5 Herausforderungen und Lösungen für das Projekt-Management.

Warum scheitern Projekte?

Euer Team schiebt Überstunden, um spontane Anfragen zu bewältigen – und eure Führungskraft fordert ständig Statusberichte. Kommt euch bekannt vor? Dann könnte das daran liegen, dass euer Projekt-Management-Prozess alles andere als optimal ist.

Ineffiziente Prozesse kosten: Sie begünstigen Burnout, bremsen die Produktivität und treiben Fehlzeiten sowie Fluktuation in die Höhe. Im Gegensatz dazu verzeichnen eng in die Prozesse eingebundene Teams 78 % weniger Fehlzeiten und 51 % weniger Fluktuation und sind um 23 % profitabler.

Wie können Teams effektiv Informationen verwalten, kommunizieren und zusammenarbeiten, um auf Kurs zu bleiben? Dieser Beitrag beleuchtet fünf typische Fallstricke im Projekt-Management, zeigt auf, warum Projekte scheitern, und liefert praxisnahe Lösungen für nachhaltigen Erfolg.

Inhalt:

• Herausforderung 1: Ihr kommt den ganzen spontanen Anfragen nicht hinterher.
• Herausforderung 2: Ihr könnt nicht sehen, woran euer Team arbeitet.
• Was ist Stakeholder-Management?
• Herausforderung 3: Ihr habt zu viele isolierte Tools.
• Herausforderung 4: Ihr könnt verschiedene Methoden nicht kombinieren.
• Herausforderung 5: Ihr habt keine zentrale Plattform für eure Arbeit.

Kurzfristige Anfragen kommen inmitten von Projekten und von überall her – unerwartete Reports, Updates, Bewertungen und E-Mails. Einige IT-Abteilungen geben an, dass sie bis zur Hälfte ihrer Zeit mit ungeplanter Arbeit verbringen. Unser Report „State of Work 2023“ zeigt: Wir erleben pro Tag durchschnittlich über 13 Arbeitsunterbrechungen. Es kann 20 Minuten oder mehr dauern, bis man zur Aufgabe zurückkehrt.

Die Lösung: Spontane Aufgaben in den Griff bekommen.

Modernes Arbeits-Management erfordert die Vorbereitung auf jede Art von Arbeit – geplante wie ungeplante. Auf das Unerwartete vorbereitet zu sein, ist entscheidend, besonders wenn man weiß, dass selbst mit starker Projektplanung die Arbeit kaum je wie geplant verläuft.

Und nur, weil ihr Ad-hoc-Anfragen erhaltet, heißt das noch lange nicht, dass ihr jeder einzelnen Anfrage nachkommen müsst. Das Tracking von Ad-hoc-Projekten ist eine Möglichkeit, sich einen Überblick über die Arbeit zu verschaffen, klare Grenzen vorzugeben und den Prozess des Anfragen-Managements zu standardisieren. Um bei anstehender Arbeit organisiert zu bleiben, solltet ihr euch auf bestimmte Bereiche konzentrieren, etwa euren Kalender und euren Posteingang.

Erfahrt, was Menschen davon abhält, Arbeit zu erledigen. Ladet den State of Work Report 2023 herunter.

Etwa drei Viertel der US-amerikanischen Mitarbeitenden wünschen sich, sie hätten einen zentralen Ort, an dem sie ihre Aufgaben in einem unternehmensweiten Überblick betrachten könnten. Mehr als die Hälfte gibt an, dass sie als Verbraucherinnen und Verbraucher leichter Informationen finden als im Arbeitsalltag.

Wenig bis keine Transparenz über die Arbeit ist eine der Hauptursachen für ungeplante Arbeit und Arbeitsüberlastung. Wenn ihr nicht wisst, wohin eure Zeit geht oder wohin sie gehen soll, könnt ihr eure Prioritäten nicht effektiv steuern.Und ohne klare Prioritäten fühlt sich alles dringend an, selbst wenn es das nicht ist. Effektives Zeit-Management, ein zentrales Element im Projekt-Management, ist ohne Transparenz über die Arbeit unmöglich.

Geringe Transparenz trägt ebenfalls maßgeblich zu Inflexibilität bei, da sie die Fähigkeit beeinträchtigt, sich schnell an Projektänderungen anzupassen oder auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren.

Und nicht nur das: Mangelnde Sichtbarkeit macht es nahezu unmöglich, die Arbeit von Menschen zu bewerten. Führungskräfte brauchen einen konsistenten Einblick in die Arbeit ihres Teams, damit sie nützliches und transparentes Feedback geben und sinnvoll für künftige Projekte planen können.

Wir werden ohnehin schon mit E-Mails und Nachrichten überhäuft. Sorgt also dafür, dass mangelnde Transparenz nicht zu unnötigen Aktualisierungsanfragen führt und euren Kommunikations-Management-Plan durcheinanderbringt. Der Report zeigt auch, dass wir pro Woche mehr als 8,7 Stunden mit unnötigen Aufgaben, Kommunikation mit geringem Wert und zeitfressenden Meetings verschwenden.

Die Lösung: Ab sofort klar sehen.

Ein zentraler Ort für Arbeitsmanagement und ein optimierter Prozess ermöglichen es Führungskräften, konsistent auf die benötigten Updates zuzugreifen, statt ihre Teams mit Statusanfragen zu strapazieren. Die Reduzierung unnötiger Kommunikation spart Stakeholdern Zeit und Energie – genauso wie ein kontinuierlicher Überblick über Aufgaben, Prioritäten, Personen und Fortschritt.

Fast die Hälfte der Mitarbeitenden ist der Meinung, dass die Anzahl der Apps und Programme, die sie für ihre Arbeit benötigen, ihrer Produktivität im Weg steht. 39 % geben außerdem an, dass sich die Anzahl der verfügbaren Kommunikationsoptionen negativ auf ihre Fähigkeit auswirkt, Arbeiten abzuschließen.

Kommunikations-Tools sind jedoch nur ein Problem. Wir sind zudem überfordert von der Vielzahl an Tools für Datei-Management, Vernetzung, Zeiterfassung, Arbeitsprotokollierung und Daten-Mangement.

Die Lösung: Findet heraus, wann ihr Tools verknüpfen und wann ihr sie abschalten solltet.

Der erste Schritt zu mehr Übersichtlichkeit und Effizienz besteht darin, eure Tool-Landschaft möglichst zu konsolidieren und vernetzen. Ihr könnt zwischen vielen Plattformen mit API-Funktionen zur Datenübertragung wählen und euer Operating System of Record (OSR) zentralisieren, zum Beispiel euer CRM-Tool (Customer Relationship Management), euer Personalverwaltungsprogramm (Human Resource Management Application, HRM) oder eure ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning).

Achtet jedoch auf Redundanzen und eliminiert unnötige Tools, um Unordnung zu vermeiden. Vermeidet es, Anwendungen einzuführen, nur weil sie neu, budgetfreundlich oder beliebt sind. Seid wählerisch bei der Auswahl eures wichtigsten Tools für digitale Zusammenarbeit und verabschiedet euch von veralteten Anwendungen und ineffizienten Nutzungsmöglichkeiten (z. B. E-Mail als Planungs-Tool).

Modernes Projektmanagement setzt nicht mehr nur auf eine einzige Methodik. Teams, die einst die Wasserfallmethode verwendeten, werden nun gebeten, Projekte mit Agile zu verwalten oder beides zu kombinieren. Der Umstieg von einer Methodik zur einer anderen oder die Suche nach einer produktiven Möglichkeit, zwei oder mehr Methoden zu kombinieren, erfordert Vorbereitung und Recherche. Wenn ihr nicht wisst, wie ihr das bewerkstelligen könnt, gefährdet ihr mit Sicherheit den Projekterfolg und beeinträchtigt euren Management-Stil.

Die Lösung: Findet den richtigen Mix für euer Unternehmen.

Wenn ihr Methoden kombiniert, zwingt ihr eine Methode nicht dazu, etwas zu leisten, wofür sie nicht gedacht ist. Ebenso wenig verlangt ihr von einem Team, dass es einen Prozess anwendet, der nicht für es funktioniert. Fast die Hälfte der Projektleitenden (44 %) ist der Meinung, dass Wasserfall und agile Methoden parallel eingesetzt werden sollten. Die Aufgabe einer Führungskraft besteht darin, Tools zu finden, die zwischen den beiden Methoden übersetzen, Daten zusammenzufassen, über die Fortschritte aller Beteiligten zu berichten und Teams in eine andere Methodik einzubinden.

Außerdem solltet ihr die Vor- und Nachteile der einzelnen Methoden kennen. Beim Kombinieren von Methoden ist es wichtig, über Schulungen zu verfügen, die Unterstützung der Beteiligten zu gewinnen und eine klare Übersetzung in die Praxis zu haben.

Ihr könnt euch nicht leisten, dass Chaos Einzug in eure Prozesse und euren Arbeitsalltag hält. Es steht zu viel auf dem Spiel und wir haben zu wenig Zeit, um Fortschritt und Produktivität aus dem Blick zu lassen. Es ist Zeit für eine neue Richtung und einen neuen Ansatz: Enterprise Work Management.

Die Lösung: Enterprise Work Management.

Enterprise Work Management deckt alle Arten von Arbeit (geplant und ungeplant) ab, integriert verschiedene Methoden (agiles Management und Wasserfallmodell) und richtet sich an alle Benutzerinnen und Benutzer (technisch und geschäftlich). Es handelt sich um ein ganzheitliches, unternehmensweites System zur Steuerung des gesamten Arbeitslebenszyklus.

Enterprise Work Management konzentriert sich auf die Sichtbarkeit von der ersten Anfrage bis zur Bereitstellung und die Messung von Aufgaben, Problemen, Projekten und mehr. Als zentrale Anlaufstelle vereint es Anfragenmanagement, Fortschrittsverfolgung, Ressourcen- und Kapazitätsplanung sowie Datenerhebung und sorgt für eine Transparenz, die sich flexibel auf jede Zielgruppe zuschneiden lässt.