Leitfaden für agile Teams – Definition, Vorteile, Tipps und mehr.

Agiles Projekt-Management stammt ursprünglich aus der Software-Entwicklung, hat aber mittlerweile auch in anderen Bereichen Einzug gehalten. Es ist heute für über 70 % der Unternehmen in den USA ein wichtiges Framework beim Management von Abläufen. Unternehmen, die ihre eigenen agilen Teams auf- oder ausbauen möchten, schrecken häufig vor diesem Prozess zurück, da agile Projekt-Managerinnen und Projekt-Manager einen konstanten Input-Strom zu bewältigen haben und dennoch im besten Interesse ihrer Teams handeln müssen.

Unternehmen ohne ein agiles Team stehen allerdings vor einer anderen Herausforderung, wenn es zu plötzlichen Marktverschiebungen oder unerwarteten Branchenentwicklungen kommt, die eine schnelle Anpassung der Routinen und Methoden erfordern.

Wenn Unternehmen die Methodik agiler Teams verstehen, können sie sich schnell und effektiv auf neue Situationen einstellen, seien dies gestiegene Kundenerwartungen oder verzögerte Produktiterationen. Der Einsatz agiler Methoden im Betrieb kann zu einer Erfolgsrate von 64 % führen. Dem stehen 49 % bei Unternehmen gegenüber, die andere Strategien verfolgen.

Damit ihr besser versteht, was agiles Projekt-Management ist und wie ihr das Framework auf aktuelle Abläufe anwenden könnt, behandeln wir in diesem Leitfaden die folgenden Punkte:

• Was ist ein agiles Team?
• Vorteile agiler Teams
• Merkmale agiler Teams
• Rollen und Zuständigkeiten in agilen Teams
• Verschiedene agile Frameworks
• Tipps zur Bildung agiler Teams
• Verbesserung der Zusammenarbeit im Team

Was ist ein agiles Team?

Ein agiles Team ist eine Gruppe von Individuen mit verschiedenen multifunktionalen Fähigkeiten, die auf den Erfolg eines agilen Projekts über alle Phasen der Entwicklung, Testung und Bereitstellung hinarbeiten. Agile Teams bestehen normalerweise aus fünf bis zehn Personen, die gezielt aufgrund ihres Know-hows in bestimmten Geschäftsbereichen ausgewählt wurden.

Diese Gruppen werden kuratiert und erfüllen einen klar definierten Zweck für das Unternehmen, der in der Regel an ein bestimmtes Unternehmensziel geknüpft ist. Sie steuern und organisieren sich selbst, teilen Zuständigkeiten und bieten funktionsübergreifende Hilfestellung, um die Ziele zu erreichen.

Diese Teams arbeiten nach einer agilen Methodik, bei der es sich um eine Projekt-Management-Praktik handelt, mit der größere Ziele in kleinere Phasen aufgeteilt werden, um kontinuierliche Iterationen, Fortschritte und Verbesserungen zu ermöglichen. Dies folgt der Definition des Begriffs „agil“, der die Fähigkeit eines Teams beschreibt, uneingeschränkt voranzuschreiten und die Arbeit basierend auf Erfolgen und Herausforderungen ständig neu zu kalibrieren.

Vorteile agiler Teams.

Flexibilität und Skalierbarkeit in guten wie in schlechten Zeiten sind nur zwei der zahlreichen Vorteile, die ein Unternehmen hat, wenn es ein agiles Team mit den Aufgaben betraut. Aufgrund der vielen Vorteile wechseln immer mehr Unternehmen zum Ansatz mit agilen Teams, nicht nur in der Software-Entwicklung. Hier einige Beispiele:

• Intensivere Kundeninteraktionen und höhere Kundenzufriedenheit. Mit dem iterativen Ansatz der agilen Methode können Unternehmen kontinuierlich neue Produkte oder Services herausbringen, mit denen sie Kundenbeziehungen und Kundenbindung optimieren können.
• Hochwertigere Produkte. Die Verbesserung von Prozessen ist eine der zentralen Prioritäten der agilen Methode. Dabei sind alle Beteiligten aufgerufen, nach Wachstumsmöglichkeiten zu suchen. So können Prozesse schneller weiterentwickelt, Notlösungen eliminiert und die Qualitätskontrolle verbessert werden.
• Höhere Anpassungsfähigkeit. Je besser ein Team sich anpassen kann, desto besser kann es Hindernisse überwinden oder Änderungen zum Positiven mit geringer oder ohne jede Ausfallzeit vollziehen. Außerdem können Teams im Projektverlauf die Prioritäten frei anpassen, sodass eine konsistentere Bereitstellung möglich wird.
• Bessere Kontrolle über das Projekt. Nachdem das übergeordnete Projektziel festgelegt wurde, können agile Teams ihre Resultate im Blick behalten, indem sie kontinuierlich ihren Fortschritt bewerten und regelmäßig in der Gruppe ihre Leistungen prüfen.
• Weniger Risiko. Der progressive Ansatz reduziert auch das Risiko verpasster Ziele. Vielmehr können Team-Mitglieder Erwartungen und Methoden kalibrieren, um auf neuen Wegen zu den gewünschten Resultaten zu kommen.
• Bessere Zusammenarbeit und Feedback-Verfahren. Da sich die Teams regelmäßig treffen, um Feedback, Fortschritts-Reports und Ideen für Verbesserungen auszutauschen, wird bei agilen Teams die Kommunikation besser wertgeschätzt und aktiv gefördert.

Merkmale agiler Teams.

Auch wenn sich der Aufbau und die Arbeitsweise agiler Teams von Fall zu Fall unterscheiden kann, gibt es mehrere Eigenschaften, die alle erfolgreichen agilen Teams gemeinsam haben. Denkt daran, dass eines der Ziele der agilen Methodik in der Abschaffung von Silos und der Förderung einer positiven und produktiven Zusammenarbeit besteht.

Teamness.

Vor allem anderen zeichnet die erfolgreichsten agilen Teams ein Gefühl von „Teamness“ und „Einheit“ aus, das alle Handlungen und Interaktionen prägt. Team-Mitglieder werden ermutigt, Erfolge und Fehlschläge gemeinsam zu erleben und in enger Zusammenarbeit zu Lösungsvorschlägen und deren Umsetzung zu kommen. Die Zusammenarbeit als Einheit fördert die allgemeine Team-Performance und die Fähigkeit, die gesteckten Ziele zu erreichen.

Hohe Produktivität.

Da agile Teams als Einheit agieren, steigert dies gleichzeitig die Produktivität. Wenn klar ist, wer verantwortlich ist und wann eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, kennen alle Beteiligten ihren Platz im Team und erfüllen ihre Aufgaben so schnell wie möglich.

Interdisziplinarität.

Interdisziplinäre agile Teams werden oft mit T-förmigen Teams verglichen und ähneln diesen auch. Aber Mitglieder interdisziplinärer Teams verfügen mit höherer Wahrscheinlichkeit über Fähigkeiten jenseits der traditionellen Disziplinen. Dank dieser breit gefächerten Kompetenzen können sich die Mitglieder in unterschiedlichste Projekte einbringen, was wiederum die Geschwindigkeit agiler Teams erhöht. Die Rechnung ist ganz einfach: Wenn ihr nicht auf externe Ressourcen warten müsst, schafft ihr mehr in kürzerer Zeit.

Klar definierte Zuständigkeiten.

Auch wenn die Team-Mitglieder bei Bedarf bereit sein sollen, sich gegenseitig zu unterstützen, sind klar definierte Aufgaben und Zuständigkeiten für jedes Mitglied wichtig, um die Tätigkeiten zu optimieren und die Aufmerksamkeit zu erhöhen. Projekt-Managerinnen und Projekt-Manager oder Scrum Master sorgen dafür, dass es keine Überschneidungen zwischen den Aufgaben gibt. Dadurch bleiben alle Beteiligten produktiv und effizient, da Aufgabenbereiche und deren Grenzen klar formuliert sind.

Selbstorganisation und Fokussierung auf Werte.

Agile Teams arbeiten am besten, wenn die Mitglieder genau den Wert kennen, den sie zum Unternehmen beitragen. Führungskräfte sollten die erwarteten Ziele und Resultate von Anfang an klar benennen, den Wert definieren und verdeutlichen, wie die iterativen Aufgaben von heute zum finalen Produkt oder Service von morgen beitragen.

Trains.

Sogenannte „Trains“ sind ein weiterer Aspekt der agilen Methodik, der von erfolgreichen Teams genutzt wird. Diese Taktik der Zeitplanung unterstützt alle Team-Mitglieder dabei, auf Kurs zu bleiben, und umfasst iterative Haltepunkte auf dem Weg zum Ziel – dem gewünschten Resultat.

Emotionale Intelligenz.

Agile Projekte durchlaufen manchmal stressige Phasen, in denen die Team-Mitglieder Mühe haben, die erforderlichen Leistungen zum festgelegten Termin zu erbringen. Agile Teams mit hoher emotionaler Intelligenz können diese Zeiten des Stresses, sei er beruflich oder persönlich, dadurch bewältigen, dass sie diesen Stress von der anstehenden Arbeit trennen. Dies fördert den Fortschritt in schwierigen Zeiten und vermeidet Panik.

Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft.

Mitglieder agiler Teams sind Chamäleons, die sich ohne nennenswerte Einbußen beim Output an neue Umgebungen anpassen können. Oft wissen sie sehr genau, welche Arbeitsumgebungen am besten für sie geeignet sind, sodass sie in jeder beliebigen Situation stets den besten Platz für sich finden.

Fortschrittliche T-förmige Fähigkeiten.

T-förmige Team-Mitglieder haben ein grundlegendes Verständnis der meisten Aspekte eines Projekts (die horizontale Linie im „T“) und besitzen weitreichende Kompetenz in einem speziellen Gebiet (die vertikale Linie im „T“). Diese Fähigkeit ist nützlich für Teams, die die Entwicklung oder die Prozesse auf bestimmten Feldern optimieren möchten.

Rollen und Zuständigkeiten in agilen Teams.

In agilen Teams sind die Zuständigkeiten typischerweise klar auf die verschiedenen Rollen verteilt und die agile Methodik bietet zahlreiche formale Rollen. Bei der Umsetzung der agilen Methode in einem Unternehmen sind vor allem die folgenden beiden Rollen entscheidend für den Erfolg:

Product Owner.

Der Product Owner in einem agilen Team legt die Aufgaben, Termine und Erwartungen abgestimmt auf die allgemeineren Unternehmensziele fest. Der Product Owner – beim agilen Marketing auch Project Owner genannt – ist für das „Was“ zuständig und hat die Leitung des Teams inne. Diese Position wird in der Regel von einer internen Führungskraft im Unternehmen bekleidet, zum Beispiel einem CMO, Director oder einer Managerin bzw. einem Manager. Das Hauptziel besteht darin, Aufgaben in leichter zu verwaltende Iterationen aufzuteilen, die auf die agile Entwicklung abgestimmt sind.

Scrum Master.

Der Scrum Master hilft dabei, die vom Product Owner ausgearbeiteten Aufgabenlisten in die Tat umzusetzen, indem er Team-Prozesse und -Strukturen erstellt, die allen Team-Mitgliedern eine effiziente und effektive Arbeit ermöglichen. Diese Rolle ist für das „Wie“ des Projekts zuständig und ist außerdem wichtig für die Team-Kommunikation nach innen und außen.

Der Scrum Master, eine für die Scrum-Methodik typische Rolle, die manchmal auch in der hybriden Methodik Scrumban eingesetzt wird, filtert Anfragen an das agile Team, verwaltet das Projekt-Backlog und organisiert alle Scrum-Meetings. Diese Position muss nicht zwingend mit Führungskräften besetzt werden und kann auch nach dem Rotationsprinzip von verschiedenen Mitgliedern des agilen Teams bekleidet werden.

Auch wenn Product Owner und Scrum Master bei agilen Teams im Vordergrund stehen, gibt es weitere wichtige Rollen. Beispielsweise kann es einen internen Stakeholder geben, der ein Projekt oder Resultat anfordert, über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten wird und die für einen Launch oder ein Update erforderliche Koordination mit anderen Teams regelt. Stakeholder stellen wichtiges Feedback bereit, das sich auf die Ausrichtung von Aufgaben auswirken kann.

In der agilen Entwicklung sind auch Einzelpersonen wie Entwicklerinnen und Entwickler Teil des agilen Teams und fungieren als eine der primären Quellen für Produktivität und Output.

Verschiedene agile Frameworks.

Es gibt zahlreiche verschiedene agile Frameworks und keines stellt eine allgemeingültige Patentlösung dar. Viele Führungskräfte kombinieren Elemente aus verschiedenen Frameworks zu einem individuellen Ansatz, der am besten zu ihrem Team, ihrer Branche oder ihrem Unternehmen passt und auf bessere Performance und die Erfüllung der Ziele abgestimmt ist. Im Folgenden findet ihr einen Überblick über die beliebtesten Ansätze.

1. Scrum.

In der Software-Entwicklung ist das Scrum-Framework beliebt. Bei diesem agilen Ansatz können sich die Team-Mitglieder selbst organisieren, um eine vorgegebene Liste iterativer Aufgaben abzuarbeiten. Scrum-Mitglieder arbeiten mithilfe einer Reihe strukturierter Meetings und Tools auf ein gemeinsames Ziel hin, können Feedback geben und durchlaufen inkrementell den Entwicklungszyklus in Richtung des finalen Produkts. Scrum eignet sich am besten für Umgebungen, die regelmäßige Änderungen und Anpassung erfordern.

2. Kanban.

Kanban ist ein schlanker Workflow-Management-Ansatz, der sich vor allem für Teams eignet, die ihre laufende Arbeit optimieren möchten und kontinuierlich neue Anfragen erhalten. Diese Methode funktioniert deshalb so gut, weil der Prozess die Warteschlange visualisiert und die Einzelposten je nach Projektphase oder erforderlichen Ressourcen vorwärts bewegt. Die Arbeitslast – nicht die Mitarbeitenden – wird vom Project Owner verwaltet, der die Warteschlange beschickt und es den Team-Mitgliedern ermöglicht, einzelne Posten für die Entwicklung oder die Prüfung auszuwählen.

3. Crystal.

Beim agilen Crystal-Framework liegt der Schwerpunkt nicht auf Prozessen, sondern auf Kommunikation und Interaktion. Die Team-Mitglieder sollen sich bezüglich Hindernissen und Effizienzen zu Wort melden und ihren Workflow selbst steuern. Die Teams folgen allgemeinen Richtlinien zur Zusammenarbeit und können auch untereinander Informationen austauschen, statt strikten Dokumentationen und Reporting-Vorgaben zu folgen. Crystal eignet sich gut für Teams, deren Mitglieder sich gut verstehen, und kann schleichender Projektausweitung vorbeugen, bevor sie zum Problem wird.

4. Extreme Programming Framework (XP).

Mit Konzentration auf Software-Entwicklung nutzt Extreme Programming die agile Methodik, um hervorzuheben, wie wichtig das Befolgen von Best Practices bei der Entwicklung ist. Zusammenarbeit ist zwar erwünscht, doch die Team-Mitglieder halten sich strenger an einen zwölf Prozesse umfassenden Workflow aus iterativen, endlosen Sprints, um den Entwicklungsfortschritt kontinuierlich zu fördern. Hierzu zählen Aspekte wie Mini-Releases, konsistente Integration und Verantwortung für den Code.

5. Dynamic-Systems-Development-Methode (DSDM).

Für Unternehmen, die schnellere Releases benötigen, ist DSDM möglicherweise geeignet. Dieser Ansatz dient der Erstellung von Strategien, die schnelle Releases mit vielen Iterationen in den Vordergrund stellen, bei denen während oder nach der Fertigstellung Überprüfungen und Überarbeitungen erwartet werden. Die Mitglieder des agilen Teams müssen zwar Prozessen und Verfahren folgen, arbeiten aber schneller als ihre Pendants mit reiner Scrum-Methodik.

Tipps zur Bildung agiler Teams.

Das ideale agile Team ist klein und besteht aus etwa drei bis sieben Personen. Dies fördert eine aktive Kommunikation und vermeidet Komplikationen, die bei größeren Arbeitsgruppen auftreten können. Viele Unternehmen teilen jedem agilen Team jeweils einen Project Owner zu, aber auch mehrere Teams mit demselben Project Owner sind möglich. Dies ist in der Regel eine Person, der die Mitglieder meist ohnehin schon unterstellt sind. Wenn euer Team mehr als sieben Personen umfasst, könnt ihr mehrere kleine agile Teams bilden.

Beachtet folgende Tipps beim Aufbau von agilen Team-Strukturen:

1. Lernt die Unternehmensressourcen kennen, stimmt sie aufeinander ab und weist sie entsprechend zu. Wenn ihr bei der Zusammenstellung eines Teams die Geschäftsziele und Resultate definiert, kann dies automatisch dazu führen, dass gleichzeitig die Wege zum Erreichen dieser Ziele deutlich werden. Hierzu zählt auch, die geeigneten Team-Mitglieder vor allem nach den Unternehmensanforderungen und weniger nach anderen Prioritäten zusammenzubringen.
2. Legt die Team-Erwartungen fest und steckt die Grenzen ab. Führungskräfte sollten klarstellen, was zum Plan gehört und was nicht. So könnt ihr schleichende Projektausweitung besser vermeiden, die durch andere Stakeholder oder Nebenarbeiten verursacht wird, die sich aus der Team-Zusammenarbeit und durch Innovationen automatisch ergeben.
3. Vermittelt den Wert der Selbstorganisation für das Team. Damit ein agiles Team produktiv bleibt, müssen die Mitglieder wissen, dass die sich jederzeit äußern, ihren Beitrag leisten und Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen können. Führungskräfte können gezielt nach Mitarbeitenden mit diesen Eigenschaften suchen und sie in der passenden agile Struktur dazu ermuntern, diese Eigenschaften weiter auszubauen.
4. Verwaltet die Arbeit, nicht die Personen. Im Team arbeiten Individuen, die am besten selbst einschätzen können, wie die gesteckten Ziele zu erreichen sind. Führungskräfte sollten vor allem dafür sorgen, dass Prioritäten, Voraussetzungen und Termine für die Arbeitsposten klar kommuniziert werden, und das Team sich selbst organisieren lassen.
5. Richtet Wege zur Kommunikation mit dem Product Owner ein. Product Owner stimmen die Aufgaben auf die Unternehmensziele ab, doch alle Mitwirkenden müssen wichtiges Feedback geben können, das künftige Pläne verändern könnte.

Verbesserung der Zusammenarbeit im Team.

Gute und effektive Kommunikation ist nach wie vor einer der wichtigsten Faktoren einer effektiven Zusammenarbeit. Sie kann Entscheidungsprozesse verbessern, dem Team bei der Erfüllung der Aufgaben helfen und den Fortschritt beschleunigen. Wenn Führungskräfte agile Teams zusammenstellen, können sie mit einigen Maßnahmen dafür sorgen, dass langfristig die Zusammenarbeit und die Resultate des Teams insgesamt besser werden:

• Stellt sicher, dass jedes Team-Mitglied auf die Vision und die anstehende Aufgabe ausgerichtet ist.
• Sorgt für vielseitiges Know-how, das sich möglichst wenig mit den Kompetenzen der anderen Team-Mitglieder überschneidet.
• Erstellt und nutzt regelmäßige Feedback-Verfahren, die in den Lernzyklus integriert sind.
• Sorgt dafür, dass Mitglieder eines agilen Teams nicht zu weiteren Teams gehören.
• Nutzt ein Kanban-Board, um verschiedene Arten von Arbeit zu identifizieren und zu verwalten.
• Führt Service-Klassen ein, damit die Vorhersehbarkeit erhöht wird.
• Visualisiert Team-übergreifende Abhängigkeiten, um die Zusammenarbeit zu optimieren.

Mit den richtigen Tools kann euer agiles Team erfolgreich arbeiten.

Projekt-Managerinnen und -Manager und Führungskräfte können die Projekterfolge verbessern, wenn sie verstehen, welche Auswirkungen ein agiler Ansatz auf bestimmte Rollen und Funktionen hat. Sobald alle Beteiligten exakt ihre Position kennen, können Führungskräfte auch Tools und Software nutzen, die sie bei der Implementierung des gewünschten agilen Frameworks unterstützen.

Wenn ihr bereit für den ersten Schritt seid, erkundet Software für agiles Projekt-Management, mit der ihr Projekte im benötigten Umfang verwalten könnt. Adobe Workfront soll Projekt-Managerinnen und -Managern die Zusammenarbeit mit Teams und Stakeholdern erleichtern und es ihnen gleichzeitig ermöglichen, Projekte von beliebigen Orten aus in Echtzeit nachzuverfolgen.

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Ergänzende Artikel.

Weitere Informationen zum agilen Projekt-Management und zu agilen Teams findet ihr in folgenden Artikeln von Adobe:

• Leitfaden für den Einstieg in agiles Projekt-Management.
• Effizientes Projekt-Management – agil oder Scrum?
• Scrum Product Owner: Rolle und Zuständigkeiten.