効果的なプロジェクト管理を採用している企業は、優れたコラボレーションを促し、プロジェクトライフサイクルを最初から最後まで管理し、改善が必要なエリアを特定できます。これにより、測定可能な結果を生み出し、成長をサポートすることができます。
このガイドの内容：
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理（PM）とは、タスクを計画、統率、監視する手法とプロセスのことです。 チームを率いてプロジェクトを遂行し、予算および予定の範囲内に完了するためのプロセスまたはフレームワークを指します。プロジェクトとは、ひとつの目標を達成するための一連のタスク、成果物、取り組みを指します。
プロジェクト管理は、ビジネス以外の分野でも活用できます。納期と予算を厳守しながら目標を達成するために、複数の担当者が複雑な一連のタスクを分担して進める場合、プロジェクト管理を実践していることになります。
このような動的なプロセスは、高層ビルの建設や自然災害後の救援活動の調整から、自宅の裏庭で小屋を立てる際に至るまで、無数の業界や状況に適用できます。
プロジェクトとは？
ビジネスにおけるプロジェクトとは、新しい製品やサービスを生み出す一連の取り組みを指します。予算と納期を厳守するために、複数の従業員でタスクを分担する必要があります。
プロジェクトの例には、イベント、出版物、建設、プロセス開発などがあります。完全にプロジェクト単位で運営されている組織もあれば、日常業務に加えてプロジェクトが発生する組織もあります。
プロジェクト管理は、万能のアプローチではありません。それぞれのプロジェクトは異なり、独自の目標やリソース、タイムラインがあり、プロジェクトマネージャーはこれらの変数に対応するため、状況に応じて常に戦略を変化させる必要があります。
プロジェクト管理の関係者は？
プロジェクトの中心には、プロジェクトマネージャー、チームメンバー、関係者などの様々な役割がな社内外にあります。
- プロジェクトマネージャー はかじ取り役で、リソースやタイムラインを管理しながら、目的に向かってプロジェクトを進めます。
- 一方、チームムメンバー は、タスクを実行し、成果物を完成させる原動力です。
- 関係者（クライアントを含む）は、プロジェクトの成果に対して利害関係がある人物です。
プロジェクトをどのように管理するのか？
この複雑なプロセスを合理化するため、プロジェクトマネージャーは多くの場合、プロジェクト管理ソフトウェアを使用します。このようなツールにはタスクを視覚化した統合チャート、ボード、カレンダーが含まれ、タスクの整理、チームの調整、進捗報告の促進に役立ちます。
このデジタルアプローチのおかげで、プロジェクトマネージャーはより効率的に業務を進め、創造性をはぐくみ、変化を推進することができます。
プロジェクト管理が重要な理由
- 効率性： プロジェクト管理チームの足並みを揃えて集中力を保ちます。プロジェクトをスムーズに進め、チームがプロセスではなく製品に集中できるようにします。PMは、タスクを明確な目標と結び付け、障害が発生している箇所を特定できるようにします。
- 成長と開発： プロジェクトの管理と実行のバランスを取るのは困難な場合があります。プロジェクト管理により、チームはタスクに集中し、新たな課題に取り組めるようになります。これによって従業員の経験を強化できるだけでなく、能力開発も行えます。
- 成果の増加： プロジェクト管理では、プロジェクトのロジスティクスを合理化してリソースを解放し、チームがより多く、より多くの成果を達成できるようにします。明確な目標をサポートするためにすべてのリソースを活用します。
- 質の高い成果物： 期日通りに予算内でプロジェクトを完了することは、顧客を満足させる確実な方法です。チームが最善の成果を達成できれば、クライアントは最高の結果を得ることができます。プロジェクト管理では弱点を特定して是正し、計画段階で示された目標と最終製品が一致させます。
- 明確なコミュニケーション： 効果的なプロジェクト管理では、プロジェクトマネージャーがすべての情報の窓口となり、明確かつ正確なコミュニケーションを実現します。プロジェクトマネージャーは、社内のチームと外部の関係者の間の橋渡しをします。
- 柔軟性： 効果的な計画では、潜在的な問題を予測してそれらに備えます。プロジェクト管理では、プロジェクトをスムーズに進められるよう、予測される変化と予期しない変化の両方を見込みます。
- 管理： プロジェクト管理では、プロジェクトのタイムラインやマイルストーン、予算を定義することで、スコープが広がるのを防ぎ、チームやプロジェクトが計画通りに進むようにします。
- 関係者を満足させる： プロジェクトの進捗状況を追跡することで、関係者と明確なコミュニケーションを図り、プロジェクトを確実に遂行できるようにします。
プロジェクト管理の主要な要素
統合管理
統合管理は、包括的なプロジェクト計画を策定するために、様々な戦略を調整するプロセスです。この計画は、個人やチームがプロジェクトを成功裏に完了するためのロードマップとなります。このプロセスでは、多くの場合プロジェクト計画などのツールが使用されます。
プロジェクトスコープの管理
スコープ管理ではプロジェクトを管理可能なチャンク（マイルストーン、タスク、サブタスクを含む）へと分解します。こうして作成された明確で実行可能なプランに従うことで、チームは規定の時間と予算内でプロジェクトを完成させられます。 作業分解構成図（WBS）やガントチャートなどのツールをスコープの管理に用います。
時間管理
時間管理では、プロジェクトの現実的なタイムラインを設定し、必要に応じて監視や調整を行うための手順を示します。こうすることで、プロジェクトをスケジュール通り進め、締め切りに間に合わせます。
コスト管理
コスト管理 では、プロジェクトの予算を設定および監視します。このプロセスはプロジェクトのスコープ決定およびプランニング段階で開始し、人材や時間、施設、財務など、必要なすべてのリソースを検討します。
品質管理
品質管理は、実行プロセスの間、プロジェクトマネージャーの最も重要な責務の一つです。マネージャーはあらゆる取り組みを監督し、顧客の期待に応えられるようにすると同時に、予算とタイムラインの制約も満たせるようにします。
リソース管理
リソース管理は、プロジェクトに利用可能なすべてのリソースを最適化するプロセスです。綿密に計画を立てていても、開発の際には予期せぬ問題が発生することがあります。プロジェクトマネージャーは必要に応じてリソースを再配置できるよう備えておく必要があります。
コミュニケーション管理
コミュニケーション管理は、プロジェクトを通じてチームメンバーと関係者の足並みを揃えるために重要です。明確なコミュニケーションチャネルを確立し、誤解を解き、会議の際には文書を提供します。
リスク管理
リスク管理では、潜在的な課題を特定、その可能性を評価し、発生に備えて計画を立てます。プロジェクトマネージャーは潜在的な問題を予測することで、プレッシャーを軽減し、リスクが発生した際に十分な情報を提供できるようにします。
調達管理
調達管理ではプロジェクトに必要な物品やサービスの計画、手配、および管理を行います。これには、契約の交渉とサプライヤの管理が含まれます。
基本的に、プロジェクト管理のこれらのコアコンポーネントは、イノベーションを促し、創造性をはぐくみ、変化に力を与えるのに不可欠です。
プロジェクト管理の5つの段階
1. 立ち上げ
第一段階はプロジェクトの出発点です。関係者が何を望んでいるのかを把握し、成果のビジョンを明確にします。プロジェクトの正当性を主張し、関係者から同意を得て費用を調達するために、プロジェクト憲章を作成することもあります。また、プロジェクトの予算、スコープ、スケジュールも把握します。
この段階では、プロジェクトマネージャーはプロジェクトのビジョンを定義、明確な目標を定め、関係者の承認を得ます。この段階では、プロジェクト検証と関係者登録簿の2つを作成する必要があります。
- プロジェクト憲章にはプロジェクトの目的、目標、関係者、考えられるリスク、必要なリソースと依存関係が記載されます。
- 一方、関係者登録簿では、プロジェクトの影響を受けるすべての個人やグループ、利害関係者はすべての個人やグループ、影響レベル、各関係者のコミュニケーション戦略を特定します。
2.計画
計画段階では、プロジェクトマネージャーは業務を実行可能なタスクに分解し、包括的なプロジェクトのロードマップを作成します。このロードマップは、プロジェクトの目的を達成するために必要な手順を詳しく示す、ガイドとしての役割を果たします。基本的に、全員が何をすべきかを把握できるように、プロジェクトの「実施方法」を説明します。
計画段階では、プロジェクトマネージャーは社内チームとコラボレーションし、チームの能力を把握して、詳細を整理し、目標達成に向けてチームを統率します。プロジェクト全体の基礎が決まるため、重要な段階です。プロジェクトマネージャーは予算とインフラストラクチャを検討しながら、リスクを予測し、その対処方法を計画します。
3.実行
実行段階では、プロジェクト計画を実行に移します。プロジェクトが形になってくる興味深い段階ですが、プロジェクトマネージャーから慎重にガイダンスを継続的な評価を受ける必要があります。
この段階でプロジェクトマネージャーは以下に焦点を当てます。
- リソースの配分
- 予算の管理
- チーム開発
- 関係者のエンゲージメント
- 品質管理
- 継続的なコミュニケーション
4.モニタリングと管理
モニタリングと管理の段階では、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの進捗状況を監視し、問題を修正したり防いだりするための対策を講じます。チームは、この段階で業務を完了させるための必要なリソースとビジョンを備えておく必要があります。スコープの変更が発生し、プロジェクト全体の調整が必要になる場合があります。
この段階では、チームがタスクを進める間、プロジェクトマネージャーは慎重に日程や経費、パフォーマンス、品質を監視します。プロジェクト管理ソフトウェアは、予定されている期日や予算の超過を強調できるので、特にこの段階で有用です。
5.締めくくり
締めくくり段階は、プロジェクトライフサイクルの最後の段階です。最後のタスクを「完了」とマークするだけではありません。この段階には次の内容が含まれます。
- 関係者や経営陣に成果物を正式に提供する
- サンセット／ポストモーテムミーティングを実施し、プロジェクトの成果と課題について、チームで話し合う
- 将来参照できるようプロジェクト関連のファイルをアーカイブする
- チームの成功を祝い、チームを解散する
プロジェクト管理の種類
ウォーターフォール手法
ウォーターフォール手法では、カスケードウォーターフォールのように、プロジェクトの各段階を完了してから次の手順に進む必要があります。この手法ではエラーを早期に検出、スコープを制御し、スコープの拡大による遅延を防ぐのに役立ちます。
アジャイル手法
アジャイル手法ではプロジェクトを小さなタスクに分割し、プロジェクトのライフサイクルを通じて短いイテレーションで完成させます。この手法のサブカテゴリであるスクラムやカンバンは、リソースを効果的に活用して課題や変化するクライアントの要件に対応することができます。
リーン手法
日本のリーン製造方式から取り入れられたリーン手法では、効率性に焦点を当てます。継続的な改善のサイクルを運用することで、生産性を最適化し、ムダな時間と作業をなくします。リーンの原則はアジャイル手法と組み合わせて、プロジェクト管理を強化するのによく使用されます。
カンバン手法
カンバン手法では、作業は「カンバン」として視覚的なボードにカードで示され、列は異なるワークフロー段階を表しています。ボトルネック減らしてフローを強化するために、プロジェクト管理プロセスの可視化と、進行中の作業（WIP）の制限に重点を置いています。
カンバン手法は、透明性、コラボレーション、柔軟性を促進し、適応性の高いプロジェクト管理アプローチを求めているチームに最適です。
スクラム手法
スクラム手法とは、反復的かつ段階的な開発を重視するアジャイルなプロジェクト管理手法です。ここでは、複数の部門をまたいだ自律型チームを構築し、「スプリント」と呼ばれる短いイテレーションに取り組みます。製品オーナーは関係者を表し、製品のバックログを管理しますが、スクラムマスターはチームがスクラム原則を守っていることを確認します。
スクラムでは適応性、透明性、コラボレーションを促進し、定期的なレビューでは製品とチームのプロセスを継続的に改善します。
シックスシグマ手法
製造業界から取り入れられたシックスシグマプロジェクト管理では、継続的な改善に焦点を当てます。リーン手法と混同されることも多いのですが、シックスシグマ手法は統計的なモデル化を使用してエラーを減らすのに対し、リーン手法ではムダの排除に焦点を当てます。多くの企業では、リーンシックスシグマという2つを組み合わせたプロセスを採用しています。
クリティカルパス手法
クリティカルパス手法とは、プロジェクトのスケジュールを適切に管理するための戦略です。各タスクを特定し、それぞれに必要な時間を決定し、依存関係を明らかにします。依存したタスクの最も長いつながりが「クリティカルパス」となり、これによってプロジェクトのタイムラインが決まります。
この方法は潜在的な弱点の特定、リソースの効率的な使用スケジュールの策定、現実的なタイムラインの生成に役立ちます。
優れたプロジェクト管理チームを編成するためのヒント
強固なプロジェクト管理チームは、プロジェクトが成功するための基礎です。プロジェクトを進め、方向性を示し、監視し、専門的な知識を提供するのはチームです。
優れたコミュニケーションスキルを持つプロジェクトチームを構築するには、いくつかの重要な観点を考慮する必要があります。
- 定期ミーティングや計画的なミーティングのスケジュール設定
- 会議で求められる形式性のレベルの決定
- 会議の実施形式の決定（対面、オンライン、または両方の組み合わせなど）
- ドキュメント共有またはコラボレーションのためのシステムの構築
- ドキュメントの保存場所とバージョンの管理方法の決定
- 意思決定と承認のためのワークフローの定義
しっかりしたコミュニケーションフレームワークを確立したら、チームの編成に進むことができます。次に重要な手順を示します。
- 様々な部門から人材を探す チームには様々な観点、スキル、知識の人材を集め、包括的な問題解決と意思決定ができるようにします。
- 慎重にプロジェクトマネージャーを選出し、職務を明確に定義します。 プロジェクトマネージャーが成功の鍵となります。また、プロジェクトライフサイクルを通じて、効果的なリーダーシップ、コミュニケーション、調整、および説明責任を確保します。
- 「全員で力を合わせる」文化を育成する これにより、チームメンバー全員がプロジェクトを成功に導くため、積極的に貢献するような、コラボレーションと参加型の環境が形成されます。それにより効率性と生産性が大幅に向上するのに加え、全員が当事者意識を共有します。
プロジェクト管理に取り組む
プロジェクト管理は、あらゆる組織の効率性と生産性を大幅に強化できる、動的な統制方法です。綿密にプロジェクト計画を立てて厳密に管理することで、チームはより効率的に機能し、クライアントは卓越した製品を手にできるようになります。
会社のプロジェクト管理を強化するための最初の手順は、有能なプロジェクトマネージャーを見つけたり、採用することです。リーダーシップの役割を自然に発揮したり、適切なスキルを身につけているチームメンバーを選出することもできます。
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