Joel Caracci ist ein Designer mit einer Leidenschaft für kreative Prozesse. Die Quelle dieses Enthusiasmus sieht er in seiner Liebe für Jazz-Musik.

„Wenn man für ein Jazz-Ensemble komponiert, fängt man mit den Regeln für das Stück an“, so Caracci. „Dann gibt man den Musikerinnen und Musikern die Freiheit, den Rahmen zu durchbrechen und etwas Außergewöhnliches zu schaffen. Dasselbe gilt für Designteams. Meine Aufgabe ist es, Workflows für Designerinnen und Designer zu verbessern, damit sie sich darauf konzentrieren können, ihre Ideen zum Leben zu erwecken.“

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Als Associate Director of Creative Operations bei JLL, einem führenden globalen Unternehmen, das Services im Bereich gewerblicher Immobilien anbietet, arbeitet Caracci mit einem Team von über 90 kreativen Köpfen in den USA und in Kanada. JLL Creative produziert nahezu 10.000 Assets pro Jahr, die von neuen Marken für Immobilien über Pitches für neue Geschäftschancen bis zu komplexen Websites und Animationen für Kundschaft reichen.

JLL hat fünf Instanzen von Adobe Workfront implementiert, um Workflows im gesamten Unternehmen zu verwalten, darunter Marketing, IT und das globale PMO-Büro. Caraccis Kreativ-Team kann mit der Lösung effizienter arbeiten als je zuvor – die Investition kommt also nicht nur Geschäfts-Teams zugute, sondern steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit auf bisher ungeahnte Höhen.

„Wenn Designerinnen und Designer an grundlegende Arbeits-Tools denken, sind dies oft Adobe Creative Cloud-Programme“, so Caracci. „Workfront ist genauso wichtig. Es ist das fehlende Bindeglied, um unsere Workflows zu verwalten, damit Designteams ihr Bestes geben können, ohne überlastet zu werden.“

Visualisierung von Daten rund um Designs.

Beim Großteil des Contents, den das Kreativ-Team erstellt, handelt es sich um Immobilien-Marketing und Vertriebsmaterial für lokale Märkte. Designerinnen und Designer erstellen Broschüren, Flyer und Videobegehungen, um den Verkauf gewerblicher Flächen zu unterstützen. Sie erstellen Pitches für Vertriebs-Teams, mit denen diese in Meetings potenzielle Mieterinnen und Mieter überzeugen oder Eigentümerinnen und Eigentümern Interessierte empfehlen können.

In der Regel reichen Maklerinnen und Makler Content-Anfragen beim Marketing-Team ein, das daraufhin die Arbeit an eines von sieben regionalen Kreativ-Teams weiterleitet. Bevor Caracci die Workflows optimierte, wurden diese Prozesse in der Regel über E-Mails und Tabellenblätter abgewickelt. Mit dem Workflow-Programm können Traffic-Managerinnen und -Manager heute genau erkennen, welche Aufgabe angefordert wird, können Zeitpläne vergleichen und Projekte den Team-Mitgliedern zuweisen, die die richtigen Qualifikationen haben und verfügbar sind. Dank dieser Transparenz konnte das Kreativ-Team die Anzahl der erstellten Assets in nur zwei Jahren um 260 % steigern. Noch besser: Das Team kann den Wert dieser Arbeit gegenüber Stakeholdern im gesamten Unternehmen nachweisen.

„Der größte Vorteil von Workfront sind die Reports“, so Caracci. „Sie haben unsere Kommunikation über kreative Arbeit vollkommen verändert. Ich erstelle über 200 Reports pro Jahr, damit Führungskräfte verstehen können, wie Kreativ-Teams das Unternehmen insgesamt unterstützen.“

Die Reports geben Aufschluss über die geleisteten Arbeitsstunden der einzelnen Teams, über die Art der Projekte, die Zeit, die für die verschiedenen Aktivitäten aufgewendet wurde sowie über andere Informationen. Mit diesen Daten können Führungskräfte besser entscheiden, ob sie die Team-Größe anpassen oder in andere Design-Kompetenzen investieren müssen. Führungskräfte wollen außerdem wissen, welche Geschäftsbereiche oder Märkte die meisten Anfragen stellen, um zu bestimmen, wie Maklerinnen und Makler die Design-Ressourcen einsetzen.

„Die Art und Weise, wie Projekte im Dashboard visualisiert werden, trägt dazu bei, dass alle Projektbeteiligten das Gleiche sehen“, so Caracci. „Das Kreativ-Team kann durch die Einblicke in die Projektdaten SLAs erstellen und in kreativen Briefings herausfinden, ob uns Anfragestellende die richtigen Informationen übermitteln. So können wir realistische Erwartungen schaffen und müssen nicht ständig hin und her kommunizieren, was Projekte nur verzögern würde.

Mehr Zeit für kreative Arbeit.

Die Dashboards sind auch für Designerinnen und Designer von unschätzbarem Wert. Sie jonglieren möglicherweise mit mehreren Teilen eines Projekts – und jeder dieser Teile kann mehrere Prüfungsrunden erfordern. Die Designer-Dashboards zeigen genau an, welche Assets den einzelnen Team-Mitgliedern zugewiesen sind und welchen Status sie aufweisen. So können sie mehr Zeit mit kreativer Arbeit verbringen – statt mit der Verwaltung ihrer Arbeit.

Designerinnen und Designer verwenden eine Vielzahl von Kreativprogrammen: von Adobe Premiere Pro und After Effects für Videos bis zu Illustrator für großformatige Grafiken. Doch etwa 85 % der Arbeit wird in InDesign erledigt. „Wir starten eine Beta-Version des Workfront-Plug-ins in InDesign. Mit diesem Plug-in können wir Aufgaben einsehen, zusammenarbeiten, Assets hochladen und verwalten – ohne den kreativen Kontext zu verlassen. Die Anbindung an andere Produkte steigert den Wert unseres kreativen Prozesses noch weiter“, so Caracci. „Die Designteams freuen sich bereits über die Integration mit Microsoft Teams, da sie hiermit Prüfungen und Genehmigungen ganz einfach in einem Chat-Format verfolgen können. Wir gehen davon aus, dass sie begeistert sein werden, wenn sie dank der Prüfung von Workflows direkt in ihren Kreativprogrammen von Adobe Zeit sparen können.“

Kreative Work-Life-Balance.

Caracci sucht ständig nach neuen Möglichkeiten, Kreativ-Workflows zu verbessern. Er spricht mit sämtlichen Designerinnen und Designern, die zum Kreativ-Team stoßen, und versucht, Wege zu finden, wie sie besser arbeiten können. Doch die meisten Designerinnen und Designer sind schon jetzt davon beeindruckt, wie sie dank der optimalen Organisation von Workflows kreativer arbeiten können.

Da Traffic-Managerinnen und -Manager bessere Einblicke in Zeitpläne erhalten, können sie auch die Arbeitslast besser ausgleichen und Designteams helfen, eine bessere Work-Life-Balance zu erzielen. So erreichte das Kreativ-Team die höchste Job-Zufriedenheit unter den globalen Marketing-Teams von JLL – mit einer Quote ungeplanter Fluktuationen von nur 7 %. Zum Vergleich: In einigen vergleichbaren Teams liegt dieser Wert bei 30 %.

„Ich denke manchmal darüber nach, wie das Fließband die industrielle Fertigung revolutioniert hat. Ich glaube, dass etwas Ähnliches mit der kreativen Arbeit passieren wird, wenn die Menschen erst anfangen, Workflows wirklich ernst zu nehmen“, so Caracci. „Doch wie der richtige Workflow aussieht, kann sich je nach Team und Unternehmen unterscheiden. Für uns ist Workfront genau die richtige Lösung, um Workflows zu entwickeln, die die Kommunikation am Laufen halten, ohne Mitarbeitende zu überfordern – und das führt zu mehr kreativem Output in weniger Zeit.“

Erweitert euer Wissen.

Wenn ihr mehr darüber erfahren möchtet, wie ihr diese Ideen auf mittlere und große Designteams anwenden könnt, dann hört euch Joels Adobe Summit-Sitzung 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony an.

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