Da 50 anni Esri aiuta i clienti a risolvere problemi concreti fornendo sistemi di mappatura e informazione geografica (GIS) e software di analisi della posizione per inquadrare i dati in un contesto geografico, che loro chiamano The Science of Where®. Dai giganti del settore del caffè che utilizzano la location intelligence per migliorare la sostenibilità delle loro culture e dei loro agricoltori ai corrieri che si servono della tecnologia di Esri per consegnare puntualmente e abbattere i costi, fino ai servizi di utenza che tracciano le risorse in tempo reale per risolvere le interruzioni elettriche e rispondere velocemente alle segnalazioni dei clienti: Esri è la tecnologia dietro a tantissimi marchi. Ma non solo. Ben 90 aziende della Fortune 100 nei 50 Stati americani utilizzano Esri, così come 87 college della Forbes Top 100 negli Stati Uniti.

Questo modo innovativo di guardare i modelli e le relazioni si estende anche al dipartimento marketing di Esri, che cerca di ottimizzare e semplificare il modo con cui approccia al lavoro di marketing.

“L’azienda ha registrato una crescita costante negli ultimi 50 anni mirando sempre all’eccellenza e noi sapevamo che, per espandere il nostro business e raggiungere più aziende e utenti, dovevamo intraprendere una trasformazione digitale per dimensionarci e supportare questa crescita”, racconta Christina Sullivan, responsabile del marketing.

Trasformazione dei modelli di eccellenza in un nuovo modo di lavorare nei dipartimenti marketing

Il team di marketing ha capito che, sfruttando il potere dei flussi di lavoro automatizzati, poteva migliorare qualità e quantità, semplificando così ogni processo, dalla creazione di e-mail all’esecuzione delle campagne.

“Per il nostro dipartimento di marketing, una chiave per la trasformazione è stata avere visibilità, trasparenza e misurabilità sul nostro lavoro. Abbiamo quindi iniziato il percorso per cercare uno strumento che ci aiutasse a trasformare il nostro modo di lavorare. Abbiamo preso in considerazione diversi strumenti, ma Adobe Workfront si è mostrato subito superiore”, afferma Sullivan.

Il primo passo del dimensionamento è stato creare fiducia e sostegno verso i nuovi processi e la nuova soluzione, Workfront. Il team di gestione del cambiamento di Esri, guidato da Norma Awad e Brian Sapp, ha creato un piano completo per raggiungere i risultati desiderati.

“Abbiamo creato un piano preciso per preparare i nostri team al cambiamento, concentrandoci sulla creazione di consapevolezza e desiderio con l’aiuto fondamentale del nostro CMO,” racconta Norma Awad, responsabile del marketing enablement. “Questa è stata la chiave del successo del progetto.”

Per iniziare il processo, i team hanno semplificato il procedimento di acquisizione dei progetti, condensando i ben 74 sistemi di richiesta esistenti in Workfront, il nuovo sistema di registrazione delle operazioni di marketing.

Poi, il team di marketing ha ottimizzato il processo di creazione ed esecuzione delle e-mail, creando flussi di lavoro e modelli di progetto dettagliati in Workfront per evitare di dover fare gli stessi lavori due volte e ridurre quindi il time-to-market.

Una volta ottimizzato il processo di creazione delle e-mail, il team non si è fermato e si è dedicato a smantellare tutti gli altri processi di marketing per creare flussi di lavoro semplificati.

Infine, Esri ha messo in pratica un piano di gestione del cambiamento completo, che includeva oltre 2000 ore di sessione formativa per oltre 300 dipendenti in tutti i 16 team di marketing. Inoltre, ha raccolto i feedback per ogni fase della trasformazione per far collaborare a Workfront più persone possibili e farle familiarizzare con il nuovo modo di lavorare.

Dimensionamento dei progetti per l’efficienza

La possibilità di tracciare e gestire le attività in Workfront permette al team di marketing di Esri di vedere le connessioni tra progetti e scoprire esattamente cosa serve per passare alla fase successiva. Di conseguenza, ha due riunioni mensili sullo stato dei progetti in meno e può completare revisioni e approvazioni CMO settimanali interamente in Workfront. I tempi di approvazione digitale dei progetti sono passati da sei settimane a un giorno.

“Avere dei modelli di progetto ci ha aiutato a dimensionare gli sforzi necessari per la pianificazione dei progetti e ad assicurarci che tutti i responsabili e i membri dei team lavorino in maniera coerente”, dice Linnie Ciepielowski, responsabile dei processi di marketing e del reporting. “Non dobbiamo più perdere tempo a creare piani di progetto per lavori ripetibili e i nostri stakeholder sanno esattamente cosa aspettarsi quando inviano una richiesta. I modelli di progetto ci danno anche la possibilità di definire le attività specifiche sulle quali spesso i progetti si bloccano, determinando così se c’è bisogno di allocare più risorse, estendere le tempistiche o pensare di suddividere l’attività in più parti per gestirla meglio.”

Un altro successo in quanto a efficacia viene dall’integrazione di Outlook in Workfront, che permette a Esri di gestire tutto il ciclo di vita di un progetto dall’interno dello strumento principale, Microsoft Outlook, comunicando costantemente. Questa integrazione ha portato un cambiamento immediato nei processi di approvazione che prima erano manuali e molto più lunghi.

“Abbiamo incrementato l’adozione degli utenti di Workfront tramite l’integrazione nativa con Outlook”, spiega Brian Sapp, responsabile della gestione del cambiamento. “Il nostro staff ora riesce a inviare le richieste con campi immediati e rispondere alle notifiche come se si trovassero in Workfront. Ha inoltre familiarizzato con Workfront utilizzandolo nello strumento che già conoscevano, Outlook.”

Le e-mail di Outlook possono essere convertite direttamente in Workfront come aggiornamenti delle attività e dei progetti, permettendo agli utenti di rispondere agli aggiornamenti direttamente dalla casella in entrata. L’integrazione nativa di Outlook in Workfront elimina la necessità di passare da uno strumento all’altro e, di conseguenza, semplifica le comunicazioni e permette di completare i progetti di marketing più rapidamente.

Sbloccare tutto il potenziale del lavoro integrando i flussi di lavoro del team

Per Christina, sbloccare tutto il potenziale della gestione del lavoro significa permettere alle persone di lavorare con più qualità.

“I nostri team responsabili delle campagne ora hanno completa visibilità di tutti gli aspetti dei loro progetti, ad esempio dello sviluppo delle risorse e del lavoro del team del canale, grazie a Workfront”, dice Sullivan. “Questo permette loro di concentrarsi sugli aspetti strategici e creativi delle campagne per ottenere un maggiore impatto.”

Il team di marketing di Esri utilizza i progetti Workfront per gestire le campagne integrate, ottenendo la visibilità completa necessaria su ogni risorsa per dare vita a questo tipo di lavoro.

In questo modo, non solo i team di marketing ne escono arricchiti, ma tutti gli stakeholder riescono a vedere il valore di questo approccio con il sistema di registrazione integrato. Possono infatti accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per rimanere informati sui progressi del team ed evitare così lunghe riunioni o chiamate telefoniche di aggiornamento.

Ma i cambiamenti sono andati ben oltre i team di marketing. Team come il dipartimento legale di Esri ora hanno il contesto necessario per fornire input più strategici, revisionare e approvare il linguaggio e assicurare che le risorse abbiano le autorizzazioni giuste protette.

“Workfront ci ha permesso di essere un’azienda più conforme grazie all’inserimento nei flussi di lavoro del reparto legale, che ora non deve essere avvisato dopo il completamento di ogni progetto”, spiega Pete Schreiber, responsabile legale.

Mappatura delle necessità attuali e creazione delle opportunità future

Esri si impegna a sfruttare al massimo il potere della tecnologia legata alla posizione geografica, aiutando i clienti a rivelare informazioni più approfondite nei loro dati. Nel concreto, sta mettendo in pratica la gestione del lavoro in Workfront per scalare i processi e creare un sistema di registrazione delle operazioni di marketing.

“Avere un unico punto di riferimento per i nostri progetti è stato fondamentale per semplificare i flussi di lavoro, ridurre il time-to-market e permettere ai team di lavorare al meglio”, dice Ciepielowski. “Con Workfront come sistema di registrazione delle operazioni di marketing, non riusciamo solo a standardizzare il lavoro, ma anche a misurarlo e migliorarlo costantemente.”

Così come Esri applica The Science of Where® per sbloccare tutto il potenziale dei dati in ogni organizzazione, i processi semplificati nel reparto marketing di Esri offrono una visibilità unica dove si svolge il lavoro.

Il dipartimento di marketing di Esri supporta tutta l’organizzazione portando i suoi software innovativi in nuovi settori e aziende. L’utilizzo di Workfront per gestire il lavoro in 16 team diversi nel reparto marketing aiuta a spostarsi rapidamente, lavorare intelligentemente, portare a termine tutto correttamente e collaborare efficientemente tra team.

“Con Workfront, il nostro reparto di marketing ha guadagnato visibilità, trasparenza nei processi e rapidità di esecuzione”, dice Marianna Kantor, responsabile capo del marketing in Esri. “Il risultato di questa efficienza è che ora riusciamo a concentrarci sugli obiettivi di marketing principali, che sono l’aspetto più importante del business, e a portarli avanti con più costanza.”

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