Le rôle du chef ou de la cheffe de projet : responsabilités, compétences et autres considérations

Les cheffes et chefs de projet sont en grande partie responsables de la réalisation des objectifs d’une entreprise. Ils ou elles passent des heures à coordonner les tâches et à communiquer avec différentes parties prenantes. Les responsables qui ne les soutiennent pas risquent de ne pas pouvoir respecter les délais et de passer à côté de nouvelles sources de revenus.

Pour atteindre ses objectifs, un chef ou une cheffe de projet digne de ce nom doit être capable de diriger, de motiver et de coordonner son équipe. D’après une enquête réalisée en 2022 par PMI, les entreprises qui possèdent des pôles de gestion de projet efficaces surpassent leurs concurrents en termes de génération de revenus et de satisfaction client, entre autres critères.

Les cheffes et chefs de projet n’ont jamais été aussi indispensables. Il est donc essentiel de comprendre leur rôle au sein de votre entreprise. Pour vous aider à évoluer dans votre rôle ou à diriger vos cheffes et chefs de projet, cet article aborde les thèmes suivants :

Fonctions d’un chef ou d’une cheffe de projet

Un chef ou une cheffe de projet planifie, organise, programme, dirige, exécute et gère un projet, dont il résout également les problèmes, le tout pour qu’il soit mené à bien en respectant les délais, le budget et le périmètre prévu. Il ou elle fait également le lien avec les parties prenantes.

Les cheffes et chefs de projet gèrent les relations durant les phases de préparation, de planification, d’exécution, de surveillance et de clôture d’un projet. Examinons plus en détail comment un chef ou une cheffe de projet exécute chaque phase du cycle de vie d’un projet pour optimiser l’efficacité et, au final, la croissance de l’entreprise.

Sept responsabilités essentielles d’un chef ou d’une cheffe de projet

Le périmètre des travaux d’un chef ou d’une cheffe de projet varie en fonction du secteur d’activité, de l’entreprise et des types de projets qu’il ou elle gère. Les cheffes et chefs de projet ont cependant en commun sept responsabilités essentielles.

1. Planification du projet

2. Constitution d’une équipe

3. Définition d’échéances et suivi de l’avancement du projet

4. Résolution des problèmes

5. Gestion des ressources

6. Communication avec les parties prenantes

7. Évaluation des performances du projet

1. Planification du projet

Le chef ou la cheffe de projet doit convertir une idée de projet en plan exploitable assorti d’objectifs clairs. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec la clientèle et les parties prenantes afin de définir les attentes concernant le projet et déterminer les livrables attendus. Par ailleurs, il ou elle identifie les tâches à exécuter pour mener à bien le projet.

2. Constitution d’une équipe

Il incombe également au chef ou à la cheffe de projet de constituer l’équipe la plus compétente pour mener le projet à bien. Il ou elle doit évaluer le personnel, assigner des tâches et, si nécessaire, confier de nouvelles responsabilités aux membres de l’équipe tout au long du projet.

3. Définition d’échéances et suivi de l’avancement du projet

Le chef ou la cheffe de projet définit des échéances pour maintenir la productivité et accomplir les travaux sans dépassements budgétaires. Il ou elle utilise une structure de répartition du travail pour identifier chacune des tâches et déterminer le temps nécessaire pour l’accomplir. Il ou elle suit en permanence l’avancement en amont des échéances et informe son équipe des changements potentiels. Il ou elle peut également demander une aide extérieure si l’un des membres de l’équipe risque de ne pas pouvoir respecter une échéance.

4. Résolution des problèmes

Un chef ou une cheffe de projet efficace adapte ses plans aux imprévus, à l’évolution des besoins de la clientèle et aux problèmes potentiels de ressources. Il ou elle s’attaque aux problèmes complexes et les résout avec des solutions créatives et des approches systématiques. Il ou elle doit analyser les problèmes, étudier les informations disponibles, examiner les hypothèses et essayer des solutions potentielles.

5. Gestion des ressources

La clé du succès de la gestion de projet est l’utilisation efficace des ressources. Le chef ou la cheffe de projet suit attentivement la manière dont son équipe utilise les fonds, le temps et les autres ressources. De plus, il ou elle répartit clairement les coûts entre les différentes phases d’un projet et, si nécessaire, se prépare à les communiquer aux parties prenantes.

6. Communication avec les parties prenantes

La communication est au cœur de la mission du chef ou de la cheffe de projet. Il ou elle doit non seulement gérer les membres de son équipe et respecter les échéances, mais également garder la confiance des parties prenantes en les tenant informées de l’avancement du projet et en répondant à leurs demandes.

7. Évaluation des performances du projet

Le chef ou la cheffe de projet crée et surveille les indicateurs clés de performance de son équipe. Il ou elle établit des jalons pour chaque phase d’un projet, ainsi que les indicateurs qui lui permettront de mesurer la réussite du projet. À la fin d’un projet, il ou elle revient sur les objectifs de départ et examine les indicateurs établis pour déterminer les performances de l’équipe.

Le quotidien d’un chef ou d’une cheffe de projet

Un chef ou une cheffe de projet commence généralement sa journée en consultant ses e-mails et en répondant aux questions urgentes relatives au projet. Il ou elle peut organiser une réunion matinale informelle pour définir les objectifs de la journée, puis programmer des rencontres avec les parties prenantes. Pour rationaliser leur charge de travail globale, certains ou certaines bloquent un créneau durant la semaine pour répondre aux questions.

Tout au long de la journée, un chef ou une cheffe de projet surveille les workflows des membres de son équipe, ainsi que le nombre de ressources allouées au projet. Il ou elle peut utiliser une solution de gestion de projet pour suivre ces informations et assigner de nouvelles tâches. Il ou elle adapte également sa stratégie aux situations imprévues ou à l’évolution des besoins de la clientèle.

Compétences et qualifications de gestion de projet

La pénurie de cheffes ou chefs de projet ne cesse de s’aggraver. Il existe donc de nombreux postes de débutant à pourvoir, ainsi que des opportunités d’évolution de carrière. Un chef ou une cheffe de projet doit au minimum posséder des qualités relationnelles, des capacités d’encadrement et un savoir-faire technique.

Que vous recherchiez des candidates ou candidats pour un poste de cheffe ou chef de projet ou que cette fonction vous intéresse vous-même, concentrez-vous sur les compétences et aptitudes ci-dessous.

La plupart des cheffes et chefs de projet sont titulaires d’un diplôme d’enseignement supérieur et d’une ou plusieurs certifications professionnelles. D’après Zippa, près des deux tiers des cheffes et chefs de projet actuellement en poste sont titulaires d’une licence et 15 % d’un master. Pour préserver leur compétitivité, les cheffes et chefs de projet doivent poursuivre leur formation sans perdre de vue leurs objectifs de carrière.

Les cheffes et chefs de projet peuvent également passer des certifications telles que l’Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) pour développer des compétences spécialisées en gestion de projet. Le Project Management Professional (PMP) et le Certified Associate in Project Management (CAPM) sont deux des principales certifications générales des cheffes et chefs de projet.

Différences entre gestion de projet, de portefeuille et de programme

La gestion de projet, la gestion de portefeuille et la gestion de programme sont trois types de gestion du travail différents, mais faciles à confondre. Pour chacune de ces disciplines, le chef ou la cheffe de projet doit exécuter une série de tâches distincte.

Votre entreprise n’a peut-être pas besoin de remplir tous ces rôles, mais une meilleure compréhension de chacun d’eux vous permettra d’identifier les lacunes critiques de votre infrastructure.

Cinq secteurs représentatifs en matière de gestion de projet

La demande de cheffes et chefs de projet est très forte dans plusieurs secteurs actuellement en plein essor, comme la technologie, la santé, le marketing, les ressources humaines et la construction. Les responsabilités d’un chef ou d’une cheffe de projet présentent de grandes similitudes dans tous les secteurs, mais également quelques différences importantes.

Gérez plus efficacement les projets et améliorez leur cycle de vie.

Comprendre le rôle du chef ou de la cheffe de projet peut vous aider à tirer parti de cette fonction pour améliorer les opérations à tous les niveaux de votre entreprise. Vous découvrirez le type d’assistance quotidienne dont ces personnes ont besoin pour mener leurs projets à bien. En mettant en œuvre de meilleures pratiques de gestion de projet, vous pouvez également améliorer chaque étape du cycle de vie des projets au sein de votre entreprise.

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