プロジェクトタイムライン完全ガイド

通常、組織では、特定の順序でタスクを完了させる必要のある複雑なプロジェクトをいくつも抱えています。プロジェクトマネージャーやビジネスリーダーの重要な責務のひとつは、これらのタスクを体系的かつ効率的な方法で実行できるように、スケジュールとタイムラインを作成、管理することです。

このような目標を念頭に置いて、プロジェクトタイムラインがどのように作業を可視化し、透明性を高め、課題を予測するのに役立つのかを検証してみましょう。

この記事では、プロジェクトタイムラインの主要な要素と、プロジェクトタイムラインを提供するソフトウェアがビジネスにどのように役立つかを学びます。具体的には、次の内容を解説します。

• プロジェクトタイムラインとは？
• プロジェクトタイムラインの構成要素
• プロジェクトタイムラインの例
• プロジェクトタイムラインの作成方法
• プロジェクトタイムラインソフトウェア
• プロジェクトタイムラインを作成するプロジェクト管理ソフトウェアの評価方法

プロジェクトタイムラインとは？

プロジェクトタイムラインとは、タスクを時系列に視覚化するために設計されたプロジェクト管理ツールのことです。一般的には横棒グラフの形で表されます。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトタイムラインによって、特定のプロジェクトで必要なあらゆるタスクを一箇所で確認することができ、あらゆる作業の日程と目標を確実に把握することができます。

プロジェクトタイムラインには、指定された開始日と終了日にもとづいて、プロジェクトに関連するあらゆるタスクをリストアップします。プロジェクト管理ツールは、作業のどの段階が完了し、何が現在進行中で、プロジェクトの最終納期までに何をする必要があるのかを示します。

プロジェクトタイムラインは、プロジェクトに含まれるあらゆるタスクを視覚化することで、プロジェクトマネージャーが重要なタスクやその開始日と終了日を見落とすことがないよう支援します。

プロジェクトタイムラインを示すために、一般的には、主にPERT（プログラム評価レビュー手法）チャートとガントチャートの2つのタイプの棒グラフが使用されます。

ガントチャートは、複数の水平線で構成され、各線が特定のタスクを表しまています。これらの線により、チームが完了した作業量と、各タスクイベントを完了するのにかかった時間がわかります。タスクが終了すると、前の線の下と右に新しい線が作成されます。通常、日付と曜日はガントチャートの一番上にあります。

PERTチャートはガントチャートに似ています。しかし、直線的なレイアウトを維持する必要はなく、自由なフローダイアグラムにすることができます。各タスクまたは「ノード」は、矢印で過去と未来のマイルストーンに接続されています。

PERTチャートの視覚的補助機能のガントチャートとの主な違いは、「依存関係」を追跡できることです。つまりある作業が完了しないと完了できない作業がわかります。

プロジェクトタイムラインの構成要素

効果的なプロジェクトタイムラインを作成、管理する場合、視覚化ツールにはいくつか重要な機能が必要です。次の項目はあらゆるプロジェクトタイムラインに含まれます。これに、プロジェクト独自のニーズにもとづいて追加項目を加えることができます。

• 完了すべきタスク： タスクを細分化するときは、具体性を維持し焦点を絞ります。プロジェクトに関連するあらゆるタスクを特定したら、タイムラインに追加します。各タスクのタイトルは簡潔にしましょう。プロジェクトタイプライン上でタスクのスコープを説明する必要はありません。チャートを不必要に複雑にするだけで時間の無駄です。
• タスクの開始日と終了日： 終了時刻を追加して細かくしすぎないでください。開始日と終了日だけを明確に示すことで物事をシンプルに保ちます。重要なのは、開始日と終了日を過度に大胆に決めないことですが、チームに緊急感を与えるのに十分な大胆な期間を設定します。
• 各タスクの期間： プロジェクトタイムラインは、重要なタスクの詳細を一目で伝えるためのものです。それを念頭に置いて、各タスクの見積もり期間を記載します。たとえば、あるタスクの見積もり期間は3日で、複雑なタスクは完了までに9日かかるかもしれません。
• タスクの依存関係： 前述のように、依存関係とは、次の作業に移る前に完了しなければならないほかの作業のことです。プロジェクトの初期には、依存関係のあるタスクはほとんどないでしょう。しかし、プロジェクトが進むにつれて、一定のプロセスの最後に来るタスクの大半はひとつ以上の依存関係を持つようになります。

チャートにほかの要素を追加することで、より詳細なタイムラインを作成することができます。たとえば、各タスクに何人のチームメンバーが割り当てられるかを記載することもできます。しかし、プロジェクトリーダーによっては、タイムラインを具体的にしすぎると、意思決定プロセスが混乱したり、情報過多になったりするため、それを避けたがります。

上で説明した4つの基本要素を使って、プロジェクトのタイムラインを作り始めましょう。おおよそ完成したら、プロジェクト管理をサポートするために必要な関連情報がすべて示されているかどうかを見直します。

必要であれば、ビジネスニーズに合わせて補足的な要素をチャートに組み込み、一目で理解できるようにします。

プロジェクトタイムラインの例

プロジェクトタイムラインは、幅広い業界で利用できる、非常に汎用性の高いツールです。その柔軟性を説明するために、プロジェクトタイムラインの3つの使用例を見てみます。

製品開発

競争力のある製品を開発には、時間と手間がかかります。製品開発の道のりで必ず直面するさまざまな課題に備えるには、具体的な戦略と、明確でわかりやすいタスクリストが必要です。

製品開発の取り組みのプロジェクトタイムラインを作成することで、いくつかのことを達成できます。何よりもまず、関係者に、優れたアイデアがあるだけでなく、製品コンセプトを実現するための計画があることを示すことができます。

さらに、プロジェクトタイムラインは、製品開発に不可欠なマイルストーンを達成するためにどのタスクを完了しなければならないかを、チームメンバーに伝えることができます。通常、製品開発タスクは、一連の作業の完了に依存するため、タスクの依存関係を視覚化できるチャートを使用する必要があります。

マーケティング

マーケティングのプロジェクトタイムラインは、さまざまな目的で利用できます。一般的なアプローチのひとつは、購買ファネルを移動するする顧客のジャーニーをマッピングするためにプロジェクトタイムラインを使用することです。

タイムラインの初期段階では、認知に焦点を当て、有料広告施策の立ち上げなど、製品への関心を高めることに関連するタスクをリストアップします。タイムラインの終盤では、問い合わせフォームへの入力やメーリングリストへの登録のようなタスクをリストアップします。

マーケティングプロジェクトのタイムラインは、新しい施策の構築とローンチのガイドとして使用することもできます。その目的のプロジェクトタイムラインには、次のようなタスクが含まれます。

• ブログや動画などのコンテンツの制作
• さまざまなコンテンツオプションのテスト
• コンテンツの公開とプロモーション
• 結果の測定
• 施策の修正

複数のタスクが同時に実行される可能性があるため、多くのマーケターにとっては、PERTのような非線形チャートが使いやすいでしょう。PPC施策管理など、ブランド構築のひとつ手段に特化している場合は、ガントスタイルのチャートでも十分でしょう。

建設

建設プロジェクトには、多数のサブタスクがあるため複雑です。たとえば、商業ビルが機能するためには、電気、空調、給排水システムなどのインフラが必要です。通常、施工業者はこれらの作業を同時におこなうため、プロジェクトのスケジュールには多数の重複部分が含まれます。

建設のプロジェクトマネージャーの広範なニーズに対応するために、この業界のために設計されたタイムラインツールは、堅牢で洗練されたものでなければなりません。従って、そのようなツールの多くは、大まかにPERTモデルに従ったものであり、前述の4要素を含んでいます。

対照的に、一戸建て住宅の建設のような小規模なプロジェクトでは、一般的なプロジェクトタイムラインツールで管理することができます。

プロジェクトタイムラインの作成方法

重要なタスクを視覚化し、プロジェクトマネージャーをサポートするために、プロジェクトタイムラインを使い始める準備が整ったら、次のプロジェクトタイムラインを作成するための8つの簡単なステップに進んでください。

1. プロジェクトスコープを定義する： 具体的なタスクの特定やプロジェクトタイムラインの作成を始める前に、まずプロジェクトスコープを定義する必要があります。プロジェクトスコープでは、中心の目的と目標を概説し、プロジェクト開始時に、プロジェクトマネジャーが成果物に期待されることを正確に理解できるようにします。
2. プロジェクトを小さなセクションに分割する： プロジェクトタイムラインの目的のひとつは、プロジェクトチームが巨大なプロジェクトをより細かいレベルで見ることができるようにすることです。つまり、プロジェクトを消化しやすい小さなセクションに分解する必要があります。建設の場合を例にとると、外壁の建設やインフラの設置いったセクションが考えられます。
3. 小さなセクションにもとづいてタスクを作成する： プロジェクトを小さなセクションに分けたら、セクションごとにいくつかのタスクを作り始めます。それでも完了までに1カ月以上かかると予想されるタスクがある場合は、各作業を管理しやすくするために、さらに細分化することを検討してください。たとえば、「インフラの設置」をひとつのタスクとしてリストアップする代わりに、このセクションを、電気、空調、配管システムの設置のように、3つ以上のサブタスクに分割することもできます。
4. タスクの依存関係をリンクする： プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了させるために全力を傾けている間に依存関係を見失うことがあります。タスクの依存関係をリンクさせることで、ほかのタスクを開始する前に、どのタスクを完了させなければならないかを、チームが常に認識できるようにします。建築の例でいえば、構造壁の設置などのタスクを、基礎工事のような依存関係にリンクさせることができます。
5. 各タスクの所要時間を決める： 経験豊富なリーダーであれば、タスクにかかる時間について、かなりの見当がついているはずです。その専門知識を活かして、各タスクの正確な所要時間を見積もり、それを横軸のチャートに記入します。
6. リソースを評価する： 次に、プロジェクトチームの才能と能力を評価する必要があります。すべてのリソースについて把握するのは大変なことですが、このプロセスに時間をかけることで、適切なマイルストーンを設定し、プロジェクトの成功をサポートすることができます。
7. マイルストーンを設定する： マイルストーンは、作業の主要段階の終了と次のフェーズの開始を示すために使用します。重要な一連のタスクや成果物ごとにマイルストーンを設定します。マイルストーンに達したら、少し時間をとってチームとミーティングをおこない、プロジェクトに関するフィードバックを集めましょう。必要であれば、業務効率を高めるために、リソースの配分戦略を再評価します。
8. プロジェクトのタイムラインを追跡する： 作業が始まったら、常にプロジェクトタイムラインを参照し、作業が予定通り進んでいるかを確認します。各チームメンバーの作業量を監視し、リソースの配分と利用可能性を注視し、重要な納期に間に合わなくなる原因となるかもしれないボトルネックにすばやく対応しましょう。

この8つのステップは、製品やソフトウェアの開発、マーケティング、webデザインなど、ほぼあらゆる業界のプロジェクトタイムラインの作成に使用できます。

プロジェクトタイムラインソフトウェア

従来、プロジェクトタイムラインは初歩的なスプレッドシートソフトウェアで作成、管理されていました。比較的直線的で単純なタイムラインであれば、スプレッドシートで管理することはできますが、複雑なプロジェクトをリアルタイムで管理する場合は、スプレッドシートがすぐに複雑になり管理が難しくなりますす。

このような課題を克服するために、先進的なプロジェクトマネージャーは、堅牢なプロジェクトタイムラインソフトウェアに注目しました。このテクノロジーは、利用者が直感的なバーチャル環境でプロジェクトのタイムラインを作成、管理、変更することを可能にします。

プロジェクトタイムラインソフトウェアを利用してプロジェクト管理能力を向上させたいのであれば、さまざまな面を考慮し、プロジェクトのニーズに合っていることを確認することが重要です。

自社ビジネスに適したソフトウェアプラットフォーム候補を探すときは、次のような特徴や機能を備えているか確認しましょう。

• タスクの依存関係をリンクする機能： タスクの依存関係をリンクできるソフトウェアを選択することは、ボトルネックを回避するのに役立ちます。プロジェクトの重要な分岐点に達したときに、前提条件となるタスクを完了させるために後戻りしなければならないことがわかると、前進の勢いが失われ、スケジュールが遅れてしまいかねません。タスクの依存関係をリンクできるソフトウェアを使用すれば、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、必要不可欠な準備タスクをすべて確実に完了することができます。
• リアルタイムの追跡ツール： 最先端のプロジェクトタイムラインソフトウェアは、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握することができます。一目で、どのタスクが完了していて、どの作業が現在進行中で、どのタスクが残っているかがわかります。さらに、リアルタイムの追跡機能により、タスクがいつ遅れたかを特定できるため、チームを定常状態に戻すために必要な調整をおこなうことができます。
• ドラッグ＆ドロップ編集機能： プロジェクトタイムラインは、作業効率を促進するためのものであり、作業効率を下げるものであってはいけません。全体的な生産性と敏捷性を最大化するには、ドラッグ＆ドロップ編集機能を備えたプロジェクトタイムラインソフトウェアが必要です。そのようなソフトウェアでは、タイムラインの作成と修正を簡単におこなうことができ、操作ではなくプロジェクトそのものに注意を向けることができます。
• チームコラボレーションソフトウェア： 最も堅牢なプロジェクトタイムライン作成プラットフォームは、作業を視覚化するだけでなく、コミュニケーションツールやアセット共有ツールによりチームコラボレーションを促進します。チームコラボレーションツールには、コメント機能、メッセージ機能、ファイル共有機能などが備わっています。
• 統合機能： ネイティブツールでチームコラボレーションを支援することは最優先事項ですが、最良のプロジェクトタイムラインソフトウェアは、既存のテクノロジースタックとの統合により、実装の手間を省き、スムーズで容易な展開を実現することができます。チームメンバーが慣れ親しんでいるツールやアプリケーションとコラボレーションソフトウェアがデータを共有できれば、プラットフォーム間を迅速かつ容易に行き来できます。

主要なベンダーのプロジェクトタイムラインソフトウェアの製品ページには、比較しやすいように、主要機能がリストアップされているはずです。しかし、特定のソリューションについてより詳しく調べたいのであれば、そのソリューションに含まれるツールを紹介する概要動画を探してみてください。

主要なベンダーは、製品ツアーを予約したり、カスタマイズされたデモを予約したりする機会も提供しています。結局のところ、プロジェクトの成功はソフトウェアにかかっています。

プロジェクトタイムラインを作成するプロジェクト管理ソフトウェアの評価方法

プロジェクトタイムラインを管理戦略に組み込むことで、自社のプロジェクトの詳細を時系列で可視化することができます。さらに、プロジェクトタイムラインは、重要なタスクやその依存関係を見失うことがないようにすることで、決められた納期を守るためにチームを定常状態に維持するのに役立ちます。

プロジェクトタイムラインは、汎用性が高いため、大規模なプロジェクトの計画や監視を任されている組織のリーダーにとって貴重なツールです。

プロジェクトタイムラインを管理フレームワークに統合する準備として、現在のプロジェクト管理プラットフォームが自社のニーズを満たすチャートを作成できるかどうかを検討してください。作成できない場合、既存のソリューションを、Adobe Workfrontのようなより堅牢なクラウドベースのプラットフォームにアップグレードすることが、組織のためになることは間違いありません。

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