Criações na nuvem premiadas

Centralizar a “fonte da verdade”

Diminuir os custos não era a única meta da Xfinity ao estabelecer uma equipe de criação interna. “Para a Xfinity, isso significava muito mais”, diz Grove. “O objetivo era criar uma agência totalmente funcional que oferecesse todos os serviços dentro da Comcast para auxiliar a marca Xfinity, não era apenas uma equipe de produção ou um estúdio no porão da Comcast.”

A equipe estava em busca de uma solução de gestão de trabalho corporativo que pudesse ser expandida conforme a agência crescesse e conseguisse dar conta de fluxos de trabalho de criação e administrativos, desde inclusão de projetos, integração e treinamento até criação de relatórios e de painéis. “Precisávamos descobrir como centralizar a fonte da verdade das campanhas, um lugar onde as pessoas poderiam consultar todas as informações e começar um projeto”, diz Cruz.

Eles encontraram a resposta no Workfront, uma solução inovadora de gestão de trabalho que atua como o sistema de marketing da empresa e o elo de todos os projetos de criação feitos.

Foi fácil escolher o Workfront como a solução centralizada da Xfinity Creative. “Decidimos praticamente de cara que o Workfront seria a única plataforma que usaríamos para administrar a agência. A ferramenta continha todas as nossas alocações de recursos, atividades de projetos, números de projetos, programas e pilares, bem como todas as planilhas de horas e os status de funcionários, sejam terceirizados ou contratados em tempo integral”, diz Grove.

Cruz então criou painéis para os líderes de equipe verem os dados em tempo real. “Era possível ver literalmente tudo em tempo real, como dados financeiros e quantos projetos estavam ativos, organizados por tipo”, ele afirma. Os dados em tempo real deram aos líderes executivos a visibilidade e os insights estratégicos necessários para tomar decisões rapidamente em relação a tudo: cortar custos, atender com mais eficácia às necessidades dos clientes e muito mais.

Mais tempo para os profissionais criarem

Usar o Workfront como o sistema central ajudou a definir as principais prioridades da equipe, liberando mais tempo para o desenvolvimento de trabalhos de criação premiados. O Workfront otimizou tanto os processos da Xfinity Creative que a equipe teve 700% de aumento na agilidade da entrega de projetos logo no primeiro ano. Essa transformação possibilitou que a equipe usasse as integrações perfeitas entre o Adobe Workfront, a Adobe Creative Cloud para corporações e o Adobe Experience Manager Assets para criar um conjunto avançado de ferramentas para automatizar tarefas repetitivas e diminuir o volume de trabalho administrativo da equipe de criação.

Com esse conjunto de ferramentas, foi possível gerenciar o ciclo de vida do conteúdo. Com o Workfront, as equipes e as partes interessadas ficavam por dentro de tudo e era fácil fazer análises, revisões e aprovações dentro dos aplicativos, diretamente dos fluxos de trabalho da Creative Cloud. Graças ao gerenciamento de ativos e de versões viabilizados por IA do Experience Manager Assets, as equipes e as partes interessadas podiam ativar conteúdo entre canais e superfícies.

A natureza completamente remota da agência também permitiu que a equipe de criação crescesse além do esperado, deu aos profissionais de criação a flexibilidade de trabalhar do ambiente que achassem mais confortável e possibilitou o compartilhamento de ideias a qualquer momento, em qualquer lugar. Os membros da equipe podem fazer comentários em tempo real nos projetos para que todos os envolvidos tenham visibilidade total em qualquer dispositivo conectado à nuvem. Esse tipo de recurso de colaboração imediata uniu a equipe da Xfinity, que estava espalhada por todo o país.

“Foi muito bom encontrar talentos em todo o país. Na verdade, não teríamos conseguido expandir os negócios como fizemos e contratar esses talentos logo no começo se não fosse pela abordagem totalmente virtual”, declara Cruz.

“Tudo acontece quando tem que acontecer,” adiciona Grove. “A colaboração acontecia, mas cada profissional tinha seu espaço e trabalhava geralmente sozinho. Do ponto de vista criativo, isso funcionava, pois os ajudou a ter ideias mais ousadas, já que não havia mais o barulho e a movimentação do ambiente publicitário, que pode ser prejudicial para pessoas criativas.”

Grove e Cruz aproveitaram os recursos avançados de integração e de treinamento remotos do Workfront para expandir sua equipe. “Ao digitalizar as experiências de integração e de treinamento, precisávamos ter certeza de que todos os funcionários tivessem a mesma experiência e estivessem no caminho certo para o sucesso no trabalho”, diz Cruz. “Com o Workfront, conseguimos personalizar tudo com base na função ou no perfil da pessoa e garantir que ela tivesse os materiais necessários.”

Proporcionar uma interação inicial tranquila para os funcionários impulsionou uma cultura de equipe sólida desde o começo, diminuindo o tempo de integração em mais de 50%, de cinco para dois dias. “Até hoje as pessoas falam para mim como a experiência de integração foi incrível e como se sentiram amparadas na primeira semana. Para mim, isso é uma vitória. O fato de retermos tantos talentos bons por tanto tempo definitivamente destaca como simplificamos todo o processo de integração no Workfront.”

Criação de integrações infinitas no Workfront

Quando os dois investiram no Workfront, só queriam uma solução de gestão de trabalho com integrações de terceiros. Agora, mais de dois anos depois, combinaram o Workfront com aplicativos como Frame.io. Eles estão acompanhando as integrações que a Adobe vai adquirir em breve com entusiasmo e planejando como implementá-las para ter uma cadeia de suprimento de conteúdo mais sólida e conectada.

“Foi pura coincidência termos um conjunto de ferramentas tão integrado, mas é uma boa estratégia por parte da Adobe adquirir esta ferramenta. Nossa primeira ferramenta foi o Workfront, e teríamos usado o Frame em nosso fluxo de trabalho independentemente da integração”, afirma Grove.

O processo de revisão e de aprovação é uma parte importante do fluxo de trabalho da equipe, e aperfeiçoá-lo significa priorizar a felicidade do cliente. As integrações com o Workfront Proof e o Frame.io ajudam a equipe do estúdio a controlar versões de maneira eficiente, monitorar o progresso de vídeos juntamente com os entregáveis relacionados e possibilitar revisões facilitadas por parte do cliente.

Segundo Cruz, “As integrações com o Frame.io também criaram uma experiência fantástica para nosso cliente, pois é possível ver os vídeos lado a lado e fazer anotações quando necessário, que são marcadas automaticamente com a data e hora da anotação. É bem fácil. A experiência e a interface são ótimas, o que melhora esse relacionamento e nos ajuda a ser vistos como parceiros. Digitalizar a colaboração desses processos e conseguir manter a comunicação dentro da ferramenta melhorou a maneira como nossos profissionais de criação abordam o trabalho do dia a dia.”

Alcance de metas e superação de expectativas

O sucesso da equipe de criação contribuiu diretamente para o aumento da receita da Xfinity, a melhora da banda larga e a aquisição de novos clientes residenciais. No primeiro ano, a equipe economizou mais do que o esperado: “Foi um sucesso e tanto”, diz Cruz.

“Agora, estamos assumindo mais responsabilidades, incluindo recursos digitais e aplicativos para dispositivos móveis. Estão ocorrendo conversas para incluir a marca também. Ir além da propaganda é uma grande vitória e uma prova concreta de como nosso trabalho impactou a Comcast e a Xfinity”, declara Cruz.

A abordagem gerou uma mudança na cultura da empresa: as equipes de criação e de marketing, que antes eram consideradas apenas departamentos que recebiam pedidos, agora são valorizadas como parceiras estratégicas na Xfinity. “Isso possibilitou que os profissionais de marketing se tornassem parte do processo criativo”, diz Grove. “Eles se sentam conosco, usam conjuntos de ferramentas semelhantes e têm acesso às mesmas informações que nós. É muito mais colaborativo.”

O futuro da Xfinity Creative

Em seguida, a dupla planeja integrar recursos de geração de relatórios financeiros ao Workfront para ter uma visão precisa do desempenho assim que as despesas de um projeto são definidas. “É muito importante incorporar dados de desempenho de campanhas ao Workfront e atribuir alguns desses dados e análises a cada projeto”, diz Cruz. “Queremos disponibilizar os dados anteriores para que as equipes possam otimizar o desempenho das campanhas nas próximas vezes.”

Além disso, de maneira realmente visionária, os dois analisam não apenas as próximas etapas da Xfinity Creative, mas também como essas integrações mudarão o futuro do trabalho. “O interessante é que isso não é algo apenas para os setores de marketing ou de telecomunicação”, afirma Cruz. “Independentemente dos fluxos de trabalho que as equipes estão criando no mundo inteiro, muitas das mesmas ferramentas podem ser usadas de maneiras bem semelhantes. É assim que o setor de criação ficará muito mais eficiente. Essa é a parte mais interessante de como a Adobe está montando todo esse ecossistema.”

• Saiba mais sobre a abordagem da Xfinity Creative neste webinar, em que Ephraim Cruz compartilha práticas recomendadas para ajudar as empresas a gerenciar os recursos de criação e aumentar a eficiência do fluxo de trabalho.