Créer des processus de création performants
JLL encourage la liberté de création grâce à des processus structurés gérés à l'aide d'Adobe Workfront.
260 %
Hausse de la production de livrables en deux ans
Objectifs
Créer davantage de ressources de création à l'appui des opérations ventes et marketing en immobilier
Quantifier les atouts que représentent les équipes de création pour la direction de l'entreprise
Réduire l'épuisement professionnel en dégageant du temps pour les concepteurs
Aider les concepteurs à consacrer moins de temps aux tâches administratives
Résultats
Hausse des livrables de création de 260 % en deux ans, soit 10 000 ressources par an
Mesure de la production créative et communication afférente au moyen de plus de 200 rapports par an
Obtention du meilleur pointage de satisfaction professionnelle parmi les équipes marketing à travers le monde
Utilisation de tableaux de bord pour suivre l'état d'avancement des processus dans les applications de création
Joel Caracci est un créateur passionné par les processus de création qui est persuadé que son enthousiasme en la matière puise son origine dans son amour du jazz..
« Lorsque vous composez pour un ensemble de jazz, vous commencez par en appliquer les règles à un morceau, explique Joel Caracci. Ensuite, vous donnez aux musiciens la liberté de transcender ce cadre pour créer quelque chose d'extraordinaire. Pour les équipes de conception, c'est pareil. Mon métier consiste à améliorer les processus pour les concepteurs de sorte qu'ils puissent se recentrer sur la manière de donner vie à leurs idées. »
En sa qualité d'Associate Director of Creative Operations chez JLL, chef de file mondial des services en immobilier d'entreprise, Joel Caracci travaille avec une équipe de création composée de plus de 90 personnes couvrant les États-Unis et le Canada. Le pôle JLL Creative produit près de 10 000 livrables par an, depuis la création de nouvelles marques pour des projets immobiliers jusqu'à l'élaboration de sites Web complexes et d'animations graphiques pour sa clientèle en passant par la mise au point d'argumentaires pour de nouvelles activités.
JLL a adopté cinq instances de Adobe Workfront pour gérer les processus à l'échelle du groupe, notamment au niveau de ses pôles Marketing et IT ainsi que du bureau PMO en charge de la coordination des projets à l'échelon international. Au sein de l'équipe de création supervisée par Joel Caracci, cette solution permet aux concepteurs de travailler plus efficacement que jamais. Cet investissement profite aux équipes métier tout en améliorant sensiblement la satisfaction du personnel.
« Les concepteurs associent souvent les applications Adobe Creative Cloud à des outils de travail essentiels, précise Joel Caracci. Workfront joue un rôle tout aussi déterminant. Il est le chaînon qui manquait à la gestion des processus pour que les concepteurs puissent donner le meilleur d'eux-mêmes sans s'épuiser au travail. »
« L'outil de production de rapports est le plus grand atout d'Adobe Workfront. Il transforme la manière dont nous communiquons sur nos projets de création. Je crée plus de 200 rapports par an afin d'aider les responsables à mieux comprendre dans quelle mesure les équipes de création apportent leur concours à l'activité dans son ensemble. »
Joel Caracci
Associate Director of Creative Operations, JLL
Visualiser les données en lien avec la conception
Les contenus produits par l'équipe de création accompagnent en majorité les opérations marketing et commerciales réalisées dans le secteur de l'immobilier sur es marchés des pays considérés. Les concepteurs concoctent des feuillets d'information, des circulaires et des vidéos de présentation pour faciliter la vente d'espaces commerciaux. Ils créent des diapositives d'argumentation à l'usage des équipes de vente, qui peuvent s'en inspirer lors de rendez-vous avec de possibles locataires ou pour recommander des locataires à des propriétaires de biens immobiliers.
Le plus souvent, les agents immobiliers adressent leurs demandes de contenu aux responsables marketing, qui transmettent ensuite les projets à l'une de leurs sept équipes de création régionales. Avant que Joel Caracci ne rationalise les processus, ces processus étaient généralement traités par courriel et à l'aide de tableurs. Grâce à l'application dédiée aux processus, les traffic supérieur peuvent à présent déterminer précisément la nature de la tâche demandée, comparer les dates butoirs et affecter les projets aux concepteurs possédant les compétences adéquates et la disponibilité pour les traiter. Cette visibilité a aidé l'équipe de création à accroître sa production de livrables de 260 % en deux ans. Mieux, l'équipe est en mesure de démontrer l'intérêt de son travail aux parties prenantes dans toute l'entreprise.
« L'outil de production de rapports est le plus grand atout de Workfront, affirme Joel Caracci. Il transforme la manière dont nous communiquons sur nos projets de création. Je crée plus de 200 rapports par an afin d'aider les responsables à mieux comprendre dans quelle mesure les équipes de création apportent leur concours à l'activité dans son ensemble. »
Les rapports reprennent le nombre d'heures de travail fournies par chaque équipe, les types de projets, le temps passé sur chaque activité ainsi que d'autre information susceptible d'aider la direction à décider s'il convient d'adapter les effectifs ou d'investir dans différents types de compétences en conception. Les responsables s'intéressent également à la nature des activités ou aux marchés les plus demandeurs afin de déterminer comment les agents immobiliers utilisent les ressources de création.
« Grâce au mode de visualisation des projets dans le tableau de bord, chacune des parties prenantes regarde la même chose, précise Joel Caracci. Pour l'équipe de création, la maîtrise des données autour des projets facilite la création des contrats de niveau de service (SLA) et permet de déterminer si les demandeurs communiquent l'information adéquates dans leurs briefs créatifs. Ainsi armés, nous pouvons définir des attentes réalistes et esquiver des échanges incessants qui retardent les projets. »
Davantage de temps consacré à la création
Les tableaux de bord sont aussi extrêmement utiles aux concepteurs. Il n'est pas rare que ces derniers doivent jongler avec plusieurs volets d'un projet, nécessitant chacun plusieurs cycles de révision. Les tableaux de bord font apparaître très précisément les ressources affectées à chaque concepteur et l'état d'avancement. Les concepteurs consacrent ainsi davantage de temps à l'expression créative et moins à la gestion du travail.
Ils utilisent de nombreuses applications de création, de Adobe Premiere Pro et After Effects pour la vidéo à Illustrator pour les illustrations à grande échelle. Pour autant, environ 85 % du travail est réalisé dans InDesign. Joel Caracci fournit des explications : « Nous démarrons une version bêta du plugiciel Workfront dans InDesign. Ce plugiciel nous permet de visualiser les tâches, de collaborer, de charger et de gérer les ressources, sans quitter leur environnement de création. L'intégration avec d'autres produits valorise encore davantage notre processus de création. Les concepteurs apprécient déjà l'intégration avec Microsoft Teams, car elle leur permet de suivre aisément les révisions et les validations dans un format s'apparentant au dialogue en direct. Ils adoreront sans nul doute gagner du temps en contrôlant les processus depuis leur application de création Adobe. »
« À nos yeux, Workfront est tout simplement la solution idéale pour créer des processus en faisant en sorte que les communications aillent bon train sans pour autant surcharger les ressources humaines, aboutissant ainsi à des productions plus créatives en moins de temps. »
Joel Caracci
Associate Director of Creative Operations, JLL
Concilier vie professionnelle dans le milieu de la création et de la vie privée
Joel Caracci demeure à l'affût des techniques permettant d'améliorer les processus de création. Il s'entretient avec chaque concepteur qui rejoint l'équipe de création, soucieux de lui donner les moyens de mieux travailler. Encore que la plupart sont déjà importantes à l'organisation des processus qui les aide à décupler leur créativité.
Les traffic supérieur ayant davantage de visibilité sur les plannings, ils peuvent également équilibrer les charges de travail et aider ainsi les concepteurs à mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Dans ces conditions, l'équipe de création a obtenu le pointage de satisfaction professionnelle le plus élevé qui soit parmi les équipes marketing JLL à travers le monde, avec un taux d'attrition de 7 % seulement contre 30 % dans certaines équipes comparables.
« Il m'arrive de réfléchir parfois à la manière dont la chaîne de montage a révolutionné Ia production industrielle. Je suis convaincu qu'un phénomène analogue se produira pour le travail de création lorsque l'on commencera à s'occuper sérieusement des processus, conclut Joel Caracci. Le processus approprié peut différer pour chaque équipe et pour chaque entreprise. À nos yeux, Workfront est tout simplement la solution idéale pour créer des processus en faisant en sorte que les communications aillent bon train sans pour autant surcharger les ressources humaines, aboutissant ainsi à des productions plus créatives en moins de temps. »
Approfondir vos connaissances
Pour en savoir plus sur la manière d'appliquer ces principes à des équipes de conception de moyenne et grande envergure, écoutez l'intervention de Joel dans cette session Adobe Summit, 20,000 Deliverables: From Processus Chaos to Harmony.
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