プロジェクト管理とは？利点や導入方法を解説
「プロジェクト管理」という言葉は、ビジネスのさまざまな場面で耳にします。プロジェクトを管理する、という意味であることは理解していても、その具体的なプロセスや、他のビジネス慣行との違いを把握できていないかもしれません。プロジェクトのあらゆる側面に対応しなければならない、と考えている人もいるでしょう。
自社にプロジェクトマネージャーが必要かどうか、プロジェクトマネージャーの役割とは何か、プロジェクト管理の適切な導入方法は何か、それらを判断するには、まずプロジェクト管理の基本を押さえる必要があります。
主な内容：
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とは、タスクを計画、統率、監視する手法とプロセスのことです。多くの場合、限られた期間と予算内でビジネス目標を達成するために、複数の担当者がこれらのタスクを分担して進める必要があります。体系化された手法、ツール、スキル、知識はすべて、プロジェクト管理プロセスの重要な要素です。
プロジェクト管理は、ビジネス以外の分野でも活用できます。納期と予算を厳守しながら目標を達成するために、複数の担当者が複雑な一連のタスクを分担して進める場合、プロジェクト管理を実践していることになります。ビジネスの世界では、試行錯誤の末に、高度なプロジェクト管理プロセスが体系化されています。プロジェクト管理に特化した国際的な情報誌、非営利の研究団体、資格認定機関などもあります。この取り組みは、輸送、インフラ、建設、製品開発、金融、法律、IT、マーケティング、医療など、さまざまな分野に浸透しています。
家庭においても、建物を建築する、パーティーを企画する、セーターを編むなど、さまざまなプロジェクトをおこなっています。ただし、ビジネスにおけるプロジェクトは、より具体的な意味を持ちます。プロジェクト管理を理解するには、まずプロジェクトの定義を明確にする必要があります。
プロジェクトとは？
ビジネスにおけるプロジェクトとは、新しい製品やサービスを生み出す一連の取り組みを指します。予算と納期を厳守するために、複数の従業員でタスクを分担する必要があります。プロジェクトの例には、イベント、出版物、建設、プロセス開発などがあります。完全にプロジェクト単位で運営されている組織もあれば、日常業務に加えてプロジェクトが発生する組織もあります。
プロジェクト管理は、本質的に時間の制約を受ける、変化とリスクを伴う固有のイベントです。所要期間が1年であれ5年であれ、プロジェクトには「始まり」、「中間」、「終わり」があります。時間管理と目標設定は、プロジェクトを遂行するうえで重要な役割を果たします。納期を厳守しながら、独自の測定可能なビジネス目標を達成できなければ、プロジェクトとは呼べません。プロジェクトが複雑になればなるほど、体系化された管理プロセスは大きな効果を発揮します。
プロジェクト管理の歴史
プロジェクト管理は、さまざまな要因によってもたらされた知識と専門性が融合し、20世紀を通じて体系化されました。第一次世界大戦から月面着陸までの間に、鉄道、航空旅行、携帯電話など、通信、工学、輸送の技術は大きく進歩しました。情報とリソースの伝達スピードが急激に向上したため、費用のかかる多くの関係者が関与する作業を追跡する新しい方法を必要としていました。
Henry GanttやFrederick Taylorなどの技術者は、早い段階から作業プロセスを視覚化し、効率と計画を改善するための理論と方法を開発しました。縦軸にタスク、横軸に時間を配置したガントチャートは、今日に至るまで、最も一般的なプロジェクト管理方法のひとつとして活用されています。Taylorは、効率とモチベーションの向上に関する優れたアイデアを創出しました。1960年代までに、管理者グループがプロジェクトマネジメント協会（PMI）を設立し、知識の共有を図り、ツールとプロセスを標準化しました。プロジェクト管理は、製造、建設、防衛などの業界にも普及しました。
現在では、時間、品質、コストの管理を必要とする、ほぼあらゆるビジネスやグループ活動で導入されています。医療、IT、マーケティング、金融、法律など、企業は業種を問わず、プロジェクトの各タスクを調整し、より大きな目標の達成につなげるための専門家を必要としています。多くのサービス企業は、一連のプロジェクトを組織の中核に据えています。それ以外の企業もまた、通常のセールス施策や反復的なサービス施策に加えて、プロジェクトを立ち上げる場合があります。
プロジェクト管理の利点
なぜプロジェクト管理を導入するのか、またビジネスにどのように役立つのか疑問を抱く人もいるでしょう。ここでは、プロジェクト管理の主な利点を解説します。
- チーム全員の役割と責任を明確化： 各メンバーにタスクを割り当てて文書化することで、チーム全員が何をいつ実施すべきかを把握できます。従業員は、タスクの進捗状況を報告することでモチベーションが高まり、他のタスクやより大きな目標と自身のタスクの関係が明確になるため、自身の役割が重要であることを実感できます
- 課題の迅速な特定と解決：リスクの分析と管理は、プロジェクト管理の重要な側面です。プロジェクトを綿密に計画することで、課題が発生する可能性がある箇所を予測し、必要に応じて手順を容易に調整できます
- 適切な方向への誘導： 多くのグループや関係者が関与している場合、議論でプロジェクトの進捗が滞ったり、リソースが利用できなくなったり、予想外の事態に発展したりすることがよくあります。プロジェクト管理は、タスクを明確な目標と結び付け、障害が発生している箇所を特定するのに役立ちます
- リソースの効率的な利用： 企業は、目標の達成に貢献しない施策に時間とコストをかけたくないと考えています。プロジェクト管理は、明確な目標の達成に役立つように、リソースを効果的に活用できるようにします
- コミュニケーションの強化： プロジェクト管理は、信頼できる唯一の情報源とドキュメントを提供するのに役立ちます。これにより、チームメンバーはプロジェクトの現状と方向性を把握することができます
- 品質管理の促進： プロジェクト管理では、プロセス全体を監視するため、改善点や見落とされたステップを特定して修正し、最終製品が計画段階で策定された目標と一致することを確認できます
- 関係者のニーズに対応： プロジェクトの進捗状況を追跡することで、関係者と明確なコミュニケーションを図り、プロジェクトを確実に遂行できるようにします
- 成功率の向上： 上記の要素をすべて組み合わせることで、困難な目標も達成することができます。企業にとって、プロジェクト管理は単なる利点ではなく、不可欠なものです。プロジェクト管理なしに、多くのプロジェクトを成功に導くことはできません。時間とリソースを浪費し、関係者と適切なコミュニケーションを図ることができず、信頼を失うことになります。最終的に、プロジェクトの失敗につながることになります
プロジェクト管理プロセス
プロジェクト管理の形態は、業界や企業によって異なります。一般的には、特定のタスクを伴います。PMIでは、プロジェクト管理を5つのフェーズに分類しています。
- 立ち上げ： 関係者が何を望んでいるのかを把握し、成果のビジョンを明確にします。慎重な検討と理論にもとづいて、目標を設定しましょう。プロジェクトの正当性を主張し、関係者から同意を得て費用を調達するために、プロジェクト憲章を作成することもあります。また、プロジェクトの予算、スコープ、スケジュールを決定します
- 計画： プロジェクトを実行可能なタスクに分割し、それらを実施するための仕組みを構築して、チームメンバーと関係者全員に計画を伝えます。全員が何をすべきかを把握できるように、プロジェクトの「実施方法」を説明します。プロジェクトマネージャーは、WBS（作業分解図）を作成してリスクを予測し、その対処方法を策定しながら、予算とインフラストラクチャを検討する必要があります
- 実行： プロジェクトマネージャーは、計画を実行に移します。リソースを割り当て、メンバー全員が自身のタスクを遂行するために必要なものを確保します。これには、文書化、チーム開発、関係者とのエンゲージメント、品質保証、進捗状況の追跡、予測が含まれます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗を調整し、成果を評価します
- 追跡と管理： ここでも成果を評価しますが、この段階では迅速な対応が求められます。この時点では、問題を修正または防止するための措置を講じることが重要です。スコープの変更が発生し、プロジェクト全体の調整が必要になる場合があります。また、プロジェクトを順調に実施し、必要に応じて関係者とコミュニケーションを図り、品質管理をおこないます
- 完了： プロジェクトを正式に終了します。具体的には、最終成果物の提出、プロジェクトの成果や改善点に関する話し合い、記録の保管、終了の挨拶をおこないます
プロジェクト管理の導入方法
これまでの解説から、プロジェクト管理が、物事を管理するための抽象的な概念でないことは明らかです。製造、輸送、通信などの業界から始まり、ビジネス上の取り組みとして発展しました。
プロジェクトマネージャーは、組織、効率、チームワークの強化に注力する必要があります。高度なスキルと慎重な検討にもとづくプロジェクト管理に時間とリソースを割くことで、予算、スコープ、時間の制約を受けながらも、大きな利益を生み出すことができます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの計画、統率、評価、完了という基本的な手順に従うことが、成功するための出発点となります。
次のステップは、さまざまなプロジェクト管理手法を把握することです。特に、過去数十年の技術進歩とビジネス慣行によって生み出された手法を学ぶことが重要です。例えば、アジャイルムーブメントは、テクノロジーの急速な発展に伴い、企業が厳しい生産スケジュールに対応するための最善の手法について、多くの斬新なアイデアをもたらしました。最適なプロジェクト管理手法は、業界、規模、目標によって異なります。
Adobe Workfrontがプロジェクト管理にどのように役立つのか、概要ページと製品ツアーをご覧ください。