Maîtrisez les workflows des systèmes de gestion de contenu. Découvrez ce que sont les workflows de gestion de contenu pour les sites web, les propriétés numériques et les applications, ainsi que les méthodes pour les gouverner.
Découvrez quelles fonctionnalités d’Adobe Experience Manager Sites permettent aux équipes web de gérer le contenu d’un site : connexion des workflows entre différentes équipes, accès aux ressources créatives existantes et respect rigoureux des chartes de marque pour les textes et les éléments visuels.
AEM Sites accélère la publication, simplifie la gestion du contenu web et garantit la cohérence grâce à l’automatisation.
La gestion de sites web d’entreprise s’accompagne de défis opérationnels complexes. Sans les bons outils technologiques, publier et gérer du contenu à grande échelle peut rapidement devenir un processus fastidieux et chronophage. Par exemple, lorsque des modifications sont prêtes à être mises en ligne, elles peuvent rester bloquées en attente faute de processus automatisés de révision, de validation ou d’activation dans votre système de gestion de contenu (CMS).
Les plateformes qui sous-tendent ces sites exigent des workflows de gestion de contenu fluides ainsi qu’une gouvernance solide, afin de permettre à des centaines de personnes de créer, gérer et publier des milliers, voire des millions de pages — tout en maintenant la conformité de cette vaste base de contenu avec les chartes de marque, les réglementations locales et les exigences en matière de sécurité. Ce constat vaut que vous ayez recours à un CMS traditionnel, à un CMS découplé ou à des modèles de conception web responsive.
Adobe Experience Manager Sites est le système de gestion de contenu d’entreprise de référence, conçu pour aider les équipes marketing, créatives et informatiques à créer, gérer et diffuser le bon contenu sur n’importe quelle propriété numérique avec une rapidité remarquable. Il propulse certains des plus grands sites d’entreprise au monde, avec des propriétés en plusieurs langues, présentes dans de nombreux pays et sur de multiples canaux. Ces clients atteignent systématiquement une échelle et une efficacité considérables :
pages créées 96 fois plus rapidement.
temps de chargement des pages amélioré de 400 %.
nouveau site conçu et lancé en seulement 8 semaines.
Dans ce guide, nous vous expliquons :
Dans un CMS, les workflows de gestion de contenu désignent les étapes que les pages et les ressources doivent franchir avant leur publication. Ces workflows visent à rationaliser la création et la gestion du contenu web, en garantissant qualité, conformité et alignement avec les objectifs de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez recourir à des workflows automatisés pour lancer les premières révisions du contenu d’un site ou d’une application, le préparer pour la prévisualisation, assurer la cohérence avec la charte graphique, obtenir les validations des parties prenantes, puis planifier la publication.
Le bon CMS vous permet de définir et de créer des étapes automatisées qui vous guident tout au long des processus suivants :
Comment les auteurs et autrices créent leur contenu web et applicatif et le téléversent dans le CMS ?
Quels membres de l’équipe doivent examiner le contenu web et applicatif avant sa mise en ligne ?
Le contenu web et applicatif doit-il être approuvé par la direction ou l’équipe juridique avant publication ?
Quels sont les processus de mise à jour du contenu web ?
Comment le contenu est-il préparé et publié lorsqu’il est prêt à être mis en ligne ?
Que se passe-t-il lorsque du contenu devient obsolète ou doit être supprimé ?
Gérer une grande équipe de créateurs et créatrices de contenu web ou intensifier la production de contenu grâce à l’IA générative peut vite devenir un véritable défi. Vous avez besoin d’un cadre clair, sans pour autant freiner votre équipe dans son travail. Avec Adobe Experience Manager Sites, il est possible d’automatiser les workflows de contenu de votre site web pour maintenir un flux de création fluide et efficace.
Experience Manager Sites vous permet de décomposer les tâches complexes de création et de publication en actions, règles et procédures précises, selon les rôles de chaque utilisateur et utilisatrice. Les workflows automatisés suppriment ainsi bon nombre de délais inutiles et de problèmes de communication que vous pourriez rencontrer autrement.
Imaginez qu’un membre de votre équipe marketing assemble les textes et les ressources d’une nouvelle page de votre site. Une fois le contenu rédigé, Experience Manager Sites envoie automatiquement une alerte à l’équipe de relecture — par e-mail ou via Adobe Experience Manager Inbox — pour signaler que le texte est prêt pour validation, tout en informant simultanément l’équipe design et marque des mises à jour. Après révision et prise en compte de tous les retours, les workflows automatisés avertissent l’équipe juridique que le nouveau contenu est sur le point d’être mis en ligne et requiert une validation finale. Une fois l’approbation définitive accordée, le contenu est publié automatiquement.
Adobe Experience Manager Inbox est un tableau de bord personnalisable qui centralise l’ensemble des tâches et des workflows attribués à un utilisateur ou une utilisatrice. Il permet de suivre les projets, de gérer les validations et de consulter l’état de chaque élément, en vue liste ou en vue calendrier.
Experience Manager Sites peut attribuer automatiquement des tâches aux membres de l’équipe, ce qui évite aux auteurs et autrices de contenu de faire progresser manuellement le contenu dans le processus de révision. Résultat : un gain de temps appréciable, le respect systématique des procédures définies et la garantie qu’aucun contenu ne passe outre les validations et délais requis.
Avec Adobe Experience Manager, centralisez la gestion de vos initiatives marketing à grande échelle en regroupant tous vos workflows au même endroit.
Imaginez un formulaire de capture de leads sur votre site Experience Manager, recueillant le nom, l’e-mail, l’entreprise, les centres d’intérêt et d’autres informations pertinentes sur chaque visiteur ou visiteuse. Les workflows permettent d’orchestrer l’ensemble du processus : transmission des données du lead à votre solution CRM, déclenchement d’une campagne de nurturing dans votre outil de gestion des campagnes, et création d’une tâche pour qu’un membre ou une membre de l’équipe commerciale assure le suivi du prospect. Ces automatisations suppriment les tâches manuelles, réduisent les risques d’erreur humaine et garantissent la fiabilité de vos données.
Experience Manager Sites fait partie d’Adobe Experience Cloud, ce qui lui confère une intégration native avec l’ensemble des solutions Adobe. Experience Manager Sites est également très extensible : les développeurs et développeuses peuvent personnaliser et étendre les fonctionnalités de la plateforme grâce à son approche API-first, qui prend en charge les intégrations personnalisées comme tierces. Cette architecture lui permet de fonctionner comme un CMS découplé haute performance. Grâce à l’API Experience Manager, les développeurs et développeuses peuvent facilement importer et publier du contenu vers des systèmes externes, dans divers formats tels que HTML, JSON et XML, en s’appuyant sur le framework de réécriture de contenu.
Si Experience Manager Sites fournit le socle indispensable à un CMS d’entreprise évolutif, c’est son intégration native avec Adobe Experience Manager Assets qui révèle tout son potentiel pour gérer la complexité, gagner en rapidité et garantir la conformité. Cette intégration offre les avantages suivants :
1. Création de contenu web enrichie et accélérée.
Connecter votre CMS à une solution robuste de gestion des actifs numériques (DAM) transforme votre chaîne d’approvisionnement en contenu, en allant bien au-delà des simples workflows de publication pour accélérer la production de contenu web. Voici comment :
Découverte et enrichissement des ressources.
Préparation des ressources et automatisation de la livraison.
Analysez les assets et obtenez des insights sur les performances.
2. Gouvernance complète du contenu et de la marque.
La gouvernance CMS, centrée sur les pages et la structure globale, est renforcée par une gouvernance DAM détaillée, axée sur les ressources individuelles utilisées dans ces pages, ce qui protège votre marque des risques juridiques et de réputation. Voici comment :
Gestion des risques juridiques et de marque.
Intégrité des ressources et collaboration.
La gouvernance du contenu regroupe les règles et les directives qui encadrent le cycle de vie du contenu, en veillant à ce qu’il reste à jour et aligné sur vos stratégies, vos chartes de marque ainsi que vos exigences légales et réglementaires. Elle implique également de communiquer clairement ces exigences et de confier la responsabilité de chaque étape du processus de validation aux bonnes personnes au sein de votre organisation.
La gouvernance du contenu a pour principal objectif de garantir que le contenu publié sur votre site web est de haute qualité et conforme aux standards en vigueur. Elle veille à ce que le contenu soit clair, aligné sur la tonalité de votre marque, inclusif, précis et cohérent. Cela s’applique à l’ensemble du contenu interne ainsi qu’au contenu généré par les utilisateurs (CGU) que votre marque est susceptible de mettre en avant.
La gouvernance dans le cadre de votre CMS prend en compte les aspects suivants :
Stratégie de contenu
Ce contenu est-il en adéquation avec la stratégie de votre entreprise et de vos campagnes ?
Rôles et permissions
Quels utilisateurs ou groupes sont habilités à modifier ce contenu ?
Normes et directives
Ce contenu respecte-t-il les exigences de la marque et les obligations légales ?
Processus de workflow
Ce contenu a-t-il obtenu les validations nécessaires avant publication ?
Gestion du cycle de vie du contenu
Ce contenu est-il toujours d’actualité, ou doit-il être mis à jour ou archivé ?
Sécurité des données et confidentialité
Ce contenu respecte-t-il les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données dans les pays où vous exercez vos activités, et garantit-il une protection adéquate des données et de la vie privée des utilisateurs ?
Gestion des technologies et de l’infrastructure
Ce contenu ou cette plateforme répond-il à vos besoins technologiques ?
La gouvernance de contenu a pour objectif premier de garantir que les contenus publiés sur votre site web sont de qualité et conformes aux exigences en vigueur. Elle veille à ce que vos contenus soient clairs, cohérents avec le ton de la marque, inclusifs, précis et homogènes.
Une gouvernance de contenu rigoureuse améliore également l’expérience client. Un contenu décousu peut inciter les visiteurs à quitter votre site pour trouver une autre source d’information. Pour offrir une expérience professionnelle et soignée à tous les niveaux, vos contenus, sur l’ensemble de vos propriétés web et applications, doivent rester fidèles aux directives de la marque — afin que les clients identifient votre marque sans effort.
Sans ces contrôles, votre organisation s’expose à des risques. Des contenus obsolètes, inexacts ou incohérents sur votre site peuvent nuire à l’image de la marque, semer la confusion chez les clients et engager votre responsabilité juridique.
Découvrez comment des workflows intégrés permettent à Kyndryl d’héberger, de traduire et de gérer des propriétés web dans 41 pays et en 25 langues, tout en garantissant une expérience de marque cohérente.
Adobe Experience Manager Sites offre aux équipes créatives toute la liberté dont elles ont besoin, tout en préservant une identité visuelle cohérente sur l’ensemble des propriétés web que vous gérez. Lorsque les rôles sont clairement définis tout au long du processus de publication, les validations s’enchaînent plus rapidement. Les équipes créatives peuvent déposer leurs créations, recueillir des retours et obtenir des validations en temps réel, puis publier en quelques heures seulement — et non en quelques jours ou semaines.
Experience Manager Sites offre également la possibilité de gérer les autorisations avec une granularité très fine. Pour les sites de petite taille, il suffit généralement de distinguer les administrateurs et administratrices, les éditeurs et éditrices, et les contributeurs et contributrices. En revanche, pour les sites d’entreprise de grande envergure, les autorisations doivent souvent être attribuées au niveau de la page, voire au niveau de chaque ressource — une exigence fondamentale pour tout système de gestion de contenu d’entreprise.
Experience Manager Sites intègre un système de contrôle des accès et de gestion des autorisations qui vous permet de définir précisément qui peut consulter ou modifier le contenu de vos sites web et applications, tout en accordant aux personnes et aux équipes les droits nécessaires pour créer des expériences personnalisées et percutantes à l’échelle de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez autoriser vos équipes régionales à modifier et à mettre à jour le contenu de leur région, tout en conservant la gouvernance des modèles et de l’image de marque. La plateforme fournit des journaux d’accès et d’audit qui permettent de visualiser facilement les modifications apportées par les utilisateurs et utilisatrices — leur nature, leur auteur ou autrice — à des fins d’audit ou de suivi des versions.
Par exemple, vous pouvez accorder à vos équipes produit mobile et développement l’accès au contenu partagé de votre application mobile, sans leur donner le contrôle de votre site web principal. De même, vous pouvez permettre à votre agence créative de personnaliser une page de destination spécifique, sans lui ouvrir l’accès à l’ensemble du site et de la bibliothèque de ressources. Grâce à ce niveau de contrôle granulaire, vos équipes peuvent diffuser des contenus personnalisés sans compromettre la gouvernance.
« L’évolutivité est un enjeu crucial pour nous. Experience Manager nous permet de développer la création de contenu et d’intégrer nos quatre divisions ainsi que nos équipes d’édition locales, afin de suivre la croissance du contenu de nos sites tout en maîtrisant notre image de marque. Aujourd’hui, nous gérons plus de 55 millions de pages sur 65 sites web, dans plus de 30 langues, depuis un seul et même endroit. »
Lisa Ingemann Simonsen, Senior Manager Global Web Platforms, Grundfos
Source : Adobe
Experience Manager Sites vous aide à piloter l’ensemble de vos propriétés numériques à l’échelle de l’entreprise — dans plusieurs régions, en différentes langues et sur des plateformes distinctes — depuis un point d’accès unique. Le moteur de workflows du système de gestion de contenu, associé à ses fonctionnalités de gouvernance, permet à vos équipes de gérer des processus complexes d’approbation, de planification et de publication, afin de délivrer les expériences que vos clients et clientes attendent, où qu’ils se trouvent.
Découvrez d’autres ressources pour voir comment Adobe Experience Manager Sites peut donner vie à votre contenu web à une vitesse fulgurante sur l’ensemble de vos propriétés numériques.
