Bei der Suche nach hochwertiger Gesundheitsversorgung werden Patientinnen und Patienten im bildlichen Wartezimmer vergessen.

Healthgrades bietet zuverlässige Informationen zu medizinischem Personal und Krankenhäusern, damit Verbraucherinnen und Verbraucher sowie Anbieter sinnvollere Verbindungen eingehen können. Zudem unterstützt das Unternehmen über 1.500 Krankenhäuser und 400 Gesundheitssysteme dabei, neue Beziehungen zu knüpfen, den Patientenzugriff zu verbessern sowie die Markenbekanntheit und die Kundenloyalität zu erhöhen.

„Angesichts von fünf Standorten in den USA benötigten wir eine bessere Methode zur Verwaltung unserer internen Prozesse“, so Chris Besting, VP of Campaign Delivery.

Von papierbasierten Prozessen zu digitalem Proofing.

Bei Healthgrades nutzte man zur Verwaltung von Aufgaben ein internes Projekt-Management-Tool. Der Bedarf an einem leistungsfähigeren Work-Management-System war jedoch offensichtlich. Teams verwendeten zum Teil gedruckte Auftragsmappen und Haftnotizen, um Feedback zu Marketing-Aufträgen zu sammeln. Statusaktualisierungen wurden per E-Mail übermittelt.

Für einzelne Marketing-Projekte nutzte Healthgrades oft ausgedruckte PDF-Proofs, die zur Bearbeitung von Schreibtisch zu Schreibtisch wanderten. Die entsprechende PDF-Datei wurde dann per E-Mail mit Bitte um Feedback zurück an den Kunden geschickt.

Healthgrades brauchte eine integrierte, digitale Proofing-Lösung – und fand sie in Workfront. Heute verfügt das Team über eine digitale Kontrollliste, um sämtliche Bearbeitungen sowie Feedback direkt im digitalen Proof zu verfolgen. So lässt sich ein unnötiges Hin und Her vermeiden und es wird sichergestellt, dass Projekte reibungslos verlaufen.

„Die Art und Weise, wie wir arbeiteten, erlaubte es uns nicht, unsere Geschäfte so effizient auszuführen, wie wir unsere Projekte ausführen wollten“, so Besting. „Unser Wunsch, das Projekt-Management und die Planung auf die nächste Stufe zu heben, hat uns zu Workfront gebracht.“

Sichtbarkeit, die zu mehr Flexibilität führt.

Workfront verschafft Healthgrades die Sichtbarkeit, die das Unternehmen zur Optimierung seiner Marketing-Workflows benötigt. Heute weiß das Team stets, in welchem Stadium sich welches Projekt befindet und wer daran beteiligt ist. Anstatt sich darauf verlassen zu müssen, dass eine Person andere darüber informiert, wer mit der Bearbeitung einer Aufgabe an der Reihe ist, informiert die Benachrichtigungsfunktion von Workfront automatisch das nächste Team-Mitglied, das etwas zu erledigen hat.

In der Vergangenheit erfolgten Prozesse manuell und waren darauf angewiesen, dass einzelne Team-Mitglieder physisch präsent waren. Das machte es fast unmöglich, außerhalb des Büros zu arbeiten. Die Workflows, die Healthgrades zu Beginn des Einsatzes von Workfront implementierte, verschafften dem Personal mehr Flexibilität bei der Erledigung von Aufgaben und eine bessere Work-Life-Balance. So können Projekte nun problemlos von anderen Personen übernommen werden, wenn jemand nicht da ist.

„Heute verlassen wir uns darauf, dass alle Workfront aufrufen, das benötigte Projekt finden und gleich loslegen können“, so Melissa Treinen, Production Design Lead.

Diese Transparenz erstreckt sich auch auf die betriebliche Seite des Unternehmens. So verwendet Healthgrades Workfront nicht nur zur Verwaltung von Kundenaufträgen. Bei der Einführung von Workfront im ganzen Unternehmen nutzte man die angepassten Vorlagen, Workflows und Prozesse, die zuvor in der Plattform erstellt wurden, um die Akzeptanz zu erhöhen und alles komplett zu verwalten – von der anfänglichen Implementierung über das Onboarding bis zur Schulung neuen Personals.

„Workfront ist zu unserer ‚Source of Truth‘ für alle Marketing-Services geworden“, so Treinen.

Verbesserte Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Kundschaft.

Die Kundschaft von Healthgrades verlässt sich darauf, dass das Unternehmen innovative, ansprechende und effektive Kampagnen durchführt. Zu dem Zweck arbeiten Team-Mitglieder von Healthgrades oft eng mit Kundschaft zusammen, sodass eine interaktive und produktive Arbeitsbeziehung entsteht.

Da Healthgrades während des gesamten kreativen Prozesses mit der Kundschaft kooperiert, hat Workfront das Tracken, Bearbeiten und Korrekturlesen in Echtzeit spürbar erleichtert. Kundschaft schätzt das vereinfachte und kollaborative Verfahren, das Fertigstellungen beschleunigt. Kundschaft kann Bearbeitungen direkt in den Proofs vornehmen; das Team kann die Änderungen dann unmittelbar implementieren. So ist es Healthgrades gelungen, die Zahl der Produktionsfehler um 40 % zu reduzieren und der Kundschaft ein besseres Produkt anzubieten.

Es gibt zwar viele Tools, die grundlegende Projekt-Management-Anforderungen erfüllen, doch suchte man bei Healthgrades nicht nach einer Eine-für-alles-lösung. Workfront bietet die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die Healthgrades benötigte, um die individuellen Prozesse des Unternehmens zu unterstützen. Zudem gibt es Reports und Workflows, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Healthgrades zugeschnitten sind.

Mit dem Wandel mitzuhalten, hilft Kundschaft außerdem dabei, mit Veränderung umzugehen.

In jedem Unternehmen ist Wandel eine Konstante. Es werden kontinuierlich neue Produkte auf den Markt gebracht und Best Practices implementiert, während innovatives Denken für Richtungswechsel sorgt. Die erfolgreichsten Unternehmen finden Wege, um das unvermeidliche Chaos richtig zu verwalten.

Auch die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden, verändert sich. Digitales Work-Management ist heute nicht mehr nur ein nettes Extra: Verbraucherinnen und Verbraucher erwarten von Unternehmen, dass digitale Interaktionen genauso gut funktionieren wie jene, die sie im Alltag erleben.

„Mit Workfront konnten wir die digitale Transformation unserer angebotenen Dienstleistungen vorantreiben. Das passte genau zu der digitalen Transformation, die unsere Kundschaft gerade durchlief – wir haben es geschafft, ihrem Bedarf einen Schritt vorauszubleiben“, so Besting.

Da alle Aufgaben und Zeitleisten inzwischen mit angepassten Projektvorlagen aus Workfront verwaltet werden, hat das Personal heute die Flexibilität und Freiheit, Arbeiten auch unterwegs zu erledigen. Zudem sorgt die Integration zwischen Workfront und Slack dafür, dass Teams bei allen Projekten unter Einsatz der gewohnten Kommunikations-Tools zusammenarbeiten können – und zwar unabhängig von ihrem Standort.

„Viele Konversationen erfolgen heute in Slack, ob im Team oder zwischen zwei Personen. Daher sind wir auf die Integration zwischen Slack und Workfront angewiesen“, so Mike Clark, Sr. Program Manager. „Die Integration hat uns dabei geholfen, Workfront zu unserer ‚Single Source of Truth‘ zu machen.“

„Wir haben die Effizienz unserer Marketing-Workflows gesteigert und können uns kontinuierlich weiter verbessern“, fasst Besting zusammen. „Schluss mit: ‚Es ist eben, wie es ist.‘ Heute verfügen wir über die Sichtbarkeit und Effizienz, um erörtern zu können, wie wir uns als Unternehmen entwickeln.“

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