Die acht Arten der Verschwendung im schlanken Projekt-Management und wie ihr eure Prozesse optimiert.

The 8 wastes of Lean

Das Konzept der Verschwendung (oder Muda) in der Methodik des schlanken Projekt-Managements bezieht sich auf ineffiziente Workflow-Prozesse, die die Produktivität bremsen, den Output reduzieren und die Kosten steigern. Das Toyota Production System entwickelte das Konzept des schlanken Verschwendungs-Managements – ein Produktivitätsmodell, das die negativen Aspekte der Arbeitsproduktion beseitigt, um Produktivität, Profitabilität und Effizienz zu erhöhen.

Die ursprünglichen sieben Arten der Verschwendung im schlanken Projekt-Management – Transport (Verkehr), Inventory (Bestand), Motion (Bewegung), (Waiting) Wartezeit, Overproduction (Überproduktion), Overprocessing (Überverarbeitung) und Defects (Fehler) wurden unter dem Akronym TIM WOOD bekannt. Skills (Fähigkeiten), was ungenutztes Talent meint, wurde später als achte Verschwendung ergänzt, wodurch das Akronym zu TIM WOODS erweitert wurde.

In diesem Post erläutern wir, was die acht Arten der Verschwendung im schlanken Management sind, wie sie in geschäftlichen Situationen zum Tragen kommen, wie eure Teams von deren Eliminierung profitieren können und was ihr für die ersten Schritte benötigt.

Lean waste #1: Transportation

1. Verkehr.

Die Verschwendung Verkehr meint alle Ressourcen, die durch die Bewegung von Tools, Personen, Ausrüstung oder Produkten verloren geht. In ursprünglichen schlanken Szenarien meinte dies verschwendete Ressourcen, die sich aus der Rücksendung ungenutzten Inventars an das Lager, die Verlegung von Ausrüstung von einem Standort an einen anderen usw. ergaben.

Verkehr-Verschwendung im Projekt-Management.

In Büroszenarien kann sich Verkehr-Verschwendung auf das buchstäbliche Bewegen von Team-Mitgliedern ins Büro beziehen, wenn diese ihre Arbeit auch genauso gut zu Hause erledigen könnten. Dies kann zu Verkehr-Verschwendung führen, wenn es den Workflow stört, die Arbeitsmoral senkt und die Motivation beeinträchtigt.

Verkehr-Verschwendung in Unternehmen schließt auch übermäßig viele Tätigkeitswechsel und Unterbrechungen ein. Bei jeder Unterbrechung zwischen Aufgaben muss das Personal sich neu konzentrieren und neu beginnen. Deshalb schlägt sich Verkehr-Verschwendung in einem Büro häufig in verlorener Zeit oder unvollendeten Projekten nieder.

Erkennung und Eliminierung von Verkehr-Verschwendung.

Bewertet Arbeitsprozesse und Erwartungen, um Verkehr-Verschwendung zu erkennen. Wenn ihr nicht sicher seid, wo ihr anfangen sollt, befragt eure Mitarbeitenden und identifiziert Aspekte der Verkehr-Verschwendung, die ihr vielleicht überseht. Da eure Teams am besten mit den täglichen Arbeitsabläufen vertraut sind, können sie euch bei der Erkennung von Verkehr-Verschwendung helfen.

Möglicherweise könnt ihr überflüssige Wege vermeiden, indem ihr Homeoffice oder hybride Arbeitsplätze in Erwägung zieht. Vielleicht gibt es Aufgaben, die ebenso effektiv von zu Hause aus erledigt werden können, zumindest zeitweise. Außerdem könntet ihr eure Teams ermutigen, jede Woche bestimmte Zeiten für ununterbrochene Arbeit zu reservieren.

Lean waste #2: Inventory

2. Bestand.

Die Verschwendung Bestand beschreibt überschüssiges Inventar, das ungenutzt im Lager liegt. Dies kann euer Unternehmen Geld, Lagerfläche und Zeit kosten. Zu den häufigsten Ursachen von Bestand-Verschwendung zählen ineffiziente Nachverfolgung und Kontrolle, eine unzuverlässige Logistikkette und Überproduktion. Wenn ihr mehr Inventar habt oder mehr Ressourcen beschafft als für den Abschluss des Projekts nötig sind, kann dies zu längeren Lead-Zeiten während der Produktion führen.

Bestand-Verschwendung im Projekt-Management.

Bestand-Verschwendung in Geschäfts-Teams könnten nicht gelieferte Produkte, nicht genutzte Software, abgeschlossene, aber unveröffentlichte Projekte, ungenutztes Mobiliar oder sogar überschüssiges Büromaterial sein.

Im Büro kann Bestand-Verschwendung bedeuten, dass ihr mehr Projekte und Kundschaft annehmt, als eure Teams bewältigen können. Oder ihr kauft mehrere Software-Varianten, die euer Personal nicht benötigt, wodurch ebenfalls Bestand-Verschwendung entsteht, da einige dieser Investitionen nicht vollständig genutzt werden.

Erkennung und Eliminierung von Bestand-Verschwendung.

Mögliche Lösungen für Bestand-Verschwendung können die Neubewertung eurer Modelle zur Akquise von Kundinnen und Kunden und Marken, die Prüfung von Projektangeboten und die Durchführung einer Umfrage zu eurer Performance sein. Außerdem könnt ihr euch das Quartalsbudget ansehen und prüfen, ob ihr noch jemanden einstellen könnt, der bei der Abarbeitung der liegen gebliebenen Aufgaben unterstützen kann.

Lean waste #3: motion

3. Bewegung.

Die Verschwendung Bewegung wird durch unnötige Bewegungen verursacht, die keinen Wert für die Endproduktion haben, wodurch mehr Schritte durchgeführt werden, als für den Abschluss einer Aufgabe erforderlich sind. Bewegung-Verschwendung scheint zunächst der Verkehr-Verschwendung zu ähneln. Bedenkt aber, dass sich Verkehr-Verschwendung auf während des Transportvorgangs verlorene Ressourcen bezieht. Dagegen bezeichnet Bewegung-Verschwendung überflüssige Schritte bei Produktion und Transport.

Bewegung-Verschwendung im Projekt-Management.

Im Projekt-Management führt Bewegung-Verschwendung zu schlecht organisierten digitalen und physischen Arbeitsplätzen – unorganisierte Dateistrukturen oder Datenbanken auf dem Laptop, häufige Neuzuweisung von Aufgaben usw. Da sich Bewegung-Verschwendung um überflüssige Schritte dreht, zählen hierzu auch wiederholte oder unnötige Meetings. Bewegung-Verschwendung steht für mangelhafte Organisation und Inkonsistenzen und führt häufig zu verminderter Arbeitsmoral.

Erkennung und Eliminierung von Bewegung-Verschwendung.

Die Erkennung von Bewegung-Verschwendung ist nicht einfach, aber mangelhafte Organisation, die zu frustrierten Team-Mitgliedern führt, ist ein Anzeichen für ein Problem mit Bewegung-Verschwendung. Eliminiert Bewegung-Verschwendung durch Auditing der allgemeinen Prozesse. So kommt ihr vielleicht zu dem Schluss, unnötige Meetings abzusetzen, in ein Asset-Management-System zur Dateiorganisation zu investieren oder mehr Zeit für die Projektplanung aufzuwenden, damit möglichst keine Änderungen mehr vorgenommen werden müssen, wenn die Arbeit einmal begonnen hat.

Lean waste #4: Waiting

4. Wartezeit.

Die Verschwendung Wartezeit bezeichnet verlorene Ressourcen, während Mitarbeitende untätig sind, und führt zu Ineffizienzen in Workflows und Prozessen. Wartezeit-Verschwendung tritt üblicherweise in Fabriken oder Lagern auf, wenn Teile oder Ausrüstung für die Fertigstellung der Produktion fehlen.

Wartezeit-Verschwendung im Projekt-Management.

In einem Büro kommt es zu Wartezeit-Verschwendung, wenn Mitarbeitenden Anweisungen oder Informationen fehlen. Wenn Team-Mitglieder auf die Genehmigung durch das Management warten, bestimmte Aufgaben fortsetzen zu dürfen, führt dies möglicherweise zu Ausfallzeiten. Wartezeiten entstehen durch ineffektive Prozesse, mangelhafte Kommunikation und schlechtes Zeit-Management.

Erkennung und Eliminierung von Wartezeit-Verschwendung.

Erkennt Wartezeit-Verschwendung, indem ihr Flaschenhälse in euren Workflows identifiziert. Fragt eure Team-Mitglieder, wo sie bei ihrer Arbeit aufgehalten werden.

Eliminiert anschließend die Wartezeit-Verschwendung, indem ihr Aufgaben neu zuweist und eure Prozesse überarbeitet. Stellt eure Workflow-Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand und stellt sicher, dass sie mit neuen Strukturen, Projektkomponenten, Team-Dynamiken, Unternehmensverschiebungen etc. effizient funktionieren. Sorgt dafür, dass jeder Einzelschritt einen Mehrwert bietet. Wenn nicht, streicht ihn aus dem Workflow.

Lean waste #5: Overproduction

5. Überproduktion.

Die Verschwendung Überproduktion bedeutet, dass mehr produziert wird, als nötig ist. In traditionellen schlanken Umgebungen bedeutet Überproduktion, dass ein Unternehmen buchstäblich mehr produziert, als es lagern, verkaufen oder nutzen kann.

Überproduktion im Projekt-Management.

Beim Projekt-Management kommt es zu Überproduktion, wenn das Team unnötige oder doppelte Arbeit erledigt. Dies kann das Ausdrucken von Dateien sein, die auch digital versendet werden könnten, oder ein mangelhaft definierter Arbeitsumfang, der unnötig Ressourcen verbraucht.

In Unternehmen können schlechte Planung und mangelnde Kommunikation zu Überproduktion führen. Wenn einzelne Mitglieder des Teams ihre Rollen im Team-Gefüge nicht verstehen, produzieren sie möglicherweise mehr als nötig oder wenden Zeit für nicht zielführende Arbeit auf.

Erkennung und Eliminierung von Überproduktion-Verschwendung.

Überproduktion lässt sich am besten am Ende eines Projekts erkennen, wenn ihr die Team-Leistung bewertet. Diskutiert nicht nur den Zeitplan und die KPIs, sondern auch während des Projekts erfolgte unnötige Arbeiten.

Schon kleine Anpassungen wie verbesserte Planung und Team-Kommunikation können dazu beitragen, Überproduktion-Verschwendung zu vermeiden. Beispielsweise könnte euer Team ein Kanban-Board-System zur Optimierung des Projekt-Managements implementieren. Mit einem Kanban-Board können eure Mitarbeitenden ihre Aufgaben selbst verwalten und organisieren, was die Kommunikation über den Umfang von Projekten verbessern sollte. So wird Arbeitsaufwand vermieden, der keinen Mehrwert bringt.

Lean waste #6: Overprocessing

6. Überverarbeitung.

Die Verschwendung Überverarbeitung tritt auf, wenn einem Projekt Aufgaben hinzugefügt werden, die keinen zusätzlichen Nutzen für die Kundschaft haben.

Zwar beziehen sich sowohl Bewegung- als auch Überverarbeitung-Verschwendung auf übermäßig viele Workflow-Schritte, aber bei der Bewegung-Verschwendung geht es um unnötige Schritte zum Abschluss eines ansonsten gut dimensionierten Projekts. Durch Überverarbeitung entsteht dagegen ein unnötig komplexer Projektumfang durch Hinzufügen von Features oder Details, die keinerlei Mehrwert für die Kundin oder den Kunden bringen.

Überverarbeitung im Projekt-Management.

Überverarbeitung sieht im Projekt-Management ähnlich aus wie in traditionellen Fertigungsumgebungen. Sie umfasst häufig unnötige Produktdetails oder ästhetische Aspekte, die von der Kundschaft nicht benötigt und daher nicht genutzt werden. Oder mehrere Managerinnen und Manager prüfen und genehmigen Arbeiten, sodass redundante Schritte für den Abschluss eines Projekts entstehen.

Erkennung und Eliminierung von Überverarbeitung-Verschwendung.

Überverarbeitung-Verschwendung findet sich häufig in ineffizienten Workflows, die zu doppelten Arbeiten führen, oder in Produkt-Updates, die nicht aus Benutzer-Feedback resultieren. Eine Methode, diese Verschwendung zu eliminieren, ist die Verwendung eines Projektüberhangs für die Organisation und Priorisierung von Projekten. Dieser Überhang enthält eine Liste potenzieller Projekte, die das Team gemeinsam priorisiert. So könnt ihr Überverarbeitung-Verschwendung verhindern, da ihr sicherstellt, dass das Team nur an Features und Updates arbeitet, die die Kundschaft wirklich benötigt.

Lean waste #7: Defects

7. Fehler.

Die Verschwendung Fehler ist der Verlust von Geld und Ressourcen aufgrund von Produkten, die nicht ordnungsgemäß funktionieren. Das Unternehmen muss dafür bezahlen, dass Produkte zurückgesendet, neu entwickelt und ersetzt werden.

Fehler im Projekt-Management.

Fehler-Verschwendung ist im Projekt-Management und in Fertigungsumgebungen ganz ähnlich. Bei Geschäftsprojekten ist der Fehler im Allgemeinen eher ein digitales als ein physisches Produkt, aber die Verschwendung ist im Grundsatz gleich. Fehler können zu unzufriedener Kundschaft und zum Abbruch minderwertiger Projekte führen, was entgangene Geschäfte bedeutet.

Erkennung und Eliminierung von Fehlern.

Die Erkennung von Fehler-Verschwendung ist nicht schwierig, denn eure Kundschaft lässt euch umgehend wissen, wenn ein Produkt nicht die Erwartungen erfüllt. Intern sind die Kommunikation und Organisation entscheidend, um Fehler in Team-Prozessen, Funktionen, Rollen, Schnittstellen und Workflow-Modellen zu erkennen, bevor ein Produkt veröffentlicht wird.

Fehler sind das Resultat mangelhafter Verfahren zur Qualitätskontrolle. Die Aktualisierung eurer Prozesse kann also dazu beitragen, die Fehler-Verschwendung zu reduzieren. Richtet Prüfpunkte zur Qualitätskontrolle für wichtige Prozesse oder Komponenten ein. Prüft in diesen Phasen, dass alle relevanten Informationen korrekt sind, arbeitet problematische Aspekte heraus und erstellt einen Plan, wie die Probleme behoben werden können, damit das Produkt fehlerfrei veröffentlicht wird.

Lean waste #8: Skills

8. Fähigkeiten oder ungenutztes Talent.

Die Verschwendung Fähigkeiten bezieht sich auf ungenutztes Talent. Diese Art von Verschwendung stammt nicht aus einer traditionellen Fertigungsumgebung, sondern bezieht sich auf verlorene Ressourcen, wenn Team-Mitglieder ihre Zeit nicht für Arbeiten aufwenden, die ihren Fähigkeiten und ihrem Know-how entsprechen.

Diese Art Verschwendung entsteht, wenn Mitarbeitende in monotonen Tätigkeiten versinken und wenn Teams unterbesetzt sind. Die Belegschaft ist gezwungen, sich mit unmittelbaren Alltagsaufgaben zu befassen, und hat nicht die Zeit, die übergeordnete und kreative Arbeit zu erledigen, für die sie eingestellt wurde.

Fähigkeiten-Verschwendung schadet Unternehmen, da sie hochqualifizierte Fachkräfte bezahlen, die sich aber um Routineaufgaben kümmern. Außerdem kann dies zu einer sinkenden Moral am Arbeitsplatz, „stillen“ Kündigungen, einer Unternehmenskultur der Frustration oder hoher Mitarbeiterfluktuation führen.

Erkennung und Eliminierung von Fähigkeiten-Verschwendung.

Erkennt Fähigkeiten-Verschwendung durch Team-Auditing und durch Untersuchung dessen, womit Teams die meiste Zeit verbringen. Sollte es eine Lücke zwischen dem individuellen Mehrwert, den sie generieren könnten, und den täglichen Aufgaben geben, die sie tatsächlich erledigen, verliert ihr wahrscheinlich Ressourcen durch Fähigkeiten-Verschwendung. Auch eine einfache Stimmungsumfrage kann eine effektive Methode sein, um Fähigkeiten-Verschwendung aufzuspüren. Wenn eure Team-Mitglieder sich nicht ausreichend wertgeschätzt fühlen, werden sie euch dies in einer anonymen Umfrage mitteilen.

Wirkt Fähigkeiten-Verschwendung entgegen, indem ihr eure Personalausstattung, die Team-Struktur und die Projekt-Software überprüft. Vielleicht findet ihr heraus, dass ihr eine zusätzliche administrative Arbeitskraft einstellen müsst, damit ihr euren hochqualifizierten Fachkräften Routinearbeiten abnehmen könnt. Oder ihr kommt zu dem Schluss, dass Teile eures Technologie-Stacks ein Upgrade benötigen, damit ihr eure Teams durch Automatisierung der Routineaufgaben entlasten könnt.

Erste Schritte mit schlankem Projekt-Management und den acht Arten der Verschwendung.

Die acht Arten der Verschwendung im schlanken Projekt-Management stehen allesamt für unnötige Komplikationen, die Ressourcen vergeuden. Wenn ihr so viele Arten wie möglich erkennt und eliminiert, optimiert ihr Prozessabläufe, verbessert die Team-Moral und erhöht euren ROI.

Eliminiert eine Art von Verschwendung nach der anderen. Vielleicht zeigt sich eine als offensichtliches Problem, von dem ihr bereits wisst, dass es Ressourcen strapaziert. Wenn nicht, beginnt einfach ganz oben auf der Liste.

Wenn ihr bereit seid, kann euch Adobe Workfront dabei unterstützen, Verschwendung zu beseitigen und effizienter zu werden. Workfront unterstützt Teams bei der Vernetzung und Zusammenarbeit und vereinfacht die Workflows. Ihr habt also die passende Software, unabhängig davon, welche Verschwendung ihr gerade ausschalten möchtet.

Seht euch das Einführungsvideo an oder startet eine kostenlose Produkttour und seht selbst, wie ihr mit Adobe Workfront euer Projekt-Management von der Strategie bis zur Durchführung optimieren könnt.