Los avances revolucionarios de la medicina están transformando nuestro mundo a una velocidad impactante, y seguir el ritmo del aluvión de nuevos tratamientos, tecnologías e investigaciones es un reto considerable para los pacientes, las familias, los profesionales de la salud y los investigadores.

Más de 127 millones de personas al mes acuden a WebMD y Medscape en busca de información médica creíble, material de referencia detallado y herramientas relacionadas con la salud y el bienestar. WebMD proporciona noticias, información, relatos personales y herramientas fáciles de entender que permiten a las personas saber más sobre su salud y sobre cómo manejarla. Medscape, con sus noticias, artículos, formación médica continua y herramientas de referencia de medicamentos, es la fuente de información médica más importante para todos los profesionales de la salud: médicos, enfermeros, farmacéuticos y estudiantes.

En ambas plataformas, los videos son una herramienta importante para compartir información con el público. WebMD y Medscape Studios producen más de 3,000 videos por año, con un promedio de casi 60 videos por semana y más de 8 videos por día. Los videos abarcan desde documentales personales, entrevistas con expertos y mesas redondas hasta videos explicativos animados, eventos en vivo, webinars y videos instructivos.

Zachary Bennett, Vicepresidente de WedMD y Medscape Studios, siempre se sintió cautivado por la naturaleza atrapante de los videos. “Siempre me interesó saber cómo usar los medios para compartir mensajes”, dice Bennett. “Las herramientas cambian constantemente y han evolucionado desde las cámaras Super 8 que se usaban en mi niñez hasta las funciones de edición de los smartphones que se usan en la actualidad. Pero, más allá de estos avances, el objetivo central sigue siendo el mismo: contar historias con las que se identifiquen las personas. Y la mejor parte es que ahora puedo trabajar con un equipo talentoso para impartir mis conocimientos de salud”.

Según Bennett, los desafíos más grandes son el volumen de videos que se producen para WebMD y Medscape y la velocidad con la que se producen. Las 60 personas que forman el equipo de producción necesitan operar con estándares altos en múltiples divisiones y con cientos de tipos de contenido. No solo tienen que poder seguir el ritmo de cada proyecto, sino que también se esfuerzan constantemente por mejorar e innovar. Además, WebMD y Medscape tienen la responsabilidad de brindar al público la información más precisa y actualizada posible a través de sus videos, y esto en ocasiones requiere que haya varios ciclos de revisión con expertos médicos.

Al trabajar con Adobe Creative Cloud, Frame.io y Adobe Workfront, WebMD pudo crear un flujo de trabajo para sus videos que es eficiente, ágil y totalmente compatible con la flexibilidad del trabajo remoto. Este flujo de trabajo remoto permitió que el equipo de producción aumentara la cantidad de videos que producen en un 40% en un período de tres años.

“Siempre estamos buscando formas de eliminar los obstáculos para poder enfocarnos en crear contenido”, dice Bennett. “Al combinar el flujo de trabajo de videos de Adobe con Frame.io y Workfront, las posibilidades son infinitas. Sé que a muchas personas les parece tediosa la gestión de proyectos, pero con Adobe es emocionante”.

Gestión de flujos de trabajo eficientes

WebMD creó su flujo de trabajo de videos aprovechando las aplicaciones de Adobe, en especial Adobe Premiere Pro y After Effects. Las funciones como la vinculación dinámica permiten acelerar el proceso de edición ya que los editores pueden modificar gráficos con eficiencia y sin tener que renderizarlos o exportarlos constantemente. Para el equipo de producción, una de las cosas que más tiempo consumía en la creación de videos era la gestión del flujo de trabajo.

“Aunque solo hay unas 60 personas en el equipo, tenemos cientos de personas internas y externas que participan en la creación de contenido, ya sea en la planificación de las revisiones o en la publicación y la promoción”, dice Bennett. “A veces usamos ciclos de revisión diferentes según el tipo de contenido, y es complejo hacer el seguimiento de todo. Workfront ha transformado la forma en que administramos los videos. En lugar de enviar emails con programaciones, notas y recordatorios, podemos seguir todo desde la aplicación y tenemos una visibilidad total de lo que está ocurriendo en todo momento”.

El equipo de grabación puede crear y administrar las cronologías de cualquier tipo de producción de video en un solo sitio y estandarizar el formato para facilitar la programación de los videos. Lo que es más importante, Workfront permite que Bennett vea las cargas de trabajo del equipo gracias a la sencilla función de creación de informes. En estos informes, Bennett puede ver con exactitud cuánto tiempo lleva producir distintos tipos de proyectos y así distribuir las asignaciones entre quienes tienen más tiempo e incluso identificar los obstáculos que entorpecen el trabajo del equipo.

“Workfront nos ayuda a encontrar formas de mejorar los flujos de trabajo y agilizar los tiempos de entrega”, dice Bennett. “Uno de los primeros proyectos que optimizamos fueron nuestros videos de Twitter. Al principio, tardábamos 30 días en pasar de la idea a la publicación: contratar el talento, escribir el guion, filmar el video o crear los gráficos, hacer las correcciones finales y llevar a cabo las revisiones con médicos. Rápidamente encontramos formas de recortar ese proceso a 20 días para los videos filmados y tan solo 7 días para los videos más simples basados en gráficos”.

Ediciones y revisiones remotas y ágiles

WebMD y Medscape siempre necesitaron capacidades remotas de producción y edición. Los productores de videos a menudo viajan alrededor del mundo para grabar contenido; podrían tener que crear el perfil de un paciente en Los Ángeles o entrevistar expertos en una conferencia de medicina en Países Bajos. WebMD y Medscape han usado muchos métodos para no interrumpir la posproducción (desde enviar los discos duros por correo postal hasta cargar sus archivos a diversas plataformas para compartir archivos) y para hacer llegar el material a los editores en la oficina central de Nueva York.

Cuando llegó la pandemia y comenzó la cuarentena, los editores no podían trasladarse hasta la oficina central, pero tampoco podían dejar de trabajar. Era necesario descentralizar, y rápido. Pero el servidor basado en Nueva York no tenía la velocidad suficiente para permitir que todos los editores editaran los archivos y los cargaran con una VPN. De inmediato, Bennett y su equipo comenzaron a evaluar sistemas de prueba remotos y llegaron a LucidLink.

“Usar Premiere Pro con LucidLink Filespaces es tan sencillo como usar un servidor local”, afirma Bennett. “Nuestros editores pueden seguir exactamente el mismo flujo de trabajo desde cualquier sitio como si estuviesen en nuestro estudio. No solo nos ayudó a pasar a un modelo de trabajo completamente remoto durante la pandemia, sino que también nos permitió expandir nuestra reserva de talentos y contratar a personas de todas partes del mundo”.

Con Frame.io, WebMD pudo llevar esa agilidad y flexibilidad a las revisiones de contenido también. Antes, los editores cargaban su trabajo a un servicio para compartir archivos (como Microsoft SharePoint, Google Drive o Dropbox) y los revisores intercambiaban sus comentarios por correo electrónico.

Ahora, un editor carga el proyecto, y todos los colaboradores reciben una notificación que les avisa que la edición más reciente está lista para revisar. Todos los revisores pueden añadir sus comentarios en el mismo lugar y leer, responder o calificar otros comentarios; el editor puede acceder a todas las revisiones desde un único sitio en vez de tener que saltar de un hilo de correo electrónico a otro. Y Workfront hace un seguimiento automático de todo el proceso para que los gestores de proyectos sepan que la revisión ha comenzado o finalizado.

“Con Frame.io, nuestro flujo de trabajo de revisión nos lleva la mitad del tiempo que antes”, dice Bennett. “Todas las notas están reunidas en un mismo lugar, así que el editor no pierde tiempo tratando de consolidarlas o de aclarar los comentarios. Además, es increíblemente fácil de usar. La mayoría de nuestros revisores son profesionales de la salud, y no videógrafos, pero les resulta muy sencillo aprender a usar esta herramienta. Incluso pueden revisar los videos desde un dispositivo móvil, lo cual es una gran ventaja para cualquier profesional atareado”.

Información médica precisa para diversos tipos de público

Usando Frame.io y Workfront para la revisión y gestión de los flujos de trabajo, Bennett está en proceso de expandir las revisiones de los videos de WebMD a los videos educativos y profesionales de Medscapeademás de replicar el flujo de trabajo que usa para los videos de WebMD en la creación de contenido de Medscape.

“Me entusiasma ver cómo podemos usar la integración entre estas soluciones para seguir mejorando y descubrir nuevas posibilidades”, dice Bennett. “Las revisiones son una parte fundamental de nuestro trabajo en WebMD y Medscape. Ahora que usamos las aplicaciones de Adobe para mejorar nuestros flujos de trabajo y revisiones internas, podemos concentrarnos en crear videos médicos relevantes, precisos y cautivantes”.