Introduction aux systèmes ERP : avantages, modules, etc.

Le concept de progiciel de gestion intégré (ERP) est parfois confus. Les options et configurations sont aussi nombreuses que les entreprises sont variées, ce qui complique le choix d’une solution ERP.

Pour faire le bon choix, il faut d’abord comprendre le concept et les avantages d’un tel système pour votre entreprise et vos stratégies. Pour vous aider dans cette démarche, cet article vous explique tout ce qu’il faut savoir au sujet des ERP.

• Qu’est-ce qu’un ERP ?
• Comprendre les ERP
• Principe de fonctionnement des ERP
• Avantages d’un système ERP
• Les modules ERP
• Les différents types de déploiement d’un ERP
• Intégration des systèmes ERP
• Coût d’un ERP
• Historique des ERP
• L’avenir des ERP
• Choisir le bon ERP

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Une solution ERP est un système d’applications informatiques hautement configurable qui collecte des informations sur tous les aspects d’une entreprise. Celles-ci sont stockées dans une base de données et accessibles via un tableau de bord central. Les systèmes ERP tirent parti de l’automatisation, de l’intégration et de l’intelligence pour relier et centraliser tous les services de l’entreprise.

L’un des principaux avantages d’un ERP réside dans sa capacité à être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, par le biais de modules. Cette personnalisation permet d’obtenir un système adapté aux processus et workflows de l’entreprise. Les différents services peuvent aisément partager des informations et la direction peut superviser l’activité à tous les niveaux.

Le maître-mot de l’ERP est l’entreprise. Pour être efficaces, toutes les applications qui composent un système ERP doivent fonctionner de concert avec fluidité, quel que soit leur emplacement ou leur mode d’utilisation.

Comprendre les ERP

Les systèmes ERP peuvent être intimidants du fait de leur envergure et de leur dimension globale. Pour simplifier, chaque ERP possède deux composants principaux.

Modules

Les systèmes ERP se caractérisent par leur modularité. Selon le modèle commercial, une entreprise peut créer différents jeux de données, appelés modules, pour chaque grand service ou domaine d’activité. Chaque entreprise choisira une configuration différente pour atteindre ses objectifs en matière d’ERP.

Réfléchissez aux besoins de votre entreprise. Votre service comptable a probablement besoin d’une application de facturation, tandis que les RH demandent une plateforme de gestion des performances. Si vous gérez une activité e-commerce, il vous faut une solution de gestion de la chaîne logistique et des stocks. Un ERP peut fournir un module pour chaque application dont votre entreprise a besoin, puis les unifier au sein d’un système de données central.

Avec ces modules interconnectés, vos processus sont plus standardisés et vos équipes peuvent interagir plus facilement entre elles et échanger des informations.

Référentiel de données central

Au cœur de chaque ERP se trouve un référentiel de données central faisant office de source unique et fiable. Quelle que soit leur provenance, toutes les données sont stockées dans ce référentiel central, doté d’une interface unique. La direction dispose ainsi d’une vue d’ensemble de tous les processus métier de l’entreprise, avec des données en temps réel qui facilitent la planification, la gestion, le reporting et le contrôle.

Bien configurés, le reporting et l’analytics de l’ERP sont toujours cohérents et fiables. Les informations relatives à votre société sont disponibles sans doublon et vous pouvez remonter à la source des documents pour procéder à des vérifications. Ce système centralisé améliore la Business Intelligence (BI) et les processus décisionnels.

Un système ERP vous aide à gérer votre entreprise (analytics, opérations, management, finances, reporting de la conformité et contrôles) en intégrant et coordonnant toutes ses facettes.

Principe de fonctionnement des ERP

Un ERP établit un centre de commande permettant de superviser chaque service de l’entreprise. Les différents modules utilisés sont connectés au sein d’un référentiel de données centralisé.

La mise en place d’un ERP s’effectue en trois étapes essentielles :

1. Configuration. Pour commencer, la plupart des entreprises choisissent un ensemble de modules principaux pour les fonctions essentielles que sont les finances, les ventes, la comptabilité et les RH, puis achètent les modules complémentaires les plus adaptés à leurs activités commerciales.
2. Intégration. Dans de nombreux cas, les décisionnaires constatent que le regroupement de toutes leurs fonctions au sein d’un seul système est trop contraignant. Heureusement, les ERP permettent d’intégrer des logiciels externes pour des solutions telles que la BI, l’analytics avancé, la planification des achats ou la gestion de la relation client (CRM). Les intégrations de type ERP sont les plus étroites. Toutefois, il existe également des solutions optionnelles dotées de leurs propres bases de données, qui fonctionnent de concert avec les modules principaux.
3. Déploiement. Une fois votre système ERP configuré, vous devez choisir son mode de déploiement. La configuration peut être sur site, dans le cloud ou les deux. Votre choix dépendra d’une part de votre besoin de confidentialité et de sécurité, et d’autre part de votre budget.

Les ERP sont utiles dans tous les secteurs. Lorsque votre entreprise atteint une taille suffisante, le déploiement d’un système ERP peut vous aider à cerner et à gérer tous les aspects de votre activité.

Avantages d’un système ERP

Chaque entreprise est unique, mais un système ERP bien configuré peut procurer de nombreux avantages.

• Économies. Dans la mesure où les ERP intègrent des informations issues de toute l’entreprise, ils éliminent le besoin d’applications supplémentaires et la saisie de données redondantes.
• Visibilité sur les workflows. Sans système d’unification des données, la direction et les responsables doivent passer des coups de fil, participer à des réunions et consulter des feuilles de calcul avant de prendre des décisions. Avec un système ERP adéquat, les décisionnaires peuvent observer chaque aspect de l’entreprise en temps réel via un tableau de bord unique. Des services jusque-là cloisonnés peuvent s’informer sur les performances et la planification des autres pôles, ce qui améliore considérablement l’orchestration des workflows.
• Analytics et Business Intelligence. Le référentiel central de l’ERP fournit des données fiables aux analystes, qui peuvent utiliser un module de BI, voire une solution d’analytics avancé avec intelligence artificielle (IA), pour obtenir des insights approfondis sur la stratégie et les performances de l’entreprise.
• Reporting et conformité règlementaire. Un système ERP peut étudier la législation quotidiennement et produire automatiquement des rapports réguliers sur l’évolution des règlementations et des processus juridiques.
• Protection renforcée des données. Les ERP contrôlent étroitement les flux de données entre les différents modules. Les accès en lecture, en saisie ou en modification des données sont soumis à autorisation. Si certaines personnes disposent d’un accès complet, d’autres ne peuvent consulter que des dossiers récapitulatifs ou anonymes. De plus, les fournisseurs d’ERP s’assurent que la gestion des données soit conforme aux règlementations en vigueur en matière de sécurité des données et de confidentialité des informations personnelles.
• Cybersécurité renforcée. Les ERP sont capables d’anticiper, d’identifier et de neutraliser les cyberattaques dans tous les services à mesure que votre entreprise prend de l’ampleur. La plupart des fournisseurs couvrent un grand nombre de secteurs et de risques. Par ailleurs, leur capacité d’investissement dans les derniers outils et stratégies de cybersécurité est sans commune mesure avec celle des entreprises.
• Gestion des risques optimisée. Les systèmes ERP permettent à chaque service de l’entreprise de configurer un jeu unique de modules et de données pour identifier et gérer les risques. Cette configuration garantit des contrôles et équilibrages plus solides, ainsi qu’une meilleure traçabilité. Par exemple, un distributeur pourra anticiper d’éventuelles pénuries de produits, ce qui lui permettra de prévoir des réapprovisionnements.
• Collaboration renforcée. En introduisant la standardisation, les ERP boostent la collaboration dans toute l’entreprise. Les équipes peuvent consulter les rapports d’état actualisés d’autres services dont la productivité influence leurs propres activités. De plus, l’ensemble du personnel de l’entreprise emploie un langage commun pour évoquer les sujets importants. Les équipes transversales ne se contentent plus de partager des informations : un système ERP facilite véritablement la compréhension. Les équipes peuvent collaborer plus efficacement que jamais.
• Évolutivité. Une transformation en profondeur des données peut poser problème à n’importe quelle entreprise. En s’associant à un fournisseur d’ERP, une société pourra externaliser efficacement la gestion de ses données et s’adapter plus facilement pour résoudre ce problème.
• Souplesse et personnalisation. Du fait de leur modularité, les systèmes ERP offrent des possibilités de configuration quasi infinies. Les entreprises peuvent personnaliser leurs installations et ajouter de nouvelles fonctionnalités à mesure qu’elles se développent et que leurs activités évoluent. N’importe quelle entreprise de niche peut adapter un ERP à ses besoins.
• Orientation client tangible. Les ERP modernes sont adaptés aux besoins d’interactions, de service et de satisfaction de la clientèle. La plupart de ces systèmes peuvent gérer l’inventaire, les tarifs et la livraison des produits, et permettent de suivre le parcours d’achat grâce à des outils de gestion du service client, des tickets de support, des enquêtes de satisfaction et même des réseaux sociaux.
• Performances commerciales optimisées. Bien configurés, les ERP aident à standardiser et simplifier les processus et les workflows. Ils fournissent à la direction les insights nécessaires pour gérer l’activité de manière fluide et répondre plus facilement aux problématiques et opportunités.

Les modules ERP

Pour tirer pleinement parti d’un si grand nombre de fonctionnalités, les équipes dirigeantes doivent se familiariser avec l’ensemble des modules ERP susceptibles d’être déployés. Dépendant en général des fonctions métier, ils couvrent aussi bien des processus standardisés et quasiment génériques que des applications hautement spécialisées. En voici quelques exemples courants.

• Finance. L’automatisation des processus de comptabilité financière est fondamentale dans la plupart des déploiements d’ERP. Toutes les entreprises ou presque tirent des avantages de la standardisation d’activités aussi essentielles que le traitement des transactions, la gestion des comptes client et fournisseur, le rapprochement des comptes, les opérations de change, les emprunts et le reporting financier. Les modules de finance et de comptabilité sont donc généralement inclus en standard dans l’ensemble des offres ERP, à l’exception des plus spécialisées.
• Ressources humaines. Dans ce domaine ultrarèglementé et normalisé, un module spécialisé s’avère précieux pour les entreprises. Parfaitement évolutifs, même à l’échelon mondial, les modules RH facilitent l’intégration des nouvelles recrues et la gestion des dossiers détaillés du personnel (évaluations des performances, primes à payer, congés payés, etc.).
• Gestion de la relation client. Les systèmes CRM sont désormais monnaie courante dans la plupart des secteurs. Bon nombre d’entreprises disposent d’ailleurs déjà de leur propre application. Pour ce cas de figure, la majorité des fournisseurs d’ERP proposent des passerelles prêtes à l’emploi pour intégrer les suites CRM les plus répandues. De nombreux ERP proposent toutefois leur propre CRM riche en fonctionnalités en option et peuvent aider à la migration des applications.
• Fabrication. Ce type de module aide les entreprises à coordonner les différentes étapes de fabrication de leurs produits. Il peut automatiser des tâches telles que le suivi et la gestion des coûts accessoires, ainsi que l’optimisation des cycles de production par rapport à la demande de stock.
• Chaîne logistique. Un module d’approvisionnement peut faciliter le suivi des fournisseurs, l’automatisation des processus de la chaîne et l’établissement de contrôles, limites et processus d’approbation internes. Il est surtout utile aux entreprises qui font appel à des fournisseurs extérieurs pour les biens et services qu’elles proposent.
• Gestion des stocks. Pour les retailers B2B ou B2C qui évoluent dans des environnements de type « gros volumes/faible valeur » ou « petits volumes/valeur élevée », un système de gestion des stocks plus sophistiqué peut s’avérer utile. Les plateformes ERP peuvent suivre les références produit à l’aide d’outils avancés tels que les capteurs IoT et la blockchain. Ces offres sont souvent couplées à un module logistique pour obtenir les bons articles au bon endroit et au bon moment au meilleur coût.
• Commerce. Face au nombre croissant d’entreprises qui diversifient leurs canaux B2B et B2C, les fournisseurs d’ERP proposent des modules qui contribuent à unifier les expériences back-office, en magasin et digitales. Les modules de commerce peuvent faciliter la personnalisation du e-commerce, optimiser la productivité du personnel, organiser l’agencement des boutiques en ligne et magasins physiques, et prévenir les pertes et la fraude.

La liste des modules potentiels est pratiquement illimitée. Les différents fournisseurs d’ERP se concentrent souvent sur des marchés verticaux spécifiques en créant des modules capables d’analyser en profondeur des activités hautement spécialisées.

Les différents types de déploiement d’un ERP

Les besoins des entreprises varient selon le secteur d’activité, le modèle commercial et la culture. De plus, le degré de maturité digitale varie d’un cas à l’autre. Conscients de ces variables, les fournisseurs d’ERP peuvent personnaliser leur offre. S’il existe toujours des cas à part, les trois configurations de déploiement principales sont les suivantes :

• Sur site. Certaines entreprises préfèrent conserver leurs propres serveurs et les fournisseurs d’ERP peuvent déployer leurs applications en local. Pour le client, l’avantage tient au fait qu’il n’a pas à revoir complètement ses stratégies de saisie ou de gestion des données. En revanche, l’obligation d’assumer l’entière responsabilité de la sécurité du système, de la maintenance, des mises à niveau et des autres activités qui s’effectuent automatiquement dans un environnement cloud engendre un risque et des coûts supplémentaires.
• Dans le cloud. L’immense majorité des nouveaux déploiements d’ERP repose principalement sur la technologie cloud. Il existe deux méthodes courantes de déploiement dans le cloud.
• Multilocataire. Dans un cloud public, parfois appelé multilocataire, les données demeurent séparées par entreprise. En revanche, les participants (autrement dit, les locataires) partagent des interfaces, voire des applications communes. Le partage de ces ressources réduit les coûts.
• Monolocataire. A contrario, les cloud privés ou monolocataires offrent une maîtrise accrue et sont plus personnalisables, mais également plus onéreux.
• Mode hybride. Les déploiements hybrides d’ERP associent cloud public ou privé et traitement sur site. Parfois appelée ERP à deux niveaux, cette solution se prête aux entreprises qui entendent exercer un contrôle strict sur certains processus internes et données sur site, tout en optant pour la sécurité et les coûts réduits du cloud dans d’autres domaines. Une autre forme de déploiement hybride consiste à utiliser un cloud public pour les applications et données à faible risque, et un cloud privé pour les processus plus sensibles ou confidentiels.

Intégration ERP

Une fois votre entreprise sur le point de choisir son fournisseur et ses modules, penchez-vous sur les applications métier déjà déployées. La majorité des entreprises font migrer la totalité de leurs activités vers les modules principaux de l’ERP. Certaines utilisent toutefois une ou plusieurs applications spécialisées. Elles doivent alors évaluer les intégrations.

Vos divisions ou équipes ont tendance à se tourner vers des solutions de pointe pour certaines activités. Peut-être souhaitez-vous tirer parti de l’efficacité et de l’adaptabilité d’un système ERP central tout en conservant vos solutions éprouvées (CRM, RH, gestion des matériaux, etc.). Rien ne vous oblige à intégrer la totalité de vos systèmes au sein d’un ERP. Pour déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise, posez-vous les questions suivantes.

• Quelle est la valeur ajoutée de votre système actuel ? Fonctionne-t-il de manière optimale ? Dans le cas contraire, il est sans doute temps de procéder à une mise à niveau, et un ERP peut s’avérer idéal.
• Un module du fournisseur d’ERP peut-il égaler, voire augmenter cette valeur ajoutée à coût égal ? Si oui, mieux vaut sans doute se débarrasser du système en place.
• Est-il difficile d’intégrer votre application à la nouvelle installation ERP ? Votre système actuel et l’ERP peuvent-ils se connecter en temps réel ? Si oui, sont-ils performants dans cette configuration ? Si l’intégration est fluide et simple, vous pourrez éventuellement conserver votre système actuel.
• Sur le long terme, votre ancienne application sera-t-elle capable de s’adapter aux principales solutions du secteur ou à l’offre de votre fournisseur d’ERP ? Dans le cas contraire, vous avez intérêt à faire migrer ces fonctionnalités vers l’ERP dès à présent.

Si un fournisseur d’ERP peut offrir une intégration éprouvée avec l’application tierce qui a toute votre confiance, alors il est plus logique de ne déployer que les modules principaux de l’ERP. Vous pourrez toujours adopter la solution du fournisseur d’ERP ultérieurement.

Si vous envisagez d’intégrer une application spécialisée et qu’aucune intégration standard et prête à l’emploi n’est disponible, procédez à une analyse détaillée des coûts et avantages.

Coût d’un ERP

L’adoption d’une plateforme ERP est une étape majeure sur la voie de la transformation digitale. Si les avantages sont nombreux, vous devrez tout de même trouver un compromis entre les modules choisis, le prix du déploiement initial et les coûts récurrents, qui varient grandement.

Le coût total de possession peut inclure les éléments suivants :

• Matériel. La transition vers un environnement plus digital s’accompagne d’une augmentation du nombre de responsables et de collaborateurs et collaboratrices ayant besoin d’appareils et d’écrans supplémentaires.
• Applications. L’utilisation généralisée d’applications intégrées à tous les niveaux de l’entreprise nécessite d’étudier attentivement les besoins de maintenance en amont.
• Installations. Dans certains cas, la migration vers un environnement ERP nécessite également une migration dans le cloud. Dans d’autres, cette migration impose d’intensifier l’utilisation du cloud. Quoi qu’il en soit, ces entreprises peuvent être confrontées à des coûts supplémentaires liés aux installations, même si ces dépenses et d’autres sont souvent compensées par une diminution des installations IT nécessaires ailleurs.
• Gestion des modifications. L’installation d’un système ERP entraîne la modification d’un grand nombre de processus. Le personnel et les responsables doivent suivre une formation, et l’acceptation de nouvelles méthodes de travail suppose de nombreux efforts.
• Maintenance. Veillez à prévoir également dans votre budget des coûts récurrents de gestion de la capacité des serveurs, des procédures de sauvegarde et de restauration, de la sécurité des systèmes et de la confidentialité des données.

Historique des ERP

Baptisé MRP (Materials Requirements Planning), le premier système ERP a été inventé dans les années 1960 par un fabricant de machines. Un système de cartes perforées permettait alors à cet automate de calculer comment optimiser les calendriers de production.

L’ERP a peu évolué jusqu’à l’apparition du MRP II dans les années 1980, qui a ajouté des modules (comme la gestion des finances et des comptes) et intégrait des composants de base. Au début des années 1990, les systèmes sont devenus suffisamment complets pour que Gartner invente l’expression « Enterprise Resource Planning », encore employée aujourd’hui.

À l’époque, les coûts d’exploitation étaient bien plus élevés, les entreprises étant souvent obligées de posséder leur propres serveurs et équipes IT. En 1998, le tout premier ERP cloud a révolutionné le concept en rendant les coûts prévisibles. Pour la première fois, l’ERP devenait accessible aux petites entreprises.

L’avenir des ERP

Comme par le passé, l’ERP continuera d’évoluer au rythme des progrès technologiques.

Aujourd’hui, les ERP incorporent déjà des innovations telles que l’accès en tout lieu, l’identification par radiofréquences (RFID), l’IoT, la blockchain et l’analytics avancé, sans oublier l’IA et le machine learning.

À l’avenir, on peut s’attendre à ce que les fournisseurs d’ERP aident leur clientèle à adopter la 5G, l’Edge Computing et l’informatique quantique, les réseaux neuronaux, la robotique, la propriété intellectuelle digitale, les véhicules autonomes et le métavers.

De plus, avec les progrès technologiques, l’intégration aux processus ERP existants gagne en simplicité. Les fournisseurs adoptent le DevOps, les API et les applications nécessitant peu ou pas de programmation.

Concrètement, chaque entreprise pourra bientôt suivre les technologies émergentes. Les fournisseurs d’ERP seront toujours en première ligne, collaborant avec leur clientèle pour adopter et intégrer les dernières innovations. En déployant un système ERP moderne, une entreprise se donne les moyens de bénéficier d’une transformation digitale continue.

Bien choisir son système ERP

Le choix du fournisseur d’ERP dépend de ce qui convient le mieux à votre entreprise comme à vous-même. Privilégiez ceux ayant déjà effectué des déploiements dans des entreprises semblables à la vôtre en termes de taille, de secteur et de profil de croissance.

Ensuite, étudiez votre stratégie commerciale et analysez vos principaux besoins, vos difficultés et opportunités. Les fournisseurs retenus devront pouvoir traiter facilement chacun de ces points.

• Les petites entreprises doivent se tourner vers les ERP déployés dans le cloud. Ils sont rapides à installer et faciles à utiliser. Ils peuvent en outre accélérer le développement de l’entreprise et l’adoption de technologies, et ainsi mettre un terme aux cloisonnements et à l’utilisation des feuilles de calcul au profit d’un modèle d’exploitation totalement intégré.
• Les entreprises de taille moyenne sont généralement prêtes à moderniser leurs processus essentiels. La plupart tirent des bénéfices considérables de l’analytics intégré et des modules fonctionnels spécialisés. Lorsqu’un nombre croissant de fonctions s’intègrent plus étroitement et que le processus décisionnel devient plus éclairé et collaboratif, les performances de l’entreprise tendent à s’améliorer considérablement.
• Les grandes entreprises utilisent déjà une forme ou une autre de système ERP. Mais souvent, leur système en place se retrouve dépassé du fait de la croissance et de l’évolution de l’activité. Vos équipes doivent avoir accès à des innovations telles que l’automatisation intelligente et l’IA embarquée. Vous devez réévaluer régulièrement les besoins et impératifs de l’entreprise pour décider des mesures à prendre pour moderniser votre ERP, le mettre à niveau ou changer de fournisseur.

Mise en place d’un ERP

Si votre entreprise souhaite coordonner des processus jusque-là fragmentés, éliminer les workflows manuels pour gagner en efficacité, s’appuyer sur les données au lieu de fonctionner à l’instinct, ou encore anticiper plutôt que réagir, alors elle est prête à adopter l’ERP.

Adobe Workfront fait partie des outils qui peuvent aider les entreprises à tirer profit des nombreux avantages de l’ERP. Workfront aide les individus et les équipes à coordonner leurs efforts sur les objectifs globaux de l’entreprise. La possibilité de consolider les workflows et les informations de manière visuelle et dynamique facilite la collaboration des personnes compétentes sur les tâches adéquates, au bon moment.

En faisant d’abord office de passerelle vers l’adoption d’un ERP, puis de précieux complément, Workfront aide les entreprises et leurs équipes à faire le lien entre stratégie et mise en œuvre.

Regardez une vidéo de présentation ou suivez une visite guidée gratuite du produit pour découvrir par vous-même comment Workfront peut vous aider à adopter un système ERP et à mettre en place une stratégie globale.