Gestion des stocks par le fournisseur : avantages, risques et bonnes pratiques

Vendor managed inventory

La gestion des stocks est souvent basée sur les prévisions des besoins des retailers, qui ne sont pas toujours précises. Acheter trop de produits peut occasionner des dépenses excessives et en commander trop peu peut représenter un manque à gagner. La gestion des stocks par le fournisseur (VMI) met fin à ce dilemme en déléguant la responsabilité des stocks au fournisseur, y compris lorsqu’ils se trouvent dans l’entrepôt du retailer.

Cet article présente les avantages de la gestion des stocks par le fournisseur et explique comment la mettre en œuvre avec succès. Il aborde les questions suivantes :

Qu’est-ce que la gestion des stocks par le fournisseur ?

La gestion des stocks par le fournisseur (VMI) est un partenariat entre un fournisseur et un retailer dans lequel le premier prend le contrôle des stocks du second. Il s’agit d’un système de gestion des stocks qui délègue au vendeur (le fournisseur) la responsabilité des stocks de l’acheteur (du retailer).

Autrement dit, le retailer n’a pas besoin de commander plus de stocks pour remplir ses étagères, car le fournisseur a accès au niveau des stocks et sait quand réapprovisionner.

Le but du modèle VMI est de réduire les coûts liés aux stocks pour les deux parties. Le fournisseur reconstitue les stocks uniquement s’il y a lieu de le faire, ce qui réduit les excédents et les coûts pour le retailer. Le modèle VMI simplifie également les opérations pour le fournisseur en créant un modèle commercial plus prévisible.

Comment fonctionnent les systèmes VMI ?

Trois facteurs différencient les systèmes VMI des autres systèmes de gestion des stocks.

La gestion des stocks par le fournisseur oblige à établir un système de communication efficace entre le vendeur et l’acheteur. Les deux parties doivent avant tout définir des indicateurs de réussite et s’entendre sur les conditions générales du partenariat.

Le fournisseur commence ensuite à expédier des produits au retailer. Tout au long du processus, le retailer transmet au fournisseur des données à jour sur les stocks pour qu’il puisse surveiller leurs niveaux et les tendances d’achat. Sans ces données, la gestion des stocks par le fournisseur est impossible.

À partir des données partagées par le retailer, le fournisseur reconstitue les stocks en fonction des besoins, ce qui évite au retailer d’avoir à le faire. C’est également lui qui connaît le mieux les délais de production, d’expédition et d’approvisionnement estimés. Le fait de savoir quelle quantité de stocks expédier et quand peut avoir une incidence majeure sur les économies réalisables grâce au modèle VMI.

À un certain stade du processus, le retailer paie les nouveaux stocks. L’échéancier de paiement dépend de l’accord conclu avec le fournisseur. Les conditions peuvent varier. Certains retailers paient à réception des stocks, tandis que d’autres paient à la vente.

Imaginez qu’une animalerie utilise le modèle VMI pour gérer ses stocks d’aliments pour chiens. Elle s’approvisionne auprès d’une marque spécialisée et un responsable des stocks de cette dernière reçoit régulièrement les chiffres de vente du magasin. Ce responsable décide quand et avec quelle quantité d’aliments pour chiens réapprovisionner l’animalerie, en fonction des paramètres et objectifs définis par les deux parties.

Le modèle VMI peut s’avérer particulièrement utile pour les magasins qui vendent une grande variété de produits d’origines diverses. La gestion d’un large choix d'articles peut représenter un véritable défi pour le retailer. Il est donc pratique pour les deux parties d’en déléguer la responsabilité au fournisseur.

Quels sont les avantages du modèle VMI ?

La gestion des stocks par le fournisseur offre de nombreux avantages aux fournisseurs et aux retailers, en particulier la réduction des charges indirectes, l’amélioration des prévisions et la diminution des risques pour le retailer.

Réduction des coûts

Le principal avantage du modèle VMI est qu’il aide les entreprises à faire des économies à toutes les étapes de la chaîne logistique. Il écourte le temps consacré à la planification des stocks côté retailer, car ils sont gérés par le fournisseur. Il limite également les commandes superflues et le besoin d’espace de stockage. La réduction des stocks diminue également les coûts de transport. Dans la plupart des cas, les retailers ne paient les stocks que lorsqu’ils les écoulent. L’entreprise dispose ainsi d’une trésorerie plus importante pour faire face à d’autres besoins.

La gestion des stocks de plusieurs retailers aide également à réduire les coûts. Dès que les fournisseurs contrôlent les expéditions, leurs calendriers gagnent en simplicité.

Réduction des risques

La collaboration directe avec les fournisseurs réduit le risque de commander trop ou pas assez de stocks. Comme les fournisseurs contrôlent les stocks, ils acceptent le risque que les produits ne se vendent pas suffisamment vite.

Amélioration des prévisions

Le flux constant de données entre le retailer et le fournisseur permet d’actualiser le niveau des stocks et de passer commande de manière plus régulière et plus rapide. Contrairement à d’autres systèmes de gestion de la chaîne logistique, qui se basent sur des prévisions approximatives, le système VMI s’appuie sur les ventes réelles pour commander des stocks de manière plus stratégique.

Les fournisseurs peuvent également analyser les données de plusieurs retailers pour identifier et planifier les tendances locales.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

Le modèle VMI crée une relation symbiotique entre les retailers et les fournisseurs. Quand tout se déroule bien, il doit consolider les liens entre les deux parties. Il accroît la confiance du retailer dans son offre de produits et améliore les perspectives commerciales du fournisseur à long terme.

Le déploiement du modèle VMI exige de faire preuve de prudence. Nombre de retailers restent fidèles aux même fournisseurs VMI pour ne pas avoir à multiplier les processus d’onboarding chronophages.

Gestion du niveau des stocks

La gestion du niveau des stocks est une tâche à laquelle les retailers et autres vendeurs doivent constamment réfléchir . Plus l’entreprise vend de produits, plus la situation est complexe.

Avec le modèle VMI, les retailers n’ont pas à s’en soucier. Au lieu de passer des heures à surveiller le niveau des stocks et à envoyer des bons de commande, ils peuvent se consacrer à d’autres tâches. La gestion du niveau des stocks permet aux équipes de gagner en efficacité.

La gestion des stocks par le fournisseur aide également les vendeurs à gérer le niveau des stocks. Les fournisseurs capables de planifier sur le long terme en fonction des données et de gérer les expéditions de différents retailers peuvent transporter les produits plus efficacement.

Réduction des erreurs humaines

Les erreurs humaines peuvent compliquer la gestion des stocks à bien des égards. Une équipe peut oublier tel ou tel produit ou un service formation peut se tromper dans ses calculs. Les surestimations et les sous-estimations peuvent s’avérer coûteuses, surtout lorsque les retailers saisissent un zéro de trop.

Comme le fournisseur en endosse la responsabilité, vous n’avez plus à vous soucier des erreurs de commande. C’est au fournisseur de rectifier les erreurs humaines.

Quels sont les problèmes potentiels liés au modèle VMI ?

Des problèmes peuvent survenir dès qu’un nouveau système est mis en place. L’identification en amont des défis potentiels vous aidera à faire face aux complications.

Manque de maîtrise des données

Un fournisseur doit comprendre vos données de stocks sinon, tout le processus risque de s’écrouler. La capacité d’un fournisseur à analyser les données du retailer et à savoir quand réapprovisionner joue un rôle clé dans la réussite du modèle VMI. Cette responsabilité incombe au fournisseur, mais le retailer doit prendre en compte la maîtrise des données par le fournisseur avant de choisir un partenaire VMI.

Modification des stocks

À chaque fois qu’un retailer décide d’introduire ou de retirer des produits, il doit en informer le fournisseur.

L’introduction de nouveaux produits est épineuse, car le fournisseur ne dispose pas de données à leur sujet pour établir des prévisions. Autrement dit, l’entreprise doit être en contact permanent avec le fournisseur pour lui indiquer comment le nouveau produit se vend.

De même, si le retailer retire un produit de la vente, il doit en informer le fournisseur pour qu’il cesse de le commander. Le maintien de stocks anciens ou excédentaires peut s’avérer coûteux et occuper un précieux espace de stockage.

Stocks à rotation lente

Si les stocks ne tournent pas suffisamment rapidement pour être reconstitués, leur ajout dans les données de gestion des stocks par le fournisseur peut vous obliger à payer des surstocks, ce que vous essayez d’éviter avec le modèle VMI. Choisissez les produits que vous vendez de manière stratégique en prêtant attention à votre marché cible et à l’historique des ventes.

Pics de la demande

Un pic inattendu de la demande interférera avec les prévisions sur lesquelles se fondent les fournisseurs pour les réapprovisionnements. Le cas échéant, les stocks seront temporairement bas. La rapidité avec laquelle le fournisseur pourra se réapprovisionner dépendra de sa souplesse.

Les pics occasionnels ne devraient pas trop impacter vos objectifs de vente globaux, mais il est important d’évaluer la souplesse des fournisseurs.

Manque de communication

Un manque de communication entre le fournisseur et le retailer peut facilement mettre le modèle VMI en échec. En ayant une communication ouverte et en s’entraidant, le fournisseur et le retailer peuvent résoudre pratiquement tous les problèmes potentiels.

Le fournisseur assume une grande part de responsabilité dans le modèle VMI, ce qui n’élimine pas celle du retailer dans la relation. Communiquez régulièrement et assurez-vous que votre entreprise fournit des données précises et à jour.

VMI software dashboard

Quelles sont les bonnes pratiques applicables au modèle VMI ?

La communication est certes importante pour la réussite du modèle VMI, mais d’autres facteurs sont à prendre en compte. Fixez les limites et les frais à l’avance, définissez des objectifs et des indicateurs de réussite clairs, fournissez régulièrement un maximum de données au fournisseur et tenez-le informé en cas de changement.

1. Fixer les limites et les frais

La première étape que n’importe quelle entreprise devrait suivre est de fixer les limites par écrit. Il est important de consigner le volume maximal de stocks que votre entreprise souhaite maintenir en permanence, ainsi que l’espace disponible pour le stockage. Le retailer doit également indiquer s’il paie les stocks à la réception ou à la vente, et préciser la politique de retour des stocks invendus.

Le fournisseur doit savoir quels stocks il est censé gérer. Tous les coûts doivent être calculés avant de conclure l’accord. Sinon, les deux parties risquent d’avoir à assumer des frais indésirables.

2. Définir des objectifs et des indicateurs de réussite

Définissez les objectifs à long terme et les indicateurs que vous utiliserez pour les mesurer. Les deux parties doivent tendre vers un but précis. Elles pourront ainsi rester mobilisées en cas de problème à court terme.

Pour être satisfaites, elles doivent savoir quels avantages elles retireront de l’accord et disposer de données à titre de preuve.

3. Fournir régulièrement un maximum de données

La gestion des stocks par le fournisseur ne peut pas fonctionner sans échanges de données entre les deux parties. Le niveau des stocks, les chiffres de vente et toutes les informations susceptibles d’aider le fournisseur à garantir l’approvisionnement doivent être communiqués.

Plus vous partagez de données, mieux c’est, à condition que ces données soient protégées en cas de fuite ou de problème de gestion côté fournisseur. L’ajout d’une clause de confidentialité à votre contrat avec le fournisseur peut vous épargner bien des désagréments. Si vous détenez des données propriétaires, vous pouvez choisir de ne pas les partager avec le fournisseur, à condition que cela ne l’empêche pas de gérer vos stocks.

4. Tenir le fournisseur informé et se montrer honnête

Les données automatisées en temps réel sont idéales pour tenir un fournisseur informé. Si vos systèmes ne permettent pas de fournir des données en temps réel et si une mise à niveau n’est pas encore budgétisée, efforcez-vous de programmer des envois de données fréquents.

Discutez également avec le fournisseur des changements susceptibles d’impacter les ventes ou le niveau des stocks de votre entreprise. La saisonnalité, les pics de demande, les produits à faible rotation, les concurrents émergents et les nouveaux canaux de vente peuvent influer sur les stocks. Plus le fournisseur est au fait des changements, mieux c’est.

Mise en œuvre de la gestion des stocks par le fournisseur

La gestion des stocks par le fournisseur réduit les coûts et les risques, améliore la prévisibilité et la gestion du niveau des stocks, renforce les liens entre les fournisseurs et les retailers, et limite les erreurs humaines.

La première étape consiste à se doter d’une solution de e-commerce pouvant s’intégrer étroitement avec les systèmes d’un prestataire logistique tiers. De plus, une parfaite maîtrise des données entrantes et sortantes est cruciale pour une gestion fluide des stocks.

Adobe Commerce fait appel à l’intelligence artificielle pour transmettre automatiquement une analyse de données et des informations de traitement aux fournisseurs. Pour en savoir plus, regardez la présentation Adobe Commerce ou demandez une démonstration.