Le kaizen : définition, principe de fonctionnement des évènements et rôle dans l’optimisation de l’entreprise et des équipes

À l’image de la généralisation des pratiques et processus Lean, le kaizen a lui aussi migré des environnements industriels vers les bureaux. Cette philosophie d’entreprise d’origine japonaise a permis à des géants comme Toyota d’optimiser leurs processus.

Mais le kaizen procure aussi des avantages concrets aux équipes opérationnelles. Pour vous aider à saisir ce concept et à le mettre en place au sein de vos équipes, cet article aborde les points suivants :

• Qu’est-ce que le kaizen ?
• Les évènements kaizen
• Les avantages du kaizen
• Exemples d’application du kaizen en entreprise

Qu’est-ce que le kaizen ?

Le kaizen est une philosophie qui met l’accent sur l’amélioration continue à tous les niveaux de l’entreprise. Le modèle kaizen vise à aider les entreprises à renforcer progressivement et constamment leur efficacité, et à réduire le gaspillage dans leurs processus. Pour ce faire, le kaizen incite l’ensemble du personnel, quel que soit son niveau de qualification ou de responsabilités, à formuler des remarques en toute circonstance.

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La méthode du kaizen est devenue populaire dans le Japon de l’après-guerre auprès d’industriels comme Toyota. En japonais, kaizen signifie peu ou prou amélioration continue. Dans le système de production Toyota, si une personne travaillant sur une chaîne de fabrication constate un problème, elle interrompt la production et recherche une solution avec sa ou son responsable. Les personnes impliquées dans les tâches quotidiennes peuvent procéder aux changements requis sans l’autorisation expresse de la direction. Elles n’ont en outre pas besoin de suivre de fastidieuses procédures pour que les changements soient validés. Ce système est donc synonyme d’amélioration continue.

Depuis longtemps déjà, le kaizen joue un rôle important dans la gestion de projet Lean dans l’industrie, mais de nombreux autres secteurs ont compris son efficacité et organisent désormais des évènements kaizen.

Les évènements kaizen

Un évènement kaizen est un atelier d’équipe de trois à cinq jours au cours duquel les employées et les employés, les responsables, et parfois même des membres de la direction, établissent un plan d’action pour améliorer un processus existant. Les évènements kaizen font souvent suite aux marches gemba, qui permettent de détecter les inefficacités. Les marches gemba sont des visites organisées sur le lieu de travail, au cours desquelles la direction peut étudier les processus par ordre de fonctionnement, discuter avec le personnel, recueillir des insights et identifier les éventuels problèmes.

La cartographie des chaînes de valeur est un autre outil utile pour détecter les inefficacités et les problèmes. Créez un diagramme des processus et matériaux à l’aide des informations glanées lors de la marche gemba. Cette visualisation détaillée de vos processus vous offrira une vue d’ensemble des étapes concernées et pourra vous aider à identifier les sources de gaspillage.

Après avoir identifié des anomalies ou des goulets d’étranglement dans un processus, commencez par apporter des améliorations continues par petites touches. Lors de l’évènement kaizen, les membres de l’équipe échangent et réfléchissent à des solutions. Le résultat idéal de ces évènements est un plan d’action pouvant être mis en œuvre immédiatement.

Les différents types d’évènements kaizen

Avec la généralisation du kaizen aux opérations et à d’autres environnements d’entreprise, les différents types d’évènements kaizen se sont développés et ont évolué. Ces évènements peuvent prendre de nombreuses formes pour s’appliquer au mieux à l’entreprise. Voici quelques-uns des types d’évènements kaizen les plus courants et les situations auxquels ils s’appliquent.

• Atelier d’amélioration ciblée. Cet évènement kaizen s’articule autour d’un problème unique et identifié. Hiérarchisez vos pertes les plus importantes et élaborez des solutions pour les éliminer. Les ateliers d’amélioration ciblée ont un objectif unique et réaliste.
• Chasse au gaspillage. Ce type d’évènement met l’accent sur l’élimination du gaspillage dans vos processus, par opposition à l’amélioration des systèmes qui fonctionnent actuellement. Selon les principes Lean, huit formes de gaspillage peuvent être ciblées dans le cadre de cet évènement kaizen.
• Atelier de réduction des erreurs. Ce type d’évènement vise à réduire les erreurs humaines en améliorant les processus. Il se résume parfois à la standardisation des checklists ou implique d’automatiser certaines parties d’un système.
• Atelier de réduction des délais. Ce type d’évènement doit être organisé lorsque vous constatez qu’un processus prend trop de temps. L’atelier vise à réduire le délai nécessaire à l’exécution d’un processus, par exemple l’intervalle entre le traitement d’une commande et la réception des marchandises par la clientèle.

Comment organiser un évènement kaizen ?

Il n’existe pas de méthode universelle pour animer un évènement kaizen. Partout dans le monde, des équipes métier ont adapté ces évènements à leurs besoins spécifiques. Si vous débutez en matière de kaizen, la méthode PDCA (planification, déploiement, contrôle, action) est courante et souvent recommandée.

1. Plan

La marche gemba, la cartographie des chaînes de valeur et l’identification des problèmes au sein des processus font partie de l’étape de planification d’un cycle PDCA. Procédez comme suit :

• Discutez avec le personnel. Il connaît mieux que quiconque le processus quotidien. Vous devez donc vous renseigner sur les problèmes qu’il a identifiés. Cette activité a souvent lieu lors d’une marche gemba.
• Définissez et analysez le problème. Après avoir choisi le problème à régler, décomposez-le et repérez le goulet d’étranglement au sein du processus. La cartographie des chaînes de valeur est utile à cet égard.
• Établissez les indicateurs à utiliser pour mesurer l’efficacité. Sans ces informations, impossible d’analyser les résultats une fois la solution testée.
• Fixez-vous un objectif. Votre objectif doit pouvoir être atteint avant la fin de l’évènement.
• Finalisez les étapes et les processus qui vous aideront à atteindre votre objectif. Travaillez en équipe pour trouver des solutions au problème. Aucune solution potentielle ne doit être écartée. Laissez le personnel exprimer toute sa créativité. Choisissez une solution qui présente un certain potentiel pour commencer.

2. Déploiement

Testez la solution retenue à petite échelle. Faites en sorte que chaque membre de l’équipe concerné soit informé du changement et laissez celui-ci s’opérer assez longtemps pour recueillir des données et commentaires pertinents.


3. Contrôle

Recueillez des données sur votre test et, à l’aide des indicateurs choisis, évaluez son efficacité. Discutez avec le personnel et les autres membres de l’équipe pour recueillir leurs insights. Ils vous fourniront souvent des informations absentes des données mesurables.


4. Action ou ajustement

Si le test a été concluant, mettez en œuvre votre processus amélioré dans toute l’entreprise ou sous forme de mise à jour permanente. En revanche, si vous avez rencontré des problèmes ou que la solution n’a pas fonctionné, affinez le processus et effectuez de nouveaux tests, ou choisissez une autre solution et réessayez.

Le processus doit être cyclique. Si l’évènement kaizen peut être ponctuel et durer de trois à cinq jours, le processus d’amélioration ne cesse jamais. Pour que la boucle se poursuive, répétez le cycle. Trouvez d’autres processus à améliorer ou testez de nouvelles solutions.

Les avantages du kaizen

Le kaizen a beaucoup à offrir à tous les types d’entreprises. De plus en plus d’entre elles l’adoptent pour optimiser leurs workflows, réduire le gaspillage et préserver leur compétitivité. Voici quelques-uns de ses principaux avantages.

• Facilitation du changement. Lorsqu’une entreprise procède à des changements brutaux, il peut être difficile d’obtenir l’adhésion du personnel. L’approche kaizen est plus subtile, puisqu’elle consiste à procéder à des changements mineurs en continu. Les effectifs sont donc plus enclins à les accepter.
• Optimisation des processus et des ressources. Le kaizen réduit le gaspillage et les erreurs dans vos processus. En réduisant le nombre d’erreurs, vous diminuez aussi le nombre de ressources nécessaires pour procéder à des inspections ou corriger les incidents.
• Incitation à l’implication du personnel. Le fait que le personnel ait un rôle à jouer dans l’entreprise est l’un des principes essentiels du kaizen. Cette responsabilisation renforce sa motivation. Le fait de s’investir dans l’amélioration des processus donne aux effectifs un sentiment d’utilité. Or, un personnel impliqué et responsabilisé a plus de chances de rester dans l’entreprise.
• Renforcement des équipes. La collaboration et la responsabilisation favorisées par le kaizen stimulent le travail d’équipe, car le personnel participe activement à l’amélioration des processus et travaille de concert pour atteindre un objectif commun.

Exemples d’application du kaizen en entreprise

De nombreuses entreprises ont mis en œuvre le kaizen avec efficacité. En voici quelques exemples.

Pixar

Cofondateur de Pixar, Ed Catmull s’est inspiré des processus de fabrication Lean japonais. Les leçons qu’il a tirées de l’implication du personnel dans la résolution créative des problèmes au sein d’entreprises comme Toyota ressortent clairement dans les processus de Pixar.

Le Brain Trust de l’entreprise en est une excellente illustration. Ce groupe de responsables de la création se réunit régulièrement pour collaborer, échanger ses points de vue en toute honnêteté et identifier les problèmes dans les nouveaux films. En mettant l’accent sur la franchise et l’empathie, Le Brain Trust de Pixar s’attaque aux difficultés du processus de création. Tout comme le kaizen dans d’autres secteurs, chaque personne est impliquée et a la possibilité d’émettre des suggestions.

Le Brain Trust est un rouage essentiel du processus de Pixar depuis le changement d’orientation de Toy Story 2. Initialement destiné à sortir directement en vidéo, ce film est devenu un succès critique et commercial. Désormais, le Brain Trust se penche sur chaque film Pixar pour identifier les problèmes de processus et suggérer des solutions.

Nestlé

Nestlé utilise le kaizen et les processus Lean pour réduire le gaspillage dans ses usines. Par exemple, la direction a cartographié les chaînes de valeur d’une nouvelle usine d’embouteillage pour identifier les sources de gaspillage. Cette démarche a permis de renforcer l’efficacité des processus de l’usine.

Nestlé s’est aussi servi du kaizen pour changer de culture d’entreprise. La direction souligne l’importance de ce modèle et encourage le personnel à s’impliquer dans le processus d’amélioration. Les effectifs ont toute latitude pour procéder à des améliorations et utiliser les meilleurs outils et méthodes disponibles.

Mise en œuvre du kaizen.

Le kaizen permet aux entreprises de procéder à des changements itératifs mineurs dans une optique d’amélioration continue. Pour y parvenir, cette philosophie encourage la résolution collaborative et créative des problèmes. Il en résulte des processus plus simples, une efficacité accrue et moins de gaspillage. De plus, cette approche responsabilise le personnel, lui donne un but et l’implique directement dans la réussite de l’entreprise.

Pour mettre en œuvre le kaizen, la première étape consiste à analyser les processus actuels. Effectuez des marches gemba, décryptez les données et discutez avec le personnel pour identifier d’éventuels problèmes ou pertes dans vos systèmes. Une fois la liste des problèmes établie, choisissez le type d’évènement kaizen approprié compte tenu de vos besoins.

De plus en plus d’entreprises font appel à Adobe Workfront pour optimiser leurs processus Lean dans le cadre du kaizen. Workfront facilite le classement des commentaires et insights, la définition des solutions, le partage des projets à l’échelle de l’entreprise et l’obtention d’une visibilité propice à l’avancement des tâches.

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