5 beliebte agile Frameworks für euer nächstes Projekt.

Die Wahl des richtigen Projekt-Management-Frameworks ist in heutigen Hybrid-Arbeitsumgebungen – gerade angesichts des unsicheren Wirtschaftsklimas, das Auswirkungen auf Geschäftsziele und Unternehmensgewinne hat – besonders wichtig. Projektleitende suchen nach Möglichkeiten, die Arbeit ihrer Teams effizienter und effektiver zu gestalten sowie mit ihren aktuellen Aufgaben Schritt zu halten. Das ist schwierig genug, vor allem wenn die aktuellen Prozesse den Anforderungen des Teams nicht ausreichend gerecht werden.

Der Erfolg eines Projekts hängt oft vom Framework ab, das vom Team eingesetzt wird, um die Dinge voranzubringen. Unternehmen mit ausgereiften Projekt-Management-Ansätzen können ihre Projekte in 63 % aller Fälle rechtzeitig abschließen, während weniger ausgereifte oder informelle Prozesse eine Erfolgsquote von gerade einmal 39 % aufweisen.

Eine bewährte Methode für erfolgreiches Projekt-Management ist die Implementierung eines Workflow-Frameworks oder -Systems, das den Beteiligten hilft, ihre Verantwortungsbereiche, Anforderungen und Fristen im Blick zu behalten, wobei der Schwerpunkt auf Verantwortung und Transparenz liegt. Die zuverlässigsten Frameworks basieren auf dem als Agile bezeichneten iterativen Ansatz.

In diesem Artikel stellen wir die Vorteile eines agilen Frameworks für das Projekt-Management vor und zeigen einige beliebte Optionen, mit denen ihr die Anforderungen eures Teams und die Geschäftsziele verbinden könnt.

• Was sind agile Frameworks?
• Scrum.
• Kanban.
• Extreme Programming (XP).
• Lean.
• Crystal.
• Erste Schritte mit agilen Frameworks.

Was sind agile Frameworks?

Agile Frameworks sind iterative Workflow-Phasen, die einen formellen Rahmen für die Zusammenarbeit, Planung, Verwaltung, Implementierung und Überprüfung bereitstellen, um ein konkretes Projektergebnis innerhalb eines festgelegten Zeitraums zu erreichen.

Unternehmen mit einem formellen Projekt-Management-Ansatz sind oft effizienter beim Erfüllen ihrer Aufgaben und Team-Ziele. Tatsächlich verpuffen in Unternehmen, die nicht über bewährte Projekt-Management-Prozesse verfügen, 11,4 % der geschäftlichen Ressourcen. Obwohl 89 % aller Unternehmen über einen Projekt-Management-Plan verfügen, sind nur 48 % der Teams der Meinung, dass ihre damit verbundenen Prozesse effizient sind.

Eine Möglichkeit zur Stärkung eures Projekt-Management-Ansatzes ist die Implementierung eines agilen Frameworks, das die Anforderungen all eurer Teammitglieder in Bezug auf Ausrichtung, Arbeitsergebnisse und Fristen erfüllt. Das Project Management Institute definiert fünf Projekt-Management-Phasen, die unabhängig vom verwendeten Framework optimiert werden müssen.

• Initiierung: Der Start des Projekts mit allen Anforderungen.
• Planung: Die Entwicklung einer Strategie zur Unterteilung des Projekts in überschaubare Teile.
• Ausführung: Schrittweise Ausführung der Arbeit (Aufgabe für Aufgabe).
• Kontrolle: Überprüfung des Fortschritts und parallele Tests der Aufgabenausführung.
• Abschluss: Abschluss des gesamten Projekts nach Erreichen der geforderten Spezifikationen.

Wenn ihr diese Phasen kennt, könnt ihr das richtige Framework für eure individuellen Anforderungen wählen. Agile Frameworks sind meist flexibler, wenn es um schrittweise Prozesse und Zwischenziele geht. Ihre Stärke liegt darin, dass damit Verantwortungsbereiche sowie Rollen definiert werden können und sie gleichzeitig den Kommunikationsfluss zwischen den Projektbeteiligten verbessern.

Aktuell sind verschiedene agile Frameworks im Einsatz, darunter Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) und Crystal, die einige Gemeinsamkeiten haben und jeweils spezifische Vorteile bieten. Euer Ziel muss also darin bestehen, das richtige Framework für die konkreten Projekt-Management-Anforderungen eures Unternehmens zu finden.

Scrum.

Das vielleicht bekannteste agile Framework Scrum war ursprünglich ein Ansatz für das Projekt-Management bei der Software-Entwicklung. Dank seiner flexiblen und iterativen Struktur eignet es sich jedoch auch für nicht-technische Teams und erweist sich insbesondere für Verantwortliche im Unternehmen als nützlich.

In einem Scrum-Framework werden Projekte in mehrere Teile bzw. Sprints aufgesplittet, die wiederum in individuelle und inkrementelle Aufgaben unterteilt werden. Jede Aufgabe ist so eigenständig und verwaltbar wie möglich, sodass die einzelnen Beteiligten im Rahmen eindeutig definierter Kriterien arbeiten können. Jeder Sprint besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die auf ein Team von Beteiligten verteilt werden.

Auch wenn es genügend Projektarbeit gibt, um mehrere Sprints zu füllen, wird jeweils nur ein Sprint abgearbeitet. Sprints dauern meist zwei bis vier Wochen, was es Teams erleichtert, den Verantwortlichen in regelmäßigen Zeitabständen abgeschlossene Arbeiten bereitzustellen. Ebenso ist es einfacher, Projekte effizient voranzubringen und dem Team gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, auf Herausforderungen oder neue Informationen zu reagieren.

Scrum gilt als schlankes Framework, da nur eine begrenzte Zahl von Regeln und Anforderungen berücksichtigt werden muss. Dadurch wird verhindert, dass das Projekt-Management zu unflexibel wird, um die Kreativität des Teams zu entfalten. Zudem ist das Framework für die Beteiligten leicht verständlich, da hier nur wenige Meeting-Arten und Werte implementiert werden müssen.

In einem Scrum-Framework gibt es einige wichtige Rollen, die für den reibungslosen und nachvollziehbaren Ablauf des Projekts erforderlich sind. Dazu gehören:

• Scrum Master: Diese Person ist für die Planung von Meetings, die Überprüfung des Fortschritts und dafür verantwortlich, dass das Team dem agilen Framework folgt.
• Product Owner: Diese Person erstellt eine Übersicht aller Aufgaben und organisiert sie für die Sprint-Iterationen, wobei die Anforderungen von Verantwortlichen und des Unternehmens berücksichtigt werden.
• Scrum-Team: Hier sind die jeweiligen Projektbeteiligten zusammengefasst (in einem Software-Projekt sind das beispielsweise die Designerinnen und Designer von Anwendererlebnissen und Programmiererinnen und Programmierer), die für die Erfüllung individueller Aufgaben jedes Sprints verantwortlich sind.

Das Scrum-Framework eignet sich insbesondere für Teams, die einen Ansatz für die schnelle und iterative Erledigung von Projekten suchen, um auf Veränderungen bei der Kunden- und Marktnachfrage zu reagieren und die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Kanban.

Das ursprünglich aus dem japanischen Automobilbau stammende Projekt-Management-System
Kanban bezeichnet das Voranbringen eines Projekts mithilfe von Anweisungskarten, die in einer Produktionsreihe an die jeweiligen Beteiligten weitergegeben werden. In der heutigen digitalen Welt werden diese Karten häufig in Software-Programmen als visuelle Hinweise für den Status eines Projekts oder die Entwicklungsphase angezeigt. Jede Karte umfasst Anweisungen für die Aufgabe und nennt die für diese Initiative verantwortliche Person, damit keine Fragen dazu auftreten, wer woran arbeitet.

Projektaufgaben werden durch Karten dargestellt, die einen Workflow mit vertikalen Spalten durchlaufen. Die Karten enthalten zahlreiche relevante Informationen wie Aufgabendetails, Status, Fälligkeitsdatum, Hinweise und die Personen, denen die Aufgabe zugewiesen wurde. Die Spalten stehen für einen jeweiligen Produktionsstatus, zum Beispiel „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ oder „Wird überprüft“. Auf dem Weg zur Erledigung durchlaufen die Elemente die Übersicht von links nach rechts.

Dieses agile Framework liefert allen Beteiligten in einem Projekt-Team eine klare und visuelle Echtzeit-Darstellung darüber, wie viele Elemente sich in jeder Phase befinden, sowie Informationen dazu, wo sie Prozesse optimieren müssen, um Hindernisse zu vermeiden und sich auf neue Arbeit vorzubereiten. Mit diesem Ansatz können Projektleitende die Aufgaben und Details eines Projekts besser im Blick behalten als die Mitarbeitenden selbst. Dadurch ist sichergestellt, dass die Beteiligten sich auf die Ausführung der zugewiesenen Aufgaben konzentrieren.

Das Kanban-Framework ist ideal für Teams geeignet, die eine Vielzahl von Anfragen visualisieren und einen ständigen Strom neuer Aufgaben verwalten müssen.

Extreme Programming (XP).

Extreme Programming (XP) wurde ursprünglich mit dem Ziel entwickelt, Entwicklerinnen und Entwickler beim Priorisieren von Anforderungen zu unterstützen, damit sie mit sich häufig ändernden Kundenanforderungen an einem dynamischen Arbeitsplatz Schritt halten können. Dieses agile Framework ist zudem iterativ, doch im Gegensatz zu Scrum hat hier das Entwicklungs-Team die Kontrolle über die Priorisierung und Arbeitsverteilung beim Erstellen von Arbeitsergebnissen. Deshalb ist dieser Ansatz weniger reglementiert und gibt Entwicklerinnen und Entwicklern die Möglichkeit, ihre eigenen Aufgaben selbst zu verwalten, während eine festgelegte, für die Überwachung verantwortliche Person – meist ein Mitglied des Entwicklungs-Teams – die Projektmetriken und Fortschritte im Blick behält und auf diese Weise sicherstellt, dass das Team produktiv bleibt.

Im Gegensatz zu Kanban setzt XP also nicht auf starre Schritte oder Spalten, sondern auf bestimmte Werte, mit denen Aktionen und Verantwortungsbereiche des Teams bestimmt werden. Dazu gehören:

• Code-Entwicklung: Mithilfe von Diagrammen und Modellen erstellen Entwicklerinnen und Entwickler ein Konzept ihrer Arbeit und arbeiten paarweise zusammen, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen.
• Tests: Entwicklerinnen und Entwickler priorisieren Team-übergreifende Qualitätssicherung (QA) und gewährleisten auf diese Weise, dass ihr Code keine Fehler enthält und in der Zukunft nicht mit technischen Schwierigkeiten oder Hindernissen zu rechnen ist.
• Kundenbeziehung: Konzepte von Produktmerkmalen werden den Entwicklerinnen und Entwicklern direkt vorgestellt, die sich dann die Zeit nehmen, diese in umsetzbare und separate Entwicklungsschritte zu unterteilen.
• Konzepterstellung: Team-Mitglieder erstellen gemeinsam eine Projektinfrastruktur, die eine langfristige effiziente und effektive Nutzung des Systems gewährleistet.
• Rückmeldungen: Die Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden und internen Verantwortlichen haben Einfluss auf weitere Projektarbeiten und helfen Entwicklerinnen und Entwicklern, Iterationen von Projektaufgaben vorzunehmen, um veränderten Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen.
• Einfachheit: Entwicklerinnen und Entwickler werden angehalten, sich auf aktuelle Notwendigkeiten statt auf zukünftige Anforderungen zu konzentrieren und Lösungen zu erstellen, die direkt nach ihrer Fertigstellung implementiert werden können.

Das XP-Framework eignet sich am besten für unabhängige und erfahrene Software-Entwicklerinnen und -Entwickler sowie Test-Teams, die mit häufig veränderten Aufgaben und Prioritäten zu tun haben.

Lean.

Die Lean-Methodik wurde explizit dafür entwickelt, überflüssige Schritte oder Verschwendung bei einem Projekt zu vermeiden, damit Teams so effizient wie möglich arbeiten können. Dazu gehören Meetings, die wertvolle Zeit kosten, ineffiziente Prozesse, die den Fortschritt behindern, sowie Ablenkungen, die das Team von der Arbeit abhalten.

Damit die Lean-Methode effektiv funktioniert, müssen den Team-Mitgliedern ihre Rollen und Zuständigkeiten klar sein, da es kein Mikro-Management oder detaillierte Überprüfungen ihrer Arbeit gibt. Da die einzelnen Beteiligten relativ autonom arbeiten, kann dieses Framework das Vertrauen zwischen Kolleginnen und Kollegen und Managerinnen und Managern darin steigern, dass die Aufgaben trotz begrenzter Überwachung entsprechend den Spezifikationen erledigt werden. Aus diesem Grund kann das Lean-Framework die Projekt-Gesamtkosten und Vorlaufzeiten verringern, während gleichzeitig die Effizienz und Produktivität der Projekt-Teams gesteigert wird.

Das Lean-Framework basiert auf sieben wichtigen Prinzipien:

1. Vermeidung von Verschwendung: Arbeitet nur an den Dingen, die für den Abschluss des aktuellen Projekts erforderlich sind. Minimiert die Zeit und Ressourcen für Arbeitsergebnisse, die außerhalb des aktuellen Rahmens liegen.
2. Optimierung von Schulungen: Die Beteiligten sollten motiviert werden, ihre Kompetenzen und ihren Wissensschatz aktiv zu erweitern, um den Anforderungen des Projekts oder der Team-Mitglieder gerecht zu werden.
3. Entscheidungen so spät wie möglich: Bei unklaren Projektrahmen kann es sinnvoll sein, bis zur letzten Minute mit der Entscheidung für eine Aktion zu warten, weil es dadurch möglich ist, Verschwendung zu vermeiden und flexibel zu reagieren.
4. Möglichst schnelle Bereitstellung: Mit schnellen Fortschritten vermeidet ihr die Verzögerung von Entscheidungen und könnt häufig Rückmeldungen von Verantwortlichen einholen, damit die Teams die gerade benötigten Ergebnisse liefern.
5. Unterstützung des Teams: Das Lean-Framework ermöglicht einzelnen Beteiligten die Planung, Definition und Verwaltung wichtiger Teile des Projekts, um die Arbeit schnell voranzubringen.
6. Implementierung von Integrität: Projekte sollten erst dann an das Team übermittelt werden, nachdem die technischen und kundenspezifischen Anforderungen gründlich analysiert wurden.
7. Ganzheitlicher Überblick: Implementiert Maßnahmen, die die Fortschritte des gesamten Teams belohnen, anstatt individuelle Team-Mitglieder hervorzuheben, um eine maximale Performance zu erzielen.

Lean-Frameworks eignen sich am besten für Teams, die regelmäßig Ergebnisse liefern und schnell auf neue Anforderungen von Kundinnen und Kunden sowie Verantwortlichen reagieren müssen.

Crystal.

Im Gegensatz zu anderen agilen Frameworks, die Prozess- und Projektphasen in den Vordergrund stellen, priorisiert Crystal Mitarbeitende und Kommunikation als wichtigste Projektfaktoren. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Team-Größe und den in Arbeit befindlichen Projekten. Dieses Framework entstand als Reaktion auf bestehende Projekt-Management-Frameworks, die auf schrittweisen Methoden basieren und die nötige Flexibilität vermissen lassen.

Bei Crystal haben Fachleute Priorität und ihnen wird im Projektzeitplan ausreichend Zeit für Reflektion und Zusammenarbeit eingeräumt. Das hilft enorm, um das Projekt auf Kurs zu halten und die Effizienz zu verbessern. In Crystal werden für unterschiedliche Team-Größen jeweils unterschiedliche Frameworks angewendet. Crystal unterteilt diesen Ansatz wie folgt:

• Crystal Clear: weniger als sieben Team-Mitglieder
• Crystal Yellow: 7–20 Team-Mitglieder
• Crystal Orange: 20–40 Team-Mitglieder
• Crystal Red: 40–80 Team-Mitglieder
• Crystal Maroon: 80–200 Team-Mitglieder
• Crystal Diamond/Crystal Sapphire: mehr als 200 Team-Mitglieder

Anhand dieser Team-Größenstufen implementieren Führungskräfte sieben Prinzipien, um den Workflow-Ansatz ihrer Teams zu bestimmen:

1. Häufige Bereitstellung: Auch wenn kein konkreter Zeitrahmen festgelegt ist, erfordert das Crystal-Framework iterative Veröffentlichungen abhängig vom Umfang des Projekts und den Anforderungen der Kundinnen und Kunden.
2. Verbesserung durch Reflektion: Dank der Flexibilität von Crystal können Team-Mitglieder Bereiche mit Verbesserungspotenzial herausstellen und im laufenden Betrieb Prozessänderungen vornehmen.
3. Einheitliche Kommunikation: Unterschiedliche Team-Größen funktionieren besser mit unterschiedlichen Ansätzen, sei es in Bezug auf Meetings oder Gruppenarbeitsumgebungen. In jedem Fall gilt jedoch, dass die reibungslose Zusammenarbeit an erster Stelle stehen muss.
4. Persönliche Sicherheit: Die Beteiligten sollten das Gefühl haben, dass sie ihre Perspektive mithilfe ständig offener Kommunikationskanäle teilen können, damit die Prozesse im Laufe der Zeit verbessert werden.
5. Fokus: Klar definierte Aufgaben und Ziele helfen Einzelpersonen und Gruppen innerhalb eines Teams, Projekte in umsetzbare Einheiten aufzusplitten und die erwarteten Arbeitsergebnisse zu liefern.
6. Zugriff auf Expertinnen und Experten sowie Benutzerinnen und Benutzer: Regelmäßige Rückmeldungen und Antworten auf Fragen stehen allen Beteiligten zur Verfügung und helfen, das Projekt voranzubringen.
7. Technische Ausstattung: Team-Mitglieder sind angehalten, während Tests und in den Planungsphasen des Projekts Fehler zu melden und Rückmeldungen auszutauschen.

Das Crystal-Framework wird häufig von Teams implementiert, die auf zusätzliche Flexibilität und enge Zusammenarbeit Wert legen, um auf veränderliche Anforderungen reagieren zu können.

Erste Schritte mit agilen Frameworks.

Das richtige agile Framework kann helfen, eure Projekte reibungslos und effizient voranzubringen sowie sicherzustellen, dass Termine, Budgets und Anforderungen so weit wie möglich eingehalten werden. Jedes Team hat andere Anforderungen an das Framework, da die Dynamiken und Arbeitsergebnisse sich unterscheiden.

Um die für euch richtige Option zu identifizieren, solltet ihr jedes verfügbare agile Framework analysieren und feststellen, welche Elemente die Anforderungen eures Projekts und der Beteiligten am besten erfüllen. Die richtige Lösung könnte sogar eine Hyprid-Lösung aus mehreren Frameworks sein. Wenn euch die ersten Schritte schwer fallen, solltet ihr berücksichtigen, wie die Team-Größe, Organisationsstruktur, Kundenanforderungen und Unternehmenswerte eure Projekt-Management-Anforderungen beeinflussen.

Wenn ihr für den nächsten Schritt bereit seid, kann die Implementierung einer Projekt-Management-Lösung helfen, alle wichtigen Verantwortungsbereiche im Hinblick auf Zusammenarbeit und Transparenz zu zentralisieren.

Adobe Workfront kann euch helfen, eure Projekte mit verschiedensten agilen Frameworks zu verwalten. Dabei erlaubt Adobe Workfront dank des umfassend ausgestatteten Projekt-Management-Systems, Aufgaben zu priorisieren, den Projektfortschritt im Blick zu behalten und euer Team zu koordinieren.

In diesem Übersichtsvideo erfahrt ihr mehr darüber, wie Adobe Workfront die Verwaltung eurer Projekte erleichtert.