Le rôle du chef ou de la cheffe de projet : responsabilités, compétences et autres considérations
Les cheffes et chefs de projet sont en grande partie responsables de la réalisation des objectifs d’une entreprise. Ils ou elles passent des heures à coordonner les tâches et à communiquer avec différentes parties prenantes. Les responsables qui ne les soutiennent pas risquent de ne pas pouvoir respecter les délais et de passer à côté de nouvelles sources de revenus.
Pour atteindre ses objectifs, un chef ou une cheffe de projet digne de ce nom doit être capable de diriger, de motiver et de coordonner son équipe. D’après une enquête réalisée en 2022 par PMI, les entreprises qui possèdent des pôles de gestion de projet efficaces surpassent leurs concurrents en termes de génération de revenus et de satisfaction client, entre autres critères.
Les cheffes et chefs de projet n’ont jamais été aussi indispensables. Il est donc essentiel de comprendre leur rôle au sein de votre entreprise. Pour vous aider à évoluer dans votre rôle ou à diriger vos cheffes et chefs de projet, cet article aborde les thèmes suivants :
- Fonctions d’un chef ou d’une cheffe de projet
- Sept responsabilités essentielles d’un chef ou d’une cheffe de projet
- Le quotidien d’un chef ou d’une cheffe de projet
- Compétences et qualifications de gestion de projet
- Différences entre gestion de projet, de portefeuille et de programme
- Cinq secteurs représentatifs en matière de gestion de projet
Fonctions d’un chef ou d’une cheffe de projet
Un chef ou une cheffe de projet planifie, organise, programme, dirige, exécute et gère un projet, dont il résout également les problèmes, le tout pour qu’il soit mené à bien en respectant les délais, le budget et le périmètre prévu. Il ou elle fait également le lien avec les parties prenantes.
Les cheffes et chefs de projet gèrent les relations durant les phases de préparation, de planification, d’exécution, de surveillance et de clôture d’un projet. Examinons plus en détail comment un chef ou une cheffe de projet exécute chaque phase du cycle de vie d’un projet pour optimiser l’efficacité et, au final, la croissance de l’entreprise.
- Préparation. Le chef ou la cheffe de projet détermine le périmètre et les objectifs d’un projet, puis les communique aux principales parties prenantes. Il ou elle définit également les attentes et obtient les autorisations nécessaires.
- Planification. Le chef ou la cheffe de projet établit un plan pour atteindre les objectifs du projet avec les ressources disponibles. Il ou elle identifie les livrables, attribue des tâches précises à chaque membre de l’équipe et détermine les jalons. Il ou elle ajuste également la charge de travail des membres de l’équipe, les ressources allouées à des tâches spécifiques, voire les tâches elles-mêmes, si nécessaire.
- Exécution. Le chef ou la cheffe de projet veille à ce que chaque membre de l’équipe accomplisse les tâches qui lui ont été assignées. Il ou elle s’efforce également de supprimer les obstacles qui empêchent les membres de l’équipe d’accomplir leurs tâches et les aide à faire face aux changements du projet.
- Surveillance et contrôle. Le chef ou la cheffe de projet surveille et contrôle la progression de l’équipe et les budgets durant un projet. Il ou elle s’assure que les membres de l’équipe respectent les normes de qualité et atteignent des jalons en évitant les coûts supplémentaires, les retards et autres dépassements budgétaires.
- Clôture. En fin de projet, le chef ou la cheffe de projet contacte les parties prenantes pour confirmer que les tâches ont été exécutées, libère le personnel et les ressources, envoie les factures et collecte les fichiers et assets.
Sept responsabilités essentielles d’un chef ou d’une cheffe de projet
Le périmètre des travaux d’un chef ou d’une cheffe de projet varie en fonction du secteur d’activité, de l’entreprise et des types de projets qu’il ou elle gère. Les cheffes et chefs de projet ont cependant en commun sept responsabilités essentielles.
1. Planification du projet
2. Constitution d’une équipe
3. Définition d’échéances et suivi de l’avancement du projet
4. Résolution des problèmes
5. Gestion des ressources
6. Communication avec les parties prenantes
7. Évaluation des performances du projet
1. Planification du projet
Le chef ou la cheffe de projet doit convertir une idée de projet en plan exploitable assorti d’objectifs clairs. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec la clientèle et les parties prenantes afin de définir les attentes concernant le projet et déterminer les livrables attendus. Par ailleurs, il ou elle identifie les tâches à exécuter pour mener à bien le projet.
2. Constitution d’une équipe
Il incombe également au chef ou à la cheffe de projet de constituer l’équipe la plus compétente pour mener le projet à bien. Il ou elle doit évaluer le personnel, assigner des tâches et, si nécessaire, confier de nouvelles responsabilités aux membres de l’équipe tout au long du projet.
3. Définition d’échéances et suivi de l’avancement du projet
Le chef ou la cheffe de projet définit des échéances pour maintenir la productivité et accomplir les travaux sans dépassements budgétaires. Il ou elle utilise une structure de répartition du travail pour identifier chacune des tâches et déterminer le temps nécessaire pour l’accomplir. Il ou elle suit en permanence l’avancement en amont des échéances et informe son équipe des changements potentiels. Il ou elle peut également demander une aide extérieure si l’un des membres de l’équipe risque de ne pas pouvoir respecter une échéance.
4. Résolution des problèmes
Un chef ou une cheffe de projet efficace adapte ses plans aux imprévus, à l’évolution des besoins de la clientèle et aux problèmes potentiels de ressources. Il ou elle s’attaque aux problèmes complexes et les résout avec des solutions créatives et des approches systématiques. Il ou elle doit analyser les problèmes, étudier les informations disponibles, examiner les hypothèses et essayer des solutions potentielles.
5. Gestion des ressources
La clé du succès de la gestion de projet est l’utilisation efficace des ressources. Le chef ou la cheffe de projet suit attentivement la manière dont son équipe utilise les fonds, le temps et les autres ressources. De plus, il ou elle répartit clairement les coûts entre les différentes phases d’un projet et, si nécessaire, se prépare à les communiquer aux parties prenantes.
6. Communication avec les parties prenantes
La communication est au cœur de la mission du chef ou de la cheffe de projet. Il ou elle doit non seulement gérer les membres de son équipe et respecter les échéances, mais également garder la confiance des parties prenantes en les tenant informées de l’avancement du projet et en répondant à leurs demandes.
7. Évaluation des performances du projet
Le chef ou la cheffe de projet crée et surveille les indicateurs clés de performance de son équipe. Il ou elle établit des jalons pour chaque phase d’un projet, ainsi que les indicateurs qui lui permettront de mesurer la réussite du projet. À la fin d’un projet, il ou elle revient sur les objectifs de départ et examine les indicateurs établis pour déterminer les performances de l’équipe.
Le quotidien d’un chef ou d’une cheffe de projet
Un chef ou une cheffe de projet commence généralement sa journée en consultant ses e-mails et en répondant aux questions urgentes relatives au projet. Il ou elle peut organiser une réunion matinale informelle pour définir les objectifs de la journée, puis programmer des rencontres avec les parties prenantes. Pour rationaliser leur charge de travail globale, certains ou certaines bloquent un créneau durant la semaine pour répondre aux questions.
Tout au long de la journée, un chef ou une cheffe de projet surveille les workflows des membres de son équipe, ainsi que le nombre de ressources allouées au projet. Il ou elle peut utiliser une solution de gestion de projet pour suivre ces informations et assigner de nouvelles tâches. Il ou elle adapte également sa stratégie aux situations imprévues ou à l’évolution des besoins de la clientèle.
Compétences et qualifications de gestion de projet
La pénurie de cheffes ou chefs de projet ne cesse de s’aggraver. Il existe donc de nombreux postes de débutant à pourvoir, ainsi que des opportunités d’évolution de carrière. Un chef ou une cheffe de projet doit au minimum posséder des qualités relationnelles, des capacités d’encadrement et un savoir-faire technique.
Que vous recherchiez des candidates ou candidats pour un poste de cheffe ou chef de projet ou que cette fonction vous intéresse vous-même, concentrez-vous sur les compétences et aptitudes ci-dessous.
- Aptitude à résoudre les conflits. Un chef ou une cheffe de projet gère les exigences contradictoires des parties prenantes et peut avoir à résoudre des conflits entre membres de l’équipe.
- Pensée positive. Un chef ou une cheffe de projet efficace peut motiver son équipe pour qu’elle résolve les problématiques les plus complexes, afin de respecter les échéances et le budget.
- Résilience. Pour un chef ou une cheffe de projet, le travail ne s’arrête jamais vraiment. Il ou elle doit garder son sang froid, même sous pression, et inciter son équipe à faire de même.
- Capacité à prendre des décisions. Un chef ou une cheffe de projet doit être capable de prendre chaque jour des décisions stratégiques étayées par des données et de rectifier le tir en cas d’erreur.
- Compétences en gestion du temps. Un chef ou une cheffe de projet capable doit posséder de solides compétences en gestion du temps pour faire face à l’afflux de tâches quotidiennes.
La plupart des cheffes et chefs de projet sont titulaires d’un diplôme d’enseignement supérieur et d’une ou plusieurs certifications professionnelles. D’après Zippa, près des deux tiers des cheffes et chefs de projet actuellement en poste sont titulaires d’une licence et 15 % d’un master. Pour préserver leur compétitivité, les cheffes et chefs de projet doivent poursuivre leur formation sans perdre de vue leurs objectifs de carrière.
Les cheffes et chefs de projet peuvent également passer des certifications telles que l’Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) pour développer des compétences spécialisées en gestion de projet. Le Project Management Professional (PMP) et le Certified Associate in Project Management (CAPM) sont deux des principales certifications générales des cheffes et chefs de projet.
Différences entre gestion de projet, de portefeuille et de programme
La gestion de projet, la gestion de portefeuille et la gestion de programme sont trois types de gestion du travail différents, mais faciles à confondre. Pour chacune de ces disciplines, le chef ou la cheffe de projet doit exécuter une série de tâches distincte.
- Gestion de projet. La gestion de projet utilise une grande variété de stratégies et d’outils pour exécuter un projet particulier en respectant les délais et le budget impartis. Une équipe est placée sous la direction d’un chef ou d’une cheffe de projet qui facilite leur travail et fait le lien avec les parties prenantes.
- Gestion de programme. La gestion de programme est la supervision de plusieurs projets qui doivent être menés simultanément pour atteindre un objectif particulier.
- Gestion de portefeuille. La gestion de portefeuille est la supervision de tous les projets d’une entreprise comme un seul portefeuille. Cette stratégie est parfois nécessaire pour s’assurer que tous les projets de l’entreprise sont optimisés et coordonnés.
Votre entreprise n’a peut-être pas besoin de remplir tous ces rôles, mais une meilleure compréhension de chacun d’eux vous permettra d’identifier les lacunes critiques de votre infrastructure.
Cinq secteurs représentatifs en matière de gestion de projet
La demande de cheffes et chefs de projet est très forte dans plusieurs secteurs actuellement en plein essor, comme la technologie, la santé, le marketing, les ressources humaines et la construction. Les responsabilités d’un chef ou d’une cheffe de projet présentent de grandes similitudes dans tous les secteurs, mais également quelques différences importantes.
- Technologie. Les cheffes et chefs de projet exerçant dans le secteur technologique étant soumis à d’importantes pressions pour rester à la pointe, le niveau de formation est essentiel à leur réussite. Ils ou elles peuvent également avoir du mal à attirer et retenir les meilleurs talents, d’où l’importance d’établir et de maintenir des relations interpersonnelles.
- Santé. Dans le secteur de la santé, les projets se caractérisent par de longs délais, de nombreuses parties prenantes et des règlementations strictes. Les cheffes et chefs de projet doivent quotidiennement gérer ces contraintes. Une parfaite connaissance des règlementations relatives à la confidentialité des données médicales et des soins peut les aider à réussir dans ce secteur.
- Marketing. Peu de secteurs évoluent aussi rapidement que le marketing, ce qui peut poser certains problèmes aux cheffes et chefs de projet. De nouvelles plateformes publicitaires font constamment leur apparition, les algorithmes des moteurs de recherche ne cessent d’évoluer, et les goûts des consommateurs et consommatrices changent continuellement. La flexibilité est donc la clé de la réussite des cheffes et chefs de projet marketing.
- Ressources humaines. Le secteur en plein essor des ressources humaines a un besoin quasi-illimité de cheffes et chefs de projet affichant une grande intelligence émotionnelle et capables d’attirer et de motiver les meilleurs talents. La communication est essentielle à la réussite des cheffes et chefs de projet, particulièrement dans ce secteur, car les personnes constituent la principale ressource.
- Ingénierie. Le besoin croissant de cheffes et chefs de projet dans les secteurs de l’ingénierie et de la construction ne peut être satisfait que par des individus connaissant les implications de chaque projet. Dans ces secteurs, les cheffes et chefs de projet doivent maîtriser des coûts qui, faute de surveillance, peuvent facilement dépasser le budget.
Gérez plus efficacement les projets et améliorez leur cycle de vie.
Comprendre le rôle du chef ou de la cheffe de projet peut vous aider à tirer parti de cette fonction pour améliorer les opérations à tous les niveaux de votre entreprise. Vous découvrirez le type d’assistance quotidienne dont ces personnes ont besoin pour mener leurs projets à bien. En mettant en œuvre de meilleures pratiques de gestion de projet, vous pouvez également améliorer chaque étape du cycle de vie des projets au sein de votre entreprise.
Adobe Workfront peut aider vos cheffes et chefs de projet à planifier, gérer et exécuter des projets à grande échelle. Workfront intègre le personnel, les données, les processus et la technologie de l’entreprise pour que vous puissiez gérer le cycle de vie complet des projets, du début à la fin.
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