l’équipe (y compris la ou le Scrum Master, la ou le responsable produit Scrum et l’équipe Scrum) détermine quels éléments du backlog seront traités lors du prochain sprint.

Dans ce processus collaboratif, tout le monde a son mot à dire sur les tâches et les projets jugés prioritaires pour l’équipe et sur le temps jugé nécessaire pour les mener à bien. À l’issue de la réunion, l’ensemble de l’équipe doit savoir exactement ce qui est attendu de chacun et de chacune pendant la durée du sprint, s’entendre sur l’objectif visé et consigner ce dernier par écrit.

La planification de sprint est un processus collaboratif qui donne la parole à l’ensemble des membres de l’équipe.

Parties prenantes à la planification de sprint

• Product owner  : cette personne chapeaute la préparation de la planification de sprint, y compris l’affinage et la priorisation des tâches du backlog. Durant la planification, elle joue le rôle de guide en définissant l’objectif du sprint (la raison de la participation de l’équipe à celui-ci) et en finalisant le carnet de sprint, autrement dit le plan d’action à mettre en œuvre pour remplir cet objectif.
• Scrum Master  : dans ce rôle, la personne programme et anime la réunion de planification de sprint. Elle attribue les tâches aux membres de l’équipe en veillant à ne surcharger personne, supervise la constitution du carnet de sprint, puis fait la synthèse de cette réunion.
• Équipe Scrum  : les membres de cette équipe représentent le reste des participantes et des participants à la réunion de planification de sprint. Ce sont eux qui mettent l’objectif à exécution. Durant la réunion, ces membres prennent la mesure de l’objectif du sprint, contribuent à affiner le carnet et à évaluer les user stories (la plus petite unité de travail dans un framework Agile), jaugent leurs capacités individuelles et s’investissent dans leurs user stories et leurs tâches.

Importance de la planification de sprint

La planification de sprint est une méthode de travail productive, car elle implique toute l’équipe. Plutôt que de travailler de manière cloisonnée, chaque membre participe au lancement du projet ou de la campagne, connaît précisément ses tâches et ses responsabilités, et peut s’adapter aux changements.

Avantages de la planification de sprint

• Définissez un objectif de sprint clair pour l’équipe. Si la salle de réunion est équipée d’un tableau blanc ou équivalent, inscrivez dessus l’objectif principal de sorte qu’il soit visible par l’ensemble des personnes présentes et que tout le monde puisse s’y référer en permanence.
• Démarrez avec un plan d’action concerté. Les rôles et les responsabilités sont explicités sans relâche, au même titre que le périmètre et les objectifs du projet, ce qui permet d’utiliser au mieux le temps de chacun et de chacune.
• Formulez des attentes réalistes. À chaque fois que possible, fixez les délais en conservant une petite marge de sécurité en cas de contretemps.
• Recensez les obstacles potentiels. La planification de sprint est un processus itératif et agile vous laissant une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévu.

Structurer le travail en sprints, tout en ayant la même interprétation des workflows, favorise la concentration, la productivité et la collaboration au sein de l’équipe.

Ordre du jour d’une réunion de planification de sprint

Comme toute réunion, celle dédiée à la planification d’un sprint doit respecter un ordre du jour afin que les personnes présentes restent concentrées. À l’ordre du jour de chaque réunion de planification de sprint figurent des échanges de vues sur l’objectif ultime du sprint et les capacités de l’équipe, suivis d’une analyse détaillée du carnet de sprint préalablement à l’assignation des tâches à accomplir.

Préparation d’une réunion de planification de sprint

Une bonne préparation fait gagner du temps et réduit les risques d’échec. En amont de la réunion, la ou le product owner a pour mission de la préparer et de motiver le reste de l’équipe à faire de même.

Voici comment préparer une réunion de planification de sprint :

1. Affinez le backlog produit. Le backlog produit répertorie toutes les tâches indispensables à la fourniture d’un produit. Un carnet de sprint regroupe les éléments de ce backlog que l’équipe s’engage à traiter lors du prochain sprint. Affiner le backlog produit implique de gérer activement celui-ci en y ajoutant de nouveaux éléments à mesure qu’affluent les idées ou les requêtes, mais aussi d’en supprimer ou d’en modifier d’autres si nécessaire.

   Lorsque vous transférez des tâches du backlog produit vers le sprint suivant, l’affinage du backlog produit vous fait gagner du temps et vous évite tout désagrément. En invitant l’équipe de développement, ainsi que la ou le Scrum Master, à participer à cette opération, vous gagnez du temps durant la réunion et identifiez plus facilement les tâches à inclure dans le prochain sprint.

2. Analysez le dernier sprint. La dernière revue de sprint, ou la dernière rétrospective de sprint, vous aide à identifier les tâches non réalisées au cours du sprint précédent et donc à évaluer la durée du prochain.

3. Analysez l’ensemble du projet. Prenez un peu de recul pour réfléchir à la valeur que vous entendez apporter à votre clientèle. Profitez-en pour inviter les parties prenantes à vous faire part de leurs commentaires et à vous apporter davantage de contexte. N’oubliez pas de prendre en compte le marché actuel.

Carnet de sprint (backlog sprint)

Votre carnet de sprint est la liste de toutes les tâches à accomplir au cours du sprint. Durant la réunion de planification, votre équipe se référera à ce carnet pour savoir ce qui reste à effectuer et décider des tâches à exécuter en priorité pour garantir le bon déroulement du projet.

Les éléments non traités ainsi que les nouveaux éléments apparus au cours des sprints précédents peuvent être transférés dans ce carnet.

Estimation des récits utilisateur (user stories)

À partir de votre carnet d’éléments, il est important d’estimer le temps ou les efforts nécessaires à l’exécution de chacun d’eux. Ces informations aident la ou le Scrum Master ou la ou le responsable produit Scrum à gérer plus efficacement le budget et le calendrier de projet.

Pour exploiter correctement ces données, l’équipe Scrum discute et estime l’ampleur de chaque tâche (récit utilisateur) au moyen de valeurs numériques, d’heures, de tailles vestimentaires (XS, S, M, L, XL, XXL, etc.) ou de toute autre unité pour quantifier l’effort nécessaire.

Il est important de prendre en compte l’appréciation de chaque membre de l’équipe, en particulier si elle est nettement supérieure ou inférieure aux estimations du reste du groupe. Il est possible que quelqu’un dispose d’insights sur la complexité ou la simplicité d’une tâche dont ses collègues n’ont pas connaissance. Ces échanges peuvent contribuer à affiner les prévisions de durée.

Une fois le temps nécessaire estimé pour chaque tâche, vous pourrez déterminer le nombre et les combinaisons de récits utilisateur qui pourront s’inscrire dans votre sprint, en fonction de la capacité disponible de votre équipe.

Évaluation de la capacité de l’équipe

La capacité de votre équipe mesure le nombre de points de récit (story points) ou d’éléments du backlog que celle-ci peut traiter en temps normal. Pour connaître la capacité de votre équipe :

• Multipliez le nombre de personnes qui la composent par le nombre d’heures de travail productif par jour.
• Soustrayez le temps passé en réunions ou consacré à d’autres tâches ou projets.

Prenons un exemple simple :

• si votre équipe se compose de sept personnes travaillant huit heures productives par jour, vous trouverez sa capacité en multipliant le nombre de membres (7) par 8 heures. Vous obtenez 56 points par jour, soit 280 points pour une semaine de travail de cinq jours.
• Retranchez ensuite les indisponibilités (réunions, congés et autres interruptions). À supposer que deux heures de réunion soient prévues tous les mercredis, soustrayez du total 14 heures (7 personnes x 2 heures), et si deux membres de l’équipe prennent respectivement deux jours de congés, déduisez 32 heures du total (2 personnes x 8 heures x 2 jours). Il vous reste 234 points au total.
• Bien évidemment, chaque individu ne travaille pas à 100 % de ses capacités en continu. Les conversations informelles et les pauses-café faisant partie intégrante d’une vie de bureau, vous devez tenir compte des disponibilités morcelées de chacun et de chacune. Si vous partez du principe qu’une heure de travail est productive à 75 %, multipliez vos 234 points par 0,75 et vous obtiendrez une capacité totale de 175,5 points par semaine de travail. Si la durée de votre sprint est de deux semaines, multipliez ce total par deux, soit 351.

Évaluation de la vélocité de l’équipe

Il vous faut ensuite rapprocher la vélocité de votre équipe de cette capacité. Pour déterminer la vélocité de l’équipe, la ou le Scrum Master ou la ou le responsable produit Scrum ne doit pas hésiter à prendre pour exemples quelques sprints ou projets antérieurs qui donneront une indication de la vitesse à laquelle l’équipe accomplit habituellement un travail analogue.

Structure d’une réunion de planification de sprint

Avec une réunion de planification de sprint parfaitement structurée, vous mettez toutes les chances de votre côté. Vous savez qu’une réunion est bien préparée lorsqu’avant, pendant et après, tous les membres de l’équipe partagent la même interprétation des données, ce qui facilite leur collaboration tout au long du sprint.

1. Définissez l’objectif. L’objectif d’un sprint est une description, en une ou deux phrases, de sa finalité d’ensemble. Le product owner doit définir un objectif général lors de la planification de sprint en posant des questions ouvertes.
2. Discutez des faits nouveaux. L’équipe doit débattre des évolutions qui se sont produites depuis la dernière rétrospective de sprint, et de leur impact éventuel sur le sprint en cours de préparation. Rigueur et transparence sont essentielles à ce stade.
3. Déterminez la vélocité du sprint. Il s’agit d’évaluer le temps que prendra le déroulement du sprint, autrement dit sa vélocité ou le délai nécessaire à l’accomplissement des tâches. Pour ce faire, le meilleur moyen consiste à se référer à la durée des précédents sprints. En règle générale, celle-ci oscille entre une et deux semaines.
4. Échangez avec l’équipe sur ses capacités. Tous les membres de l’équipe ont l’opportunité d’indiquer ce qu’ils sont en mesure d’effectuer sur ce sprint en fonction de leurs disponibilités et de leur charge de travail.
5. Choisissez les éléments du backlog sprint. Étudiez d’abord le backlog produit. Évaluez ensuite les user stories pour vous assurer qu’elles sont d’ampleur raisonnable. Si elles sont trop grandes, scindez-les. Les tâches doivent être réalisables dans le cadre temporel restreint du sprint. Après avoir choisi les éléments de travail, transférez-les du backlog produit au backlog sprint.
6. Attribuez les tâches aux membres de l’équipe. À partir de ces éléments, chaque membre de l’équipe évalue sa contribution possible pour ce sprint. La ou le Scrum Master consigne les engagements de chacun et de chacune.
7. Notez les problèmes et les dépendances. Sitôt les tâches allouées, l’équipe doit évaluer les dépendances entre elles (sources d’éventuels contretemps, si un autre service impliqué communique ses remarques avec retard, par exemple), et les aspects qui posent problème (comme la gestion globale du temps).
8. Parvenez à un consensus. Le groupe doit s’entendre sur ces deux artefacts : l’objectif du sprint et le backlog.

Durée d’une réunion de planification de sprint

La durée d’une réunion de planification varie en fonction de la taille de l’équipe de développement, de la complexité du projet et de la longueur du sprint. En général, on estime que le nombre d’heures nécessaire à la planification est égal à deux fois le nombre de semaines prévu pour le sprint. Au fil du temps, toutefois, vous réaliserez peut-être qu’il est préférable de raccourcir ces réunions.

Cette équation laisse le champ libre aux discussions approfondies : chaque membre de l’équipe a le temps de faire entendre sa voix et tout le monde saisit l’objectif du sprint ainsi que le travail à effectuer. Si, en revanche, votre séance de planification s’éternise, votre équipe risque de perdre de vue ses objectifs, en digressant ou en dépassant le cadre du sprint suivant.

Bonnes pratiques applicables à la planification de sprint

Limitez la phase d’apprentissage de votre propre équipe en adoptant les stratégies éprouvées ci-après afin d’offrir une expérience de collaboration positive à toutes les parties prenantes :

• Démarrez avec un backlog affiné. Ainsi, les équipes travaillent dès le départ sur les tâches les plus importantes en ayant une compréhension approfondie des user stories.
• Définissez des objectifs clairs. Ne passez à autre chose qu’après avoir clairement défini l’objectif de votre user story.
• Organisez des réunions debout. La ou le Scrum Master organise généralement des réunions matinales (ou « réunions debout ») qui ne doivent pas durer plus de 15 minutes. L’objectif est de passer rapidement en revue les tâches du jour assignées à chaque membre et d’anticiper d’éventuelles difficultés.
• Abstenez-vous de vouloir tout planifier : limitez-vous au minimum. Évitez d’imposer vos attentes. Écoutez plutôt vos collègues exposer leurs perspectives pour les semaines à venir et prenez-les en compte.
• Revoyez vos critères de réalisation. Entre communiquer aux membres de l’équipe les détails nécessaires et pratiquer la microgestion, la frontière est mince. Chaque fois que possible, définissez clairement le résultat visé lors de la planification de sprint.

Mise en œuvre de la planification de sprint

Grâce à la planification de sprint, les équipes mènent les projets de manière efficace en mobilisant leurs propres ressources : leur temps et leurs compétences. Au moment de vous lancer, étudiez votre backlog et choisissez les tâches qui méritent d’être mises en œuvre dans un délai très court.

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