必携のプロジェクト管理スキル（2023年版）
プロジェクトを統括するあらゆる人が、プロジェクトマネージャーであると言えます。しかし、チームの能力を最大限に引き出す、思慮深く影響力のあるプロジェクトマネージャーになりたいのであれば、さまざまなプロジェクト管理のスキルが必要になります。
経営陣は、プロジェクトマネージャーが役割を効果的に果たしていることを確認したいと考え、プロジェクトマネージャーは、その影響力と効率性を継続的に向上させたいと考えています。この記事では、組織のプロジェクト管理について評価し、改善するために必須のスキルと、2023年時点でプロジェクトを成功させるために把握しておくべきことを解説します。
主な内容：
プロジェクト管理スキルとは？
プロジェクト管理スキルとは、プロジェクトをより効果的にリードし、遂行するための能力や適性のことです。プロジェクト管理の重要なスキルは数十種類ありますが、ほぼあらゆるスキルは、ソフトスキル、ハードスキル、テクニカルスキルの3つのカテゴリーに分類することができます。
プロジェクト管理のスキルを身につけ、磨くことで、チームを統括する能力や、組織の重要な目標を達成する能力が向上します。新しいスキルを身につけることで、重要なタスクをより効果的に遂行し、決められた期限までに成果物を完成し、次第により困難なプロジェクトに挑むことができるようになります。
しかし、プロジェクトマネージャーのスキルは、プロジェクトを専任で率いる専門家にだけ必要なものではありません。人事、IT、マーケティング、財務などのマネージャーを目指すなら、プロジェクト管理のスキルが必要になります。なぜなら、多くの業界では、重要なビジネス機能の多くにプロジェクト管理の原則が適用されているからです。
プロジェクト管理の11種類のソフトスキル
プロジェクト管理のソフトスキルとは、テクニカルな知識や特定のツールを必要としないスキルのことを指します。ソフトスキルは、どちらかといえば、幅広い分野や業界に適用できる一般的な、あるいは感覚的な素質です。
プロジェクト管理に必要なソフトスキルには、次のようなものがあります：
1. コラボレーション
コラボレーションスキルは、あらゆるプロジェクトマネジャーが持っていなければならない基本的なスキルです。プロジェクトマネージャーは、チームメンバーと協力し、共通の目標に向かって協力することを促す責任があります。チームメンバーの素質を適切に活用できれば、全員で成長することができます。
コラボレーションスキルを磨く必要がある場合は、スタッフの意見に耳を傾け、オープンなコミュニケーションを促進することを優先しましょう。
2. リーダーシップ
リーダーシップは、単に指示したり、タスクを割り振ったりすることだけではありません。真のリーダーは、チームメンバーを励まし、やる気を喚起し、生産性を向上させます。
自身が生まれつきのリーダーでないとしても、積極的にアプローチすることで、貴重なリーダーシップのスキルを身につけることができます。たとえば、チームメンバーと話し合い、自身のリーダーシップのあり方についてフィードバックを得ることができます。
3. コミュニケーション
プロジェクトチームにオープンなコミュニケーションが欠けていると、摩擦が生まれ、コストのかかるミスにつながる可能性があります。そのため、プロジェクトマネージャーは強力なコミュニケーションスキルを備えていなければなりません。
優れたコミュニケーションスキルを持つプロジェクトマネージャーは、チームとの信頼関係を効果的に築くことができます。また、重要な情報を効率的に伝達することで、ミスの発生する可能性を減らし、チームメンバー間の摩擦を最小限に抑えることができます。
4. 組織力
他のソフトスキルと同様に、組織化の能力は育成できる素質です。しかし、そのためには、ある程度の規律と適切な戦術が必要です。
組織化するための最良の方法は、プロセスを定め、プロジェクトに関する信頼できる唯一の情報源を構築することです。その情報源とは、カンバンボードやチャートなどのプロジェクト管理を容易にする視覚的なツールです。
5. 問題解決
どんなプロジェクトでも、少なくとも1日に1回は、問題解決のためにチームメンバーがプロジェクトマネージャーに助けを求めてくるものです。問題解決は、プロジェクトマネージャーとしての生活の一部です。
課題の優れた解決者であるためには、あらゆる課題に総合的に取り組む必要があります。必ずしもあらゆる課題の答えを知っている必要はありませんが、既成概念にとらわれず、建設的な解決策を理路整然と考えることができる必要があります。
6. チームワーク
プロジェクトに価値をもたらすのは、プロジェクトマネージャーだけではなく、チームメンバー全員です。チームのスキルを最大限に生かしたいのであれば、メンバーの誰もが、評価されている、歓迎されている、感謝されていると感じることができるようにする必要があります。
特に、新入社員を含むプロジェクトでは、チームワークを育むことは難しいものです。しかし、アイデアを発信することを奨励し、それをサポートすることで、チームワークを高めることができます。
7. タイムマネジメント
時間が足りないとき、個々のメンバーは日々の業務に追われることになります。その結果、期限を忘れてしまい、与えられた仕事をこなすのに精一杯になってしまうこともあります。
プロジェクトマネージャーは、チームメンバーの意識を業務に集中させるために、卓越したタイムマネジメントスキルを身につける必要があります。タイムマネジメント能力を高めるには、プロジェクトのどの部分を先に完了させるべきか、タスクの優先順位をつけることが必要です。
8. クリティカルシンキング
クリティカルシンキングとは、情報を分析し、偏りのない論理的な結論を導き出すことです。
ある課題を批判的、客観的に検討するためには、まず自分自身をその状況から切り離す必要があります。一歩引いて、目の前にある事実をよく観察してください。そうすれば、自身の知識を応用して、チームの状況に応じた最善の方法を導き出すことができるようになります。
9. 適応力
適応力とは、予期せぬ障害によって最善の計画が頓挫したときに、自身やチームの感情をコントロールする力のことです。
どれほど優れたプロジェクト計画でも、プロジェクト進むと何らかの変化が発生するものです。予算が削られるような問題が発生するかもしれませんし、期限が前倒しになるかもしれません。いずれにせよ、プロジェクトを成功させたいのであれば、適応力が必要になります。
10.対立の解消
プロジェクトマネジャーやチームメンバーは、当然ながらプロジェクトに情熱を傾けています。しかし、プロジェクトにとってその情熱は貴重である反面、困難な状況に陥ったときに怒りを誘発する可能性があります。
そのような場合、プロジェクトマネージャーは不和解消の役目を引き受け、あらゆる関係者に耳を傾け、全員から合意を取り付ける必要があります。
11.交渉力
プロジェクトマネージャーであれば、チームのために奔走しなければならないことは多いはずです。そのためには、卓越した交渉力が必要です。
プロジェクトに必要なリソースを追加で調達したり、当初の期限が非現実的だった場合、新たな期限を交渉したりする必要があるかもしれません。どのような課題が発生しても、どれほど困難な状況になっても、交渉のスキルがあれば円満に乗り切ることができます。
プロジェクト管理の5種類のハードスキル
プロジェクト管理のハードスキルは、特にプロジェクトをリードするために必要な素質や能力のことです。このハードスキルには、次のようなものがあります。
1. プロジェクト計画の策定
プロジェクト計画の策定とは、プロジェクトの設計図を構築するプロセスのことです。この設計図には、プロジェクトの成功に不可欠な要素の概要を記載します。一般的には、次のような内容を記載します。
- プロジェクトの目的
- 成功指標
- チームメンバーとその役割
- プロジェクトの範囲と予算
- 成果物とマイルストーン
- 詳細なタイムライン
これらの項目を明確に定めることで、プロジェクトを成功に導くことができます。
2. プロジェクト範囲の決定
プロジェクトの制約、目標、全体的な規模を定義するプロセスです。制約とは、リソース、予算、納期などです。
プロジェクト範囲を決定することで、成果物がプロジェクト範囲を逸脱してしまうことで発生する「要件変更」を回避することができます。
3. ミーティングのファシリテーション
ファシリテーションのスキルがないと、チームミーティングはすぐに混乱に陥ってしまいます。ミーティングを円滑に進め、生産性を高めたいのであれば、参加者が好き勝手に発言したり、参加者同士が話し込んだりするのを防ぎ、アイデアの共有を誘導する能力が必要です。
特に、専門職やSEM（分野の専門家）からなる熱心なグループを率いることになった場合、ミーティングのファシリテーションには芸術的ともいえる才能が必要です。
4. プロジェクトロードマップの策定
プロジェクトロードマップとプロジェクト計画は言葉が似ていますが、同じものではありません。プロジェクト計画がプロジェクトの詳細な情報を提供するのに対して、ロードマップは上位の概要レベルの情報を提供します。ロードマップは、タイムライン、主要な成果物、ステークホルダーにとって重要なマイルストーンなどを記載した、計画のハイライトと考えることができます。
ロードマップを策定することで、プロジェクトの概要をわかりやすく説明することができ、意思決定者の説得に役立てることができます。
5. プロジェクトタイムラインのマッピング
プロジェクトタイムラインは、タスクを完了する順番を示すものです。また、各イベントやタスクの期間を定義する必要があります。明確なタイムラインは、チームメンバーが提出物の期限を守り、タスクを遂行するのに役立ちます。
プロジェクトタイムラインを構築する際には、開始日と終了日を明確に設定します。また、途中で達成したい主要なマイルストーンの日付も含めるとよいでしょう。
プロジェクト管理の6種類のテクニカルスキル
プロジェクト管理のテクニカルスキルは、特定のツールに結びついた能力であり、専門的な知識を必要とします。テクニカルスキルには、次のようなものがあります
1. プロジェクト管理ソフトウェアの習熟度
プロジェクト管理ソフトウェアの習熟度とは、文字通り、プロジェクトのあらゆる面を統括するために、ソフトウェアを効果的に使用する能力のことを指します。Adobe WorkfrontやAsanaのようなプロジェクト管理ソフトウェアを導入することで、より効率的に業務を進め、プロジェクトを軌道に乗せることができます。
プロジェクト管理ソフトウェアをまだ導入していない場合は、独自に調査をおこなって、選択肢を検討してください。自社ビジネスにマッチすると思われる選択肢を1つか2つ見つけたら、ステークホルダーとのミーティングを開き、交渉スキルを駆使してみましょう。
2. リスク管理
トップクラスのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトが始まる前に潜在的なリスクを特定し、そのリスクを軽減するための計画を積極的に策定します。どのようなリスクが実際にプロジェクトの脅威となるか前もって知る術はありませんが、大きな障害に備えることは重要です。
リスクマネジメントのスキルを磨くには時間がかかります。しかし、組織内の経験豊富なプロジェクトマネージャーから専門的なアドバイスを受けることで、習得を早めることができます。経験豊富なプロジェクトマネジャーがどのようにリスク管理に取り組んでいるかを学び、そのベストプラクティスを自身のプロジェクト計画に活かしてください。
3. コスト管理
コスト管理とは、それぞれのタスクがプロジェクト全体の予算にどのような影響を与えるかを評価することです。ひとつのタスクに多くのリソースを投入してしまうと、リソースが枯渇し、プロジェクトを遂行するための予算が不足してしまうことがあります。
コスト管理を効果的におこなうには、当初の予算と実際の支出を照らし合わせ、見積もったコストとの整合性を確認することが大切です。もし、あるタスクを完了するのに予想以上の費用がかかった場合は、予算内に収まるように何か節約をする必要があります。
4. 予算管理
コスト管理と予算管理は、プロジェクトマネージャーのスキルとして相互に連携しています。コスト管理では、個々のタスクに関連するコストを管理し、予算管理では、プロジェクトに割り当てられたあらゆる財務リソースを管理します。
予算管理は、プロジェクトの計画段階から始まります。プロジェクトの初期段階から、明確な予算を決め、それをさまざまな費用に分解しておく必要があります。予算と実際の費用との対応を注意深く監視してください。もし、実際の費用が予測を上回るようであれば、支出を抑えるようにしましょう。
5. 報告書の作成とプレゼンテーション
ステークホルダーは、プロジェクトマネジャーが進行中のプロジェクトの状況を常に把握していることを期待しています。それに応えるには、報告書の作成とプレゼンテーションのスキルが必要です。
ステークホルダーへの報告書を作成する際には、提示する情報が簡潔かつ適切で、理解しやすいものであることを確認します。ステークホルダーは、プロジェクトの日々の詳細ではなく、全体像に関心を持っていることを忘れないでください。そのため、報告書では、実行したことの詳細を説明するのではなく、概要をわかりやすく説明する必要があります。
6. 技術的な専門知識
プロジェクトマネージャーは、一緒に仕事をするSME（分野の専門家）が使う言い回しをよく知っていなければなりません。プロジェクトのあらゆる局面に関わるためには、幅広い技術的専門知識が必要です。
たとえば、アプリケーション開発プロジェクトのリーダーであれば、モバイルアプリの開発運用手法やマーケティングに関する実用的な知識が必要になるかもしれません。実際に必要な技術的専門知識は、プロジェクトの範囲によって異なります。
プロジェクト管理の4種類の方法論
プロジェクト管理の方法論は、スキルを活用し、プロジェクトを終始整理しておくのに役立ちます。プロジェクト管理の方法論には、次のようなものがあります。
1. ガントチャート
ガントチャートは、プロジェクトを視覚化するための手段です。この方法では、横長の棒グラフを使います。それぞれの棒が与えられたタスクを表し、棒の長さによってそのタスクを完了するのにかかる時間がわかります。
最近のプロジェクト管理プラットフォームでは、ガントチャートがツールセットに組み込まれています。ただし、ガントチャートが単独でプロジェクト管理ソリューションとして使用されることはほとんどありません。
2. カンバンボード
カンバンボードは、タスクを明確に視覚化することができる、非常に人気のあるプロジェクト管理ツールです。カンバン手法では、作業工程を列で区切ります。通常、ボードには「未開始」、「進行中」、「完了」の3つの列があります。必要に応じて列を増やすこともできます。
個々のタスクはカードで表されます。プロジェクトの開始時には、あらゆるカードが「未開始」列に置かれています。カードは、タスクが完了するにつれて移動します。このカードシステムにより、どれだけのタスクが進行中で、どのような作業がまだ終わっていないのかを確認することができます。
3. アジャイル管理
アジャイル管理は、ソフトウェア開発や製品エンジニアリングで頻繁に使用されています。アジャイル管理は、リーンプロジェクト管理手法として、無駄を省き、チームの柔軟性を最大限に引き出すことに重点を置いています。
アジャイル管理には、漸進的進化や継続的向上の概念が取り入れられています。また、カンバンやスクラムなど、他のツールや手法も取り入れられています。
4. スクラム
スクラムのフレームワークは、チームのコラボレーションを最適化するために設計されています。このアプローチでは、プロジェクトをすぐに完了できる小さな断片に分解します。
スクラムの特徴は、フィードバックループが組み込まれていることです。一連の作業が終わるたびに、チームからフィードバックを集め、何が成功したのか、どれだけ進歩したのか、今後改善すべき点は何かを確認します。スクラムは、コラボレーションを強化することで、チームが価値を段階的に提供できるよう支援します。
堅牢なソフトウェアによるプロジェクト管理スキルの強化
強力なプロジェクトマネージャースキルを身につけ、磨くことで、プロジェクトを効果的にリードすることができるようになります。しかし、プロジェクト管理の専門的なスキルを身につけることは、始まりに過ぎません。そのスキルを最大限に活かすには、適切なプロジェクト管理ソフトウェアも必要です。
現在のソリューションが、プロジェクト管理能力の向上に役立っているのか、それとも妨げになっているのかを判断するために、評価することをお勧めします。評価の結果が不十分であれば、Adobe Workfrontにアップグレードする良いタイミングかもしれません。
Adobe Workfrontは、チームをまたいだ共同作業を効率化し、生産性の向上に効果を発揮する、マーケター向けの先進的な作業管理基盤です。
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