多くの方がご存知のように、すべてを同時に達成することはできません。プロジェクトの場合、予定どおりに、予算内で、かつ高品質で完了することは不可能です。いずれかを犠牲にしなければなりません。厳しい納期を守りたい場合や予算内に収めたい場合は、品質面で妥協が必要となります。高品質を短期間で求める場合は、コストがかさむことになります。理論上は2つしか選べないのです。
このような考え方は、プロジェクト管理における「三重制約」として知られています。
プロジェクトを、プロジェクト範囲内で、予定どおりに、予算内で完了させることは、三本脚の椅子を作ることに似ています。一本の脚が他より短ければ、椅子は倒れてしまいます。プロジェクトマネージャーの本質は、完璧なバランスを見出すことにあります。
この記事の内容：
三重制約とは？
三重制約とは、プロジェクトを定められた範囲内で完了し、割り当てられた予算内に収め、納期どおりに成果物を納品して、これらすべてにおいて、質の高い結果を出すことを目指すことです。これらの要素は、プロジェクト要件を計画し、実行に移すための意思決定を導きます。組織は、三重制約が指針として機能し、トレードオフが生じる可能性があることを理解した上で意思決定を行います。
三重制約の基本要素は以下のとおりです。
範囲：
範囲とは、望ましいプロジェクト成果をあげるためにチームが遂行すべき内容を指します。組織は、設計、財務、労務、タイムライン など、プロジェクト範囲を構成するすべての要素について計画を立て、記録しなければなりません。範囲を正確に計画することは、組織が他の制約をいかに効果的に管理できるかに影響を与えます。
コスト：
プロジェクトマネージャー は、定められた予算の範囲内で業務を進め、指定されたプロジェクト目標を達成するために必要なすべてのリソースの費用を賄わなければなりません。予算やその他の制約から逸脱すると、プロジェクトコストに影響が及びます。
時間：
時間とは、スケジュール、納期、スプリント、または特定の期間内にプロジェクトのフェーズを管理するために用いられるその他の用語を指します。タイムラインには他の三重制約の要素が影響し、それぞれが互いに依存しながら、クライアントの指示どおりに作業を進めることになります。
品質：
従来の三重制約は範囲、コスト、時間の要素で構成されていますが、特定の業界やプロジェクトのニーズに対応するため、あるいは品質が範囲、コスト、時間に依存する点を強調するために、三角形の中心に品質という第四の要素を加えた定義も存在します。組織は、望ましい成果をあげるために、各構成要素を常に監視する必要があります。
プロジェクト管理において三重制約が重要な理由
三重制約が プロジェクト管理 において重要なのは、その構成要素が成果物の品質とプロジェクトの成功に不可欠であるためです。三重制約の重要な要素のいずれかを軽視すると、プロジェクトはすぐに窮地に陥ります。プロジェクト期間を通じて、三重制約のすべての要素を考慮することで、望ましい成果をあげることが可能となります。納期と予算を守り、かつ品質基準を満たすプロジェクトの成功を妨げる主な要因は、計画性の欠如です。これらの条件を満たすための事前計画を立てなければ、この三本脚の椅子が安定する可能性はほとんどないと言えます。
品質を落とさずに納期と予算を守る方法
では、納期を守り、予算内に収め、品質を維持するには、どうすればよいのでしょうか？すべては確固たる計画から始まり、以下のステップが役立ちます。
1. 事前にプロジェクトの計画を立て、バッファーを持たせる
計画の立案は、チームが新しいプロジェクトに着手する数日前に始めるべきではありません。数週間、あるいは数か月前から始めるべきです。こうすることにより、タスクの割り当てや課題・障害の予測に十分な時間を確保できます。
プロジェクトのタイムラインを作成する 際は、万が一計画どおりに進まなかった場合に備え、主要なポイントにスラックタイム（余分な時間）を設けてください。例えば、販促資料の承認期限と印刷業者への納品予定日の間に、1週間の余裕を設けることが有効な場合があります。
現実的で綿密に練られたタイムラインは、納期遵守と予算内での進行を可能にし、なおかつ高品質な成果物を生み出す基盤となります。
2. 確固たるリクエスト管理システムを実装する
会議中、メール、廊下などあらゆる方向から依頼が舞い込む状況では、計画を立てることすら困難であり、ましてや質の高い成果をあげることは不可能です。
確固たるリクエスト管理システムを実装し、例外なく全員にその使用を義務付けてください。これを機能させるポイントは、業務管理プラットフォームや単一のメールアドレスなど、一つのシステムを選択し、チームとしてこのルートを通さない依頼には対応できないことを明示することです。
3. プロジェクト範囲を管理する
プロジェクトにコンポーネントが追加されるたびに、納期と予算の精度が低下します。これは、納期や予算を見直す必要があるか、プロジェクトの品質が低下し、理想の時間と予算内で達成できる成果が減ることを意味します。
品質を犠牲にする状況が選択肢としてすら生じないよう、プロジェクト範囲は早期に定義してください。プロジェクト途中で変更が生じた場合は、品質を維持するために、残りの二本の脚である納期と予算のバランスを取る必要があります。プロジェクト範囲は軽視されがちですが、プロジェクト計画において最も重要な要素の一つであることを忘れないでください。
4. 予算策定をプロジェクト計画の一部として組み込む
戦略的な予算策定は高品質の実現を可能にしますが、後付けではなくプロジェクト計画の一環として行う必要があります。計画段階では、以下の質問をご自身に問いかけてください。
- 割り当てられた予算で現実的に達成できることは何か？
- このプロジェクトを適切に進めるには、どの程度の予算が必要か？
- 必要に応じて予算に余裕を持たせるため、どの要素を削減できるか？
- 予算内に収めることを妨げる可能性のある障害は何か？それらにどう対処するか？
このように計画を立てることで、予算は高品質な成果をあげる取り組みを妨げるものではなく、確実にサポートするものとなります。
5. チームとのコミュニケーションを絶やさない
三本脚の椅子のバランスを保ち、品質を犠牲にしないために最も重要なことの一つは、継続的なコミュニケーションです。プロジェクト全体を通じて、チーム、マネージャー、関係者 と常にコミュニケーションを取ってください。
業務記録システムを通じた継続的なコミュニケーションは、関係者全員の認識を一致させ、納期、予算、品質の維持を管理可能なバランス調整行為とし、プロジェクトが最大限の可能性を発揮することを可能にします。
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範囲、時間、予算、品質の適切なバランスを保つことは、プロジェクト管理の成功に不可欠です。適切な戦略（積極的な計画立案、効果的な範囲管理、確固たるリクエストシステム）があれば、チームは妥協することなく、すばらしい成果をあげることができます。Adobe Workfront は、プロジェクト管理、共同作業の効率化、チーム間の連携強化を可能にする一元化されたプラットフォームとなることで、このプロセスを簡素化します。
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