Gestion de projet : avantages, méthodes, etc.

Chaque service de l’entreprise a des projets à mener à bien, du marketing aux opérations en passant par le développement et bien plus encore. Si chaque projet est différent, tous ont un début, une fin et une équipe chargée d’accomplir le travail dans les temps, en respectant le budget alloué et en répondant aux attentes des parties prenantes.

Tous ces aspects sont réunis dans ce que l’on nomme la gestion de projet, différente des autres rôles et des stratégies de gestion de l’entreprise. Elle est précise et ciblée. Bien maîtrisée, elle facilite la collaboration, garantit l’efficacité du projet et produit des résultats mesurables.

Ce guide explique tout ce que vous devez savoir pour lancer un processus de gestion de projet au sein de votre entreprise ou optimiser celui en place.

• Qu’est-ce que la gestion de projet ?
• Quels sont les avantages de la gestion de projet ?
• Les huit composantes essentielles de la gestion de projet
• Le cycle de vie d’un projet
• Les différentes méthodologies de gestion de projet
• Outils et conseils de gestion de projet

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Il s’agit d’un processus ou d’un cadre permettant de diriger une équipe pour mener à bien un projet dans le respect des délais et du budget. Les stratégies et pratiques de gestion de projet sont employées aussi bien dans des secteurs comme le BTP ou les premiers secours que dans le tertiaire (pour les opérations ou les projets marketing, par exemple).

Un projet rassemble des tâches liées, des livrables et des activités permettant d’atteindre un objectif. En termes de ressources humaines, il mobilise un ou une gestionnaire de projet, les membres des équipes concernées, des parties prenantes internes et externes et des clientes ou des clients. La plupart des gestionnaires de projet utilisent des applications spécialisées pour consulter les plannings, organiser les tâches, coordonner les équipes et rendre compte de l’avancement.

Quelle est la différence entre la gestion de projet et les autres formes de gestion ?

Si certains processus et pratiques se recoupent, la gestion de projet se distingue de la gestion générale d’une équipe ou d’une entreprise. Elle porte en particulier sur un travail dont les contours sont bien définis et qui doit être effectué en respectant un calendrier précis. Si la gestion générale laisse davantage de temps pour expérimenter, tester et adapter, le mot d’ordre en gestion de projet est l’efficacité. Les gestionnaires de projet ont donc besoin de compétences distinctes pour préserver leur agilité et leur organisation.

Par ailleurs, chaque projet est nécessairement un peu différent. Son responsable doit constamment ajuster sa stratégie pour s’adapter aux nouveaux objectifs, à différentes ressources, voire à des changements de planning. Si les responsables de l’entreprise sont susceptibles de découvrir un processus efficace et réutilisable à l’infini, les gestionnaires de projet peuvent rarement recycler leurs stratégies.

Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Selon un rapport de Wellingtone, 89 % des entreprises possèdent au moins un pôle de gestion de projet. La raison est facile à comprendre : 40 % des personnes interrogées déclarent tirer systématiquement ou presque toujours des avantages de leurs projets. Et la gestion de projet bénéficie aussi bien à vos équipes qu’à votre clientèle.

Avantages pour les équipes

Si la gestion de projet contribue à produire d’excellents résultats, elle comporte aussi des avantages pour les équipes internes.

1. Efficacité. La gestion de projet permet de s’assurer que les équipes gardent le cap et respectent le planning. En veillant au bon déroulement des projets, les équipes peuvent concentrer leurs efforts sur le produit plutôt que sur le processus.
2. Croissance et développement. Gérer un projet tout en y participant peut s’avérer difficile. Une personne dédiée à la gestion du projet permet aux équipes de se concentrer sur leurs tâches et de résoudre les éventuels problèmes. L’expérience du personnel s’en trouve améliorée, car elle contribue au développement de ses compétences et à son avancement de carrière, ce qui au final diminue la rotation des effectifs.
3. Productivité accrue. Les gestionnaires de projet libèrent des ressources en permettant aux équipes de se concentrer sur leurs tâches plutôt que sur la logistique du projet. Elles peuvent ainsi abattre davantage de travail.

Avantages pour la clientèle

La clientèle a tout à gagner d’un processus de gestion de projet efficace d’un bout à l’autre.

1. Livrables de meilleure qualité. La livraison de projets dans le respect des délais et du budget est un gage de satisfaction de la clientèle. Et lorsque votre équipe a les moyens de donner le meilleur d’elle-même, la clientèle obtient des produits d’une qualité optimale.
2. Communication simplifiée. Une gestion de projet efficace permet de maintenir des échanges clairs, la clientèle n’ayant affaire qu’à une seule personne. La gestion de projet fait le lien entre les équipes internes et les parties prenantes externes.
3. Transparence et responsabilité. Avec des objectifs clairement définis, les gestionnaires de projet peuvent produire des rapports précis. Lorsque les responsabilités et les progrès de l’équipe sont bien cernés, il est plus facile d’informer la clientèle de l’évolution des budgets et des délais en temps voulu.

Autres avantages

L’ensemble de l’activité bénéficie d’une gestion de projet rigoureuse et mûrement réfléchie. Toutes les parties impliquées peuvent ressentir les effets de ces avantages.

1. Meilleure organisation. La définition claire des échéances, des jalons et du budget évite la dérive des objectifs et aide les équipes et les projets à rester dans les clous.
2. Flexibilité accrue. Une planification efficace vous aidera à anticiper et à résoudre les problèmes. Les gestionnaires peuvent tenir compte des changements prévus et inattendus pour garantir le bon déroulement du projet.

Les huit composantes essentielles de la gestion de projet

S’il n’existe aucune liste universellement reconnue des composantes de la gestion de projet, il existe néanmoins des cadres communs. Chaque liste d’éléments à prendre en compte peut être globalement subdivisée en trois thèmes principaux, parfois appelés la triple contrainte de la gestion de projet. Ces trois catégories sont le temps, l’étendue et le coût.

Temps

Les projets étant limités dans le temps, une bonne partie de la gestion de projet consiste à veiller à l’avancement des différentes étapes.

4. La gestion de l’intégration consiste à coordonner les processus et les stratégies afin de créer un plan pour le projet permettant de rassembler efficacement les individus et les équipes. Des plans de projet sont souvent employés à cette fin.
5. La gestion des plannings débute par l’établissement d’un calendrier réaliste et de consignes sur la façon de le gérer. Le processus de suivi du calendrier doit également être détaillé, de même que celui permettant de procéder aux ajustements nécessaires.

Étendue

De la planification à l’exécution, une bonne partie du travail des gestionnaires consiste à établir et à préserver l’étendue du projet.

6. La gestion de l’étendue divise le projet en jalons, tâches et sous-tâches afin de créer un plan d’action qui aidera l’équipe à boucler le projet dans le respect des délais et du budget. Une structure de répartition du travail et des diagrammes de Gantt s’avèrent utiles pour gérer l’étendue d’un projet.
7. La gestion des risques consiste à identifier les problèmes potentiels, la probabilité qu’ils surviennent et les mesures à prendre par les gestionnaires, le cas échéant. Le fait d’anticiper les éventuelles difficultés réduit la pression et permet aux gestionnaires de prendre la meilleure décision possible.
8. La gestion de la qualité est la principale responsabilité des gestionnaires de projet pendant la réalisation des tâches. Ces derniers supervisent l’ensemble des activités pour s’assurer que le projet répondra aux attentes de la clientèle tout en respectant les objectifs internes en matière de budget et de délais.
9. La gestion des communications contribue à préserver la coordination de toutes les personnes concernées, des membres de l’équipe jusqu’aux parties prenantes, tout au long du projet. Elle impose d’établir des canaux de communication clairs, de dissiper les malentendus et de fournir une trace écrite des points abordés en réunion.

Coût

La dernière contrainte en matière de gestion de projet est le coût. Un projet de qualité réalisé dans les temps ne peut être considéré comme une réussite si son retour sur investissement est insuffisant.

10. La gestion des coûts consiste à établir et à contrôler le budget d’un projet. Elle débute lors de la définition de l’étendue et du calendrier du projet, et tient compte de toutes les ressources nécessaires, notamment les personnes, le temps, les installations et tout type de dépense.
11. La gestion des ressources consiste à optimiser chaque ressource à la disposition du gestionnaire du projet. Malgré la planification, des problèmes peuvent survenir en cours de développement. Les gestionnaires de projet doivent donc toujours se préparer à réaffecter des ressources si nécessaire.

Le cycle de vie d’un projet

Qu’il s’agisse d’un développement à marche forcée de deux semaines ou d’un rebranding sur six mois, le cycle de vie est le même pour tous les projets. Ce cycle crée un processus en cinq étapes pour les responsables stratégiques.

Les cinq phases du processus de gestion de projet sont le lancement, la planification, l’exécution, la surveillance et la clôture.

Lancement du projet

À ce stade, les gestionnaires présentent leur vision du projet, documentent des objectifs clairs et obtiennent l’approbation des parties prenantes. Le lancement donne lieu à la création de deux documents courants : la charte de projet et le registre des parties prenantes.

1. La charte de projet détaille la raison, les objectifs, les parties prenantes, les risques, les ressources et les dépendances du projet.
2. Le registre des parties des prenantes détaille les personnes concernées par le projet, leur degré d’influence sur celui-ci et la façon dont la ou le gestionnaire de projet communiquera avec elles.

Planification du projet

C’est lors de la phase de planification que les gestionnaires de projet prouvent leur valeur. Une gestion de projet efficace commence par un plan minutieux. À ce stade, la ou le gestionnaire crée une roadmap qui inclut le plan, l’étendue, le calendrier, les contraintes, la structure de répartition du travail et l’analyse des risques du projet.

Elle ou il communique avec les équipes internes afin de délimiter leurs capacités et d’organiser tous les détails pour leur montrer comment elle ou il les guidera jusqu’à ce qu’elles atteignent leurs objectifs.

Exécution du projet

À ce stade, la ou le gestionnaire peut enfin mettre en œuvre sa planification minutieuse. S’il est gratifiant de voir la roadmap commencer à progresser, la ou le gestionnaire n’en doit pas moins diriger cette phase avec la plus grande attention.

Pendant l’exécution, elle ou il doit réfléchir au développement de l’équipe, à l’implication des parties prenantes, à la gestion de la qualité et aux échanges constants. C’est aussi à ce stade que les ressources et le budget sont alloués.

Surveillance du projet

À ce stade, l’équipe doit disposer des ressources et de la vision nécessaires à la réalisation du projet. C’est là que la planification et l’exécution minutieuses commencent à porter leurs fruits, à mesure que le travail progresse et que des jalons sont atteints.

La ou le gestionnaire de projet doit toutefois continuer à surveiller attentivement les dates, les dépenses, les performances et la qualité tandis que l’équipe s’acquitte de ses tâches. Une application de gestion de projet s’avère particulièrement utile à ce stade, car elle peut mettre en évidence les échéances à venir ou les dépassements de budget.

Clôture du projet

Une gestion de projet efficace nécessite une clôture réfléchie et minutieuse. Il ne suffit pas d’indiquer que toutes les tâches sont terminées et de passer au projet suivant. La clôture d’un projet peut inclure les activités ci-après :

1. La livraison officielle du projet aux parties prenantes ou à la direction. Le projet fini doit faire l’objet d’une remise et d’une acceptation officielles.
2. Une réunion post-mortem avec l’équipe pour discuter des réussites et des difficultés. C’est l’occasion de tirer des enseignements du projet afin que le suivant se déroule encore mieux.
3. L’archivage des fichiers du projet. Prévoyez du temps pour le classement et l’archivage des fichiers afin qu’ils n’entravent pas le projet suivant.
4. Remerciements et dissolution de l’équipe. Remerciez les membres de l’équipe ayant fourni un travail particulièrement remarquable, saluez les efforts ayant permis de faire progresser le projet avec efficacité et libérez officiellement l’équipe.

Les différentes méthodologies de gestion de projet

Il existe plusieurs manières d’établir un cadre et des directives sur la façon précise de mener à bien les différents aspects de la gestion de projet. Les méthodes Waterfall, Agile et Lean font partie des plus courantes, mais d’autres sont souvent employées conjointement avec celles-ci.

Méthodologie Waterfall

La méthodologie Waterfall est une approche linéaire qui subdivise un projet en phases successives. Chaque phase s’achevant avant le début de la suivante, la représentation visuelle du projet évoque une cascade.

La structure d’un projet Waterfall permet d’identifier rapidement les erreurs et délimite clairement l’étendue du projet, ce qui évite la dérive des objectifs et les retards qu’elle entraîne. En revanche, la rigidité de cette structure peut poser problème. Les projets Waterfall manquent d’agilité, c’est pourquoi le planning global se prolonge souvent de manière excessive lorsqu’une étape prend du retard.

Méthodologie Agile

Si la gestion de projet Agile a vu le jour avec l’apparition des équipes de développement, ses principes et ses pratiques sont de plus en plus appliqués par d’autres équipes métier au sein de l’entreprise. Dans le cadre de cette méthode, les projets sont également subdivisés en tâches plus petites, mais celles-ci sont accomplies sous forme de brèves itérations tout au long du cycle de vie du projet. La popularité croissante de la gestion de projet Agile a engendré différentes sous-catégories, notamment Scrum et Kanban.

La méthode Agile est prisée par de nombreuses équipes métier, car elle optimise l’utilisation des ressources et aide les équipes à s’adapter aux difficultés ou à l’évolution des demandes de la clientèle. Elle peut s’avérer ardue pour certaines équipes, car elle nécessite une collaboration étroite et une gestion minutieuse pour éviter la dérive des objectifs.

Méthodologie Lean

Adaptation des processus de production optimisée japonais, la méthodologie Lean met surtout l’accent sur l’efficacité. Les pratiques de la gestion de projet Lean reposent sur un cycle d’amélioration continue afin d’éliminer le gaspillage des ressources (y compris intangibles, comme le temps et les efforts) et d’optimiser la productivité. La plupart des principes Lean sont souvent couplés aux méthodologies Agile.

Pratiquée avec efficacité, la gestion Lean réduit les frais généraux, améliore le travail d’équipe et la collaboration, optimise l’expérience du personnel et contribue à améliorer le ROI. Les principes Lean peuvent être difficiles à mettre en œuvre au sein des entreprises organisées selon une hiérarchie stricte.

Méthodologie Six Sigma

La gestion de projet Six Sigma est un autre ensemble de stratégies adoptées dans le secteur industriel à des fins d’amélioration continue. Elle s’appuie sur la modélisation statistique pour réduire les erreurs dans les processus récurrents.

Les méthodologies Six Sigma et Lean sont très semblables, d’où la confusion fréquente entre les deux. La principale différence tient au fait que la méthode Lean se concentre sur l’élimination du gaspillage, tandis que Six Sigma met l’accent sur la réduction des erreurs. Les deux fonctionnent si bien ensemble que beaucoup d’entreprises les combinent au sein d’un processus baptisé Lean Six Sigma.

Méthode du chemin critique

La méthode du chemin critique est une stratégie de gestion utilisée pour planifier les projets. Elle implique d’identifier chaque tâche, de déterminer le temps nécessaire à sa réalisation et de repérer les dépendances. Si des tâches indépendantes peuvent se chevaucher, la plus longue chaîne de tâches dépendantes devient le « chemin critique » et détermine une grande partie du calendrier.

La méthode du chemin critique est une excellente stratégie pour planifier les échéances d’un projet, car elle permet d’identifier les goulets d’étranglement potentiels, de programmer avec efficacité l’utilisation des ressources, de produire un calendrier réaliste, etc.

Outils et conseils de gestion de projet

De nombreux outils permettent aux gestionnaires de planifier et d’assurer le suivi de leurs projets, principalement les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban. Que vous utilisiez des applications pour mieux vous organiser ou composiez vos propres feuilles de calcul, le fait de savoir ce qui vous convient aidera votre équipe à garder le cap et à respecter le budget.

1. Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser si le délai alloué à chaque tâche est cohérent par rapport au planning global d’un projet. Ils détaillent aussi l’avancement des différentes tâches et leurs éventuelles interdépendances. Ces diagrammes permettent d’avoir une vue d’ensemble du projet, ce qui facilite la gestion du temps et la planification de l’utilisation des ressources.
2. Les tableaux Kanban représentent le workflow de l’équipe sous forme de colonnes contenant une carte pour chaque tâche. L’avancement des tâches est indiqué dans les différentes colonnes. Chaque colonne peut accueillir un nombre limité de tâches afin d’éviter toute saturation. En visualisant votre workflow sous forme de tableau Kanban, vous pourrez aussi identifier plus facilement les postes où davantage de ressources peuvent être nécessaires.
   
   
   
   Après avoir décidé quels outils conviennent à votre projet, gardez à l’esprit les pratiques suivantes pour garantir sa réussite.
3. Planification. Même les équipes les plus efficaces peuvent être ralenties par un projet mal planifié. Assurez-vous d’avoir pris en compte tous les aspects du projet : jalons, calendrier, ressources, livrables, etc.
4. Communication. Une fois que le plan commence à être exécuté, il est important de tenir tout le monde informé de sa progression. Les membres de chaque équipe doivent connaître clairement leurs responsabilités, ainsi que celles des autres équipes. Les parties prenantes externes doivent être régulièrement informées de l’avancement du projet.
5. Étendue. Les changements de priorités, les exigences de la clientèle et les problèmes de communication peuvent faire dévier votre projet de ses objectifs initiaux. En définissant clairement les besoins et le planning du projet (et en établissant un processus permettant aux parties prenantes de soumettre des modifications), vous ferez en sorte que le projet respecte le plan initial.
6. Définition du calendrier. S’il est impossible de prévoir tous les problèmes qu’un projet peut rencontrer, le fait d’établir un calendrier pratique pourra vous aider à vous adapter en cas de souci. Le calendrier du projet vous permet de déterminer comment déplacer certaines tâches pour faire face aux imprévus. Communiquer à l’équipe des délais et échéances précis pour les livrables permet aussi à tout le monde de connaître l’état d’avancement global du projet.
7. Gestion des ressources. La planification des ressources nécessaires à chaque tâche permet d’éviter le gaspillage et de s’adapter à l’évolution des exigences. Mieux vous planifiez l’utilisation des ressources, plus vous avez de chances d’employer efficacement votre budget.

Apprenez à simplifier la gestion de vos projets et à produire des résultats mesurables.

La gestion de projet est une discipline à part, qui peut s’avérer extrêmement utile à tout type d’entreprise. Quand les projets sont correctement planifiés et gérés avec rigueur, votre équipe gagne en efficacité et la clientèle obtient de meilleurs produits.

Pour améliorer la gestion des projets au sein de votre entreprise, la première étape consiste à trouver la personne idéale. Il est possible qu’un membre de l’équipe en place se positionne naturellement pour diriger des équipes de projet ou affiche la plupart des compétences requises. Dans le cas contraire, il faudra peut-être envisager d’embaucher quelqu’un.

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