La plupart d’entre nous l’ont compris : on ne peut pas tout avoir. Il est impossible qu’un projet soit achevé dans les temps, rentre dans le budget tout en étant d’excellente qualité. Des compromis sont nécessaires. Pour respecter des délais serrés ou ne pas dépasser votre budget, vous devrez transiger sur la qualité. Si vous voulez obtenir une excellente qualité rapidement, cela sera coûteux. En théorie, vous ne pouvez choisir que deux de ces impératifs.

Pour faire le parallèle, dans la gestion de projet, on parle de « triple contrainte ».

Faire en sorte qu’un projet soit terminé en respestant la portée, les délais et le budget impartis revient à construire un tabouret à trois pieds. Un pied ne peut pas être plus court que les autres, sinon le tabouret tombe. Être gestionnaire de projet, c’est trouver le juste équilibre.

Voici les points abordés :

• Qu'est-ce que la triple contrainte ?
• Pourquoi la triple contrainte est-elle importante en gestion de projet ?
• Comment respecter les délais et les budgets sans perdre en qualité ?

Qu’est-ce que la triple contrainte ?

La triple contrainte consiste à mener à bien un projet en respectant la portée définie ainsi que le budget alloué et à livrer le travail dans les temps, le tout dans l’optique d’obtenir des résultats de qualité. Ces différents aspects orientent la prise de décisions pour planifier le projet et respecter les exigences requises. Les entreprises décident en sachant que la triple contrainte fait office de ligne directrice et que des compromis peuvent parfois être nécessaires.

Voici les éléments de base d’une triple contrainte :

Portée.

La portée fait référence à ce que l’équipe doit faire pour atteindre le résultat souhaité. Les entreprises doivent planifier et enregistrer tous les éléments qui définissent la portée du projet, comme la conception, le financement, la main-d'œuvre et les délais. La planification précise de la portée influe sur la gestion des autres contraintes par les entreprises.

Coût

Les gestionnaires de projet doivent respecter le budget défini pour payer toutes les ressources nécessaires à l'atteinte des objectifs du projet. Les écarts de budget ou d’autres contraintes ont un impact sur le coût global du projet.

Temps

Le terme « temps » fait référence aux plannings, aux échéances, aux sprints ou à d’autres termes utilisés pour gérer les phases d’un projet sur des périodes spécifiques. D’autres aspects de la triple contrainte ont un impact sur les délais, car chacun dépend de l’autre pour accomplir la tâche demandée par le client.

Qualité

Bien que la triple contrainte traditionnelle comprenne uniquement des éléments de portée, de coût et de temps, d’autres formulations incluent un quatrième élément, la qualité, au centre du triangle pour répondre aux besoins spécifiques d’une industrie ou d’un projet, ou pour souligner à quel point la qualité dépend de la portée, du coût et du temps. Les entreprises doivent constamment surveiller chaque composante du projet pour obtenir les résultats escomptés.

Pourquoi la triple contrainte est-elle importante en gestion de projet ?

La triple contrainte est importante en gestion de projet, car ses composantes sont essentielles à la qualité du résultat et au succès du projet. Ignorez les éléments essentiels d’une triple contrainte et votre projet se retrouvera rapidement dans une impasse. La prise en compte de tous les éléments constitutifs de la triple contrainte tout au long du projet vous aidera à obtenir le résultat que vous souhaitez. Le manque de planification est le principal obstacle à la réussite des projets dans le respect des délais et des budgets, ainsi que des normes de qualité. Si vous ne prenez pas en compte ces critères dans votre planification, vos chances d’équilibrer le tabouret à trois pieds sont minces, voire nulles.

Comment respecter les délais et les budgets sans perdre en qualité ?

Comment respecter les délais, respecter le budget et préserver la qualité ? Tout commence par une planification rigoureuse. Voici les étapes à suivre :

1. Planifiez les projets à l’avance et prévoyez des marges de sécurité.

Ne planifiez pas au dernier moment alors que votre équipe est prête à démarrer un nouveau projet. Elle doit commencer plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance. Faites-le en amont. Vous aurez ainsi tout le temps d’attribuer les tâches et d’anticiper les difficultés ou les obstacles.

Lors de la création d’un calendrier de projet, prévoyez des marges de temps ou du temps supplémentaire à certains moments clés, au cas où les choses ne se dérouleraient pas exactement comme prévu. Par exemple, il peut s’avérer utile de se laisser une semaine entre la date limite de validation d’un support promotionnel et le jour de son envoi à l’imprimeur.

Une chronologie réaliste et mûrement réfléchie vous permettra de respecter les délais, de respecter le budget et de produire du travail de qualité.

2. Utilisez un système de gestion des demandes robuste.

Lorsque les demandes vous parviennent de toutes parts — en réunion, par e-mail et entre deux portes — il est impossible de bien planifier, et encore moins de produire du travail de qualité.

Mettez en œuvre un système de gestion des demandes robuste et exigez que tout le monde l’utilise, sans exception. Pour que cela fonctionne, il faut choisir un seul système, comme une plateforme de gestion du travail ou même une seule adresse e-mail, et indiquer clairement que votre équipe ne sera pas en mesure de traiter une demande hors de ce canal.

3. Gérez la portée du projet.

À chaque fois que des composantes supplémentaires sont ajoutées à un projet, les délais et les budgets perdent en précision. Soit ils devront être revus, soit la qualité du projet en pâtira, ce qui se traduira par la réalisation de moins de tâches dans les délais et le budget impartis.

Pour éviter de sacrifier la qualité, définissez d’emblée la portée du projet. Si elle change à mi-parcours, vous devrez trouver un compromis entre les deux autres composantes du tabouret (les délais et le budget) pour préserver la qualité. Gardez à l’esprit que si la portée d’un projet est souvent négligée, il s’agit pourtant d’une composante essentielle de la planification de projet.

4. Intégrez la budgétisation à la planification de projet.

Une budgétisation stratégique permet d'atteindre un niveau de qualité élevé, mais elle doit s'inscrire dans le cadre de la planification de projet et non après coup. Durant la phase de planification, posez-vous les questions suivantes :

• Que pouvons-nous accomplir de façon réaliste avec le montant alloué ?
• De quel budget avons-nous besoin pour mener ce projet à bien ?
• Quels éléments peuvent être éliminés pour libérer des fonds dans le budget, au besoin ?
• Quels obstacles pourraient nous empêcher de respecter le budget ? Comment allons-nous les surmonter ?

Grâce à ce type de planification, votre budget contribuera à vos efforts (plutôt que de les entraver) pour obtenir des résultats de qualité.

5. Communiquez en permanence avec votre équipe.

C’est l'une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour équilibrer le tabouret à trois pieds et éviter de sacrifier la qualité. Communiquez systématiquement avec votre équipe, votre responsable et les parties prenantes tout au long du projet.

Une communication constante via un système opérationnel d'enregistrement permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde. Elle veille à ce que le respect des délais, des budgets et de la qualité soit un exercice d'équilibriste gérable afin que les projets atteignent leur plein potentiel.

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Pour que la gestion de projet porte ses fruits, il est essentiel de trouver le juste équilibre entre la portée, le temps, le budget et la qualité. En adoptant les bonnes stratégies (planification proactive, gestion efficace de la portée et systèmes de demande robustes), les équipes peuvent obtenir des résultats exceptionnels sans pour autant faire de compromis. Adobe Workfront simplifie ce processus en fournissant une plateforme centralisée pour gérer les projets, simplifier la collaboration et garantir la coordination entre les équipes.

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