7千万人のユーザーに接続環境を提供。

Mitel社は
「アドビの統合ソリューション」
を使用して、文書の作成、パブリッシングおよび管理ワークフローを合理化しています。

会社ロゴ

創業

1973年

従業員:4,000名
オタワ(カナダ)
www.mitel.com

1万

一元化されたリポジトリで1万件のドキュメントを整理し、アクセシビリティが向上

目的

オーサリングワークフローを統合し簡素化することにより、高くつくソフトウェア所有コストを削減する

既存のドキュメントを共有DITA形式に変換する

一貫したユーザーエクスペリエンスを顧客とパートナーに提供する

成果

一元化されたリポジトリで1万冊のガイドとドキュメントを整理し、コンテンツの再利用率とアクセシビリティが向上

DITAからPDFファイルやHTML5ファイルをパブリッシュするためのカスタムテンプレートを1週間以内に作成

10以上のコンテンツポータルを1つに統合し、統一されたカスタマーエクスペリエンスを実現

パブリッシュまでの期間を短縮 - DITA-OTエンジンにより、2,000ページのドキュメントをわずか20分でパブリッシュ

世界中の企業が労働力を遠隔地へシフトするのに伴い、ビジネスコミュニケーションの信頼性の重要さは、多くの組織にとって無視できない問題となっています。100か国に7,000万人を超えるユーザーを擁するMitel社は、ビジネスコミュニケーションおよびコラボレーションソリューションを提供するリーディング企業として認められています。

Mitel社は、各ソリューションを可能な限り直観的で使いやすいものにするよう努めています。同社のテクニカルライターはこれまで、顧客やパートナーが職場でMitelソリューションをセットアップして使用する方法を覚えるに役立つ、約1万種類のユーザーガイド、技術文書、その他の有用な情報を作成してきました。一般的なドキュメントは200ページほどですが、中には2,000ページに上るドキュメントもあり、その多くは十数言語に翻訳されています。

多くの企業と同様に、Mitel社の成長戦略にも他社の買収が含まれています。そのため、Mitel社のテクニカルライティングチームは、様々な企業で使用されているドキュメントやツール、ポータルを継承しました。Mitel社は、ドキュメントへの変更を最小限に抑え、既存のポータルを維持して、既存のパートナーと顧客に対して変わらないエクスペリエンスを提供することを決定しました。

「最初は、ドキュメントのソースが異なることを心配する人は誰もいませんでした」と、Mitel社のテクニカルパブリケーション部門でシニアマネージャーを務めるRamabhadran P氏は言います。「当社のテクニカルライティングチームはブランディングを更新しますが、その他は何も変わりません。しかし、時間の経過とともに、ドキュメント環境ははるかに複雑になり、スケールアップとメンテナンスがほぼ不可能になりました。

テクニカルライターは、構造化されたAdobe FrameMakerファイル、FrameMakerスクリプト、自家製スクリプト、MadCap Flare™、Webworks Publisherなど、各種オーサリングツールとスクリプトに関する専門的なトレーニングを必要としていました。これにより、新しいライターの学習曲線が向上しました。ツール間の違いにより、ドキュメントの外観にスタイルの不統一が生じるとともに、システム間でのコンテンツの共有と再利用が簡単にできないため、テキストにも不統一が生じることがありました。

一部のオーサリングツールは、異なる複数のファイル管理および共有システムを使用していたため、多くのテクニカルライターは、デスクトップにドキュメントのコピーを保存し、それを使って作業していました。そのため、テクニカルライター間のコラボレーションが妨げられただけでなく、コンテンツを適切に整理して新しいテクニカルライターに引き渡すのにも数週間の遅れが発生しました。

Mitel社に加わったRamabhadran氏の最初の仕事として、文書化プロセスの刷新がありました。

「文書化プロセスがばらばらになっているという問題がMitelにはありました」と、Ramabhadran氏は言います。「会社は、シンプルで一元化された、将来の変化にも対応できるドキュメント作成および管理システムを望んでいました。現在から将来にわたってドキュメントのオーサリングを処理する最良の手段は構造化DITAコンテンツだと、当社は判断しました」

しかし、DITAに決めても事の半分が解決したにすぎませんでした。Mitel社では、統合システムの構築に向けて、大量のレガシーコンテンツをDITAに変換する必要もありました。Mitel社のテクニカルライティングチームは、すべてのニーズを満たすことができる堅牢なコンポーネントコンテンツ管理システム(CCMS)を探し始めました。

「単一のポータルでコンテンツの作成、再利用、レンダリングができる堅牢な機能を備えているので、XML Documentation for Adobe Experience Managerを選択しました」と、Ramabhadran氏は言います。「また、Adobe FrameMakerAdobe FrameMaker Publishing Serverと統合できるというのも、選んだ理由の1つです。使い慣れたFrameMakerインターフェイスでワークフローを合理化するのに役立つからです」
 



「プロセスは非常に馴染みがあるため、テンプレートを作成してDITAコンテンツをPDFとHTML5にレンダリングし始めるまでに1週間もかかりませんでした」

 

Ramabhadran P氏
Mitel社、テクニカルパブリケーション部門、シニアマネージャー




FrameMakerによる高速パブリケーション

Mitel社がXML Documentation for Adobe Experience Managerを選択した主な理由の1つとして、コンテンツの移行とレンダリングの強力なサポートがあります。コンテンツリポジトリではDITAコンテンツと非DITAコンテンツの両方を処理できる一方で、Mitel社はコンテンツを作成し、それをDITAに変換します。Mitel社では、すぐに使用できる移行ワークフローを用いて、Microsoft Wordおよび非構造化Adobe FrameMakerのコンテンツを素早くDITA形式に変換できます。コンテンツの約70%がWordまたはFrameMakerのいずれかで作成されているMitel社にとって、これは大きな勝利でした。

XML Documentation for Adobe Experience Managerは、2つの異なるレンダリングエンジンが使用されているため、ソリューションの柔軟性も高くなります。当初Mitel社は、レンダリングエンジンにはDITA-OTを想定していました。堅牢なログにより、テクニカルライターがコンテンツを簡単にデバッグできるからです。ただし、Mitel社もその実装パートナーもDITA-OTメソッドに慣れていなかったため、実装はゆっくりと進行しました。このとき、Mitel社はAdobe FrameMaker Publishing Serverをレンダリングエンジンとして利用できることを発見しました。

「当初は変換作業の支援用にFrameMaker Publishing Serverを実装したのですが、レンダリングにも最適なソリューションであることが証明されました」と、Ramabhadran氏は言います。「PDFおよびHTML出力用のテンプレートをカスタマイズしても、通常のFrameMakerテンプレートを作成する場合と効果は同じです。「プロセスは非常に馴染みがあるため、テンプレートを作成してDITAコンテンツを最終的な形式にレンダリングし始めるまでに1週間もかかりませんでした。その後、このプロセスはさらに合理化されました」

テクニカルライターはFrameMaker Publishing Serverを使用して、数回のクリックだけでコンテンツをHTML5、PDF、WebHelp、またはHTMLHelpバージョンのDITAコンテンツとしてパブリッシュできます。出力されたコンテンツは自動的にAdobe Experience Managerにコピーされ、パブリッシュする準備ができるまで保存されます。

Mitel社は、20分以内に2,000ページのガイドをレンダリングするという速度を考慮し、レンディションをDITA-OTに切り替えることを計画する一方で、XML Documentation for Adobe Experience Managerが備える柔軟性も高く評価しています。

オーサリングの標準化がもたらす速度と一貫性

XML Documentation for Adobe Experience Managerを使用すると、Mitel社のテクニカルライターは、DITAファイル、DITAマップ、イラストなど、あらゆる技術文書の一元化されたリポジトリを利用することになります。これにより、スタイル、作業およびカスタマーエクスペリエンスの面ではるかに一貫性が高まります。すべての技術コンテンツが単一のポータルで利用できるようになり、顧客やパートナーが必要な情報を見つけるために十数個のポータルを切り替える手間がなくなりました。

多くのテクニカルライターが、このソリューションを使いやすさの点で賞賛しました。特に、組み込みのWebエディターは多くのファンを獲得しました。テクニカルライターに好評だったのは、コンテンツをより簡単に最新状態に維持できるようにする、オンザフライ編集が可能なことでした。Webエディターはシンプルで使いやすいため、新しいテクニカルライターでもさほどトレーニングを必要とせず、すぐにコンテンツの作成を開始できます。

DITAに切り替えると、コンテンツと表示形式が分離するため、オーサリングエクスペリエンスが簡素化されます。つまり、テクニカルライターは、フォーマットや外観の調整に時間を費やすのではなく、高品質のコンテンツを作成することに集中できます。

DITAはツールに依存しませんが、Mitel社では最適なDITAオーサリングツールとしてAdobe FrameMakerを使用しています。同社は既にFrameMakerに精通しており、FrameMaker形式のドキュメントをいくつか保有しています。さらに、FrameMakerはXML Documentation for Adobe Experience Managerと統合され、オーサリングワークフローがさらに合理化されます。

XML Documentation for Adobe Experience Managerの標準化は、オーサリングだけでなくレビューや翻訳にも役立つ、一元化されたプラットフォームを提供します。以前のテクニカルライターは、コンテンツをPDFにエクスポートし、レビューに関与する各部門にコピーを送信する必要がありました。新しいプラットフォームでは、レビュー担当者がWebベースのインターフェイスから入力を送信して進行状況を追跡できるようにすることで、よりコラボレーティブなレビューが可能になります。

「コンテンツ管理とオーサリングを単一プラットフォームに一元化することで、運用が簡素化され、テクニカルライター同士のコラボレーションが促されます」と、Ramabhadran氏は言います。「当社のテクニカルライターは、コンテンツの管理に費やす時間を減らし、顧客への明確な情報伝達により多くの時間をかけています」
 



「当社のテクニカルライターは、コンテンツの管理に費やす時間を減らし、顧客への明確な情報伝達により多くの時間をかけています」

 

Ramabhadran P氏
Mitel社、テクニカルパブリケーション部門、シニアマネージャー


 


アドビとのエンドツーエンドソリューション

Mitel社は、新たなCCMSを探すにあたってアドビからの強力なサポートに謝意を表しました。Mitel社は概念実証の間、FrameMaker Publishing Serverを介した変換ワークフローを含め、XML Documentation for Adobe Experience Managerのすべての機能について広範なテストを行いました。

「アドビのソリューションが当社のニーズに応えられると確信できるまで、変換プロセスを通じて最大規模のガイドのいくつかをテスト実行しました」と、Ramabhadran氏は言います。「顧客と当社およびそのサービスをつなぐための一貫して質の高いコンテンツを作成、管理およびパブリッシュするのに必要なものを、アドビはすべて提供してくれます」

関連するコンテンツ

アドビがお客様のビジネスにどのように役立つのかをご案内します。

アドビがお客様のビジネスにどのように役立つのかをご案内します。