La créativité née du cloud récompensée

Centraliser le référentiel

La quête de rentabilité n’était pas le seul facteur justifiant l’internalisation des activités de création au sein de Xfinity. « Pour Xfinity, cela allait beaucoup plus loin, reprend Christopher Grove. Il s’agissait véritablement de créer, au sein de Comcast, une agence multiservices totalement opérationnelle au service de la marque Xfinity, et non pas uniquement une équipe de production ou un studio constitué sur le socle de Comcast. »

L’équipe était en quête d’une solution de gestion du travail capable d’évoluer avec le développement de l’agence et de gérer aisément ses workflows de création et d’administration, depuis la préparation des projets, l’onboarding et la formation jusqu’au reporting et à la création de tableaux de bord. « Nous avions besoin de comprendre comment centraliser le référentiel des campagnes, autrement dit définir un endroit où il serait possible de tout référencer pour s’atteler à un projet », précise Ephraim Gerard Cruz.

Workfront a répondu à ces interrogations : cette solution innovante de gestion du travail fait office de système d’enregistrement marketing de l’entreprise et s’inscrit au cœur de chacun des projets de création.

Le choix de Workfront comme solution centralisée pour Xfinity Creative s’est imposé comme une évidence. « Nous avons décidé quasiment d’entrée de jeu que Workfront serait l’unique plateforme à partir de laquelle tournerait notre agence. Elle centralisait en totalité nos affectations de ressources, nos activités et nos références de projets, nos programmes et nos axes de travail, ainsi que l’intégralité des feuilles de temps et statuts professionnels, pour les prestataires extérieurs comme pour les effectifs à temps plein », explique Christopher Groves.

Ephraim Gerard Cruz a ensuite créé des tableaux de bord ménageant aux responsables d’équipe un accès aux données en temps réel. « Nous pouvions consulter en temps réel toutes les informations, depuis les aspects financiers jusqu’au nombre de projets en cours, organisés par type », poursuit-il. La direction a bénéficié de la visibilité en temps réel et des insights stratégiques nécessaires pour prendre des décisions rapides dans tous les domaines, de la réduction des coûts à l’amélioration de la satisfaction des besoins de la clientèle.

Donner aux équipes de création le temps de créer

Le recours à Workfront comme référentiel unique a servi la principale priorité de l’équipe : dégager davantage de temps pour mener à bien des projets de création récompensés. Workfront a contribué à optimiser les processus de Xfinity Creative à un point tel que l’équipe a constaté une hausse de 700 % de la rapidité de livraison des projets rien que la première année. Si cette transformation spectaculaire a été rendue possible, c’est parce que les intégrations étroites entre Adobe Workfront, Adobe Creative Cloud abonnement Entreprise et Adobe Experience Manager Assets lui ont permis de constituer une palette d’outils ultraperformants pour automatiser les tâches répétitives et décharger l’équipe de création du fardeau administratif.

Grâce à cette palette d’outils, la gestion du cycle de vie du contenu s’est mise en place. Workfront a tenu les équipes et les parties prenantes informées, tout en leur permettant d’opérer facilement par son biais les vérifications, révisions et validations nécessaires depuis les workflows Creative Cloud directement. En y ajoutant une gestion des assets et des versions optimisée par l’IA, Experience Manager Assets leur a donné de surcroît les moyens d’activer du contenu sur l’ensemble des canaux et des surfaces.

Grâce à son modèle entièrement à distance, cette agence a également permis à l’équipe de création de se développer par-delà les frontières, lui a donné toute latitude pour travailler dans l’environnement au sein duquel elle se sent le plus à l’aise et a facilité le partage d’idées à tout moment et en tout lieu. Les membres de l’équipe ont la possibilité de laisser des commentaires en temps réel de sorte que les parties prenantes peuvent bénéficier d’une visibilité totale sur leur projet à partir de n’importe quel appareil connecté au cloud. Ce genre de fonctionnalité, privilégiant la collaboration instantanée, fédère une équipe Xfinity géographiquement éparpillée sur le territoire américain.

« C’était une aubaine inespérée que de pouvoir dénicher des talents dans tout le pays : en réalité, si nous n’avions pas opté pour un modèle virtuel, nous n’aurions jamais pu nous développer, ni nous entourer d’éléments de valeur comme nous l’avons fait à un stade aussi précoce », admet Ephraim Gerard Cruz.

« La muse est capricieuse, reprend Christopher Grove. Bien sûr, les créateurs et les créatrices collaborent avec leurs collègues, mais travaillent aussi et surtout au sein de leur propre univers, pratiquement en solitaire, au bon sens du terme, du point de vue de la réflexion créative. Cet isolement leur a permis de faire preuve d’un peu plus d’audace dans leurs idées, loin de l’agitation d’un milieu publicitaire risquant de déconcentrer les esprits créatifs. »

Grove et Eph Cruz ont fait appel aux outils performants d’onboarding et de formation à distance de Workfront pour former une équipe en pleine expansion. « En marge de la transformation digitale et de la virtualisation de nos pratiques d’onboarding et de formation, nous devions nous assurer que chaque membre du personnel bénéficiait de la même expérience et des mêmes chances de réussite professionnelle, précise Ephraim Gerard Cruz. Workfront nous a permis de tout personnaliser en fonction du rôle ou du profil d’une personne, et de faire en sorte qu’elle dispose des supports nécessaires. »

Le fait de confier une première mission simple aux nouvelles recrues a permis de consolider d’emblée la culture d’équipe, en écourtant de plus de 50 % la phase d’onboarding (passée de cinq à deux jours). « Aujourd'hui encore, les collaborateurs et les collaboratrices me parlent de leur extraordinaire expérience d’onboarding et du véritable accompagnement dont elles ont bénéficié la première semaine. À mes yeux, c’est une réussite : être parvenu à conserver ces remarquables talents aussi longtemps témoigne de la manière dont nous avons simplifié l’expérience d’onboarding dans Workfront. »

Créer une infinité d’intégrations dans Workfront

Lorsque le duo a jeté son dévolu sur Workfront, il recherchait simplement une solution de gestion du travail dotée d’intégrations tierces. Aujourd’hui, soit deux années plus tard, il a associé Workfront à Frame.io. Il suit avec empressement les intégrations dont Adobe fera prochainement l’acquisition et réfléchit à la manière de les mettre en œuvre pour renforcer et fluidifier sa content supply chain.

« Si, de notre côté, le fait d’avoir constitué cette panoplie d’outils intégrés est un heureux hasard, l’acquisition de cet outil par Adobe procède d’une stratégie. Nous utilisions avant tout Workfront, et nous aurions ajouté Frame.io à notre workflow indépendamment de son intégration », affirme Christopher Grove.

Le processus de révision et de validation occupe une place considérable dans le workflow de l’équipe et, pour qu’il soit à la hauteur, il convient de privilégier la satisfaction de la clientèle. Avec les intégrations Workfront Proof et Frame.io, l’équipe du studio peut gérer efficacement les versions, suivre l’état d’avancement des vidéos en même temps que les livrables correspondants et prendre aisément en charge les révisions client.

« Les intégrations Frame.io ont également créé une formidable expérience pour notre clientèle, à présent en mesure de visualiser les vidéos côte à côte et de les annoter à sa guise, ses commentaires étant automatiquement horodatés : c’est un jeu d’enfant ! , fait observer Ephraim Gerard Cruz. L’expérience et l’interface sont ludiques, ce qui améliore véritablement la relation et contribue à faire de nous des partenaires. La virtualisation de la dimension collaborative de ces processus, et la faculté à communiquer au sein de l’outil, ont amélioré la façon dont nos spécialistes en création abordent leur [travail au] quotidien. »

Faire mieux que les objectifs et dépasser les attentes

La réussite de l’équipe de création a directement contribué à accroître le chiffre d’affaires de Xfinity, à dynamiser ses services haut débit et à acquérir une nouvelle clientèle résidentielle. Elle a dépassé ses objectifs de réduction de coûts la première année : « Nous les avons totalement pulvérisés », reconnaît Ephraim Gerard Cruz.

« Nous endossons aujourd’hui davantage de responsabilités grâce aux applications mobiles et au digital. La valorisation de marque est aussi à l’ordre du jour. Ne pas se cantonner à la publicité est une grande réussite, révélatrice de la manière dont notre travail a impacté Comcast et Xfinity », souligne Ephraim Gerard Cruz.

Cette stratégie a induit un changement culturel au sein de l’entreprise : les équipes marketing et de création, auparavant considérées comme exécutantes, sont aujourd’hui hissées au rang de partenaires stratégiques de Xfinity. « Ce faisant, les responsables marketing ont pu véritablement être associés au processus de création, conclut Christopher Grove. Ils sont à nos côtés, ils utilisent quantité de jeux d’outils analogues et ils ont accès aux mêmes informations que nous. La collaboration est nettement plus palpable. »

Envisager l’avenir de Xfinity Creative

Le duo envisage par la suite d’intégrer des fonctionnalités de reporting financier dans Workfront de manière à obtenir une vision précise de la rentabilité d’un projet aussitôt que des dépenses viennent s’y greffer. « Il est vraiment important d’intégrer les données de performance des campagnes dans Workfront et d’attribuer certaines de ces données et analyses à chaque projet, explique Ephraim Gerard Cruz. Nous souhaitons fournir aux équipes des données rétrospectives qui leur permettent d’optimiser les performances des campagnes suivantes. »

Enfin, en véritables visionnaires, les deux comparses n’examinent pas simplement les prochaines étapes qui attendent Xfinity Creative, mais aussi la manière dont ces intégrations façonneront l’avenir du travail. « L’intérêt de tout ceci ne vaut pas uniquement pour le marketing ou pour le secteur des télécoms, conclut Ephraim Gerard Cruz. Quels que soient les workflows que créent les équipes à travers le monde, quantité d’outils identiques peuvent être exploités de manière analogue. C’est ainsi que le monde de la création gagnera considérablement en efficacité. Et c’est là l’un des aspects les plus fascinants dans la manière dont Adobe assemble cet écosystème. »

• Découvrez plus en détail l’approche de Xfinity Creative dans ce webinaire où Ephraim Gerard Cruz présente de bonnes pratiques destinées à aider les entreprises à gérer leurs ressources de création et à booster l’efficacité de leurs workflows.