ADP、従業員に適切なツールを提供

Josh Blackwood氏にとって、生産的であるということは単に業務をこなすことではありません。業務を適切に遂行することを意味します。両者の違いはほとんどないように思えるかもしれませんが、企業の売上に大きな影響を与える可能性があります。

同氏は、ADPのHRO（人事アウトソーシング）担当プリンシパルテクノロジーソリューションコンサルタントです。HROは、同社の主要な4部門のひとつであり、Adobe Workfrontを活用しています。

同氏は「問題解決のエキスパート」として、業務の遂行にあたり、適切なツールを使用することを重視しています。

同氏はIT業界でキャリアをスタートさせ、IT部門の管理職を務めていました。その過程でプロジェクト管理に関心を持ち、PMP資格を取得しました。このようなキャリアチェンジは、一部の人にとっては気が進まないことかもしれません。しかし、同氏にとっては魅力的な機会となりました。

ワンストップショップを実現するためのワンストップツール

Blackwood氏がADPのプロジェクトマネージャーとして入社したとき、同氏は注目度の高い重要なプロジェクトの監督を任されました。プロジェクトは大きな成功を収め、それが現在の役職に就任するきっかけとなりました。同氏は現在、HROにおける大規模で複雑な取り組みを進めるための方法を模索しています。

HROは、同社のあらゆる人事アウトソーシング製品に対応しています。社内で最大規模を誇るTotalSourceは、包括的な人事アウトソーシング管理ツールです。福利厚生から給与計算、入社手続きに至るまで、あらゆる人事業務に対応します。

同氏はこれらの製品を包括的に管理しているため、それぞれのビジネスニーズをバランスよく調整することが求められています。同氏は、ADPのポートフォリオをワンストップショップとして位置づけており、顧客が管理業務に煩わされることなく、専門分野に専念できるようにサポートしています。

そうしたミッションを実現するためのプロジェクトは複雑で、難易度も高くなります。

同氏のチームは、ワンストップショップの製品ラインを管理するために、適切なワンストップツールが必要であることに気がつきました。そこで、Adobe Workfrontを導入しました。

信頼できる唯一の情報源を確保

Adobe Workfrontを導入する前は、ADPでは一貫性のある基準、方法、追跡手段が確立されておらず、場当たり的に業務を進めていました。また、業務の透明性と可視性が欠如しており、社内全体の状況を把握することができませんでした。

Blackwood氏は、Adobe Workfrontを信頼できる唯一の情報源として捉えています。それは、ビジネスにとって重要なすべての情報が集約される共通の場所であり、全員が同じ情報源をもとに作業し、同じ言語を話すことで、効率、集中力、優先順位付けが向上します。

同氏は現在、プロジェクトの受け入れから優先順位付け、完了、報告に至るまで、HROのあらゆるプロジェクトや施策をAdobe Workfrontを使用して管理しています。その成果は目覚ましいものでした。

同氏がADPに入社したとき、同氏のチームは、ある取り組みのためにプラットフォームを変更するという大規模なプロジェクトに取り組んでいました。そのため、最大130人が参加する3時間の会議が頻繁におこなわれていました。Adobe Workfrontを導入したことで、チームメンバーを厳選し、約50人まで絞り込むことができました。

Adobe Workfrontでは、関係者はプロジェクトの状況をリアルタイムで確認できるため、進捗の報告に多くの時間を費やす必要がなくなりました。また、ツール内で情報が常に最新の状態に保たれるため、従業員は必要な会議だけに参加するようになりました。

その結果、会議に参加する時間が減り、本当に重要な業務に費やす時間が増えました

「最大の利点の一つは、会議の焦点を変えられることです。単にプロジェクトの進捗状況を共有するだけでなく、部門横断的な実際の課題に目を向けることができるようになりました。これにより、解決策の特定により多くの時間を費やせるようになりました」と、同氏は述べています。

KPIレポートおよびプロジェクトの優先順位付けを強化

Adobe Workfrontを導入する前は、KPIレポートについて漠然としたアイデアはあったものの、実践的なプロセスを確立していなかったと、Blackwood氏は振り返ります。ADPは、Adobe Workfrontを使用してKPIレポートプロセスを標準化し、社内の誰もが成功の意味を理解できるようになりました。

HROは、Adobe Workfrontに組み込まれているカスタムフォームを使用して、情報を取得しています。ドロップダウンメニューを使用して、売上増加などの測定可能なKPIを容易に選択できます。また、KPI施策の変更を詳細に把握できるため、マネージャーは目標を公平に評価できます。

こうした可視性は、コスト削減にも役立っています。

例えば、HROは、顧客の従業員に紙のキットを送付しています。以前は複数回に分けて送付していましたが、Adobe Workfrontを導入したことで、キットの送付に優先順位を付けることができるようになりました。これにより、適切な量のキットを送付できるようになり、紙代や郵送費などのコスト削減につながりました。

Adobe Workfrontがもたらしたメリットは、KPIレポートプロセスの標準化や透明性の向上だけではありません。Adobe Workfrontを通じて、状況をより明確に把握できるようになったことで、KPIを達成しやすくなりました。

HROは、プロジェクトの成果を、より大きなビジネス目標に関連付けることで、プロジェクトの優先順位付けが容易になりました。

「プロジェクトを開始する前に、成功の意味を定義する必要があります。そうでなければ、プロジェクトは永遠に終わらないでしょう」と、同氏は述べています。

完了したあらゆるプロジェクトがHROの成功の波紋であるとすれば、Adobe Workfrontは、同氏がその波紋が会社全体へと広がっていくのを把握するのに役立ちます。

同社は、Adobe Workfrontを使用してプロジェクトの設定や成功の定義をおこない、戦略的な取り組み全体との関連性を分析しています。

これにより、透明性が向上し、優れた作業が十分に評価され、改善が必要な領域も以前より明確になります。

戦略重視のアプローチでチームワークを強化

Blackwood氏によると、従業員は、共通の方法でさまざまな業務をおこなえることを、高く評価しています。プロジェクトの受け入れやリクエストも容易になりました。さらに、Adobe Workfrontを使用して、さまざまな部門の独自のプロセスが標準化され、社内にポジティブな変化が起こりました。

スマートUIも大いに役立っています。

「優れたUIデザインにより、社内での普及を促進し、使用率や可視性を向上できました。Adobe Workfrontを使用するのに、コンピューターサイエンスの知識や高度なスキルは必要ありません。誰もが基本的なプロジェクトプランニングをおこなうことができます」と、Blackwood氏は述べています。

優れた戦略を策定しても、ツールの機能に制限があるため、戦略を実行できないことがよくあります。同氏のチームも例外ではありませんでした。Adobe Workfrontは、そうした状況を一変させました。

ビジネスの焦点が変化する際に、Adobe Workfrontの高い柔軟性が明らかになります。チームはツール内で以前のパラダイムを簡単に更新し、変化するニーズに適応させることができます。

まとめ

ADPにおけるBlackwood氏の役割は、単一の大規模な運用プロジェクトの管理者から、HRO全体を統括する、戦略的思考力のあるアーキテクトへと進化しています。Adobe Workfrontを導入したことで、同氏は自身とチームの両方を、ビジネスの戦略的目標に明確に結びつけ、適切な業務に集中させることができたからです。

同氏は「問題解決のエキスパート」として、データにもとづく意思決定をより迅速におこなえるようになり、売上の増加に貢献しています。

ビジネスの成功は、ツール自体ではなく、ツールを使用して業務を適切に遂行できるかどうかにかかっています。最適なツールを優秀な人材に提供してはじめて、優れた成果を生み出すことができます。それはまさに、同氏が実践しているアプローチです。同氏は業務を合理化し、売上を向上させるために、Adobe Workfrontという最適なツールを導入したのです。